"Создание расписания группы"). Программа Сохранение встречи

Программа Сохранение встречи

После того как форма встречи полностью заполнена, ее необходимо сохранить, нажав кнопку Сохранить и Закрыть (Save and Close). Если вы не хотите закрывать форму и вам необходимо лишь сохранить ее (обезопасив себя от потери информации, например в случае отключения электричества), выберите команду меню > Файл> сохранить или же еще проще — <Ctrl>+<S>.

Если после открытия встречи вы решили, что она больше не актуальна, ее можно удалить из расписания, щелкнув кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стандартная (Standard).

Для перехода к следующей (или предыдущей) встрече этого же дня выполните пример 2.15.

можно избежать вышеприведенной процедуры. Просто

Совет 2

При вложении файла в поле Описание встречи можно избежать вышеприведенной процедуры. Просто перетащите пиктограмму файла из Проводника Windows в данное поле.

"Представление День/Неделя/Месяц")...

Программа Стандартные представления Календаря

Для перехода от одного стандартного представления к другому выберите команду ^ Вид > Текущее представление *? <Представление>. В табл. 2.2 приведены описания семи стандартных представлений Календаря.

Панель Список папок

Программа 1.3.7. Панель Список папок

Панель Список папок (Folder List) располагается справа от панели Outlook. Отобразить эту панель можно несколькими способами.

"Представления Календаря"). Представление Подробный список задач

Представление Подробный список задач

"Представления Календаря"). Программа Группировка и сортировка

Программа Группировка и сортировка

Далее сгруппируем элементы по категориям и по повторению.

Основные операции над элементами

Программа 1.3.10. Основные операции над элементами

В этом разделе мы на примере элемента Встреча рассмотрим общие принципы работы с элементами.

Адресная книга с двумя отображаемыми полями

Адресные книги

Помимо папки Контакты Outlook предоставляет еще три дополнительных сервиса для работы с контактной информацией: Глобальная адресная книга (Global Address List), Личная адресная книга (Personal Address Book) и Служба каталогов Интернета (LDAP).

Автоархивация

Пример 7.8. Автоархивация

Сервис >Параметры. . .

Дополнительно

Автоархивация... (рис. 7.17)

Пометьте флажки, как показано на рис. 7.17. Устанавливаемый период архивации по умолчанию равен четырнадцати дням. Это означает, что раз в две недели будет проверяться "возраст" элементов и будет производиться их удаление или архивирование. Назначение остальных флажков и работа с архивами будут подробно рассмотрены в разделе 17.3 "Архивирование элементов ".

Автоматическое ведение Дневника

Выше мы рассмотрели ручное ведение Дневника, но в ряде случаев можно избавить себя от постоянного ручного протоколирования. Дневник Outlook сам будет создавать в фоновом режиме записи для событий вашей деятельности.

Виды протоколируемой деятельности, заносимой в Дневник, можно установить в диалоговом окне Параметры дневника (Journal Options).

Буфер обмена

Информация, хранящаяся в заметках, является лишь первичным материалом, требующим дальнейшей обработки. Приведенные ниже примеры не являются догмой — используйте всю вашу фантазию, возможности Outlook и других приложений для рационального применения заметок.

В данном случае мы создали заметку с определением в Outlook, но автор пишет книгу посредством текстового редактора Word. Таким образом, необходимо перенести информацию из заметки в документ Word. Для переноса информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена Microsoft Office.

Буфер обмена (buffer) — это память компьютера, предназначенная для промежуточного хранения информации. Буфер обмена применяется для обмена информацией как между документами одного приложения, так и между документами разных приложений.

Работа с буфером обмена

Работа с буфером обмена состоит из последовательности трех действий над каким-либо объектом (текст, картинка, файл и т. д.). Для простоты рассмотрим работу с буфером обмена на примере текстового фрагмента.

Копировать (Сору). Копируется выделенный текст в буфер обмена, при этом его экземпляр остается в основном документе. В итоге образуется два экземпляра одного и того же текстового фрагмента: один — в документе, другой — в памяти.
Вырезать (Cut). Аналогично предыдущему действию, только на этот раз происходит перемещение информации в буфер обмена и удаление ее из основного документа. Остается единственный экземпляр текста.
Вставить (Paste). Из буфера обмена в документ вставляется скопированная или вырезанная информация. При этом содержимое буфера обмена не уничтожается. Оно уничтожается только после очередной процедуры копирования или вырезания и при этом "вытесняет" объект, ранее помещенный в буфер обмена.

Итак, вернемся к переносу информации из заметки Outlook в документ Microsoft Word.

Буфер обмена Office

Как видно из рис. 5.7, каждый копируемый элемент не замещает предыдущий, а добавляется в список объектов на панели буфера обмена. Теперь, переходя в другой документ (например, Word), пользователь, открывая точно так же панель буфера обмена Office, может вставить любой из имеющихся объектов.

Диалоговое окно Адресная книга

Личная адресная книга. Собственная адресная книга пользователя, в которой рекомендуется хранить личные списки рассылки с наиболее часто используемыми адресами. Отличия данной адресной книги от папки Контакты незначительны, единственное, что хочется отметить — это способ хранения информации. Если в личной адресной книге вся информация хранится в одном файле с расширением pab (только контакты), то в папке Контакты все хранится в едином файле с расширением pst (и контакты, и задачи, и сообщения).
Адресная книга Outlook. Адресная книга, формирующаяся на основе папок типа Контакты. Адресная книга автоматически обновляется при обновлении контактов. В списке Источник адресов (Show Names From The) каждая адресная книга, сформированная на основе папки типа Контакты, показана отдельной строкой под элементом Адресная книга Outlook.

Диалоговое окно Автоархивация

Диалоговое окно Автоматическое форматирование

Более подробно о работе с диалоговым окном Условие, о его вкладках и значениях будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook". Здесь же лишь вкратце поясним алгоритм действий для задания параметров автофор матирования. Итак, вначале создается дополнительная группа элементов, подлежащих автоформатированию, после чего указывается форматирование, которому поддаются элементы группы. И наконец, задаются условия, по которым определяется, принадлежит ли элемент группе автоформатирования или нет.

Использование автоформатирования лишь выделяет определенные элементы из всего списка. Для отображения же только этих элементов можно воспользоваться диалоговым окном Отбор (Filter), назначая условия отбора по аналогий с вышерассмотренным примером.

Замечание
Замечание 12

Более того, можно группировать комбинацию отбора и автоформатирования. Например, условие отбора — все элементы с 01.04 по 30.04, а условие автоформатирования — все элементы с контактом Ekaterina Kondukova.

На рис. 2.33 приведен окончательный результат измененного представления По категориям (By Categories).

Диалоговое окно Часовой пояс

Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Замечание
Замечание 4

Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.

Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.

Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Диалоговое окно Добавление новой записи

Если требуется удалить контакт из списка рассылки, то выделите его и щелкните по кнопке Удалить (Delete).

Замечание
Замечание 1

Если после создания списка рассылки некоторые параметры члена данного списка изменились (фамилия или адрес электронной почты), то для внесения подобных изменений достаточно нажать кнопку Обновить (Update Now).

Отметим только, что в представлениях Outlook список рассылки выделяется жирным цветом.

Диалоговое окно Дополнительные параметры

Диалоговое окно Другие настройки

Замечание
Замечание 11

Флажок скрыть заголовки групп (Shade group headings) делает заголовки затененными.

Диалоговое окно Формат карточного представления

Диалоговое окно Формат представления временной шкалой

Диалоговое окно Формат представления временной шкалы

Диалоговое окно Группировка

Диалоговое окно Сортировка (Sort) очень похоже на диалоговое окно Группировка (Group By). Выполняемые действия аналогичны предыдущим.

Диалоговое окно Личная адресная книга

Создание контакта адресной книги

Теперь перейдем к рассмотрению основных аспектов при работе с адресной книгой, главным из которых является создание нового контакта.

Диалоговое окно

Диалоговое окно Мастер писем - шаг 2 из 4

После того как все параметры

Диалоговое окно Мастер писем - шаг 4 из 4

После того как все параметры заданы, Мастер писем генерирует по ним письмо, в которое остается лишь ввести текст сообщения вместо заглушки Ввелите текст (рис. 4.21).

Диалоговое окно Найти и восстановить

Диалоговое окно Настройка

Средства Microsoft Office

В данном разделе мы вкратце рассмотрим необходимые для работы с Outlook общие средства для всех приложений Office. Для выбора нужного средства выполните следующую операцию.

