Назначение контактов и категорий

Пример 3.4. Назначение контактов и категорий

Контакты. . .

Элементы: <Контакт>

ок

Категории. . .

BHV

Дела

ОК

После заполнения всех полей формы Задача (Task) щелкните кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Форма Задача (Task) с заполненными полями отображена на рис. 3.3.

Создание нового объекта

Пример 3.5. Создание нового объекта

Описание встреч

> Вставка > Объект... (рис. 3.5}

Создать новый

Звукозапись

В виде значка

ОК

{появиться диалоговое окно Запись звука}

Записать (рис. 3.6)

{Начнется запись, и вы можете говорить в микрофон)

Стоп

> Файл > Выход и Вернуться к работе над задачей

После выполненной программы в поле Описание встреч появится значок громкоговорителя, двойной щелчок по которому запустит универсальный проигрыватель и воспроизведет записанную речь.

Создание объекта из файла

Пример 3.6. Создание объекта из файла

Описание встреч

> Вставка > Объект... (рис. 3.7)

Создать из файла...

Обзор...

Имя файла := < Имя файла>

Открыть

Связь

ОК

Создание повторяющейся встречи

Пример 3.7. Создание повторяющейся встречи

Создать

Тема:= Сдача готового материала в издательство

Повторение... (рис. 3.9)

Повторять ежемесячно

Повторять 25-го числа каждого 1 месяца

начало:= 25.05.2001

дата окончания := 25.08.2001

ОК

Сохранить и закрыть

Замечание
Замечание 1

В представлениях папки Задачи (Tasks) отображается только ближайшая по дате завершения копия повторяющейся задачи. Если такая задача просрочена, то отображаться будет лишь просроченная задача. Только при отметке этой задачи как выполненной появится следующая.

Ввод полного имени контакта

Пример 4.1. Ввод полного имени контакта

Полное имя... (рис. 4.3)

Имя := Георгий

Отчество := Ефимович

Фамилия := Усаров

ОК

Ввод должности и организации

Пример 4.2. Ввод должности и организации

Должность:= Писатель

Организация := Издательство BHV

Если существует несколько контактов из одной и той же организации, то после заполнения формы для одного контакта последующие можно создавать по шаблону первого. Таким образом достигается однозначность в названии организации для разных контактов. Выделите контакт, принадлежащий данной организации, и выберите команду > действия > создать контакт в той же организации.

Следующее поле Хранить как предназначено для выбора или создания имени, под которым будет храниться контакт. Информация этого поля необходима для систематизации сведений о контактах. Как правило, значением этого поля является Ф. И. О. контакта, но можно указать уменьшительное имя или прозвище. Выберем первый вариант из раскрывающегося списка — Усаров, Георгий Ефимович.

Установить порядок ввода и хранения новых имен по умолчанию можно в диалоговом окне Параметры контактов (Contact Options), показанном ниже (рис. 4.4).

Настройка параметров по умолчанию

Пример 4.3. Настройка параметров по умолчанию

> Сервис >Параметры Настройки

Параметры контактов...

По полному имени Имя (Отчество) Фамилия

Как хранить Фамилия, Имя

ОК

ок

Ввод номера телефона

Пример 4.4. Ввод номера телефона

Рабочий (рис. 4.5)

Страна Россия

Код города := 812 {Санкт-Петербург}

Номер телефона := 295-31-15

ОК

Ввод адреса

Пример 4.5. Ввод адреса

Домашний

Адрес... (рис. 4.6)

Улица := Новоизмайловский проспект д.32/1 кв.85

Город := Санкт-Петербург

Индекс := 198332

Страна Россия

ОК

Ввод адреса электронной почты и Web-страницы

Пример 4.6. Ввод адреса электронной почты и Web-страницы

Эл.почта := usarov@mail.ru

Web-страница:= http://www.usarov.narod.ru

IM-адрес:= usarov_george@hotmail.com

После ввода адреса электронной почты в поле Краткое имя (Display as) появится строка, которая будет отображаться в поле Кому (То) при составлении электронных писем данному контакту (см. главу 9 "Электронная почта"). По умолчанию это поле заполняется полным именем контакта и адресом электронной ПОЧТЫ В скобках, например Георгий Ефимович Усаров (usarov@mail.ru).

Можно изменить столь длинное имя на более короткое, например: Усаров Г. Е. Если контакт имеет более одного электронного адреса, то при нажатии на кнопку Эл. адрес и выбрав Эл. адрес 2 откроется поле для ввода дополнительного электронного адреса. Кнопка Выбор имени (Select Name) вызывает появление адресной книги, работа с которой будет рассмотренна чуть ниже.

После ввода адреса Web-страницы этот текст автоматически преобразуется в гиперссылку, щелчок по которой запустит обозреватель Интернета (например. Microsoft Internet Explorer) для того, чтобы вы могли посмотреть данную страницу. И наконец, поле Ш (Internet Mail). Это поле служит для ввода адреса IM, о котором более подробно будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".

Вставка объекта

Пример 4.7. Вставка объекта

Описание контакта

>Вставка > Объект

Создать из файла

Файл := < Адрес файла >

ОК

На рис. 4.7 показан окончательный вариант заполнения вкладки Общие формы Контакт.

После заполнения формы необходимо ее сохранить. Для этого нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close). Если вы хотите после закрытия одного контакта создать новый, то нажмите кнопку Сохранить и создать (Save and New).

Создание списка рассылки

Пример 4.10. Создание списка рассылки

> Действия > Создать список рассылки

Члены

Имя := BHV (рис. 4.13)

Выберите членов...

Имя <Контакт> Члены ->

ОК

Заметки

Текст заметки := Редакция "BHV"

Сохранить и закрыть

Добавление нового члена в список рассылки

Пример 4.11. Добавление нового члена в список рассылки

{В форме Список рассылки}

Добавить... (рис. 4.14)

Краткое имя := Анна Кузьмина

E-mail address := kuzmina@bhv.ru

Добавить контакт

Создание отметки к исполнению

Пример 4.12. Создание отметки к исполнению

{Выделите контакт}

> Действия > К исполнению...(рис. 4.15)

Отметка Отправить сообщение

Срок := 26.07.2001

ОК

Автонабор телефонного номера контакта

Пример 4.13. Автонабор телефонного номера контакта

{Зъделите контакт}

> Действия > Позвонить контакту > Рабочий (рис. 4.16)

Позвонить

{Разговор}

Конец связи

Закрыть

Быстрый набор телефонного номера

Пример 4.14. Быстрый набор телефонного номера

> Действия > Позвонить контакту > Быстрый набор > <Телефон>

Создание нового письма

Пример 4.15. Создание нового письма

{В папке Контакты выделите контакт адресата}

> Действия > Новое письмо

Строка даты

Стиль письма Обычный

Далее (рис. 4.19)

Приветствие деловое

Пометки служебное

Тема Тема: Outlook в подлиннике

Далее (рис. 4.20)

Адресная книга

Имя Георгий Ефимович Усаров

ОК

Заключение С уважением

Готово

Небольшое пояснение к шагам данного мастера. На первом шаге определяется стиль письма и параметры даты. На втором шаге проявляется мощь совместного использования продуктов пакета Microsoft Office (рис. 4.19). Мастер писем Word взял данные для заполнения из базы контактов Outlook (имя получателя и адрес). На третьем шаге задаются дополнительные параметры письма (тема, пометка и т. д.). И наконец, на четвертом шаге, воспользовавшись диалоговым окном Выбор имени (Select Name), показанным на рис. 4.20 пользователь задает данные отправителя письма, опять же беря их из базы контактов Outlook. Заметьте также, что в поле Образец автоматически появляется текст заключительной части письма. Удобно, не правда ли?

Изменение параметров представления

Пример 4.16. Изменение параметров представления

{В представлении Адресные карточки}

Другие настройки

Разрешить правку в ячейках

Ширина карточки := 50

ОК

Открытие адресной книги

Пример 4.17. Открытие адресной книги

> Сервис > Адресная книга...

В Microsoft Outlook могут использоваться адресные книги (Address Book) разных типов, в том числе Глобальный список адресов, Личная адресная книга или Адресная книга Outlook. В диалоговом окне Адресная книга можно указать, какие адреса необходимо отображать в данный момент. Для этого необходимо выбрать соответствующую адресную книгу в раскрывающемся списке Источник адресов (Show Name From the).

Каждая из вышеперечисленных книг содержит информацию, которая может быть использована при отправке сообщений, создании писем, звонков и т. д. Обычно эти адресные книги используются для следующих целей (суть разделение физического пространства хранения информации).

Глобальный список адресов. Данная адресная книга доступна только в случае, если Outlook является клиентом Microsoft Exchange Server. Эта книга содержит все адреса, списки рассылки в рамках рабочей группы. Книгу создает и ведет администратор Exchange Server, для пользователя доступна лишь ее информация. Подробно о работе с такой адресной книгой будет расскано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".

Создание личной адресной книги

Пример 4.18. Создание личной адресной книги

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить новый каталог или адресную книгу

Дополнительные адресные книги

Тип адресной книги Личная адресная книга

{Появиться диалоговое окно Личная адресная книга (рис. 4.25)}

Личная адресная книга

Имя := Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Сортировать записи по Фамилиям

ОК

На вкладке Личная адресная книга (Personal Address Book) пользователь может изменить место расположения файла, в котором будет храниться информация о контактах, а на вкладке Заметки (Notes) — ввести примечания к книге. После того как добавлена новая книга, необходимо перезапустить Outlook для того, чтобы новая учетная запись начала функционировать в рамках приложения.

Замечание
Замечание 1

Пользователь не может создать более одной учетной записи типа Личная адресная книга или Адресная книга Outlook.

Создание контакта

Пример 4.19. Создание контакта

> Сервис > Адресная книга...

Источник адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

> Файл > Создать адрес... (рис. 4.26)

В список Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Тип адреса Адрес другого типа

ОК

Краткое имя := Усаров Георгий (рис. 4.27)

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Тип электронной почты := SMTP

ОК

Заполнение остальных вкладок при создании нового контакта в личной адресной книге почти полностью аналогично созданию нового элемента в папке Контакты. После того как контакт создан, его можно увидеть в информационном поле адресной книги.

Обработка адреса

Пример 4.20. Обработка адреса

{В Адресной книге}

> Сервис > Параметры., (рис. 4.29)

Отображать первым список адресов Контакты

Хранить личные адреса в книге Контакты

Добавить...

Списки адресов Личная адресная книга (Усаров Г. Е.)

