"Вкладка Сообщение "). Основные протоколы

Таблица 9.4. Основные протоколы


	Протокол	Описание
	file://	Протокол, используемый для открытия файла, расположенного в интрасети
	ftp://	File Transfer Protocol (FTP, протокол передачи файлов), наиболее распространенный способ передачи файлов через Интернет
	http://	HyperText Transfer Protocol (HTTP, протокол передачи гипертекста), наиболее распространенный протокол, используемый для Web-страниц
	https://	HyperText Transfer Protocol, Secure (защищенный протокол передачи гипертекста). Протокол, разработанный для обеспечения безопасности связи через Интернет с использованием протокола http
	mailto://	Протокол, используемый для отправки сообщений по адресу электронной почты. Когда получатель щелкает по такой гиперссылке, создается новое сообщение с заполненным адресом электронной почты
	news://	Протокол, используемый для открывания групп новостей в Интернете получателями, подключенными к серверу NNTP
	Outlook: или outlook://	Протокол, используемый для открывания папки, элемента или файла Outlook. Этот протокол поддерживается только в Outlook
	telnet://	Стандартный протокол Интернета для входа в удаленные папки
	wais://	Протокол Wide Area Information Servers (протокол серверов, содержащих широкий спектр данных). Распределенная система извлечения данных, используемая для загрузки документов на основе ключевых слов

Чтобы добавить гиперссылку на папку или элемент Outlook, выполните в тексте сообщения действия, представленные в табл. 9.5.

Адреса LDAP-серверов

Таблица 11.2. Адреса LDAP-серверов


	LDAP-сервер	Адрес
	Yahoo! People Search	Idap.yahoo.com
	WhoWhere Internet Directory Service	Ildap.whowhere.com
	InfoSpace Internet Directory Service	Idap.infospace.com
	Bigfoot Internet Directory Service	Idap.bigfoot.com
	VeriSign Internet Directory Service	directory.verisign.com

Блокнот с кодом Web-страницы

Безусловно, эта страница скупа и лишь уведомляет посетителей о том, кому она принадлежит, но все в ваших руках...

Браузер Internet Explorer с загруженной Web-страницей

Адрес URL (Uniform Resource Locator — Универсальный указатель ресурса) — это строка символов, обозначающая документ или ресурс, запрашиваемы: пользователем Всемирной паутины. Чтобы получить доступ к нужному ресурсу или документу, достаточно ввести его адрес URL в поле ввода браузе pa. Формат адресов URL стандартизирован, поэтому он распознается всеми программами просмотра. Структура адреса URL имеет следующий вид:

<Тип ресурса или протокол>://<Имя в Интернете>/<Путь доступа>,

где <тип ресурса или протокол> определяет метод доступа к ресурсу, например, http или ftp. <имя в Интернете> представляет собой сетевое имя компьютера, на котором находятся искомые данные. И, наконец, <путь доступа> может обозначать полное имя файла, порт, с которым необходимо соединиться либо текст, по которому должен происходить поиск в базе данных. Например, адрес URL для русскоязычной Web-страницы, посвященной информации о продуктах Microsoft Office XP, выглядит следующим образом:

http://www.microsoft.com/rus/officexp/ .

После введения необходимых определений давайте рассмотрим работу в WWW в целом. Итак, прежде всего открывается Web-браузер, в поле ввода которого вводится адрес URL требуемой страницы, после чего происходит запрос на сервер, где расположена указанная страница и где производится обработка запроса, после чего на вашу машину в браузер по протоколу http загружается требуемая Web-страница. На этой странице пользователь может просмотреть информацию, заполнить форму и т. д., а также выполнить переход по гиперссылке на другую страницу, связанную с данной. Например, указанная страница Microsoft в браузере Internet Explorer выглядит следующем образом (рис. 11.1).

Диалоговое OKHO Test Account Settings

После создания учетной записи, можно всегда вернуться к ее редактированию.

Диалоговое окно Добавление в избранное

Диалоговое окно Дополнительные параметры электронной почты

В первом разделе диалогового окна Дополнительные параметры электронной почты (рис. 9.39), который называется Сохранение сообщений (Save messages), могут быть заданы параметры сохранения. Флажки, установленные в этом разделе по умолчанию, дают возможность редактировать сообщение в разные промежутки времени, сохраняя его и вновь открывая для редактирования до тех пор, пока оно не будет готово к отправке.