Диалоговое окно Новая папка

Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.

Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.

Замечание
Замечание 1

Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.

После создания папки может появиться предупреждение Добавить ярлык на панель Outlook? (Add shortcut to Outlook Ваr?). Если вы хотите, чтобы это окно больше не появлялось при создании новой папки, установите соответствующий флажок. Нажмите кнопку Нет (рис. 7.5). Далее мы рассмотрим технику создания ярлыков на панели Outlook.

Диалоговое окно Новое поле

Создавая новое поле, пользователь обязан определить его имя, тип и формат.

Имя (Name). Задает уникальное имя нового поля, т. е. в случае, если пользователь ввоит имя уже существующего поля, выдается соответствующее предупреждение, предлагающее сменить название.
Тип (Туре). Данный раскрывающийся список определяет тип хранимых данных. Если пользователь определил целочисленный тип данных, то будет невозможным ввод текстовой информации или вещественных значений.
Формат (Format). Данный раскрывающийся список показывает (в зависимости от выбранного типа) формат отображения данных. Так, например, для целочисленного типа, помимо стандартного формата, можно использовать компьютерный (640К, 2.4 M).

Диалоговое окно Новый звонок

Состояния соединения (набор номера, нет связи, разрыв связи и т. д.) отображаются на панели Состояние (Call Status) под телефонным номером. Флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике (Create new Journal Entry when starting new call) обязывает Outlook создавать элемент папки Дневник (Journal), тем самым позволяя отслеживать длительность разговора и ряд других параметров. Подробно о работе с папкой Дневник будет рассказано в главе 6 "Дневник".

Для диагностики соединения и проверки правильности настроек модема нажмите кнопку Параметры соединения (Dialing Options). В открывшемся диалоговом окне Параметры соединения можно посмотреть свойства соединения и телефонной линии. Кроме того, в этом диалоговом окне можно указать номера быстрого набора (рис. 4.17).

Под быстрым набором (рис. 4.18) подразумевается установление связи, минуя выделение контакта.

Диалоговое окно Обработка адреса

Мы еще не рассматривали работу с электронной почтой, но одним из важных аспектов при создании электронного сообщения является правильное заполнение полей Кому (То), Копия (Сс) и Слепая копия (Всс). Если данные этих полей взяты не из адресной книги, а вводились с клавиатуры, то перед отправкой сообщения Outlook проверит их наличие в адресной книге. Если контакт с указанным адресом не будет найден, Outlook предложит создать для него новую запись. Порядок проверки определяется в третьем разделе диалогового окна Обработка адреса (Addressing).

Диалоговое окно Отбор Возможности использования данного диалогового окна будут показаны ниже.

Другие настройки

В этом диалоговом окне можно установить шрифт для названия полей, текста, отображаемого в строках представления и в Автопросмотре. Нам же необходимо изменить лишь цвет границы и добавить область просмотра информации.

Диалоговое окно Отметка к исполнению

После создания отметки в форме Контакт появится специальная информационная полоска с предупреждением о выполнении действия до определенного срока.

После того как задача будет выполнена, -нужно указать, что она завершена, установив флажок Завершена (Completed) или щелкнув кнопку Удалить (Clear Flag).

Диалоговое окно Параметры дневника

Количество элементов, для которых Дневник Outlook может автоматически создавать записи, несколько меньше, чем элементов ввода с клавиатуры, но и их вполне достаточно. Выберите в поле Автозапись элементов (Automatically record these items) те, что не требуют вашего вмешательства.

Замечание
Замечание 1

Мы еще не рассматривали эти элементы, но их суть — сообщения электронной почты, о которых пойдет речь е главе 9 "Электронная почта".

В разделе Для следующих контактов (For these contacts) выберите те, от которых будут протоколироваться выбранные выше сообщения.

Дневник Outlook предоставляет удобный способ создания записи, содержащей сведения о контакте. Выделите контакт и выберите команду > действия >> Новая запись в дневнике.

В области Записывать также файлы из (Also record files from) укажите тип файлов, информация о работе с которыми будет записываться в дневник. Можно выбрать только типы файлов, совместимые с приложением Microsoft Office.

Замечание
Замечание 2

Если вы работаете с файлом, который выбран в этом списке, не запустив Outlook, Дневник все равно создаст соответствующую запись. Кстати, темой этой записи является путь к файлу, например D:\Outlook2002\05\ou05.doc.

Переключатель справа внизу диалогового окна позволяет выбрать способ просмотра записей:

открыть запись в дневнике (Opens the journal entry). Данный переключатель установлен по умолчанию, в этом случае будет открываться форма Запись в дневнике с вложенным ярлыком файла (рис. 6.6);

Диалоговое окно Параметры контактов

Диалоговое окно Параметры соединения

Диалоговое окно Параметры заметок

В диачоговом окне Параметры заметок можно изменить следующие параметры:

Цвет (Color). Выберите один из цветов — Синий, Зеленый, Лиловый, Желтый или Белый.
Размер (Size). Этот параметр отвечает за размер окна заметки по умолчанию. Существует три стандартных размера: Мелкий, Средний и Крупный.
Шрифт (Font). Нажмите кнопку Шрифт и в появившемся диалоговом окне установите параметры: шрифт, начертание, размер, атрибуты и цвет (рис. 5.4).

Если вы хотите скрыть отображение даты и времени в заметках, то снимите флажок Показывать время и дату в заметках (When viewing notes, show date and time) в диалоговом окне Дополнительные параметры (Advanced Options).

Диалоговое окно Переход к дате

Диалоговое окно Перемещение элементов

Диалоговое окно Помощник

Диалоговое окно Повторение задачи

Диалоговое окно Проверка адреса

Диалоговое окно Проверка номера телефона

Как уже говорилось, по умолчанию Outlook отображает только четыре типа телефонных номеров, но на самом деле он может хранить информацию о девятнадцати номерах телефонов контакта. Например, вы хотите ввести информацию о номере пейджера, в этом случае щелкните по любой из кнопок со стрелкой слева от поля и выберите в раскрывающемся списке элемент Пейджер (Pager). После этого появится одноименное поле, в которое нужно ввести телефон пейджинговой компании и номер абонента.

Замечание
Замечание 3

Заметьте, что информация ранее отображаемого поля не удалена, а лишь недоступна для просмотра. Для того чтобы посмотреть эту информацию, необходимо выбрать соответствующее поле из раскрывающегося списка. Поля, уже имеющие информацию, помечаются галочкой.

Следующее часто употребляемое поле — Адрес (Address). Здесь, как и в случае с типами телефонных номеров, можно аналогичным способом выбрать домашний, рабочий или другой адрес. Для заполнения же самого адреса лучше воспользоваться диалоговым окном Проверка адреса (Check Address).

Диалоговое окно Проверка полного имени

Замечание
Замечание 2

Если установлен флажок Показывать вновь, если имя неполное или непонятное (Show this again when is incomplete or unclear), то при создании нового контакта и ввода его имени, после сохранения и закрытия элемента будет автоматичеки появляться окно проверки, требующее подтверждения правильности вводимых данных.

Следующие поля Должность (Job Title) и Организация (Company).

Диалоговое окно Создание адреса

Диалоговое окно Свойства папки "Дневник" вкладка Автоархивация

Замечание
Замечание 3

Подробнее об автоархивации и других свойствах папок будет рассказано в разделе 7.3 "Свойства папки Outlook".

Диалоговое окно Свойства: Создание: Адрес другого типа

Кстати, одним из нововведений Outlook является возможность скрыть информацию ненужных полей контакта. Для этого подведите указатель мыши к стыку между заголовками полей на полосе вверху информационной панели и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, растяните или уменьшите (удалите) ширину поля. На рис. 4.28 изображено диалоговое окно Адресная книга, отображающее только два поля: Имя и Адрес эл. почты.

Диалоговое окно Устанавливаемые компоненты

Для добавления или удаления компонента из набора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на стрелке рядом с компонентом и выбрать один из шести вариантов его установки (рис. 1.2).

Диалоговое окно Вставка элемента

Замечание
Замечание 1

Поскольку информация, собранная для контакта, находится на одном компьютере, то вставка элемента как вложение не имеет смысла, т. к. это просто уменьшит свободную память компьютера ровно на объем заметки, а эффективности не прибавит. Вставка как текст приведет к преобразованию заметки, что нас не устраивает. Поэтому оптимальным вариантом в этом случае является вставка элемента как ярлык.