Добавить

Закрыть

ОК

Некоторые комментарии к приведенному примеру. В первом раскрывающемся списке устанавливается та папка, данные которой будут отображаться первыми при появлении этого диалогового окна при выборе адресатов почты или т. п. Второй список задает папку по умолчанию, в которую будут помещаться новые контакты и которая по сути будет основной базой пользователя.

Редактирование заметок

Пример 5.1. Редактирование заметок

{В форме Заметки в верхнем левом углу (рис. 5.2) }

Цвет > Лиловый

Категории. . .

Имеющиеся категории Мысли

ОК

Контакты. . .

Контакты

Элементы <Контакт>

ОК

Закрыть

Установка параметров заметок

Пример 5.2. Установка параметров заметок

>Сервис > Параметры. . .

Настройки

Параметры заметки...(рис. 5.4}

Дополнительные параметры заметок

Пример 5.3. Дополнительные параметры заметок

> Сервис > Параметры...

Дополнительно

Дополнительные параметры... (рис. 5.5)

Показывать время и дату в заметках

ОК

ок

Работа с буфером обмена

Пример 5.4. Работа с буфером обмена

(Откройте заметку}

Выделить все

Копировать (рис. 5.6}

{Откройте документ Word} > Правка > Вставить

Работа с буфером обмена Office

Пример 5.5. Работа с буфером обмена Office

> Правка > Буфер обмена Office... (рис. 5.7)

>Правка > Копировать

Вставка из буфера обмена Office

Пример 5.6..Вставка из буфера обмена Office

{Объект на панели буфера обмена} Вставить

Помимо вставки, пользователь может очистить память буфера, занимаемую уже ненужным объектом, выбрав команду Удалить (Delete).

Вставка элемента

Пример 5.7. Вставка элемента

{Создайте контакт Максима Олеговича Попова (см. рис. 5.10)}

Вставка > Документ...

Папки Заметки

Элементы Научная деятельность М. О. Попова

Элементы <Ctrl> + Результаты конгресса (рис. 5.9)

Вставить как: ярлык

ОК

а. Ввод информации записи

Пример 6.1. а. Ввод информации записи

Тема := Работа над книгой "Microsoft Outlook в подлиннике"

Тип Задача (рис. 6.2)

Организация := БХВ-Петербург

Следующая группа полей связана со временем. По умолчанию в поле Начало (Start time) введены дата и время создания записи. Изменить эту информацию можно стандартными способами Outlook (см. разделы 2.1.3 "Форматы даты и времени" и 2.2.2 "Новая встреча"). Поле Длительность (Duration) является уникальным для элемента Запись (Entry). Здесь хранится информация о продолжительности события, в нашем случае — информация, необходимая для выполнения задачи. По умолчанию установлена нулевая длительность, изменить которую можно двумя способами:

Ввести время вручную или выбрать из раскрывающегося списка.
Автоматически изменить длительность в реальном времени. В этом случае нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Стрелка часов при этом начнет перемещаться, и по истечении очередной минуты значение поля Длительность (Duration) автоматически будет увеличиваться. При паузе в процессе работы над задачей нажмите кнопку Остановить часы (Pause Timer). Стрелка часов остановится. При возобновлении работы снова нажмите кнопку Запустить часы (Start Timer). Таким образом можно получить информацию о реально затраченном времени на решение задачи, после чего перенести ее в поле Реально затрачено (Total Work) формы Задача (см. раздел "Дополнительная информация о задаче").

б. Ввод информации записи

Пример 6.1, б. Ввод информации записи

Описание

> Вставка > Элемент... (рис. 6.3)

Смотреть в Задачи

Вставить как Ярлык

Элементы Работа над книгой "Outlook в подлиннике"

Контакты := Ekaterina Kondukova

Категории := BHV; Дела

Установка параметров Дневника

Пример 6.2. Установка параметров Дневника

Сервис > Параметры. . .

Настройки

Параметры дневника... (рис. 6.5)

Автоархивация элементов Дневника

Пример 6.3. Автоархивация элементов Дневника

{В диалоговом окне Свойства папки "Дневник"}

Архивировать папку со следующими настройками (рис. 6.7)

Удалять элементы старше 12 мес.

Перемещать старые элементы в папку по умолчанию

Применить

ОК

Изменение представления временной шкалой

Пример 6.4. Изменение представления временной шкалой

{В окне просмотра информации}

Other Settings... (рис. 6.9)

Показывать номер недели

максимальная ширина := 50 символов

показывать метку в представлении по месяцам

ОК

Отображение списка папок

Пример 7.1. Отображение списка папок

Вид > Список папок {Панель инструментов Дополнительно} Список папок

При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).

Создание новой папки

Пример 7.2. Создание новой папки

> Файл > Папка > Создать папку... (или <Ctrl>+<Shift>+<E>)

Имя папки := Личные

Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)

Поместить папку в: Контакты

ОК

{Аналогично создание папки Служебные}

Перемещение элементов между папками

Пример 7.3. Перемещение элементов между папками

{В папке Контакты) Екатерина Владимировна Кондукова

> Правка > Переместить в папку ... (рис. 7.7)

Переместить выделенные элементы в папку Служебные

ОК

Замечание
Замечание 2

Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").

Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Копирование элементов

Пример 7.4. Копирование элементов

> Правка > Буфер обмена Office...

{В папке Контакты} Kondukova

>Правка > Копировать или <Ctrl>+<C>

{В папке Служебные в буфере обмена}

Кондукова Вставить (рис. 7.8)

Метод ручной манипуляции

Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.

Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).

Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу <Shift> произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.

Замечание
Замечание 3

При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.

Добавление группы ярлыков

Пример 7.5. Добавление группы ярлыков

{На панели Outlook } Добавить группу

Имя группы := Мои Контакты <Enter>

{Группа} Контакты

Ярлык для панели Outlook.. .

Посмотреть Outlook (рис. 7.10)

Имя папки Личные

ОК

{Список папок} Служебные Добавить на панель Outlook

Установка свойств папки

Пример 7.6. Установка свойств папки

{Выделите папку}

Свойства...

Рассмотрим изменение свойств папки на примере папки Служебные. Для остальных папок действия в принципе аналогичны, в особых случаях приводятся дополнительные пояснения.

Программа 1. Основы Outlook

Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.

Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook — это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express — приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.

В первую часть книги вошли такие главы, как:

Знакомство с Outlook. В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
Календарь. Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
Задачи. В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
Контакты. Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
Заметки. В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
Дневник. Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
Outlook сегодня и личные папки. Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.

Программа

В данной главе мы научились организовывать информацию Outlook посред-свом создания папок.

Outlook сегодня. Очень удобное представление, отображающее текущие задачи, встречи и пришедшие сообщения в едином месте.
Список папок. Создание папки и организация вложенной структуры папок Outlook. Перенос информации между папками. Создание ярлыков на панели инструментов Outlook,
Свойства папки. Задание общих параметров папки, параметров автоархивации и указания Web-страницы.
Проводник Outlook. Работа с файловой структурой компьютера посредством встроенного проводника Outlook.

Программа

В данной главе были рассмотрены начальные сведения, необходимые для понимания общей схемы работы в Outlook.

Установка и запуск Outlook. Здесь описывались процедуры установки Outlook, без которых просто невозможна работа с настоящим приложением.
Общие принципы работы в среде Microsoft Office XP. Рассматривались такие фундаментальные понятия, как меню и панели инструментов, а также был дан краткий обзор основных средств Microsoft Office.
Общие принципы работы в Outlook. Терминология Outlook. Работа с интерфейсом Outlook и основные принципы работы с элементами.
Справочная система. Обзор средств и возможностей получения справочной информации о работе с приложением Outlook.

Программа 3.1.4. Оповещение, описание задачи и ее исполнитель

Установка оповещения для задачи похожа на установку оповещения для встречи, только, в отличие от последней, напоминание о задаче устанавли вается на определенную дату и время. По умолчанию Outlook устанавливает оповещение на 9:30 утра в день завершения задачи. Однако пользователь может поменять дату и время.

Замечание
Замечание 1

Так же, как и в случае со встречей, пользователь может изменить формат звукового оповещения, нажав на кнопку с иконкой громкоговорителя и указав требуемый файл для проигрывания.

Для изменения времени оповещения, устанавливаемого по умолчанию, выберите команду меню > сервис > параметры и в диалоговом окне Параметры (Options), на вкладке Настройка (Preferences), измените значение поля Оповещение (Reminder time) для задачи.

Поле Описание задачи служит для ввода любой дополнительной информации. Это поле может содержать текст с описанием задачи, а также присоединенные файлы и другие внедренные объекты, я пропущу описание этого поля до раздела 3.2 "Вставка объектов".

В нашем случае все законченные и отредактированные файлы будут присоединяться к задаче. Более того, поскольку условно выполнение задачи разбито на три этапа, давайте оповещать о ходе работы над задачей каждый месяц.

Программа 4.1.3. Ввод дополнительной информации

Кроме вкладки Общие, в форму Контакт входят еще четыре вкладки: Подробности (Details), Действия (Activities), Сертификаты (Certificates), Все поля (All Fields). В этом разделе рассматриваются общие принципы работы с полями перечисленных вкладок.

Программа 7.3.4. Вкладка Автоархивация

Для папки, хранящей элементы типа Контакты, данная вкладка не существует, но тем не менее она присутствует в других папках, поэтому рассмотрим ее свойства (рис. 7.16).

Программа Автоформат

И наконец, давайте поставим условия для автоматического выделения элементов категории BHV, В которых фигурирует контакт Ekaterina Kondukova.

Программа Буфер обмена Office

В предыдущем разделе была описана работа с буфером обмена Windows. Это простое, удобное и общее средство для всех Windows-приложений. Единственный недостаток вышерассмотренного буфера обмена — невозможность одновременного хранения двух объектов. Действительно, ведь когда вы копируете или вырезаете новый элемент, уничтожается объект, находящийся в данный момент в буфере.

Начиная с версии 2000, в Microsoft Office появился усовершенствованный и универсальный для всех приложений пакета буфер обмена Office, работу с которым мы сейчас и рассмотрим.

Основным преимуществом буфера обмена Office является возможность хранения одновременно до 24 объектов. Более того, простой и информативный интерфейс буфера обмена Office делает процедуры копирования и вставки более быстрыми и эффективными при работе с большим количеством объектов, требующих обмена.

