Для кого предназначен этот раздел

Эта книга предназначена для всех пользователей персональных компьютеров, стремящихся автоматизировать и унифицировать свою деловую и частную деятельность. Уровень знания читателя в области программного обеспечения ничем не ограничен, разве что примитивными знаниями о работе в среде Windows.

Книга ориентирована как на пользователей автономных персональных компьютеров, подключенных через телефонную линию посредством модема к Интернету, так и на пользователей компьютеров, присоединенных к локальной сети офиса или предприятия, с установленным сервером Microsoft Exchange. Связано это с тем, что, во-первых, основные принципы работы с Outlook и в том и в другом случае одинаковы, а во-вторых, в книге приво-

лится ряд советов и замечаний, поясняющих особенности и различия работы Outlook в этих двух режимах.

Требования к конфигурации и программному обеспечению компьютера для установки и работы с Microsoft Outlook 2001 следующие:

любая 32-разрядная версия Windows: от Windows 95 до Windows 2000;
процессор Pentium с тактовой частотой 133 МГц или более мощный. Рекомендуется Pentium II;
оперативная память 12 Мбайт для запуска только одного приложения Outlook 2001, 16 Мбайт для запуска нескольких приложений одновременно. Рекомендуется 32 Мбайт;
типичная установка только Outlook потребует около 35 Мбайт дискового пространства;
видеоадаптер и монитор SVGA;
устройство чтения компакт-дисков. Рекомендуется Збх;
микрофон и наушники;

мышь и клавиатура;
модем или сетевая карта.

Используемые обозначения

Разобранные примеры будут наглядны и поучительны для вас в том случае, если вы будете их воспроизводить (хотя бы некоторые) на своем компьютере. Таким образом, требуется некоторое средство описания последовательности действий (можно сказать алгоритма) воспроизведения разобранного примера. Для подобных описаний (обычно они называются пошаговыми процедурами) естественный язык не вполне удобен, хотя в большинстве руководств и книг для этой цели используется именно естественный язык в стиле "сделайте щелчок правой кнопкой мыши по панели инструментов — появится контекстное меню..." и т. д. Я счел удобным перенять способ описания последовательности действий формальным языком, впервые использованным в книге Ф. Новиков, А. Яценко "Microsoft Office в целом".

Мы убеждены, что труд, который вы затратите, чтобы внимательно просмотреть и запомнить приведенную ниже табл. В2, вполне компенсируется лаконичностью и точностью дальнейшего изложения.

Локализованная версия Outlook

Наверное, когда наша книга попадет на прилавки магазинов города, в России еще не появится локализованная версия Microsoft Office XP. Это обусловлено множеством факторов, которые мы не будем перечислять. Но спрос определяет предложение, и издательство "БХВ-Петербург" и авторы серии книг по приложениям пакета Microsoft Office заранее готовят материал по еще не полностью локализованной версии Office. Данная книга готовилась по версии Outlook 10.2726.2725 — Release Candidate, которая была почти полностью локализована, за исключением справочной системы, некоторой несущественной функциональности и Web-поддержки.

Исходя из этого, в некоторых разделах данной книги встречаются дампы нелокализованных диалоговых окон, экранных терминов и т. д. Особое замечание к главе 12, которая почти полностью написана по англоязычной версии Outlook Express. Но даже это обстоятельство не помешает вам, уважаемый читатель, ощутить всю прелесть и мощь работы с Microsoft Outlook 2002.

О чем этот раздел

Эта книга о приложении Microsoft Outlook 2002, входящем в состав самого популярного семейства офисных приложений Microsoft Office XP. Фирма Microsoft определяет Outlook 2002 как программу, предназначенную для управления перепиской и личными сведениями, а также облегчающую работу с сообщениями, встречами, контактами и задачами. Ниже мы попытаемся раскрыть это несколько скупое определение, после чего надеемся, что вы, уважаемый читатель, окончательно убедитесь в необходимости установки Outlook 2002 и изучения работы с ним, в чем вам очень поможет данная книга.

Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки, прибегая к стандартным письмам и услугам почтовых служб. Электронная почта дает вам возможность вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты, в режиме почти реального времени. Конечно, для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение, именно таким и является Microsoft Outlook 2002. Он способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, вести адресную книгу абонентов, сортировать полученную информацию, работать с факсимильными сообщениями. И это далеко не полный список возможностей Outlook 2002 только как почтового приложения. Если рассматривать человеческую деятельность с общих позиций, то это постоянное решение разного рода задач. Решение относительно сложных задач требует тщательного планирования, ведения учета проделанной работы и т. д. Более того, зачастую для решения задачи необходимо подключение группы лиц, которая, в свою очередь, должна проделать аналогичные вышеуказанным процедуры. Как автоматизировать и сделать универсальными процедуры планирования и контроля над проделанной работой? Возможно, вы догадались, что Outlook 2002 — это готовое решение вышеозначенной проблемы.