Это произойдет в случае преобразования заметки в контакт.

Диалоговое окно Вставка элемента

Диалоговое окно Вставка объекта

Диалоговое окно Звуковой объект в Написание книг

Дневник

На протяжении некоторого временного интервала (день, месяц, год) человек выполняет множество заданий, связанных как с деловой, так и с личной деятельностью. Довольно трудно вспомнить в конце месяца, что было сделано, а что нет, сколько времени ушло на выполнение того или иного задания и т. д. Верным средством от подобного рода амнезии является ведение дневника с подробными пометками о произошедших событиях и проделанной работе.

Дневник Outlook — это универсальное средство протоколирования вашей деятельности. В папке Дневник (Journal) в хронологическом порядке представляется информация о назначенных встречах, задачах, о файлах приложений Microsoft Office, с которыми вы работали, а также информация об отправленных и полученных вами сообщениях и даже телефонных звонках. В терминологии Outlook любая информация дневника называется записью.

Элементы меню Outlook

Таблица 1.2. Элементы меню Outlook

Название	Назначение
Файл (File)	Команды для создания, открытия и сохранения элементов Outlook и настройки папок, команды импорта и экспорта данных, а также команды предварительного просмотра и распечатки
Правка (Edit)	Команды для работы с буфером обмена, команды удаления и перемещения элементов, а также команда определения категории элемента
Вид (View)	Команды для изменения интерфейса и представления элементов
Избранное (Favorites)	Команды для работы с элементами папки Избранное, в которой хранятся ссылки на интересующие вас Web-страницы
Сервис (Tools)	Команды поиска элементов, настройки панелей Outlook и параметров приложения в целом, команды записи макросов и создания форм, а также организатор и адресная книга
Действия (Action)	Набор этих команд, в отличие от предыдущих, изменяется от выбора папки. Здесь находятся команды для непосредственной работы с элементом. Так, например, для заметок это всего две команды Создать заметку и Переслать
Справка (Help)	Команды справочной системы Outlook

Панели инструментов

Формально Outlook имеет три панели инструментов: Стандартная (Standard), Web и Дополнительно (Advanced). Для отображения или скрытия панели инструментов есть несколько способов.

Форма Контакт

Замечание
Замечание 1

Строка состояния в нижней части окна показывает общее число элементов в выбранной папке.

Для создания контакта нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов или дважды щелкните по пустому месту в окне просмотра информации. Появится форма Контакт (Contact), изображенная на рис. 4.2.

Форма Контакт со вставленными элементами

После вставки заметок просмотр их информации прост и удобен: двойной щелчок по любому ярлыку вызовет соответствующую форму заметки для просмотра и редактирования (см. рис. 5.10).

Форма Список рассылки

Если вы создаете группу, но какого-либо из контактов в списке Выберите членов (Select Members) нет, вы можете, не выходя из формы Список рассылки (Distribution List), добавить новый контакт.

Форма Задача

Форма Задача с заполненными полями состояния

Форма Задача со вставленными объектами

Вставленный рисунок отобразится в поле Описание задачи. Окончательный результат заполненной формы задачи изображен на рис. 3.8.

Форма Заметка

Форма Запись в дневнике

Формат столбцов

Основы Outlook

Глава 1. Основы Outlook Знакомство с Outlook 2002 Установка и запуск Outlook Общие принципы работы в среде MS Office XP Общие принципы работы в Outlook Справочная система Outlook Резюме Календарь Календарик Встречи Резюме Задачи Новая задача Вставка объектов Повторяющаяся задача Табличные представления задач Представление Временная шкала для задач Отображение задач в календаре Преобразование элементов Резюме Контакты Новый контакт Список рассылки Работа с контактами Представления папки Контакты Адресные книги Резюме Заметки Создание заметки и ее представления Параметры заметки Буфер обмена Резюме Дневник Новая запись Автоматическое ведение Дневника Просмотр дневника Резюме Outlook сегодня и личные папки Outlook сегодня Панели Список папок и Outlook Свойства папки Outlook Проводник Outlook Резюме

Исправление ошибки Microsoft Outlook

Посредством данного диалогового окна пользователь может отправить сообщение компании Microsoft, тем самым помогая ей в поиске ошибок и их устранении.

Изменение стандартных настроек представления

Пример 3.8. Изменение стандартных настроек представления

{Временная шкала} Другие настройки...

Шрифт элемента

Шрифт Times New Roman

Начертание Полужирный

Размер 10

ОК

показывать надпись в представлении по месяцам (рис. 3.13)

ок

Измененное представление По категориям

Представления можно изменять и не пользуясь диалоговым окном Сведения о представлении (View summary). Контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши по строке с названиями столбцов (полей), отчасти дублирует это диалоговое окно (рис. 2.34).

Календарь

Календарь

Многие люди для планирования своей деятельности используют всевозможные календари, ежедневники или, в конечном счете, просто лист бумаги, который, как правило, теряется, забывая напомнить хозяину о важной встрече, мероприятии или событии. Не буду тратить время на описание недостатков подобной бумажной информационной рутины, скажу лишь главное: Календарь Outlook — это современное средство планирования личной деятельности, позволяющее пользователю отказаться как от бумажных аналогов, так и от некоторого ряда электронных.

Календарь Outlook

По умолчанию панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

Панель Календарик (справа вверху). Отображает дни текущего и последующего месяца. Текущий день выделен и обведен в рамку.

Панель Список встреч (слева). Отображает текущий день по часам, с назначенными на него встречами, собраниями и событиями.

Панель Задачи (справа внизу). Отображает текущие задачи.

В этом разделе описывается работа с Календариком, в следующем — работа со Списком встреч. О работе с задачами будет подробно рассказано разделе "Задачи ".

Календарик

Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь (Calendar) на панели Outlook или выберите команду > вид > перейти > календарь. На панели просмотра информации отобразится содержимое папки Календарь (рис. 2.1).

Команды меню в Outlook

Также пользователь может воспользоваться "горячими" клавишами — это специальная последовательность нажатия клавиш клавиатуры для быстрого вызова команд меню. Как правило, она состоит из клавиши <Alt> и литеры, подчеркнутой в названии команды меню. Например, для вызова меню Файл (File) необходимо нажать сочетание клавиш <Alt>+<F>. Для продвижения по списку команд можно использовать клавиши со стрелками, указывающими вверх, вниз, влево и вправо. Для отмены команды меню надо нажать клавишу <Esc>.

Если рядом с командой меню изображена стрелка вправо, значит, она имеет дополнительное меню, если троеточие, то команда вызовет диалоговое окно.

Панели инструментов

Панель инструментов (Toolbar) обычно располагается под строкой меню и содержит кнопки, обеспечивающие быстрый доступ к наиболее часто используемым командам. Для вызова команды необходимо подвести к кнопке указатель мыши (при этом кнопка будет выделена синим цветом) и щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Если кнопка затенена, значит команда недоступна на данный момент.

Если по значку кнопки непонятно ее назначение, то, подведя указатель мыши и задержав его на несколько секунд, можно увидеть всплывающую подсказку с текстовым названием команды. Приложение может иметь несколько панелей управления, для добавления или удаления которых необходимо щёлкнуть правой кнопкой мыши на любой из них — появится список с названием всех доступных панелей. Установите или снимите флажок для отображения или скрытия требуемой панели (рис. 1.6 и рис. 1.7).

Команды преобразования элементов

Таблица 3.3. Команды преобразования элементов


	Команда	Действие
	Копировать как Задача с текстом (Copy Here As Task With Text)	Копируется текст встречи (без вложений) в задачу. Причем тема новой задачи совпадает с темой встречи, срок задачи совпадает с датой встречи, а также совпадают назначенные для встречи категории (рис. 3.16)
	Копировать как Задача с ярлыком (Copy Here As Task With Shortcut)	Создается задача с теми же параметрами, что указаны выше, только вместо текста осуществляется вложение ярлыка для данной встречи



	Копировать как Задача с вложением (Copy Here As Task With Attachment)	Создается задача с теми же параметрами, что указа- ны выше, только вместо текста осуществляется вложение файла для данной встречи



	Переместить как Задача с вложением (Move Here As Task With Attachment)	Данное действие аналогично команде Копировать как Задача с вложением, только в этом случае встреча удаляется из Списка встреч



	Отменить (Cancel)	Удаляет с экрана меню без каких-либо действий

Контакты

Личная и деловая деятельность человека практически не возможна без общения с людьми. Для хранения информации об этих людях используются всевозможные записные книжки, как электронные, так и бумажные. Не будем рассказывать об их преимуществах или недостатках, скажем лишь, что использование средств Outlook упростит в десятки раз все процедуры, связанные с вашей коммуникационной деятельностью, такой как отправка писем, телефонные звонки, назначение задач, организация собраний и т. п.