Программа Дополнительная информация о задаче

После начала работы над задачей следует обновлять информацию о состоянии, изменяя значение Не началась (Not Started) на Выполняется (In Prog ress), и о готовности, увеличивая значение с 0 до 100%. Помимо этих значений можно изменять любые другие параметры задачи, продлевать срок задачи или переносить дату начала, понижать или повышать важность и т. д.

Более того, если необходимо ввести более подробную информацию, воспользуйтесь вкладкой Подробно (Details), внешний вид которой показан на рис. 3.4.

Программа Формат представления День/Неделя/Месяц

Чтобы изменить стандартные форматы представлений, необходимо открыть диалоговое окно Формат представления "День/Неделя/Месяц" (Format Day/ Week/Month View). Ниже продемонстрировано изменение шрифта даты для представления День (Day) и отображения времени для представления Неделя (Week).

Программа Форматы даты и времени

Во многих диалоговых окнах Outlook требуется ввести дату или время события, встречи, отправки сообщения и т. д. Но помимо стандартных форматов Outlook способен воспринимать дату, заданную сокращением или специальной фразой. Табл. 2.1 содержит примеры возможных форматов даты и времени.

Программа и личные папки

В этой главе рассматривается работа с представлением Outlook сегодня, а также способы организации информации в Microsoft Outlook. В частности, изучается создание папок и размещение в них информации, работа со списком папок и панелью Outlook, установка свойств папки, а также методы просмотра файловой структуры компьютера средствами Outlook и многое другое.

Программа Категории, контакты и частность

Назначение контактов, категорий и параметра частности было подробно описано в предыдущей главе. Здесь же ограничимся лишь примером, напоминающим работу с этими полями.

Программа Командный метод

Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.

Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.

Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.

Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.

Программа Контакты встречи

Следующее поле, находящееся в нижнем левом углу формы Встреча (Appointment), служит для указания контактов, связанных с данной встречей. Связывание контакта со встречей можно рассматривать, как дополнительную информацию о встрече (конкретно о ее участнике), но только находящуюся не в поле Описание встречи, а в поле Контакты (Contacts). Подобное разделение очень удобно, поскольку при добавлении имени сразу же добавляется и вся информация о нем. Подробнее о работе с контактами будет рассказано в главе 4 "Контакты". Сейчас же будет приведен пример заполнения этого поля, к которому вы можете вернуться, когда научитесь работать с контактами.

Программа Личная адресная книга

Выше мы уже рассматривали работу с папкой Контакты, но коль скоро уж Outlook обладает возможностью работы с личными адресными книгами, стоит рассмотреть их создание и работу с их элементами. Не умаляя общности, можно сказать, что работа с личной адресной книгой аналогична работе с адресными книгами других типов.

Программа Назначение категорий

Для назначения категории встрече выполните пример 2.16.

Программа Новая папка

Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.

Программа Новая встреча

В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи — мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редакт тором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.

Программа Новое письмо

Помимо электронной почты существует — и вряд ли когда-нибудь отомрет — классическая бумажная. Outlook может быть полезен для создания письма адресату, сведения о котором есть в папке Контакты. Чтобы создать письмо, Outlook обращается к Мастеру писем Microsoft Word.

Ниже я рассмотрю создание нового письма на примере служебного сообщения от писателя (Усаров Г. Е.) главному редактору издательства (Кондукова Е. В.).

Программа Описание

Последние четыре поля вкладки Общие (General) формы Outlook нам уже знакомы: Описание (Notes), Контакты (Contacts), Категории (Category), Частное (Private). Их смысл не меняется в контексте данной главы, поэтому заполнение их значений не вызовет у вас особых затруднений (см. раздел "Календарь" и раздел "Задачи").

Иногда полезно вкладывать в поле Описание файл с отсканированной фотографией контакта. Рассмотрим такое общее средство Outlook, как вставка объекта.

Программа Определения состояния, готовности и важности задачи

Любая задача характеризуется специальными параметрами: состоянием (Status) и готовностью (Complete). Как видно из названия, эти два параметра определяют состояние задачи на данный момент, но в первом случае качественно, а во втором — в процентном соотношении.

По умолчанию Outlook определяет для новой задачи в поле Состояние (Status) значение Не началась (Not Started). Помимо этого состояния существуют еще четыре: Выполняется (In Progress), Завершена (Completed), В ожидании (Waiting for something else), Отложена (Deferred), смысл которых ясен из названия (рис. 3.2).

По умолчанию поле Готово (Complete) равно 0%. Естественно, что значения полей Состояние и Готово тесно связаны. Ниже приведена таблица соотношения значений этих полей (табл. 3.1).

Программа Отбор

Задача фильтрации и выбора определенных элементов, удовлетворяющих некоторому условию, будет здесь затронута весьма бегло, лишь для демонстрации такой возможности при работе с представлениями. Более полно о фильтрах будет рассказано в главе J6 "Поисковая система Outlook".

Итак, из условия поставленной задачи нам необходимо отображать только те встречи, которые произошли вчера, произойдут сегодня и завтра.

Программа Отметить к исполнению

Как было сказано выше, эта команда используется для оповещения пользователя о запланированном действии для контакта. Например, писателю необходимо до 26 июля 2001 года отправить сообщение редактору о результатах работы.

Программа Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).

Программа Параметры адресной книги

Настройка параметров по умолчанию для отображения и хранения новой информации в адресных книгах производится в диалоговом окне Обработка адреса (Addressing).

Программа Параметры календаря

Диалоговое окно Параметры календаря (Calendar Options) служит для изменения его основных настроек. Давайте уменьшим продолжительность рабочего дня на один час, изменим цветовую схему панели Список встреч, а также увеличим время напоминания.

Программа Перенос информации между папками

Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:

командный метод;
метод ручной манипуляции элементом.

Программа Позвонить контакту

Это действие выполняет автоматический набор телефоннрго номера контакта (естественно, при условии, что на компьютере установлен соответствующим образом настроенный модем).

Программа Представление День

При открытии папки Календарь (Calendar) no умолчанию появится представление День (Day) (см. рис. 2.1). В этом представлении список встреч состоит из временной шкалы и, собственно, поля со списком встреч (расписания).

Временная шкала по умолчанию разбита на 30-минутные промежутки, при необходимости можно уменьшить или увеличить минутный метраж промежутка. Подведите указатель к временной шкале, щелкните правой кнопкой мыши и выберите необходимую величину из списка.

Если ваша деловая деятельность зависит не только от текущего временного пояса, но и от времени в другом городе или другой стране, Outlook может отображать две временные шкалы (рис. 2.6).

Программа Представление День/Неделя/Месяц

Представление — это формат отображения информации на панели Список встреч. Нет ничего странного в том, что представления будут рассматриваться именно в этом параграфе, а не в следующем, поскольку рассматриваемые представления напрямую зависят от Календарика. Имеется четыре основных представления: День (Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week) и Месяц (Month). Для перехода от одного представления к другому существует несколько способов.

Программа Представление Месяц

И наконец, последнее представление Месяц (рис. 2.9). Представление Месяц (Month) внешне очень похоже на представление Неделя (Week), если не считать, что в этом представлении отображается целый месяц. Если в данном представлении не видны Календарик и панель Задачи, то передвиньте правую границу панели Список встреч левее.

Заметьте, что Календарик выделил целый месяц. Кстати, на панели Список встреч нечетные месяцы затеняются, что позволяет отчетливо видеть границы месяцев при переходе посредством полосы прокрутки справа.

Замечание
Замечание 3

Возвращаясь к разговору об универсальном переходе к дате посредством одноименного диалогового окна, отметим, что список Панель (Show in) в этом окне отвечает за формат представления, в котором пользователь получит информацию.

Программа Представление Неделя

Представление Неделя (Week) сильно отличается от двух предыдущих. Панель Список встреч отображает расписание семи дней. Но данное расписание не так детально, как в представлении День (рис. 2.8).

Иными словами, при увеличении временного отрезка появляется возможность оценить и проанализировать запланированные мероприятия в целом, отказываясь от детального рассмотрения параметров встреч.

Заметьте, что и в этом случае Календарик выделил всю неделю. Так же, как и в случае с представлением День, можно выделить несколько недель в Календари-ке, но, в отличие от дней, ограничений на выделение недель нет. Поскольку в этом представлении можно перемещаться от одной недели к другой, используя полосу прокрутки, справа на панели представлен Список встреч. Движение ползунка вверх соответствует перемещению в прошлое, вниз — в будущее.

Программа Представление Рабочая неделя

Представление Рабочая неделя (Work Week) по умолчанию отображает пять расписаний от понедельника до пятницы, включая активный день (рис. 2.7).

Данное представление удобно для сравнения почасовой загруженности в разные дни рабочей недели. Заметьте, что в данном представлении Календарик выделил все дни рабочей недели. В принципе, можно выделить группу, состоящую из любого числа дней. Для этого выделите требуемый день в Календарике и, не отпуская левую кнопку мыши, растяните выделение на несколько дней. Для выделения непоследовательных дней выделите один из них и, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, выделите остальные дни.

Замечание
Замечание 2

В представлении День (Day) можно отобразить вышеуказанным способом только 14 дней. Хотя подобное представление теоретически и возможно, однако информация, отображаемая таким образом, практически не видна.

Программа Работа с адресными книгами

Outlook может использовать несколько источников информации об адресах для создания сообщений электронной почты и других возможных действий. Обычно подобная информация сосредоточена в папках типа Контакты, на основе которых создаются адресные книги Outlook (Outlook Address Book).

Как правило, во всех ситуациях, требующих выбора корреспондента, появляется модификация диалогового окна Адресная книга (рис. 4.24). Например, при задании адресата сообщения появляется диалоговое окно Выбор имен (Select Names).

Программа Работа с категориями

Категории (Categories) — это общее средство Outlook для упорядочивания элементов. Хотя здесь будет подробно описано задание категорий для встреч, все изложенное ниже можно по аналогии применить и к любому другому элементу Outlook.

Итак, при достаточно продолжительной работе с Outlook у вас накопится море полезной и бесполезной информации. При желании получить необходимые сведения в этом бескрайнем море можно потратить часы и все равно не добиться требуемого результата. Проблемой поиска мы займемся в главе 16 "Поисковая система Outlook", сейчас же уделим внимание сортировке и группировке информации по категориям для облегчения ее возможного поиска и представления.

Работа с хаотическим, неупорядоченным и несгруппированным множеством элементов не удобна и не эффективна. Универсальным средством упорядочения информации является назначение категорий, общий принцип работы с которыми заключается в следующем. Для каждого элемента определяется принадлежность той или иной категории. После назначения категорий всем элементам их можно группировать, создавать условия поиска по категориям и т. д. Более того, непрерывный процесс назначения категорий новым элементам позволяет в несколько раз упростить вышеозначенные процедуры. Но давайте от общих принципов перейдем к конкретным примерам.