Флажки второго раздела При получении сообщения (When new items arrive) отвечают за уведомление пользователя при получении нового сообщения. Существует три вида оповещения: звуковой, изменение курсора и появление маленького значка (конвертик) на системной панели рядом с часами.

И наконец, третий раздел При отправке сообщения (When sending a message) отвечает за параметры по умолчанию при отправке сообщения. Здесь вы можете изменить важность и пометку отправляемого сообщения. Также можно установить флажок автоматической проверки имен получателей в полях Кому (То), Копия (СС) и СК (ВСС). Имена, не найденные в адресной книге, подчеркиваются красной волнистой линией. Если в адресной книге было найдено несколько имен, соответствующих введенному, и одно из них уже ранее использовалось, оно будет подчеркнуто зеленой пунктирной линией, напоминающей о том, что существуют и другие возможные варианты.

Диалоговое окно File Download

- Загрузка файла

После этого начнется процесс перекачки файлов MSN Messenger с сервера на ваш компьютер. После окончания загрузки появится диалоговое окно, предлагающее начать процесс инсталляции MSN Messenger (рис. 11.19).

Диалоговое окно Ход отправки и получения сообщений Outlook

При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку « Подробности (« Details).

После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.

Диалоговое окно Internet Accounts

После этого в списке Account на вкладке News отобразится имя добавленного сервера. Для удаления сервера нажмите кнопку Remove, для изменения его общих параметров — Properties. В приведенном ниже примере мы изменили название сервера и установили флажок использования описаний для новостных групп.

Диалоговое окно Microsoft News Properties

После закрытия диалогового окна автоматически появится сообщение: "Хотите ли вы загрузить новостные группы данного новостного сервера?" Ответьте утвердительно, нажав кнопку Да. После этого начнется процесс кон-некции с новостным сервером и загрузки названий его новостных групп. Этот процесс может длиться несколько минут, ведь названий новостных групп около 1500.

Подписка на получение новостей определенной группы осуществляется в диалоговом окне Newsgroup Subscription (рис. 12.4).

Диалоговое окно Newsgroup Subscriptions

Диалоговое окно Новое соединение

После вышеприведенной процедуры в папке Удаленный доступ к сети появится новый элемент ММТ. Двойной щелчок по этому ярлыку вызовет диалоговое окно Установка связи (рис. 8.9). В случае, если вы будете подсоединяться к другому провайдеру, в поле Имя пользователя укажите ваш Login, или Username, а в поле Пароль введите пароль (password). He удивляйтесь, что пароль отображается в виде звездочек. Это для того, чтобы никто другой не мог его прочесть. По умолчанию флажок Сохранить пароль не установлен, и пароль нужно будет вводить при каждом сеансе удаленного соединения. Если же установить этот флажок, то Windows запомнит пароль и при очередном запуске будет вводить его автоматически. В нашем случае можно как вводить имя пользователя и пароль, так и не вводить — ММТ не обрабатывает эту информацию при подсоединении.

Нажатие кнопки Подключиться вызовет набор номера, после чего должны послышаться характерные звуки шипящего модема, после чего появится диалоговое окно Установка связи с ММТ (рис. 8.10), а затем окно исчезнет и в нижнем правом углу рабочего стола Windows (на панели задач, рядом с часами) вы увидите значок связи в виде двух соединенных компьютеров.

Диалоговое окно Орфография

В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.

Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.

И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.

После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.

После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном на рис. 9.29.

В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.

Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).

Диалоговое окно Отметка к исполнению

По умолчанию установка даты имеет значение Нет, в этом случае отметк. является бессрочной и не требует завершения к определенному сроку. Если же установить срок отметки, то по его истечении появится предупреждении о просрочке завершения работы над отметкой к исполнению (см. разделе "Отметить к исполнению").

Диалоговое окно Параметры

Рассматриваемый нами далее аспект совместной работы Outlook и MSN Messenger заключается в следующем. Когда пользователь получает сообщение, Outlook проверяет, находится ли данный контакт в настоящее время в сети или нет. Если да, то в верхней части формы появляется желтая полоска с информацией о том, что контакт в сети, и предложением отправить ему мгновенное сообщение, не покидая основного приложения Outlook.

И наконец, последнее — пользователь Outlook может, не выходя из основного, предложения изменить состояние MSN Messenger.