Аналогом записной книжки в Outlook является папка Контакты (Contacts), служащая хранилищем деловых сведений и данных о людях, с которыми требуется поддерживать связь.

В папке Контакты могут храниться адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов и другие сведения, относящиеся к контактному лицу, например сведения о дне рождения или годовщине какого-либо события. Вообще говоря, элемент Контакт может содержать более ста стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

В этой главе рассказывается о создании контактов и групп рассылки, об использовании информации контакта для автонабора телефонного номера, а также о представлении контактов и многом другом.

Контекстное меню для работы с папкой Outlook

В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.

Контекстное меню элемента папки Удаленные

Контекстное меню представлений

Первые две команды выполняют сортировку по возрастанию или убыванию для данного столбца.

Команда Группировать по этому полю (Group By This Field) выполняет группировку, а команда Область группировки (Group By Box) вызывает появление дополнительной области, в которой схематически отображается группировка элементов в данном представлении.

Команды Удалить столбец (Remove this column) и Выбрать поля (Field Chooser) удаляют или добавляют отображаемые поля в представлении. Для добавления поля посредством ручной манипуляции выберите на панели Выбор поля (Field Chooser) поле и, удерживая левую кнопку мыши, перетащите его в строку с наименованием полей представления (появятся две красные стрелки, указывающие местоположение поля). Для удаления поля просто перенесите его в область панели.

Следующий блок команд Выравнивание (Alignment), Подобрать ширину (Best Fit) и Форматировать столбцы (Format columns) отвечает за формат столбцов в представлении.

Контекстное меню Режимы установки

Запускать с моего компьютера (Run from My Computer). Компонент должен быть зарегистрирован на компьютере и запускаться с локального диска.
Запускать все с моего компьютера (Run All from My Computer). Компонент и все подчиненные ему компоненты должны быть зарегистрированы на компьютере и запускаться с локального диска.
Устанавливать при первом вызове (Installed on First Use). Вместо установки самого компонента устанавливается заглушка (например, в меню включается соответствующая команда). При первом вызове компонента запускается мастер установки и предлагается установить компонент в режиме Запускать с моего компьютера.
Компонент недоступен (Not Available). Компонент не устанавливается на компьютер. Это состояние можно изменить только при повторном вызове программы установки.

Чтобы установить Outlook, полностью выберите для компонента Microsoft Outlook для Windows режим Запускать все с моего компьютера.

Итак, все шаги мастера пройдены, осталось нажать кнопку Установить (Install), после чего мастер начнет инсталляцию MS Office (в частности, Outlook) на компьютер. После перезагрузки компьютера, обновления ярлыков и параметров системы Outlook будет готов к первому запуску.

Первый запуск

Запуск Outlook можно осуществлять как из главного меню Windows, так и посредством ярлыка Outlook на рабочем столе.

Контекстное меню заметки

Для оперативного доступа к заметке в течение рабочего дня щелкните по ее названию на Панели задач Windows внизу экрана. После получения информации щелчок вне окна заметки свернет ее на Панели задач. С заметками можно работать и закрыв основное приложение Outlook.

Перейдем теперь к рассмотрению представлений папки Заметки (Note). Существует пять стандартных представлений, их описание приведено в табл. 5.1.

Копирование элементов посредством буфера обмена Office

Мастер сохранения настроек Microsoft Office

Для загрузки сохраненных настроек необходимо просто выбрать переключатель Восстановить ранее сохраненные настройки (Repair Cast saved settings).

Замечание
Замечание 3

В заключение этого раздела нельзя не сказать о нововведениях Microsoft Office: Speech и Handwriting Recognition. Данные средства позволяют пользователю управлять приложением и вводом информации через микрофон и устройства ручного ввода соответственно. К сожалению, работа этих средств Microsoft Office доступна только для англоязычных пользователей.

Настройка формата представления

Пример 2.5. Настройка формата представления

{На панели Список встреч} Другие настройки... (рис. 2.10) (День)

Шрифт даты...

Шрифт Times New Roman

Начертание Полужирный курсив

Размер 20

ОК

(Неделя)

показывать время как часы

показывать конец встречи

(Общие настройки)

Выделять жирным шрифтом дни, содержащие элементы

ок

Настройка панелей инструментов Outlook

Настройка параметров календаря

Пример 2.6. Настройка параметров календаря

Сервис > Параметры. . .

Настройки

Напоминание := 20 мин.

Параметры календаря...

(Календарь рабочей недели)

время начала 9:30

время конца 17:30

(Параметры календаря)

Цвет фона Голубой (рис. 2.11)

ОК

Замечание
Замечание 4

Выше приведены изменения значений начала и конца рабочего дня. Однако на некоторых предприятиях нет строгого графика работы, но есть, например, почасовая или понедельная нагрузка. Для ввода подобных параметров надо воспользоваться диалоговым окном Дополнительные параметры (Advanced Options) > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. Заполните поля Рабочие часы в день и в неделю (Task working hour per day and per week). Кстати, здесь же можно изменить шрифт Календарика.

Настройка представления Outlook сегодня

Календарь (Calendar). В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней (включая текущий), элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи пяти дней.
Задачи (Task). В этом поле задается выборка по задачам, которые следует отображать.
Стили (Style). В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный (Standard), Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето (Summer), Зима (Winter). Выбранный стиль отображается в виде маленькой картинки под списком.

После сделанных изменений необходимо нажать кнопку Сохранить изменения (Save Settings) в правом верхнем углу.

Новая задача

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной задачи на примере работы над написанием книги.

Новая запись

В этом разделе рассказывается о "ручном" ведении дневника. Мы рассмотрим создание записи на примере задачи Outlook "Работа над книгой" (см. раздел 3.1 "Новая задача"). Работа над книгой — очень долгий процесс, имеющий множество параметров и, безусловно, требующий протоколирования. Итак, перед тем как приступить к работе над задачей, необходимо создать запись в дневнике о начале работы.

В окне Outlook раскройте папку Дневник и нажмите кнопку Создать (New), после чего появится форма Запись в дневнике (Journal Entry), изображенная на рис. 6.1.

Новый контакт

В этом разделе описываются процедуры создания и редактирования контакта. Чтобы не ходить далеко за примером, продемонстрируем создание контакта для автора данной книги.

Создание контакта

При открытии папки Контакты в окне Outlook появляется представление Адресные карточки (Address Cards), изображенное на рис. 4.1. В случае первого открытия Outlook папка Контакты может не содержать элементов, поэтому область отображения будет пустой.

Общие принципы работы в Outlook

Прежде чем приступить к рассмотрению конкретных примеров использования Outlook, давайте рассмотрим общие принципы его работы. В данном разделе приведены основные принципы работы с интерфейсом Outlook, основные операции над элементами, а также техника работы со справочной системой Outlook 2002.

Помимо описанных здесь тем, в Outlook существует и много других общих принципов, например работа с категориями, представлениями, поиск, вывод на печать и т. д. Эти случаи будут рассматриваться либо отдельно (глава 16 "Поисковая система Outlook"), либо применительно к одному из описываемых элементов (см. раздел 2.2.3 "Работа с категориями").

Формы и элементы

Как было сказано выше, Microsoft Outlook — это ряд приложений, объединенных в одну интегрированную информационную систему.'Каждое из этих приложений работает с определенным типом документов, в которых, собственно, и хранится соответствующая информация. В терминологии Outlook документы называются элементами, а приложения, работающие с элементами, — формами.

Замечание
Замечание 1

Впервые Outlook как самостоятельное приложение появился в пакете Microsoft Office 97, придя на смену двум программам предыдущих версий Office: планировщику дел Schedule+ и клиенту электронной почты Microsoft Mail (или Microsoft Exchange). Отсюда и происходит подобная структуризация Outlook на формы-приложения и элементы-документы.