Программа Работа с папками

Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).

Программа сегодня

Программа Сохранение, открытие и удаление

После заполнения полей формы нужно сохранить элемент.

Программа Создание элемента

Прежде всего элемент надо создать, эту операцию можно выполнить несколькими способами.

Программа Создание личной адресной книги

Перед тем как начать работу с личной адресной книгой, ее необходимо добавить в существующую конфигурацию Outlook. Адресная книга суть информационная служба, добавление же любых элементов информационных служб является созданием учетной записи данного типа. (Подробно о работе с учетными записями электронной почты будет рассказано в разделе "Электронная почта".)

Программа Создание новой встречи

Для создания встречи существует несколько способов:

Программа Создание объекта из файла

Следующий пример, демонстрирующий работу Outlook со вставкой объектов других приложений, основан на вставке объекта, но не создаваемого с нуля, хотя это и возможно, а вставляемого из файла.

Программа Установка оповещения

Запланированная встреча очень легко может не состояться, если о ней вовремя не вспомнить. Outlook дает возможность пользователю не беспокоиться за своевременное и планомерное оповещение о предстоящих встречах. Причем оповещение может быть не только визуальным, но, при наличии соответствующего оборудования, и звуковым.

Допустим, что писателю необходим один час, чтобы, не спеша, добраться до места встречи. Таким образом, устанавливая оповещение за два часа до начала встречи, он может не беспокоиться за возможное опоздание.

Программа Вкладка Действия

На вкладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, контакты, сообщения и т. д.). Например, в предыдущих двух главах мы связывали встречи и задачи с контактом Екатерина Кондукова.

На рис. 4.9 показана вкладка Действия для контакта Екатерина Кондукова.

По умолчанию Outlook показывает все действия, связанные с контактом, но вы можете выбрать определенные, интересующие вас на данный момент, посредством раскрывающегося списка Показать (Show).

Замечание
Замечание 4

Двойной щелчок мышью по любому элементу в информационном окне вкладки Действия откроет форму этого элемента для редактирования.

Программа Вкладка Общие

Некоторые общие свойства папки можно изменить на вкладке Общие (General), изображенной на рис. 7.12.

Программа Вкладка Подробности

На вкладке Подробности существует четыре области с полями, дополняющими общую информацию о контакте.

Деловые подробности. Здесь можно ввести дополнительную информацию об отделе и комнате, в которой работает контакт, о его руководителе и помощнике.
Личные подробности. Вносится информация о дне рождения контакта, его семейном положении и псевдониме (или прозвище).
Оперативные настройки NetMeeting. Сюда вводятся имя ILS-сервера и почтовое имя данного контакта, если он зарегистрирован службой NetMeeting.
Сведения о занятости в Интернете. Дается адрес Web-страницы, на которой размещены сведения о занятости контакта.

На рис. 4.8 показана вкладка Подробности формы Контакт.

Программа Вкладка Сертификаты

Вкладка Сертификаты (рис. 4.10) служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Подробно о сертификатах и цифровых подписях будет рассказано в разделе 9.3.4 "Безопасность".

Программа Вставка элемента

В предыдущем разделе мы рассмотрели и продемонстрировали один из распространенных методов переноса информации из одного документа в другой, однако Outlook обладает еще одним способом рационального переноса информации.

Это вставка одного элемента Outlook в любой другой элемент Outlook. В разделе 3.7 "Преобразование элементов" 'уже рассматривались примеры преобразования встречи в задачу и обратно. Аналогично дело обстоит и с заметками, но в отличие от рассматриваемого выше примера мы здесь покажем вложение элемента, а не его преобразование.

Допустим, что писатель внес в заметку некоторую информацию о контакте. Создавая впоследствии сам контакт Outlook, не очень хотелось бы перепечатывать уже внесенные данные. Первый путь (буфер обмена) хоть и универсален, но в силу возможностей Outlook является нерациональным. Приведем пример другого способа переноса информации.

Итак, писатель создает заметки с информацией о контакте "М. О. Попов". Он создал несколько заметок, и еще неизвестно, сколько их будет в дальнейшем (рис. 5.8).

Программа Ввод адреса электронной почты, Web-страницы и IМ-адреса

По умолчанию для каждого контакта хранится информация о трех адресах электронной почты (e-mail address): Эл. почта (E-mail), Эл. почта 2 (E-mail 2), Эл. почта 3 (E-mail 3), одной WWW-странице в Интернете и одном адресе Internet Mail.

Программа Ввод имени контакта

Ввод полного имени осуществляется'следующим способом. Вы можете просто ввести имя в поле Полное имя (Full Name). Но заметьте, что если вы вводите Усаров Георгий ЕФИМОВИЧ, поле Хранить как (File As) отображает это имя как ЕФИМОВИЧ, Усаров Георгий, что, собственно говоря, не совсем корректно (значение именно этого поля будет впоследствии использоваться для индексации информации о контакте). Однако, если ввести Георгий

Ефимович Усаров, ТО ИМЯ будет отображаться Как Усаров, Георгий Ефимович. Это происходит из-за работы Outlook, рассматривающей введенное имя как состоящие из трех частей — имени, отчества и фамилии — для последующей перестройки в поле Хранить как (File As).

В случае простого указания русских имен, конечно, можно обойтись и вводом с клавиатуры, но как быть в ситуации ввода сложных русских (Проф. Попов Максим Олегович) или иностранных имен (Sir Elton John)? Как Outlook определит, где имя, а где фамилия? В этом случае можно воспользоваться вторым универсальным способом ввода имени.

Программа Ввод информации

После создания элемента следует ввести необходимую информацию в поля формы. Подробно о назначении и заполнении полей для каждой формы будет рассказано ниже, сейчас же рассмотрим типичные приемы заполнения разных полей формы.

Чтобы заполнить Текстовое поле (Edit field), необходимо подвести к нему указатель и щелкнуть левой кнопкой мыши. В поле должен появиться курсор, что означает готовность данного поля к вводу информации.

Чтобы заполнить Поле со списком (DropDown List), необходимо нажать на кнопку со стрелкой вниз, справа от поля, и выбрать требуемый элемент из списка (он выделяется синим цветом).

Щелчок кнопки мыши по полю Флажок (CheckBox) либо активизирует его (появляется галочка), т. е. действие, связанное с флажком, выполняется, либо — наоборот (галочка исчезает), т. е. действие, связанное с флажком, не выполняется.

При работе с группой переключателей выбор одного из них (точка в кружке) приводит к выполнению действия, связанного с ним, и отмене других действий в группе.

При заполнении некоторых полей можно воспользоваться кнопками, вызывающими диалоговые окна, посредством которых можно заполнить необходимое поле. Характерным примером является кнопка Контакт (Contact), с помощью которой можно вызвать диалоговое окно, в котором выбирается контакт для данной встречи.

Программа Ввод начала и окончания встречи

Для ввода времени начала и окончания встречи используются все выше приведенные форматы времени '(см. раздел 2.1.3 "Форматы даты и времени"). Можно вводить данные либо вручную, либо выбирая их из раскрывающихся списков.

Программа Ввод общей информации о контакте

По умолчанию форма Контакт отображается с открытой вкладкой Общие (General), которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте:

имя контакта;
телефоны;
адрес;
электронная почта и WWW-адрес;
описание.

Программа Ввод телефонного номера и адреса контакта

Следующая область общей информации о контакте — телефоны. По умолчанию форма Контакт отображает четыре основных вида телефонных номеров: Рабочий (Business), Домашний (Ноте), Факс рабочий (Business Fax) и Сотовый (Mobile).

Номер телефона можно вводить в любом удобном для вас стиле: с пробелами, слитно или через дефис. Outlook игнорирует эти символы. Для ввода сложных телефонов, например для иностранного контакта, можно воспользоваться диалоговым окном Проверка номера телефона (Check Phone Number).

Программа Ввод темы, даты начала и срока выполнения задачи

После открытия формы Задача по умолчанию открывается вкладка Задача (Task) и курсор находится в поле Тема (Subject). Введите тему задачи — написание книги "Outlook в подлиннике".

Следующие два поля Срок (Due date) и Дата начала (Start date). По умолчанию Outlook не устанавливает ни срок окончания, ни дату начала задачи. Такая задача называется бессрочной. Но в нашем случае писатель обязался предоставить материал книги в издательство через четыре месяца. Таким образом, дата начала задачи — 01.05.2001, а срок окончания задачи — 01.09.2001. Эти данные можно вводить в любом формате и любыми способами, описанными выше (либо выбирая из раскрывающегося списка календаря, либо вводя их вручную).

Программа Ярлыки и панель Outlook

Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.

Просмотр дневника

Дневник имеет шесть стандартных представлений: три в виде временной шкалы и три — в табличном виде (табл. 6.1).

Просмотр файловой системы компьютера Проводником Outlook

Проводник Outlook

Outlook дает возможность пользователю, не покидая уже привычной среды Outlook, работать с файловой структурой компьютера так же, как и в Проводнике Windows. Outlook позволяет просматривать папки и файлы, расположенные на локальных или сетевых дисках, а также Web-папки.

Ниже приведен список основных операций, которые Outlook с успехом реализует:

открытие; копирование; перемещение; переименование; печать файлов; удаление; просмотр свойств; передача файлов по электронной почте или факсу; пересылка файлов в Портфель; присоединение к сетевому накопителю, которое возможно, если компьютер подсоединен к локальной сети.

Для просмотра папок и файлов щелкните по группе Другие ярлыки (Other Shortcuts) на панели Outlook, после чего щелкните по ярлыку Мой компьютер (My Computer). На панели просмотра информации отобразятся доступные папки и файлы (рис. 7.18).