Но и это еще не все. Microsoft Outlook 2002 — это универсальная записная книжка, способная хранить всевозможные данные о контакте, а также сортировать контакты, производить по ним поиск и т. д. Outlook 2002 — это электронный ежедневник, превосходящий свои бумажные аналоги в несколько десятков раз возможностью планировать встречи с учетом планов контакта, уведомлять о них звуковым сигналом, планировать повторяющиеся события и производить операции поиска необходимой информации.

Также в Microsoft Outlook 2002 можно работать с файловой системой компьютера аналогично работе Проводника в Windows. В Outlook можно вести журнал, где в хронологическом порядке фиксируются документы Microsoft

Office, с которыми вы работали. Кроме того, в нем можно создавать электронные заметки, подобные популярным нынче бумажкам с липкой полоской на-обратной стороне, которыми, как правило, увешан компьютер. Этот список возможностей Outlook 2002 можно продолжать и продолжать, нр мы надеемся, что вы уже представили себе сферу его применения.

И наконец, Outlook не мог обойти стороной возможности и использование Всемирной паутины — Интернета. Встроенный Web-браузер позволяет, не выходя из приложения, просматривать Web-страницы, работать с FTP-серверами и т. д. Это, не говоря уже о взаимодействии Outlook и MSN Messenger.

Многообразие возможностей Outlook может породить мысль о трудностях в управлении этим приложением. Спешим развеять подобные опасения — все вышеописанные возможности глубоко интегрированы друг в друга (что не мешает рассматривать их, как отдельные мини-приложения) и объединены универсальным, интуитивно понятным интерфейсом, так что навигация и работа с Outlook 2002 проста и эффективна. Так, например, чтобы назначить задачу своему коллеге, необходимо сначала создать ее, выбрать адресат из списка контактов и, наконец, отправить по электронной почте. Все три процедуры выполняются как одна, и вы практически не замечаете работы разных мини-приложений. Более того, поскольку Outlook входит в состав пакета Microsoft Office 2002, экспортирование и импортирование документов разных приложений Office из Outlook и в него происходит естественным и безболезненным образом. Стоит лишь упомянуть, что в качестве редактора сообщений можно выбрать Microsoft Word 2002.

Итак, подведем итог вышесказанному. Microsoft Outlook 2002 — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему, необходимую и достаточную для полноценного управления информацией, позволяющую организовывать данные, планировать время и поддерживать коммуникации.

Создание сообщения

Пример 1.1. Создание сообщения

> Файл > Создать > Сообщение или

Создать Сообщение

к ней, когда вам первый

Совет 1

Запомните, где расположена табл. 2, и вернитесь к ней, когда вам первый раз встретится пример с текстом пошаговой процедуры.

Замечание
Замечание 2

По большей части наши программы далее написаны в терминах команд меню — так гораздо проще описывать последовательность действий пользователя. Однако выполнять эти действия зачастую гораздо легче с помощью эквивалентных кнопок на панели инструментов (см. раздел 1.1 "Установка и запуск Microsoft Outlook").

Структура диска

Данная книга, как впрочем, и большинство книг, имеет линейную структуру, т. е. состоит из глав, а главы в свою очередь — из разделов. В этой книге всего 22 главы, каждая из которых рассказывает о конкретной возможности Outlook 2002. Структура Outlook и этой книги позволяет читателю рассматривать приведенный материал не только как непрерывное изложение, но и как дискретное. Другими словами, вы можете читать книгу не от начала до конца, а выборочно, изучая наиболее нужные на данный момент аспекты работы с Outlook (хотя первый вариант более предпочтителен). Большое количество перекрестных ссылок связывает материал и позволяет в случае необходимости быстро перейти к забытому или неосвоенному еще материалу.

Порядок изложения материала — от общего к частному, т. е. при описании какого-либо средства сначала объясняется, ЗАЧЕМ это нужно, иначе — для решения какой практической задачи средство предназначено. Затем объясняется, ЧТО собой представляет это средство и какое место оно занимает в ряду других. И наконец, объясняется, КАК этим пользоваться. Последний пункт чаще всего выглядит как конкретный пример.

Изложение материала построено на многочисленных примерах, объединенных легендой — все примеры образуют информационную систему, демонстрирующую работу писателя над книгой. Данный пример взят из реальной жизни и, как мне кажется, без затруднений переносится на любые- другие виды человеческой деятельности.

В табл. В1 приведено краткое описание всех глав книги.