Элементы могут иметь самую произвольную форму (заметка, сообщение, контакт). Более того, их набор может расширяться за счет создания новых типов элементов (см. раздел 19.1 "Создание формы"). Для хранения элементов используется единый формат, но элементы каждого типа обладают определенным набором полей (свойств), в которых и хранится информация об элементе. Например, для сообщения в набор полей входят тело сообщения, тема сообщения, адресаты, признак важности и т. д. Одним из полей, обязательным для элементов всех типов, является поле типа элемента, значение которого определяет, как должен обрабатываться элемент.

Таким образом, как только вы откроете любой элемент, будет запущена форма, обслуживающая именно его. После открытия элемента можно редактировать его поля, внося новую или же изменяя старую информацию.

Папки Outlook

Outlook хранит элементы в папках, причем в одной папке могут храниться элементы только одного типа. Так, например, все пришедшие почтовые сообщения хранятся в папке Входящие (Inbox). Outlook использует расширенное по отношению к Windows понятие "папка". Папка в Outlook — это логическое хранилище информации, не связанное прямо с физическим способом хранения информации на диске. Пользователь может создавать собственную, с какой угодно степенью вложенности структуру папок, например папку для почтовых сообщений от определенного контакта, вложенную в папку для почтовых сообщений от всех контактов. Хотя все эти папки имеют имена, они не видны из программы Проводник Windows, поскольку вся информация Outlook хранится в едином файле на диске.

При первом запуске Outlook пользователь имеет прямой доступ к нескольким типам элементов информации. Outlook хранит эти элементы во вложенных папках, которые содержатся в папке Личные папки (Personal Folders). В табл. 1.1 перечислены эти папки с описанием элементов, хранящихся в них.

Общие принципы работы в среде MS Office XP

В данном разделе рассказывается как о стандартных и, наверное, большинству известных, принципах работы (меню, панели инструментов, диалоговые окна и т. д.), так и о новинках в среде MS Office, таких как усовершенствованный набор средств Office.

Меню и панели инструментов

Интерфейс приложений MS Office претерпел некоторые изменения по сравнению с предыдущей версией. Здесь мы расскажем о ряде подобных изменений, а также о методах работы с основными элементами интерфейса MS Office XP.

Меню

Меню (Menu) — это отображаемый на экране дисплея список режимов, команд или вариантов ответа, предлагаемых пользователю для выбора. Как правило, команды приложения сортируются по логическому и функциональному назначению в разделы меню, непосредственно содержащие список команд. Например, раздел Правка (Edit) содержит команды для работы с буфером обмена (Копировать (Сору), Вырезать (Cut) и т. д.).

Для раскрытия списка меню необходимо подвести указатель мыши к названию (оно выделится синим цветом) раздела и щелкнуть левой кнопкой мыши, после чего появится список с командами, соответствующими данному разделу. Как правило, этот список отображает часто используемые команды. Для отображения всего списка необходимо либо дважды щелкнуть по названию меню, либо подвести указатель мыши к двойной стрелке внизу спи-.ска и щелкнуть по ней (рис. 1.5).

Замечание
Замечание 1

Есть еще более простой способ отображения всего списка команд — задержать указатель мыши над списком в течение 3 секунд.

Окно Internet Explorer со сведениями об Outlook

Дополнительная справка

Справочная система Outlook способна дать справку не только по работе с приложением, но и выдать дополнительные сведения о системе, параметрах безопасности, а также о технической поддержке при работе с приложениями Microsoft. Для получения информации о параметрах компьютера, операционной системе и приложениях, с которыми вы работаете, необходимо выполнить следующую операцию:

Выход из приложения осуществляется стандартными

Окно приложения Outlook 2002

Выход из приложения осуществляется стандартными способами Windows.

Отображение Календарика

Для отображения большего количества месяцев можно увеличить размер Календарика посредством перетаскивания границ между панелями Список встреч (CalendarPad) и Задачи (TaskPad).

Outlook

Outlook сегодня

Представление Outlook сегодня (Outlook Today) отображает все элементы Outlook, связанные с текущим днем. Иными словами, пользователю предлагается специальная выборка по всем элементам, дающая возможность взглянуть на события рабочего дня в целом.

Для открытия данного представления достаточно щелкнуть по ярлыку Outlook сегодня (Outlook Today) на панели Outlook. Возможный вид данного представления изображен на рис. 7.1.

Работать с этим представлением очень просто. На панели просмотра информации отображаются элементы папки Календарь (Calendar), Задачи (Task) и Сообщения (Messages). Для перехода в представления этих папок подведите указатель мыши к одному из заголовков столбца — он превратится в кисть руки с указательным пальцем (гиперссылка) — и щелкните по указателю. Для перехода непосредственно к элементу необходимо проделать те же действия с его названием.

Для изменения настроек данного представления нажмите кнопку Настройка Outlook сегодня (Customize Outlook Today) в верхнем правом углу (рис. 7.2).

Ниже описано назначение параметров данной настройки:

Запуск (Startup). Установите этот флажок, если вы хотите начинать свой рабочий день с просмотра данного представления (при запуске Outlook).
Сообщения (Messages). Мы еще не рассматривали работу с сообщениями, но суть данного поля состоит в выборе папок с элементами типа Сообщение для отображения их в данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество непрочтенных элементов в папках Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Черновики (Draft).

Панель Календарик с двенадцатью месяцами

При разрешении монитора 800x600 и шрифте Outlook по умолчанию максимальное число месяцев, отображаемых на панели Календарик, равно двенадцати (рис. 2.2).

Переход к дате

По умолчанию Календарь Outlook открывается, отображая панель Календарик с активным текущим днем и панель Список встреч с почасовым расписанием встреч на этот день.

Замечание
Замечание 1

Текущий день — это день, установленный на внутренних часах компьютера. Изменить текущую дату можно в диалоговом окне Дата/время (Adjust Date/Time) на панели управления Windows.

Панель Microsoft Office

Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты

Панель Список папок

Панель Список папок с открытой папкой Служебные

Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.

Панель задач в представлении Календаря

Панели инструментов Outlook

Замечание
Замечание 2

Панели инструментов MS Office можно делать "плавающими" и "присты-кованными". Подведите указатель мыши к левому краю любой из панелей и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите панель в любое место. Таким образом, панель перейдет в "плавающий" режим. Для возврата панели в "пристыкованный" режим дважды щелкните по заголовку плавающей панели.

Помимо обыкновенных кнопок панелей инструментов, существуют и некоторые специальные.

Кнопка-флажок. Показывает, в каком состоянии находится текущий объект. Если кнопка выделена рамкой, значит, в активном, если нет — в пассивном.

Кнопка-список. Эта кнопка имеет справа стрелку вниз. Нажатие на эту стрелку вызовет раскрытие списка с дополнительными командами или свойствами.

Настройка меню и панелей инструментов

Давайте теперь рассмотрим, как оптимальным образом можно настроить работу меню и панелей инструментов. После выполнения операций, показанных в примере 1.4, Outlook будет постоянно отображать полный список команд меню, причем появляться список будет с эффектом соскальзывания. Также Outlook всегда будет показывать всплывающие подсказки и примеры шрифтов в списке со шрифтами.

Панели Список папок и Outlook

Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).

Параметры представления

Таблица 2.3. Параметры представления


	Название	Назначение
	Поля (Fields)	Добавление и удаление полей (столбцов) для отображения в данном представлении
	Группировка (Group by)	Группировка элементов по определенному полю. Допускается четыре уровня вложенности групп
	Сортировка (Sort)	Сортировка элементов в группах по определенному полю. Допускается также четыре последовательных сортировки


	Отбор (Filter)	Задание фильтра для отображаемой информации
	Другие настройки (Other Settings)	Настройка шрифтов, линий сетки, области просмотра и т. д.
	Автоформат (AutoFormat)	Автоматическое форматирование шрифтов элементов, удовлетворяющих определенному отбору

Прежде чем изменять представление, давайте решим, какую информацию следует отображать, выделять и исследовать, а какую — скрыть или удалить. Давайте добавим для отображения поля Важность (Importance) и Контакты (Contacts), а поле Категории (Categories) удалим, поскольку оно и так фигурирует в названии групп. Следующим шагом будет группирование элементов не только по категориям, но и по повторению, чтобы сразу отличать повторяющиеся события и встречи от единичных. Отсортируем элементы по дате начала и по важности встречи.