Работа с буфером обмена

Работа с контактами

Кроме возможности хранения информации о человеке, с которым поддерживается связь, папка Контакты предоставляет возможность эту самую связь реализовывать. Outlook позволяет соотносить с контактом следующие действия:

Новое письмо (New Letter). Используется для составления обычного письма контакту. При выполнении этого действия запускается Мастер писем приложения Microsoft Word. Некоторые поля этого мастера будут автоматически заполнены, поскольку информация об отправителе и получателе известна.
Создать сообщение контакту (New Message). Используется для отправки контакту сообщения по электронной почте (см. раздел 9.4 "Новое сообщение").
Новый запрос о собрании (New Meeting Request). Используется для сбора информации и оповещения контакта о предстоящем собрании (см. раздел 10.1 "Планирование собраний").
Назначить встречу контакту (New Appointment). Используется для назначения встречи контакту.
Создать задачу для контакта (New Task). Используется для назначения задачи контакту (сл1. раздел 10.2 "Назначение задач").
Создать запись в журнале контактов (New Journal Entry). Используется для создания хронологической справки о работе с контактом (см. главу 6 "Дневник").
Связь (Link). Используется для связывания с контактом файла или элемента Outlook. Последнее действие равносильно нажатию кнопки Контакты в форме элемента и выбору их из списка (см. раздел 2.2.2 "Новая встреча ").
Позвонить контакту (Call). Используется для автоматического набора телефонного номера контакта.
Вызов с помощью Net Meeting (Call using Net Meeting). Данное действие запустит приложение Microsoft NetMeeting и начнет устанавливать связь с сервером каталогов, который был указан на вкладке Подробности формы Контакт (см. разды 11.5 "Net Meeting").
Отметить к исполнению (Follow Up). Используется для оповещения о запланированном для контакта действии (см. раздел 4.3.1 "Отметить к исполнению ").
Отобразить схему адреса (Display Map of Address). Используется для отображения схемы адреса. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с ссылкой на страничку Microsoft Office, где расположена соответствующая карта местности.
Просмотреть Web-страницу (Explore Web page). Используется для просмотра Web-страницы контакта. Выбор этого действия вызывает обозреватель Интернета с загружаемой страницей пользователя.
Переслать как vCard (Forward as vCard). Переслать контакт, как визитную карточку. Данный формат будет использоваться, если вы захотите переслать кому-либо информацию элемента Контакт (см. раздел 12.1 "Основные принципы работы с новостями").

Указанные возможности доступны из меню Действия формы "Контакт. В данной главе рассмотрим работу с контактом на примере действий Отметить к исполнению (Follow Up), Позвонить контакту (Call) и Новое письмо (New Letter). Остальные действия были рассмотрены выше.

Раскрывающийся список типов записей

Замечание
Замечание 1

В процессе работы над задачей можно свернуть приложение Outlook и работать в других приложениях. Часы при свернутом окне Outlook все равно продолжают работать.

Следующая группа полей была уже описана ранее (описание, контакты и категории). Приведем только пример записи со вставленной задачей в поле Описание.

Результат выполнения команды Копировать как Задача с текстом

Замечание
Замечание 1

Для читателей, знакомых с терминами внедрения и связывания объектов, понятнее называть копирование с ярлыком (link), как связывание, а копирование с вложением (attachment), как внедрение. Для незнакомых с этими понятиями читателей поясню, что при связывании вставляется лишь ссылка на объект, при этом объект можно модифицировать, не изменяя ссылку. При внедрении же вставляется сам объект, этим достигается автономность общего элемента, но в то же время увеличивается занимаемая им память.

При преобразовании встречи в задачу с текстом можно избежать работы с контекстным меню. Выделите задачу и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите встречу либо на ярлык Задачи, либо на Панель задач в представлении Календаря.

После преобразования можно изменить не удовлетворяющие вас значения полей и нажать кнопку Сохранить и закрыть — встреча окончательно будет преобразована в задачу.

И еще одно небольшое замечание — при преобразовании элементов Outlook шаблон повторения не переносится с новым элементом, поэтому его необходимо задавать дополнительно.

В данной главе мы показали

Резюме

В данной главе мы показали основные средства Outlook для планирования проводимых мероприятий, встреч и собраний.
Календарик. Работа с календариком позволяет пользователю быстро и эффективно перемещаться по календарю. Рассмотренные форматы даты и времени общеупотребимы в любом диалоговом окне, в котором требуется ввод даты.
Создание повторяющихся и единичных встреч, событий. Задание всевозможных параметров: от даты встречи, темы и места ее проведения до вставки файла в комментарий к встрече.
Категории. Общее средство Outlook, позволяющее задавать дополнительные параметры для группировки и сортировки элементов.
Представление. Основной и общий инструмент отображения информации. Сортировка, Группировка, Отбор и Автоформат.

В этой главе мы познакомились

Резюме

В этой главе мы познакомились с организацией и планированием задач средствами Outlook. В ней были рассмотрены:

Создание задачи. Задание параметров начала и продолжительности задания. Отслеживание хода работы над ней.
Вставка объектов. Общее средство Outlook, позволяющее вставлять объекты сторонних приложений, редактируемых в Outlook.
Повторяющаяся задача. Преобразование из единичной задачи в повторяющуюся.
Представление Временная шкала. Данное представление отображает задачи в виде полосы времени, что помогает пользователю оценить временной интервал, занятый той или иной задачей, а также их возможное пересечение или слияние.
Преобразование элементов. Общее средство Outlook, позволяющее конвертировать элемент одного типа в другой без потери времени на копирование и вставку или какой-либо другой перенос информации.

В данной главе были продемонстрированы

Резюме

В данной главе были продемонстрированы возможности Outlook в организации контактной информации и работе с ней.

Контакт. Было введено понятие контакта Outlook, рассмотрено его создание и редактирование полей.
Список рассылки. Возможность создания списка рассылки упрощает все виды коммуникационной деятельности, связанной с одной и той же группой людей.
Работа с контактами. Возможность отметки к исполнению, телефонный звонок контакту и создание нового письма посредством совместной работы Outlook и Microsoft Word.
Адресные книги. Дополнительные возможности Outlook в организации, представлении и хранении адресной информации.

В этой главе мы рассмотрели

Резюме

В этой главе мы рассмотрели работу с заметками — удобным средством ведения попутной информации, не требующей незамедлительного протоколирования и особого рассмотрения.

Создание заметки. Ввод информации, изменение текста, представление заметок.
Буфер обмена. Один из основных инструментов переноса информации, копирование, вырезание и вставка объектов.
Вставка элементов. Общее средство Outlook, позволяющее соединять информацию, элементы разных типов разными способами: от вставки до связывания посредством ярлыков.

В данной главе мы говорили

Резюме

В данной главе мы говорили об универсальном средстве протоколирования деятельности пользователя в Outlook с помощью приложений Microsoft Office — Дневник. Здесь были рассмотрены:

Создание записи. Ручной и автоматический способ ведения записей Дневника. Указание параметров автоархивации.
Представления Дневника. Представление Временная шкала позволяет отследить длительность действий пользователя на протяжении некоторого интервала времени.

Резюме

Сохранение настроек

Пример 1.6. Сохранение настроек

Пуск > Программы > Средства Microsoft Office > Мастер сохранения настроек (рис. 1.13) Далее Сохранить настройки этого компьютера Далее Сохранить настройки в файле := < файл> Готово

Для перевода курсора из одного

Совет 1

Для перевода курсора из одного поля в другое можно использовать не только мышь, но и клавишу <Таb>.
Флажок Собрание по сети (This is online meeting using) открывает специальную панель для оповещения предполагаемых участников. Более подробно о работе с собраниями будет рассказано в разделе 10.1 "Планирование собраний", а также в разделе 18.3 "Outlook и PowerPoint".

Еще раз напомним, что вставка

Совет 1

Еще раз напомним, что вставка объектов — это общее средство Outlook и его можно использовать практически везде. Например, для элемента Контакт можно хранить в поле Описание контакта фотографию пользователя.
Безусловно, мы рассмотрели не весь спектр вставляемых объектов. Помимо рассмотренных здесь можно вставлять диаграммы, видеоролики, слайды и многие другие объекты, доступные из диалогового окна Вставить объект (Insert Object).

Обратите внимание, что на панели

Совет 1

Обратите внимание, что на панели инструментов Стандартная (во всех папках) присутствует поле Найти контакт (Find Contact). Если вы введете имя контакта или хотя бы его начало, Outlook откроет (если, конечно же, найдет) соответствующую форму.
Если информация элемента не полностью отображается в карточке — можно изменить ее ширину, передвинув разделительную линию на требуемое расстояние. Вы также можете изменить ширину карточки и другие параметры, установленные по умолчанию, воспользовавшись диалоговым окном Формат карточного представления (рис. 4.22).

Для быстрого перехода от начала

Совет 1

Для быстрого перехода от начала заметки к концу и обратно используйте сочетания клавиш <Ctrl>+<End> и <Ctrl>+<Home> соответственно.
При необходимости можно увеличить или уменьшить стандартный размер заметки, перетащив границу окна с помощью курсора мыит Outlook запоминает размер окна заметки и воспроизводит его впоследствии.
Замечание
Замечание 1

Вообще говоря, можно увеличить раз'мер окна заметки до размеров экрана двойным щелчком мыши по полоске вверху заметки.
После ввода текста закройте заметку, внесенные изменения автоматически сохранятся.
Хотя заметки являются самым простым элементом Outlook, но даже они имеют возможность группировки по категориям. Более того, можно связывать с заметками контакты и изменять цвет заметок. Последнее свойство очень удобно для сортировки заметок по важности, например лиловый цвет — очень важная заметка.

и вставки можно воспользоваться стандартными

Совет 1

Для быстроты процедур копирования и вставки можно воспользоваться стандартными "горячими" клавишами для работы с буфером обмена: копирование — <Ctrl>+<C>, вырезание — <Ctrl>+<X> и вставка — <Ctrl>+<V>.

Не менее простым способом создания

Совет 1

Не менее простым способом создания записи является двойной щелчок в области просмотра информации.
Далее необходимо заполнить поля этой формы. Первая группа полей, относящаяся к теме, достаточно стандартна и не требует особых пояснений.

По умолчанию при запуске Outlook

Совет 1

По умолчанию при запуске Outlook открывается папка входящие (Inbox). Установка флажка Запуск (Startup) заставит Outlook открывать представление Outlook сегодня. Однако вы можете начинать работу Outlook с любой другой папки. Выберите команду > Сервис > Параметры Дополнительно Дополнительные параметры. В раскрывающемся списке Открыть папку (Startup in this folder) выберите папку, начиная с которой в последующем будет загружаться Outlook.