В1. Структура книги

Таблица В1. Структура книги


Номер главы	Название главы	Описание главы
Часть I. Основы Outlook
1	Знакомство с Outlook 2002	Установка Outlook 2002. Общие принципы работы с Outlook 2002. Интерфейс. Справка
2	Календарь	Планирование встреч
3	Задачи	Назначение задач и учет их выполнения
4	Контакты	Создание контактов и работа с ними
5	Заметки	Создание заметок и их использование
6	Дневник	Ведение дневника. Автоматическое и "ручное" создание записей дневника
7	Outlook сегодня и личные папки	Хранение элементов Outlook. Создание и использование собственных папок. Проводник
Часть II. Outlook и Интернет
8	Вход в Интернет	Настройка модема. Подключение и отключение. Вход в Интернет
9	Электронная почта	Подготовка к работе. Прием и отправка сообщений. Присоединение файлов. Мастер правил
10	Коллективная работа в Outlook	Планирование собраний. Назначение задач
11	Работа в Интернете	Web-браузер. Поисковые серверы. HTTP, FTP, MSN Messenger
12	Новостные группы в Outlook	Работа с новостными группами
Часть III. Дополнительные возможности Outlook
13	Outlook и Microsoft Exchange Server	Настройка и подключение к серверу Exchange. Общие папки. Групповые собрания. Записки
14	Работа с факсами	Настройка и использование Outlook 2002 для получения и отправки факсов
15	Настройка конфигураций	Создание конфигураций. Информационные службы
16	Поисковая система Outlook	Поиск информации в Outlook. Расширенный и простой поиск
17	Работа с элементами Outlook	Сохранение элемента. Импорт и экспорт. Архивирование
18	Outlook и Office	Совместная работа Outlook и приложений Word, Excel, PowerPoint и Access


Номер главы	Название главы	Описание главы
Часть IV. Программирование в Outlook
19	Разработка форм	Разработка пользовательских форм. Макросы. Элементы управления
20	Основы VBA	Описание языка программирования Visaul Basic for Application
21	Объектная модель Outlook 2002	Рассмотрение основных элементов объектной модели Outlook 2002 и Office XP
22	Разработка приложения	Разработка простого пользовательского приложения

В2. Используемые обозначения

Таблица В2. Используемые обозначения


	Используемое обозначение	Выполняемое действие
	> Название команды	Выбор в текущем меню команды с указанным названием
	Название кнопки	Нажатие кнопки с указанным названием в активном диалоговом окне, на панели инструментов или в строке состояния
	Название раскрывающегося списка или палитры	Развертывание раскрывающегося списка или палитры
	Фрагмент текста, ячейка или диапазон ячеек, элемент списка или раскрывающегося списка	Выделение указанного фрагмента текста, диапазона ячеек или элемента списка



	Название вкладки	Раскрытие вкладки с указанным названием
		в активном диалоговом окне
	Название ярлыка	Выбор ярлыка на панели ярлыков
	Название поля := значение	Ввод значения с клавиатуры в текстовое поле, раскрывающийся список или счетчик. Значение
		счетчика может также изменяться с помощью кнопок-регуляторов. Вводимые с клавиатуры
		значения выделены в наших программах подчеркиванием
	Название переключателя	Выбор переключателя с указанным названием
		в активном диалоговом окне
	Название флажка	Отметка флажка с указанным названием в ак-
		тивном диалоговом окне
	<Клавиша>	Нажатие соответствующей клавиши на клавиатуре
	<Клавиша1>+<Клавиша2>	'Нажатие Клавиши 1 и нажатие Клавиши2 при удерживаемой Клавише"!
	Гиперссылка	Переход по гиперссылке
	<Клавиша1>, <Клавиша2>	Последовательное нажатие двух клавиш
		на клавиатуре
	1L	Левый щелчок, т. е. однократное нажатие левой
		кнопки мыши при указателе мыши, позиционированном на выделенном объекте
	2L	Двойной щелчок, т. е. двукратное нажатие левой
		кнопки мыши при указателе мыши, позиционированном на выделенном объекте
	1R	Правый щелчок, т. е. однократное нажатие правой кнопки мыши при указателе мыши, позиционированном на выделенном объекте
	[строка, столбец]	Выбор элемента в палитре, т. е. позиционирование указателя мыши на элементе палитры, который находится в указанной строке и в указанном столбце палитры, и однократное нажатие левой кнопки мыши. Строка и столбец обозначаются цифрой
	{ Комментарий }	Не требует действий пользователя. Комментарий вставляется только для пояснения выполняемых действий
	<Параметр>	Смысловое описание параметра программы, вместо которого пользователь должен ввести подходящий по контексту текст. Например, если пользователь должен ввести имя какого-то файла, но конкретный файл не регламентирован контекстом, а может быть выбран пользователем произвольно, то соответствующая запись будет иметь ВИД Файл := <ммя файла>

Впрочем, мы надеемся, что эти обозначения достаточно очевидны, чтобы быть легко понятыми в тексте и без только что приведенного формального описания.

Замечание
Замечание 1

К сожалению, не удалось подобрать специального обозначения для действия "сбросить флажок" (символ П путается с символом П), поэтому в тех редких случаях, когда нам потребуется указать, что нужно сбросить флажок, мы будем использовать словесное указание:

Для кого предназначен этот диск

Введение О чем этот диск Для кого предназначен этот диск Структура диска Используемые обозначения Локализованная версия Outlook