Группировка и сортировка позволяет упорядочить отображаемую информацию, но она все равно выдается вся, хотя и сгруппированная. Для отображения только выборочной информации можно воспользоваться средствами фильтрации — допустим, что мы хотим отображать только встречи, случившиеся вчера, и встречи, которые произойдут завтра.

Для четкого разделения отображаемой информации давайте изменим цвет границ, а также добавим область просмотра. И наконец, потребуем автоматического выделения элементов категории BHV, в которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Параметры заметки

Параметры заметки по умолчанию можно изменить, воспользовавшись диалоговым окном Параметры заметок (Notes Options).

Повторяющаяся задача

В предыдущей главе мы рассматривали создание повторяющихся встреч на основе некоего шаблона повторения. Задачи также могут быть повторяющимися, и их создание аналогично созданию встреч, но, в отличие от событий и встреч, для задач могут быть установлены два принципиально разных режима повторения. В первом режиме повторение происходит в заранее зафиксированные дни, а во втором — привязывается к дате завершения предыдущей задачи. Например, сдача материала в издательство, намеченная на 25-е число каждого из четырех месяцев (05, 06, 07, 08), — это первый режим, а посещение парикмахерской через месяц после предыдущей стрижки — второй.

Представление Адресные карточки папки Контакты

Представление День с двумя временными шкалами

Представление дневника по типу

Представление Месяц

Представление Неделя

Представление Outlook сегодня

Представление По отметке "К исполнению" папки Контакты

Установив флажок разрешить правку в ячейках (Allow in-cell editing), можно редактировать поля карточки, не открывая форму контакта, что очень удобно при незначительных изменениях.

Переходя к представлению По отметке "К исполнению" (рис. 4.23), отметим, что если контакту сопоставлена отметка о запланированном действии, то в поле Отметка (Flag Status) отображается красный флажок. В этом представлении можно изменить значение данного поля на Завершено (Completed) или вообще удалить отметку. При просроченных отметках контакт выделяется красным цветом.

Представление Рабочая неделя

Представление Список заметок

Отображение или скрытие текста зависит от кнопки Автопросмотр. По умолчанию в представлении Список заметок она нажата.

Представление Временная шкала для задач

Кроме табличных представлений, описанных в этой и предыдущей главе, Outlook имеет представление Временная шкала для задач (Task Timeline). Выберите это представление из списка Текущее представление (Current View).

В данном представлении задачи отображаются в виде серой полосы, проведенной вдоль всего временного отрезка, отведенного на ее решение. Задачи без даты завершения не отображаются в этом представлении. Задачи без даты начала отображаются в виде одиночного значка задачи на уровне даты завершения. При подведении указателя мыши к полосе задачи появляется всплывающая подсказка с ее названием. Двойной щелчок по этой полосе вызывает появление формы Задача (Task).

Временная шкала имеет четыре режима отображения: Сегодня (Today), День (Day), Неделя (Week) и Месяц (Month). Изменение режима происходит при щелчке по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная

(Standard). Перемещение по временной шкале осуществляется посредством полосы прокрутки в нижней части окна или с помощью диалогового окна Переход к дате (Go to Date) (см. раздел 2.1.2 "Переход к дате").

Представления папки Контакты

Папка Контакты имеет семь стандартных представлений. В табл. 4.1 приведено их краткое описание.

Преобразование элементов

Преобразование элементов — это общее средство Outlook, позволяющее изменять их первоначальные типы. Хотя здесь будет продемонстрировано преобразование элемента Встреча (Appointment) в элемент Задача (Task), все нижеописанные процедуры можно по аналогии применять и к любому другому элементу Outlook.

Итак, допустим, что вы назначили встречу на определенный период времени, например встречу с редактором для подписания договора. Но после дополнительных раздумий или в силу каких-либо обстоятельств вы решили классифицировать эту встречу как задачу. В нашем случае встреча перейдет в задачу подписания договора, причем ее завершение зависит от написания плана-проспекта книги.

Конечно, можно удалить встречу, после чего создать задачу и вносить почти ту же информацию, но Outlook позволяет пользователю не тратить время на глупое перепечатывание информации из одной формы в другую. Элегантным решением поставленной задачи, как вы уже догадались, является преобразование элементов.

Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP

Пример 1.1. Добавление или удаление компонентов Microsoft Office XP

{Закрыть все приложения} Пуск > Настройка > Панель управления Установка и удаление программ Microsoft Office XP Добавить/Удалить Добавить или удалить компоненты

После этого процедура установки становится почти целиком аналогичной процедуре, описанной ниже.

Microsoft Office 2001 устанавливается впервые. Именно этот случай и будет сейчас подробно рассмотрен.

Итак, вставьте первый компакт-диск Microsoft Office XP в устройство для чтения CD-ROM. Через некоторое время появится диалоговое окно первого шага Мастера установки MS Office. Заполняя соответствующие поля мастера установки и нажимая кнопку Далее, вы без особых затруднений установите Outlook 2002 на свой компьютер.

Заполните сведения о покупателе, введя свое имя и инициалы. Прочтите лицензионное соглашение и установите переключатель Я принимаю условия лицензионного соглашения (I accept the License Agreement). Далее укажите папку, в которую будет устанавливаться Microsoft Office 2002. По умолчанию это папка С:\ Program Files\ Microsoft Office, для выбора любой другой папки нажмите кнопку Обзор (Browse).

Следующий шаг мастера — это выбор компонентов для установки. На рис. 1.1 показан набор компонентов Outlook.

На рабочем столе Windows} Microsoft

Пример 1.2. Запуск Outlook 2002

Пуск > Программы > Microsoft Outlook или { На рабочем столе Windows} Microsoft Outlook

При первом запуске Outlook автоматически запускается Мастер начальной настройки. С его помощью можно выбрать конфигурацию Outlook и настроить работу с почтой.

На первом шаге мастер предлагает импортировать данные из уже установленных почтовых программ (например, Outlook Express). Если вы хотите сделать это, то выберите соответствующие программы, если нет — включите переключатель Пропустить (Skip).

Следующий шаг мастера призван создать учетные записи электронной почты. Создание учетных записей будет рассматриваться в главе 9 "Электронная почта", сейчас же выберите переключатель Нет (Non) и нажмите кнопку Готово (Finish), прекратив работу мастера настройки. Последним действием мастера будет выдача предупреждения для подтверждения вашего решения прекратить процедуру настройки Outlook.

После загрузки Outlook помощник выдаст предупреждение о том, что Outlook не является приложением по умолчанию для программ Почта (E-mail), и предложит зарегистрировать Outlook приложением по умолчанию. Смело отвечайте Да (Yes).

Выход из приложения

Пример 1.3. Выход из приложения

{Крестик в верхнем правом углу} или

Файл > Выход

Настройка работы меню и панелей инструментов

Пример 1.4. Настройка работы меню и панелей инструментов

{На панели инструментов} > Настройка...

Параметры (рис.1.8) Всегда показывать полные меню Отображать подсказки для кнопок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом Эффект при выводе меню > Соскальзывание Закрыть

Кнопка Сброс (Reset my usage data) восстанавливает начальные установки для меню и панелей инструментов. Также можно настроить отображение требуемых панелей инструментов при запуске приложения, установив флажок рядом с требуемой панелью на вкладке Панели инструментов (Toolbar).

Выбор средства Office

Пример 1.5. Выбор средства Office

{На рабочем столе Windows}

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office> < Приложение>

Панель Microsoft Office

На панели Microsoft Office (рис. 1.9) располагаются кнопки, дублирующие вызов одного из приложений Office. Удобство этой панели для пользователей Outlook наиболее ощутимо, поскольку создание основных элементов Outlook можно выполнить, щелкнув по соответствующей кнопке на панели.

Панель Microsoft Office всегда активна, поэтому, пристыковав ее к одному из краев рабочего стола, пользователь всегда может осуществить вызов той или иной команды.

Изменение общих параметров интерфейса

Пример 1.7. Изменение общих параметров интерфейса

>Вид > Строка состояния

Большим подспорьем в работе с Outlook являются контекстные меню. Для того чтобы активизировать контекстное меню, необходимо подвести указатель к интересующему вас элементу и щелкнуть правой кнопкой мыши.

Чтобы изменить размер или местоположение панели, следует подвести указатель мыши к стыку одной панели с другой, указатель примет вид разнона-

правленной стрелки. Теперь, удерживая нажатой левую кнопку мыши, можно изменять размер и положение панели. Таким образом можно увеличивать пространство для отображения нужной информации. На рис. 1.14 продемонстрирован вариант измененного (до неузнаваемости) интерфейса Outlook.