Если названия папок полностью не

Совет 1

Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.
По умолчанию при установке Outlook создаются следующие папки: Входящие (Inbox), Дневник (Journal), Задачи (Tasks), Заметки (Notes), Исходящие (Outbox), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts).
Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).
Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Пользователь может создавать ярлыки на

Совет 1

Пользователь может создавать ярлыки на панели Outlook для папок компьютера, что очень удобно в случае доступа к наиболее часто употребляемым папкам.
Подробно рассматривать работу с данным представлением мы не будем, поскольку Проводник Outlook полностью копирует работу Проводника
Windows. Отметим лишь преимущества использования встроенного Проводника Outlook.
Проводник Outlook имеет больше возможностей для организации информации и ее представления. Так, например, пользователь может сгруппировывать элементы папки. Отображать дополнительные поля или скрывать ненужные. И, на конец, в отличие от Проводника Windows, имеющего только четыре стандартных представления, проводник Outlook имеет шесть стандартных, среди которых представление Временная шкала.
Поисковая система Outlook гораздо удобнее и интеллектуальнее аналога Windows. Подробно о работе с поисковой системой Outlook будет рассказано в главе 16 "Поисковая система Outlook".

Помимо вышеуказанных способов, существует метод

Совет 1

Помимо вышеуказанных способов, существует метод графической манипуляции элементом. Для этого выделите элемент и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в папку Удаленные (Delete Items). Для одновременного удаления нескольких элементов выделите их, подведя курсор мыши и удерживая нажатой клавишу <Ctrl>.
Данный метод очень прост и применим не только в случае удаления элемента. Например, если вы захотели перенести встречу с одного времени на другое, не надо открывать форму элемента и редактировать его, а просто перетащите элемент на полосу нужного времени на панели представления информации.
При удалении элементов они не удаляются сразу, а остаются в папке Удаленные до тех пор, пока пользователь явно не укажет на очистку папки или на удаление элемента. Если какой-либо элемент удален ошибочно, его можно восстановить.

Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить

Совет 1

Новичкам мы настоятельно рекомендуем включить флажки отображать только важные советы (Only show high priority tips) и отображать полезный совет при запуске (Show the Tip of the Day at Startup). В этом случае Помощник периодически будет отображать значек с изображением электрической лампочки, щелчок мыши по которому активизирует окно с советом.
Замечание
Замечание 1

Помощник хоть и удобен, но отнимает некоторые ресурсы, а следовательно, и время. Поэтому, если вы не пользуетесь им постоянно, лучше отключите его посредством команды > Справка > Скрыть Помощника.
Одной из новинок MS Office XP в работе со справочной системой явилось создание специального поля Введите вопрос (Ask a Question), расположенного в правом углу панели меню. Это поле полностью дублирует поле Что Вы хотели бы сделать? Помощника. Введите вопрос и нажмите клавишу <Enter>, после чего появится список гиперссылок, с помощью которых можно получить ответ на поставленный вопрос. Одним из плюсов этого поля является сохранение последних набранных вопросов.
Всплывающие подсказки
Часто возникает ситуация, когда требуется получить справку об объекте интерфейса: команде меню, кнопке, флажке или, вообще, диалоговом окне. Для этого нет необходимости вызывать Помощника, просто выберите команду > справка > что это такое? или нажмите сочетание клавиш <Shift>+<F1>, указатель примет вид стрелки со знаком вопроса. После чего щелкните по интересующему вас элементу, и появится небольшое окно с краткими пояснениями по работе с ним. Для отключения этой опции нажмите клавишу <Esc>.
Замечание
Замечание 2

Иногда достаточно подвести указатель к тому или иному объекту интерфейса, например к кнопке на панели инструментов, и через некоторое время появится всплывающая подсказка, в данном случае — с названием кнопки.
Справочная система
Для непосредственного входа в справочную систему выберите команду
> Справка > Справка по Microsoft Outlook.
Появится оено с двумя панелями: панелью со вкладками и панелью просмотра справки. Первая панель включает в себя три вкладки: Содержание (Content), Мастер ответов (Answer Wizard) и Указатель (Index). Использование этих вкладок позволяет быстро найти интересующий раздел справочной информации.
На вкладке Содержание отображается список разделов справочной информации. Любой раздел обозначается значком с изображением книги, а справка раздела обозначается значком с изображением листа бумаги с вопросительным знаком. Двойным щелчком левой кнопки мыши вы раскроете справку, и ее содержимое отобразится на панели просмотра справки (рис. 1.21).
Действия со вкладкой Мастер ответов (Answer Wizard) аналогичны работе Помощника: вы вводите вопрос, нажимаете кнопку Найти, и Мастер ответов выдает список гиперссылок, с помощью которых можно получить необходимую вам информацию. Зачастую список ссылок слишком велик и приходится тратить много времени на поиск действительно нужной информации. Для избежания подобных ситуаций формулируйте вопросы таким образом, чтобы максимально сузить границы поиска справочной системы.
Наконец, последняя вкладка Указатель (Index) автоматически выводит список разделов, содержащих введенное ключевое слово. На рис. 1.22 изображена вкладка Указатель с результатом поиска по ключевому слову Помощник (Paint).
Замечание
Замечание 3

При первом раскрытии вкладки Указатель Microsoft Outlook произведет построение базы данных ключевых слов. Эта база строится один раз и затем используется при каждом открытии данной вкладки.

Для перехода из режима Месяц

Совет 1

Для перехода из режима Месяц в режим День можно воспользоваться контекстным меню. Выделите требуемый день месяца, нажмите правую кнопку мыши и выберите команду Перейти к этой дате (Go to this Day)

для выравнивания значков используется команда

Совет 2

При работе в представлении Значки для выравнивания значков используется команда > Вид > Выстроить значки.

Если необходимо вставить все имеющиеся

Совет 2

Если необходимо вставить все имеющиеся объекты, нажмите кнопку Вставить все (Paste All). Аналогично можно освободить всю память буфера обмена Office — Очистить все (Clear All).

Для перехода из вложенной папки

Совет 2

Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).

Еще одним из простейших способов

Совет 3

Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.

Создание группы папок для поиска действий

Пример 7.7. Создание группы папок для поиска действий

Создать...

Имя := Служба

Задачи

Служебные

Вложенные папки

ОК

Также пользователь может изменять стандартные наборы папок и -создавать новые посредством копирования старых. Пользователь может удалить собственный набор папок и сбросить до исходного состояния измененный стандартный набор.

Замечание
Замечание 1

В раскрывающемся списке Представление по умолчанию (Default activities view) можно выбрать набор папок, с которого по умолчанию будет осуществляться поиск действий для контакта.

Создание нового элемента Встреча

Создание поля

Пример 4.9. Создание поля

Создать... (рис. 4.12)

Имя := Вес

Тип Целое число

Формат 234

ОК

Создание заметки и ее представления

Для создания заметки перейдите в папку Заметки (Notes) и нажмите кнопку Создать (New) или сделайте двойной щелчок мышью в свободном месте окна просмотра информации. Появится пустая заметка с текущей датой и временем, куда можно будет ввести текст (рис. 5.1).

Объем вводимого текста неограничен, причем, если он превышает стандартный размер заметки, вы имеете возможность его свободно прокручивать. Первое предложение является названием заметки.

Созданная запись с изменяющейся длительностью (реальное время)

По окончании создания записи или ее редактирования нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).

Созданное письмо

Замечание
Замечание 2

Word может быть полезен не только для оформления традиционного письма. Помимо этого, Word может являться редактором электронных сообщений, отправляемых Outlook. Подробно о совместной работе Word и Outlook, а также о совместной работе Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office XP, будет рассказано в главе 18 "Outlook и Office".

Список Быстрый набор

Замечание
Замечание 1

Кроме звонков уже зарегистрированным контактам, вы можете осуществлять звонки на новый номер. Для этого выберите команду > Действия > Позвонить контакту > Новый звонок или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl>+<Shift>+<D>.

Список рассылки

Очень часто в деловой практике требуется выполнить одну и ту же процедуру для нескольких контактов. Например, отправить факс с ценами всему списку клиентов, отправить сообщение или приглашение на собрание всем участникам проекта. Конечно же можно потратить время на выполнение этих операций для каждого контакта в отдельности, но Outlook предоставляет возможность объединения подобных контактов в специальные списки рассыпки (Distribution List), посредством которых многочисленные однотипные операции превращаются в одну.

Если продолжить рассмотрение нашего примера, то писателю тоже необходим подобный список рассылки, поскольку материал книги нужно отправлять как главному редактору, так и техническому.

Справочная система Outlook

Данная книга содержит хоть и достаточную, но не исчерпывающую информацию по работе с Outlook. Поэтому естественен вопрос: "К каким источникам обращаться за справкой в случае возникновения вопросов по работе с приложением?" Единственный верный ответ — к справочной системе Outlook. Умение правильно с ней работать заметно облегчит вам поиск требуемого справочного материала и упростит дальнейшую эксплуатацию Outlook.

Помощник

Помощник (Assistant) — это интеллектуальный анализатор ваших действий при работе с приложением. Работая над тем или иным элементом, он автоматически будет предлагать вам справку по работе с ним, что облегчит поиск необходимого раздела в справочной системе. Более того, вы можете задавать Помощнику вопросы по любой тематике, относящейся к Outlook, и он выберет наиболее подходящие ссылки, по которым можно получить исчерпывающий ответ на поставленный вопрос.

Активизировать Помощника можно несколькими способами.

Сведения о системе

Диалоговое окно Найти и восстановить

Итак, все аспекты информационной помощи Outlook 2002 были рассмотрены выше, но как быть в случае возникновения ошибок программного обеспечения или неверной работы приложения, к какой службе обращаться за помощью? В предыдущих версиях Outlook этот вопрос оставался без ответа. В случае ошибок приходилось переустанавливать Outlook, в худшем случае — весь Office. Начиная с версии Outlook 2000, появилась возможность устранения технических неполадок приложения.

Свойства папки Outlook

Параметры личных папок могут быть изменены при помощи установки их свойств в диалоговом окне Свойства папки (Properties).

Основные папки Outlook

Таблица 1.1. Основные папки Outlook


	Наименование папки	Описание элементов
	Outlook сегодня (Outlook Today )	Содержит общую информацию о состоянии всех элементов Outlook
	Входящие (Inbox)	Поступающие сообщения электронной почты и факсы
	Календарь (Kalendar)	Встречи, события и собрания. Планирование личного расписания, календарь

	Контакты (Contants)	Информация о личных и деловых контактах. Адресная
		книга
	Задачи (Tasks)	Планирование, ведение и учет задач
	Заметки (Notes)	Создание различных примечаний
	Удаленные (Delete Items)	Все удаленные элементы
	Черновики (Draff)	Черновики сообщений. Не готовые к отправке сообщения
	Исходящие (Outlook)	Сообщения и факсы, готовые к отправке, но еще не отправленные

	Отправленные (Sent Items)	Копии отправленных сообщений электронной почты
	Дневник (Journal)	Записи личной деятельности. Автоматическое отслеживание работы пользователя с элементами Outlook и документами Office
	Мои документы (My Documents)	Обеспечивает быстрый доступ к содержимому папки Мои документы
	Избранное (Favorites)	Обеспечивает быстрый доступ к папке Избранное, в которой хранятся избранные папки и страницы Интернета
	Мой компьютер (My Computer)	Отображает файловую структуру компьютера. Проводник

Таким образом, общий принцип работы с Outlook следующий: вы открываете папку, выбираете требуемый элемент, автоматически запускается форма, его обслуживающая, и элемент готов к редактированию.

Окна Outlook

Теперь, зная общие принципы внутренней работы Outlook, перейдем к общим принципам внешней. Интерфейс Outlook 2002 прост, удобен и интуитивно понятен. Окно Outlook 2002 состоит из строки заголовка, в которой отображается название открытой папки, а также стандартные кнопки сворачивания, разворачивания и закрытия окна. Ниже строки заголовка расположена строка меню, а еще ниже — панели инструментов. Слева расположена панель Outlook, на которой отображаются ярлыки папок, а справа — панель просмотра информации, в которой отображаются элементы выбранной папки. Ниже будет подробно описана работа с каждым из этих элементов, сейчас же мы уделим внимание основным аспектам работы с интерфейсом в целом.

Как правило, общие настройки отображения информации можно изменить посредством команды Вид (View). Например, чтобы скрыть или отобразить строку состояния (внизу).

Форматы даты и времени

Таблица 2.1. Форматы даты и времени


	Формат даты	Формат времени
	25.11.78	09:00
	09/01/1978	9:30 AM или 9:30 рт
	16 февраля 2000	23.32
	Предыдущая неделя	Десять утра
	1000 и один день после сегодня	Два часа 10 минут ночи
	Следующий День Победы	Сейчас
	Фев (февраль)	Полдень
	Пн (понедельник)	Полночь

Название таблицы

Таблица 2.2. Название таблицы


	Представление	Отображаемые элементы
	День/Неделя/Месяц (Day/Week/Month)	Список всех встреч, событий и собраний для дня, недели или месяца соответственно
	День/Неделя/Месяц (с автопросмотром) (Day/Week/Month with Auto Preview)	То же, что и представление День/Неделя/Месяц, плюс отображение первых строк текста в элементах. Равносильно добавлению Области просмотра (см. раздел 1.2)
	Активные встречи (Active Appointments)	Список всех встреч и собраний со всеми их подробностями, начиная с текущего дня
	События (Events)	Список всех событий и их подробности
	Ежегодные события (Annual Events)	Список всех событий, происходящих раз в году, и их подробности
	Повторяющиеся встречи (Recurring Appointments)	Список повторяющихся встреч и их подробности
	По категориям (By Categories)	Список всех элементов Календаря, сгруппированных по категориям, и их подробности

По сути, все представления имеют некоторую табличную структуру, работа с которой будет продемонстрирована на примере представления По категориям (By Categories), изображенного на рис. 2.25.

Соотношение значений полей Состояние и Готово

Таблица 3.1. Соотношение значений полей Состояние и Готово


	Значение состояния	Значение готовности
	Не началась	0%
	Выполняется	0-99%
	Завершена	100%
	В ожидании	0-99%
	Отложена	0-99%

В процессе выполнения задачи необходимо изменять значения этих полей — таким образом можно отслеживать работу над задачей.

Наконец, последнее поле, входящее в эту группу, — Важность (Importance). Данное поле имеет три значения: Высокая (High), Обычная (Normal) и Низкая (Low). По умолчанию всем новым задачам Outlook присваивает обычную важность.

Стандартные представления задач

Таблица 3.2. Стандартные представления задач


	Представление	Отображаемые элементы и поля
	Простой список (Simple List)	Содержит все задачи с краткой информацией о каждой (значок, завершена, тема, срок)
	Подробный список (Detail List)	Содержит все задачи, но, помимо простой информации дополнительно отображает следующие поля: важность, вложение, состояние, готовность, категории (рис. 3.5)
	Активные задачи (Active Task)	Содержит только незавершенные задачи, включая просроченные
	Следующие семь дней (Next Seven Day)	Содержит задачи со сроком выполнения в ближайшую неделю
	Просроченные задачи (Overdue Task)	Содержит незавершенные задачи с истекшим сроком завершения
	По категориям (By Categories)	Отображает все задачи, сгруппированные по категориям и отсортированные по датам завершения в каждой категории
	Назначение (Assignment)	Содержит задачи, назначенные другим пользователям, отсортированные по именам пользователей
	По ответственным (By Personal Responsible)	Содержит задачи, сгруппированные по именам пользователей, ответственным за них, и отсортированные по датам завершения для каждого ответственного
	Завершенные задачи (Complete Tasks)	Содержит завершенные задачи
	Временная шкала для задач (Task Timeline)	Отображает задачи в хронологическом порядке в графическом представлении

За исключением представления Временная шкала для задач (Task Timeline) все представления отображают информацию о задачах в виде таблиц. Работа с этими представлениями аналогична работе с представлениями Календаря (см. раздел 2.2.7 "Представления Календаря"). Но, безусловно, есть свои отличительные особенности. Так, например, каждая задача в зависимости от состояния отображается определенным цветом. По умолчанию текущие задачи — черные, просроченные — красные, а завершенные — серые с перечеркивающей полосой. Для изменения цвета просроченных и завершенных задач выберите команду > сервис > параметры О настройки и щелкните кнопку Параметры задачи (Task Options). В появившемся диалоговом окне выберите требуемый цвет (рис. 3.10). Назначение флажков, связанных с работой над порученными заданиями, будет ясно после прочтения раздела 10.2 "Назначение задач ".

Стандартные представления папки Контакты

Таблица 4.1. Стандартные представления папки Контакты


	Представление	Отображаемые элементы и поля
	Адресные карточки (Address Cards)	Содержит все контакты с краткой информацией о каждом (почтовый адрес, телефоны, электронный адрес). Данное представление отображает информацию о контакте в виде визитной карточки. Справа в окне представления находится панель алфавитного поиска, посредством которой можно быстро перемещаться по элементам папки





	Подробные адресные карточки (Details Address Cards)	Данное представление аналогично предыдущему, за ис- ключением того, что элементы отображаются с более пол- ной информацией


	Список телефонов	Табличное представление всех контактов. Отображает все
	(Phone List)	элементы и следующие поля: Вложение, Отметка, Имя,
		Организация, Хранить как и Телефоны
	По категориям	Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Categories)	по категориям
	По организациям	Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Company)	по организациям
	По местоположению	Стандартное представление элементов, сгруппированных
	(By Location)	по местоположению
	По отметке	Стандартное представление элементов, сгруппированных
	"К исполнению"	по отметке исполнения
	(By Follow-Up Flag)

Давайте рассмотрим представления Подробные адресные карточки и По отметке "К исполнению". В первом представлении контакты сортируются в алфавитном порядке, причем если присутствуют англоязычные контакты, то они отображаются вначале. Для удобства перемещения и поиска контактов, в случае наличия англоязычных элементов, можно добавить алфавитную панель на английском языке. Для этого подведите указатель к кнопке внизу алфавитной панели и, щелкнув по ней, установите флажок Западноевропейский (Western).

Стандартные представления папки Заметки

Таблица 5.1. Стандартные представления папки Заметки


	Представление	Отображаемые элементы и поля
	Значки (Icons)	Это оригинальное представление Outlook. Заметки изображаются в виде листочков бумаги, имеющих определенный цвет и текст заметки под значком (не более 255 знаков). Значки упорядочены по дате создания. Можно изменить размер и отображение значков в этом представлении посредством соответствующих кнопок на панели Стандартная (см. рис. 5.2)
	По категориям (By Categories)	Стандартное табличное представление. Список групп по категориям, отображающим первую строку заметки
	За последние семь дней (Last seven Day)	Отфильтрованное представление Список заметок
	По цвету (By Color)	Аналогичное предыдущему представление, за исключением того, что группировка осуществляется по цвету заметки
	Список заметок (Notes List)	Табличное представление всех заметок, в котором отображаются поля: Тема, Создано и Категории. Помимо этих полей, под названием заметки приводится ее текст. Ограничение на отображаемый в представлении текст — 255 знаков. Если объем текста больше, то ставится многоточие, если меньше — добавляется специальный символ конца <конец> (рис. 5.3)

Стандартные представления Дневника

Таблица 6.1. Стандартные представления Дневника


	Представление	Отображаемые элементы и поля
	По типу (By Type)	Представление (по умолчанию) в виде временной шкалы (см. раздел 3.3 "Повторяющаяся задача"). Записи сгруппированы по типу (см. рис. 6.7)
	По контактам (By Contacts)	Записи сгруппированы по контактам, выбранным в поле Для следующих контактов диалогового окна Параметры дневника
	По категориям (By Categories)	Стандартная группировка по категориям
	Список элементов (Entry List)	Представление табличного типа, отображающее полный список элементов с полями: Значок, Вложение, Тип записи, Тема, Начало, Длительность, Контакт, Категории
	За последние семь дней (Last Seven Day)	То же, только с соответствующим фильтром по дате
	Телефонные звонки (Phone Calls)	То же, только с соответствующим фильтром по типу

Остановимся на рассмотрении представления По типу. В этом отображении записи выстраиваются в виде значков, сгруппированных по соответствующему типу. При необходимости можно открыть запись двойным щелчком на этом значке.

Для перехода к определенной дате в Дневнике можно либо воспользоваться полосой прокрутки, либо щелкнуть по стрелке вниз, рядом с названием месяца, и выбрать нужную дату в Календарике (рис. 6.8). Более того, можно изменять масштаб данного представления. В режимах День (Day) и Неделя (Week) к значку записи добавляется текст темы.

Для изменения параметров отображения данного представления можно воспользоваться диалоговым окном Формат представления временной шкалой (Format Timeline View).