Отображение панели инструментов

Пример 1.8. Отображение панели инструментов

Вид> Панель инструментов> Стандартная или

{На панели инструментов или меню} Стандартная

Кнопки панели инструментов Стандартная и Дополнительно, как и команды меню Действия (Action), частично меняются в зависимости от выбранной папки.

Панель Outlook

Панель Outlook, расположенная слева в окне Outlook (см. рис. 1.5), содержит ярлыки папок, посредством которых пользователь может осуществлять переход от одной папки к другой. Например, для работы с контактами следует нажать ярлык Контакты, в противном случае пришлось бы выполнить следующую операцию.

Переход от папки к папке

Пример 1.9. Переход от папки к папке

> Вид > Перейти > Контакты

Замечание
Замечание 2

Если панели Outlook нет на экране, выберите команду > вид > Панель Outlook.

По умолчанию панель Outlook содержит три группы ярлыков: Ярлыки Outlook (Outlook shortcuts), Мои ярлыки (My shortcuts) и Другие ярлыки (Other shortcuts). Первая группа включает в себя следующие ярлыки: Outlook сегодня, Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Заметки, Удаленные. Если для всех семи ярлыков не хватает места, то справа (внизу или вверху) появляется стрелка, посредством которой можно перейти к требуемому ярлыку.

Уменьшить размер ярлыков можно следующим образом:

Изменение размера ярлыков

Пример 1.10. Изменение размера ярлыков

Подведите указатель на пустое место панели Outlook

Мелкие значки (см. рис. 1.7)

Чтобы перейти ко второй группе ярлыков, подведите указатель к кнопке Мои ярлыки (указатель примет вид кисти руки, с указательным пальцем) и нажмите ее. В эту группу входят ярлыки Черновики, Исходящие, Отправленные, Дневник и Обновление Outlook.

Последняя, третья группа — это ярлыки для работы с файловой структурой компьютера: Мой компьютер, Мои документы, Избранное.

При переходе от одной папки к другой нажатием кнопки мыши на ярлыке пользователь может наблюдать элементы только одной папки, как же быть в том случае, если необходимо одновременно работать с элементами разных папок? Outlook позволяет открывать одновременно несколько папок, каждую — в своем окне (см. рис. 1.7). Причем заметьте, что в действительности открыто только одно приложение Outlook, а не несколько его копий.

Открытие папки в новом окне

Пример 1.11. Открытие папки в новом окне

Подведите указатель мыши к папке

Открыть в новом окне (рис. 1.15)

Панель Outlook можно модифицировать так же, как и панель инструментов, добавляя или удаляя ярлыки или даже группы ярлыков, но об этом будет подробно рассказано в разделе 7.2 "Панели Список папок и Outlook".

Отображение панели Список лапок

Пример 1.12. Отображение панели Список лапок

Вид > Список папок или

{Панель Заголовокна имени папки}

Панель Список папок служит для отображения всей структуры папок Outlook, в отличие от панели Outlook, которая содержит лишь ярлыки некоторых папок. Такое отношение аналогично отношению Проводника Windows к рабочему столу Windows.

Продолжая аналогию, заметим, что работа с панелью Список папок в принципе такая же, как и с Проводником. Знак плюс (+) слева от папки показывает, что она содержит вложенные папки, знак минус (—) показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Аналогично Проводнику Windows можно добавлять, удалять, переименовывать папки Outlook, создавать для них ярлыки и т. д. Подробнее о работе с папками Outlook будет рассказано в главе 7 "Outlook сегодня и личные папки". На рис. 1.16 изображена панель Список папок, на которую добавлена папка CityCat (Для новостей) в папке Входящие.

Замечание
Замечание 3

Еще раз отметим разницу между папками Outlook и папками Windows. Вся информация Outlook, в том числе и структура папок, хранится в одном файле и ее невозможно увидеть из Проводника. В Проводнике можно увидеть только этот файл, он хранится в папке C:\Windows\Local SettingsVApplication Data\Microsoft\ Outlook\outlook.pst.

Создание элемента

Пример 1.14. Создание элемента

> Файл> Создать > Встреча

> Действия > Новая встреча (<Ctrl>+<N>)

Создать {на панели инструментов Календарь}

{на панели просмотра информации}

Новая встреча (на панели просмотра информации}

После выполнения любой из вышеперечисленных команд появится форма для элемента Встреча (рис. 1.18).

Замечание
Замечание 5

Создать элемент Встреча можно и не запуская приложение Outlook. Для этого на панели Microsoft Office нажмите кнопку Создать встречу.

Сохранение элемента

Пример 1.15. Сохранение элемента

Сохранить и закрыть (На панели инструментов формы) или <Ctrl>+<S>

Иногда требуется изменить некоторую информацию элемента, для чего этот элемент необходимо снова открыть.

Открытие элемента

Пример 1.16. Открытие элемента

{Выделите элемент}

> Файл > Открыть > Выделенные документы (<Ctrl>+<0>) или {Элемент}

После открытия формы элемента можно приступать к его редактированию. После того как все изменения внесены, необходимо опять выполнить команду Сохранить и закрыть (Save and Close).

При долгой и плодотворной работе с Outlook может накопиться довольно много ненужной информации, которую рекомендуется удалять. Удаление элементов аналогично удалению файлов в Проводнике Windows.

Удаление элемента

Пример 1.17. Удаление элемента

{Выделите элемент} Правка > Удалить (<Ctrl>+<D>) или Удалить

Восстановление удаленного элемента

Пример 1.18. Восстановление удаленного элемента

Удаленные

Переместить в папку... (рис. 1.19)

Календарь

ок

Запуск Помощника

Пример 1.19. Запуск Помощника

Справка по Microsoft Outlook> Справка > Показать Помощника <F1>

Для получения справки введите в поле Что Вы хотели бы сделать? (What would you want to do?) вопрос и нажмите кнопку Найти (Find), Помощник выдаст список гиперссылок, по которым можно получить требуемую информацию. На рис. 1.20 отображен ответ Помощника на вопрос: "Что Вы хотели бы сделать?" — "Работа с помощником". Для просмотра всего списка гиперссылок щелкните по стрелке См. далее... (See more ...).

Если вы хотите изменить вид Помощника или вообще отменить его посредническую деятельность между вами и справочной системой, то просто измените параметры Помощника в одноименном диалоговом окне.

Изменение параметров Помощника

Пример 1.20. Изменение параметров Помощника

Параметры или {На Помощнике} Параметры» (рис. 1.20)

Получение информации о системе

Пример 1.21. Получение информации о системе

> Справка > О программе Microsoft Outlook

О системе... (рис. 1.24)

Замечание
Замечание 4

Нажатие кнопки Поддержка (Tech Suppost) вызовет появление раздела Поддержка программных продуктов справочной системы Outlook.

Устранение неполадок

Пример 1.22. Устранение неполадок

Справка > Найти и восстановить...

Начать (рис. 1.25)

Как правило, при устранении неполадок Outlook просит указать источник установки. В этом случае просто вставьте компакт-диск с Microsoft Office XP и нажмите кнопку ОК.

Иногда в ходе работы с приложением может возникнуть критическая ошибка, приводящая к "зависанию" Outlook и его автоматическому перезапуску. Данное событие сопровождается появлением диалогового окна Microsoft Outlook, извещающего об ошибке (рис. 1.26).

Переход к дате

Пример 2.1. Переход к дате

Вид > Перейти > Перейти к дате... или <Ctrl>+<G>

Дата := 09 января 2014 года (рис. 2.4)

ок

Вводить дату можно в нескольких форматах. О разнообразии форматов даты и времени в Outlook будет подробно рассказано в следующем разделе, а о значении поля Панель (Show in) этого диалогового окна— в разделе 2.1.4 "Представление День/Неделя/Месяц".

По окончании работы с активным днем можно быстро перейти к дню текущему.

Переход к текущему дню

Пример 2.2. Переход к текущему дню

> Вид > Перейти > Сегодня или

{На панели инструментов Стандартная) Сегодня

Выбор представления

Пример 2.3. Выбор представления

Вид > День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

{На панели инструментов Стандартная}

День\Рабочая неделя\Неделя\Месяц

(День в Календарике} или <Alt>+<1>

{Слева от недели в Календарике} или

<Alt>+<-> {Между днями недели в Календарике} или

Данное здесь описание будет исключительно теоретическим. Примеры будут приведены ниже при рассмотрении создания встреч, событий и собраний.