Команды контекстного меню Список папок

Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок


	Команда	Описание
	Открыть (Open)	Открывает папку для просмотра ее элементов в панели просмотра информации
	Открыть в новом окне (Open in new window)	Открывает папку для просмотра в новом окне
	Отправить ссылку на эту папку (Send link to This Folder)	Эта возможность существует только для общедоступных папок. Данная команда доступна только в режиме работы на компьютере, входящем в локальную сеть и имеющем учетную запись Microsoft Exchange Server
	Расширенный поиск файлов (Advanced Find)	Открывает диалоговое окно Расширенный поиск (см. главу 16 "Поисковая система Outlook")
	Переместить (Move)	Перемещает папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Копировать (Copy)	Копирует папку вместе со всей хранящейся в ней информацией в указанную
	Удалить папку (Delete)	Удаляет папку вместе со всей хранящейся в ней информацией. Удаленная папка перемещается в папку Удаленные, до окончательного удаления из этой папки ее информацию можно восстановить
	Переименовать папку (Rename)	Изменяет имя папки
	Создать папку (New Folder)	Создает новую папку
	Добавить на панель Outlook (Add to Outlook Bar)	Добавляет ярлык на панель Outlook. По умолчанию ярлык добавляется в группу Ярлыки Outlook
	Пометить все как прочтенные (Mark All as Read)	Помечает все элементы данной папки как прочтенные. Особый интерес представляет для папок с элементами типа Почта
	Свойства (Properties)	Отображает диалоговое окно Свойства папки

Несколько замечаний к данной таблице.

Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

Табличные представления задач

Существует десять стандартных представлений задач. В табл. 3.2 приведен полный список этих представлений с их описанием.

Установка и запуск Outlook

После принятия решения о целесообразности использования Outlook следует установить это приложение на компьютер и попробовать его запустить

Установка Outlook

В зависимости от уже установленного программного обеспечения существует два вида установки Outlook, по сути, ничем не отличающихся друг от друга.

Некоторые компоненты Microsoft Office XP уже установлены (например, Word или Excel). В этом случае для установки Outlook необходимо выполнить действия, показанные на следующем примере.

Установка Outlook программой по умолчанию для работы с почтой, календарем, контактами.

Итак, Outlook 2002 настроен и готов к работе. На рис. 1.4 показано главное окно приложения с раскрытым представлением Outlook сегодня (Outlook Today).

Вкладка Contents диалогового окна Справка Microsoft Outlook

Панель просмотра справки отображает справку выделенного раздела. На этой панели ключевые слова и термины выделены синим цветом. Чтобы получить информацию о выделенном слове, щелкните по нему левой кнопкой мыши. Появится дополнительная подсказка, содержащая определение термина.

Некоторые термины и словосочетания, помимо выделения синим цветом, подчеркнуты сплошной линией. Данные слова являются гиперссылками — после щелчка по ним на панели просмотра справки отобразится информация, связанная с этой гиперссылкой.

Для отображения всей имеющейся информации на странице справки щелкните гиперссылку Показать все (Show All), расположеную в верхнем правом углу страницы.

Для навигации по справочной системе очень удобно пользоваться кнопками Вперед и Назад, посредством которых можно перейти, соответственно, либо к следующей справке, либо к предыдущей.

Вкладка Действия формы Контакт

Вкладка Index диалогового окна Справка Microsoft Outlook

При необходимости и наличии принтера можно распечатать текущую справочную информацию. Для этого щелкните кнопку Печать (Print) в верхней части панели инструментов.

Справка в Интернете

В том случае, когда вы не смогли найти ответ на ваш вопрос во встроенной справочной системе, можно попытаться найти необходимую информацию на Web-странице фирмы Microsoft: http://office.microsoft.com/rus/welcome/ outlook. asp

Также вы всегда можете скачать с этой страницы файлы обновления и найти самую последнюю информацию о приложениях, входящих в пакет Microsoft Office XP.

Для открытия этой страницы необходимо подключить компьютер к Интернету и выбрать команду > справка > office на Web. Откроется обозреватель Internet Explorer и произойдет обращение по вышеуказанному адресу (рис. 1.23).

Вкладка Общие формы Контакт

Вкладка Подробно формы Задача

На этой вкладке можно вносить информацию о расходах, затраченном времени, дополнительных контактах и т. д. Эта информация может быть очень полезна при дальнейшем анализе задачи, а также при планировании аналогичных задач. Например, не всегда упомнишь, какие расходы были сделаны два года тому назад, но, имея информацию поля Расходы (Billing Information), можно мгновенно составить смету расходов для вновь планируемой задачи.

Вкладка Подробности формы Контакт

Вкладка Задача формы Задача с заполненными полями

Вставка объектов

В предыдущих разделах мы рассматривали заполнение полей Описание встречи и Описание задачи, говоря только о вставке файла и введении текстовой информации. Но на этом возможности Outlook не исчерпываются.

Вставка объектов — мощное средство, увеличивающее читаемость и объем дополнительной информации, хранимой вместе с элементами Outlook.

В данном разделе рассмотрим вставку звукового объекта и анимированной картинки, причем первая будет создаваться, а вторая — вставляться из файла.

Создание нового объекта

Итак, давайте рассмотрим вставку звукового файла в поле Описание задачи. Данная возможность очень полезна, поскольку пользователь может ввести комментарии, не вводя долго и утомительно текстовую информацию, а просто наговорив ее. После чего информацию в случае необходимости можно будет прослушать. Естественно, что для реализации этой возможности компьютер должен быть оснащен звуковой платой и микрофоном.

Замечание
Замечание 1

Я не рекомендую отказываться от введения текстовых комментариев, а наоборот, советую кооперировать все имеющиеся возможности, предоставляемые Outlook.

Встречи

В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.

О встречах, событиях и собраниях

Раньше очень часто упоминались такие слова, как "встреча", "событие" и "собрание". Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.

Встреча (Appointment) — это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером — встреча.

Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.

Также можно согласовать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.

Ресурс (Resource) — это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.

Замечание
Замечание 1

Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, — это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, — встреча.

Событие (All day Event) — это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.

Ввод дополнительной информации

Пример 4.8. Ввод дополнительной информации

Группы полей для выбора Все поля контакта (рис. 4.11)

Имя Увлечения

Значение := Баскетбол, шахматы

Ввод темы и места встречи

Пример 2.8. Ввод темы и места встречи

Тема := Встреча с редактором издательства BHV

Место := Измайловский пр., 29 BHV

При, последующем вводе информации в поле Место (Location) его можно выбрать в раскрывающемся списке предыдущих мест проведения встреч.

Выбор активной даты

Один из способов изменить активный день — щелкнуть мышью по нему в Календарике. При этом активный день будет отмечен инверсионным выделением, а текущий останется обведенным в рамку (рис. 2.3). Более того, панель заголовка Календаря отобразит название активной даты, а панель Список встреч — встречи активного дня.

Перемещаясь посредством стрелок в верхней части Календарика, можно перейти к дате, не отображаемой в нем по умолчанию. Стрелка, направленная вправо, соответствует переходу к будущим месяцам, влево — к прошлым. Еще более простой способ перехода к требуемой дате — щелкнуть по названию месяца в Календарике, после чего появится раскрывающийся список, содержащий семь месяцев: три предыдущих, текущий и три будущих (рис. 2.3).

Но что делать, если требуется выбрать день, скажем, 2014 года? Не пролистывать же более 100 месяцев?! Для подобных случаев можно воспользоваться универсальным диалоговым окном Переход к дате (Go to Date).

Ярлык файла Word в форме Запись в дневнике

открыть элемент, на который ссылается запись в дневнике (Opens the items referred to by the journal entry). Автоматически открывается файл в приложении, где он был создан.

Нажатие кнопки Автоархивация дневника (AutoArchive Journals Entries) приведет к появлению диалогового окна Свойства папки "Дневник" (Journal Properties) с открытой вкладкой Автоархивация (AutoArchive), в которой можно установить параметры автоархивации элементов данной папки.

называется поручение личного или служебного

Задачи

В терминологии Outlook задачей (Task) называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача бывает разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей может являться отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.
В предшествующей главе писатель назначил встречу редактору издательства, на которой планировалось подписание авторского договора на книгу "Outlook в подлиннике". Допустим, что встреча прошла успешно и договор был подписан. После данного этапа ничего не остается, как сесть и начать работу над книгой, но стоп...
Работа над книгой — очень сложный процесс, и нет большой вероятности, что писатель сможет запомнить все его нюансы и тонкости. Вести беспорядочные записи о ходе работы в хаотически попадающих на глаза бумажках — далеко не лучший вариант, тем более когда задача настолько серьезна. А поскольку писатель пишет книгу про Outlook, ему ли не знать о возможностях последнего в сфере планирования, ведения учета и автоматического контроля над задачами. Но работа писателя в данном случае и заключается в донесении этих знаний до вас, уважаемые читатели.

Таким образом, на примере задачи "Работа над книгой" будут рассмотрены следующие возможности Outlook: создание единичных и повторяющихся задач, ведение задач, представление задач, назначение задач, а также многое и многое другое.

Заметки

Заметки

Заметки — это электронный эквивалент бумажного блокнота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, ценных мыслей, напоминаний и многого другого, что обычно вносится в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, возможно, необходимые в будущем, например указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы.

Работа писателя тесно связана с использованием заметок. Зачастую, когда работаешь над материалом одной главы, приходят мысли о некоторых замечаниях по этому поводу, необходимых в другой или третьей главе. Или внезапно рождается краткое и лаконичное определение термина (например, заметки), которое хочется записать, чтобы не забыть употребить впоследствии.

Безусловно, при записывании подобных мыслей в бумажные блокноты тратится в несколько раз больше времени, поскольку потом все равно придется переносить эту информацию в документ текстового редактора MS Word. А с помощью заметок Outlook данная процедура длится секунды. Это не говоря уже о средствах поиска Outlook, которые помогут найти требуемую заметку за те же секунды, в то время как поиск среди хаотических записей в бумажных блокнотах может длиться бесконечно долго.

В этой главе будет рассмотрено создание заметки, изменение ее параметров, а также основные принципы работы с ней.

Заполненные заметки

Хранить информацию отдельно от контакта нерационально, но и заполнять поле Описание формы Контакт (Contact) подряд идущей информацией тоже не имеет смысла. 2 Элегантным и разумным решением является просто вставка в это поле ссылок на уже созданные заметки. Таким образом, информация становится связной и более наглядной (рис. 5.10).

В этой главе рассматриваются вопросы

Знакомство с Outlook 2002

В этой главе рассматриваются вопросы установки Outlook и его первого запуска, поскольку от правильности прохождения данного этапа зависит корректность дальнейшей работы как с этой книгой, так и с приложением вообще. Также в этой главе рассматриваются общие принципы работы, элементы интерфейса и терминология Outlook. И наконец, в последнем разделе описываются принципы работы со справочной системой Outlook.

Главная сайта