Изменение временной шкалы

Пример 2.4. Изменение временной шкалы

{Шкала времени} Изменить часовой пояс... (рис. 2.5)

(Текущий часовой пояс)

Метка := S.-Pb.

Учесть переход на летнее время

Дополнительный часовой пояс

Метка := Berlin

Часовой пояс <? (GMT +01:00)

Учесть переход на летнее время

ОК

Расписание служит для отображения намеченных встреч. При стандартной временной шкале в расписании помещаются только 8 рабочих часов, они выделены желтым цветом, а остальные часы — темно-желтым. Для просмотра встреч, назначенных на нерабочие часы, передвиньте ползунок полосы прокрутки справа на панели.

Представление День (Day) очень удобно при планировании или просмотре встреч и событий, намеченных на конкретный день, поскольку расписание в данном представлении отображает достаточную информацию, не требующую открытия формы для просмотра основных свойств элемента.

Создание новой встречи

Пример 2.7. Создание новой встречи

> Файл > Создать > Встреча или <Ctrl>+<N> (рис. 2.12)

> Действия > Новая встреча

{На панели инструментов Стандартная} Создать

{В представлении День или Рабочая неделя}

Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний".

Ввод даты и времени

Пример 2.9. Ввод даты и времени

Начало

Дата Пт 30.07.2001

Время 13:00

Конец Дата := Сегодня

Время := 14.45

Заметьте, что после введения времени в любом формате Outlook все равно преобразует данные по умолчанию.

Также, по умолчанию, Outlook устанавливает дату завершения встречи равной дате начала, поскольку встречи почти всегда оканчиваются в течение одного дня. Но, при необходимости, вы всегда можете изменить дату конца. Например, трансляция футбольного матча начинается 3 марта в 23:00, а заканчивается 4 марта в 00:45.

Замечание
Замечание 2

Напомним, что встреча не должна проходить более 24 часов, поскольку в противном случае она становится событием. В событие превращает встречу и установка флажка Целый день (All Day Event). Подробно о событиях будет рассказано чуть ниже.

Пока пользователь вводит время встречи, внутри Outlook идет сложный процесс по обработке полученной информации. В случае ошибочной или конфликтующей информации Outlook вежливо предупреждает либо диалоговым окном, либо сообщением в виде желтой полосы вверху формы. Например, при вводе даты, предшествующей текущей, Outlook выдаст сообщение "Эта встреча состоялась в прошлом", а при вводе времени, на которое уже зарезервирована встреча, — "Противоречит другим встречам в вашем календаре". Причем вы можете создать эти встречи, хотя это, вообще говоря, противоречит логике.

Установка оповещения

Пример 2.10. Установка оповещения

Оповещение

Время оповещения 2 час.

На рис. 2.13 показано диалоговое окно оповещение (Reminder) с напоминанием о встрече, автоматически появляющееся при наступлении указанного времени оповещения.

Переход к следующей встрече

Пример 2.15. Переход к следующей встрече

Вид > Следующая > Встреча (<Ctrl>+<>>)

{На панели инструментов Стандартная}

Следующая встреча

После закрытия формы встречи отобразиться панель Список встреч с соответствующим значком встречи, двойным щелчком по которому вы можете заново ее открыть для редактирования.

Более подробно о работе с представлением панели Список встреч будет рассказано в разделе 2.2.6 "Отображение встреч и событий на панели Список встреч".

Назначение категории

Пример 2.16. Назначение категории

Категории... (рис. 2.18)

Дела

Цели и задачи

ОК

Вообще говоря, можно назначать категории вручную, вводя их названия через точку с запятой в поле Элемент принадлежит следующим категориям (Items belong to these categories). Но подобная практика не рекомендуется, поскольку в случае неправильного ввода создастся другая категория и будет утеряна необходимая информация для поиска.

Диалоговое окно Категории (Categories) отображает список существующих категорий с флажком около каждой. Таким образом, можно выбрать несколько категорий для одного элемента.

Добавление и удаление полей в представлении

Пример 2.23. Добавление и удаление полей в представлении

> Вид > Текущее представление > Изменить текущее представление...

Поля...

Имеющиеся поля Контакты Добавить

Группы полей для выбора: Все поля встречи

Имеющиеся поля Важность Добавить

Отображаемые поля Категории Удалить

ок

Группировка полей

Пример 2.24. Группировка полей

{В д. о. Сведение о представлении}

Группировка ...

Затем по полю Повторение По возрастанию

ОК

Флажок Показывать поле в представлении (Show field in view) добавляет поле к группе отображаемых полей в данном представлении. Как и в предыдущем случае, список Поля для группировки (Select available fields from) служит для выбора группы полей в раскрывающихся списках сверху.

Если вы хотите, чтобы при открытии этого представления все группы были раскрыты, выберите в списке Развернуть/свернуть группы (Expand/collapse defaults) значение Развернуть все (All expanded).

Сортировка полей

Пример 2.25. Сортировка полей

{В д.о. Сведение о представлении}

Сортировка...

Поля для сортировки: Все поля встречи

Сортировать вначале Начало По убыванию

Затем по полю Важность По возрастанию

ОК

Замечание
Замечание 10

Для сброса всех настроек группировки или сортировки нажмите кнопку Очистить все (Clear all),

Отбор элементов представления

Пример 2.26. Отбор элементов представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Фильтр...

Дополнительно

Поле > Поля даты/времени > Начало (рис. 2.30)

Условие между

Значение := вчера и завтра

Добавить к списку

ок

Настройка интерфейса представления

Пример 2.27. Настройка интерфейса представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Другие настройки...

Цвет линии Темно-синий

Показать область просмотра

ок

Автоформатирование элементов представления

Пример 2.28. Автоформатирование элементов представления

{В д.о. Сведение о представлении}

Автоформат...

Добавить (рис. 2.32)

Название : = Элементы, связанные с Е.- В. Кондуковой

Шрифт. . .

Шрифт Tahoma

Начертание Полужирньм наклонный

Размер 9

Цвет Красньм

ОК

Условие...

Другие условия

Категории...

BHV

ОК

Дополнительно

Поле > Все поля встречи > Контакты

Условие содержит

Значение:= Kondukova

Добавить к списку

ок

Форматирование столбцов представления

Пример 2.29. Форматирование столбцов представления

Форматировать столбцы...

Имеющиеся столбцы Тема

Ширина: подбирается автоматически

Выравнивание: по центру

ОК

Ввод начала и срока выполнения задачи

Пример 3.1. Ввод начала и срока выполнения задачи

Дата начала := 01.05.2001

Срок := четыре месяца

Outlook не позволяет вводить дату начала выполнения задачи без определения срока ее выполнения, т. е. со значением Нет (None). При попытке ввести дату начала при данном значении срока Outlook автоматически установит срок, равный дате начала работы. Но Outlook позволяет и обратное, т. е. можно установить срок выполнения задачи без определения даты начала. Это удобно в случае задачи, срок выполнения которой лимитирован, например 31 декабря. Таким образом, подчеркивается, что работа над задачей может начаться в любое время, но она должна быть обязательно выполнена до Нового года.

Определение состояния, готовности и важности задачи

Пример 3.2. Определение состояния, готовности и важности задачи

Состояние Выполняется

Готово := 5%

Поскольку писатель заключает договор на основе готового плана-проспекта книги, а зачастую и на основе написанного введения, можно считать, что 5% работы уже выполнено.

Важность Высокая

Установка оповещения и описание задачи

Пример 3.3. Установка оповещения и описание задачи

Оповещение, Дата := 01.06.2001, Время := 10:30

Описание := Книга содержит 22 главы плюс Введение. <Enter>

Вставка > Файл. . .

Папка <Папка с файлами>

Вставка

При создании задачи предполагается, что она будет выполняться пользователем, поэтому он автоматически назначается ответственным за задачу или, в терминологии Outlook, становится ее владельцем (Owner). Значение для этого поля берется из поля Имя пользователя (User Name), которое вы заполняли при установке и настройке Outlook (см. разды 1.1 "Установка и запуск Outlook"). При работе над задачей автономно значение этого поля теряет смысл, но при перепоручении выполнения задачи использование этого параметра становится весьма актуальным (см. раздел 10.2 "Назначение задач").