Диалоговое окно Параметры электронной почты

Диалоговое окно Параметры набора номера

Если операционная система Windows не обнаружила модем, значит он либо был не установлен, либо установлен с ошибками. К сожалению, рамки книги не позволяют описать установку модема, но отмечу, что она не очень трудна — необходимо заполнить несколько полей соответствующего мастера. В спорных случаях или ошибках обращайтесь к разделу справочной системы Microsoft Windows "Установка оборудования".

Замечание
Замечание 1

Если вам необходим специальный префикс для выхода на линию, укажите его. Также правильно выберите переключатель набора номера. В случае, если ваша АТС поддерживает тональный набор номера, то выберите переключатель тоновый — быстрота дозвона увеличится в несколько раз, в противном случае он вообще набираться не будет.

Диалоговое окно Параметры отслеживания

Второе окно Параметры отслеживания (Tracking Options), представленное на рис. 9.40, определяет, как следует обрабатывать запросы о подтверждении получения сообщения и как отвечать на них.

Диалоговое окно Параметры сообщения

Пользователь может придать сообщению важность: Высокая (high), Обычная (normal) или Низкая (low). Сообщение с высокой важностью требует от пользователя незамедлительной обработки полученной информации и, наоборот, указывает на непервоочередность сообщения с низкой важностью. Графически сообщения для получателя отличаются значками в столбце Важность (Importance): красный восклицательный знак или синяя стрелка вниз соответственно.

Установка пометки аналогична установке важности, за исключением того, что получатель может изменить важность присланного сообщения, но не может изменить его пометку. Существует четыре пометки для сообщения: Обычное (Normal), Личное (Personal), Частное (Private) и ДСП (Для служебного пользования) (Confidential). При открытии подобного сообщения в его верхней полоске будет отображаться текст, извещающий получателя об уровне пометки.

Диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Memo Style

Бумага (Paper). Здесь определяются тип, размер поля и ориентация бумаги. По умолчанию для сообщений выбран тип Letter (8,5 x 11 in).
Колонтитулы (Header/Footer). Здесь можно определить колонтитулы для страниц (номер страницы, дата, время печати и имя пользователя). Для указания колонтитула переведите текстовый курсор в одну из секций (слева, по центру, или справа страницы) и нажмите соответствующую кнопку колонтитула (см. рис. 9.45).

После задания всех параметров стиля нажмите кнопку ОК. Чтобы начать печать, необходимо нажать кнопку ОК в диалоговом окне Printing... (Печать...).

Диалоговое окно Параметры задач

Диалоговое окно Pick Newsgroups on Microsoft News

Диалоговое окно Планировщик собрания

Диалоговое окно Synchronized Newsgroup

На этом, пожалуй, можно завершить описание работы с новостными группами. Но перед этим приведем небольшое замечание. Поскольку работа с новостями реализована в Outlook посредством обращения к Outlook Expres-(которое является независимым приложением), то функции, связанных исключительно с работой в Outlook Express, здесь, к сожалению не рассматриваются. Но это не мешает вам разобраться в Outlook Express самостоятельно потому что большинство из них дублируют функции работы Outlook с электронной почтой, а параметры настроек идентичны параметрам Outlook.

Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Диалоговое окно Управление ресурсами

Диалоговое окно Установка связи

Диалоговое окно Выбор: Клиент сети

Диалоговое окно Выбор: Сетевой протокол

На вкладке Конфигурация DNS (рис. 8.7) определяются параметры Domain Name Service (служба доменных имен). Выберите переключатель Включить DNS и заполните следующие поля:

Имя компьютера. Определяет имя вашего компьютера. Это имя выбирается произвольным образом и в совокупности с именем домена образует интернет-адрес.
Домен. Определяет домен, которому принадлежит компьютер.

Диалоговое окно Выбор типа компонента

Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов

В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).

После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.

Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).

Замечание
Замечание 1

Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.

Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения

Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) (см. "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).

Замечание
Замечание 1

Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.

Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.

Outlook будет автоматически отсылать сообщения об изменениях над задачей всем ее предыдущим владельцам, которые установили соответствующие флажки. Вообще говоря, эти два флажка установлены по умолчанию, но вы можете изменить данную настройку. Установка последнего флажка Установить оповещение о сроках указывает Outlook на автоматическое оповещение пользователя, когда задача подходит к сроку своего завершения.

Диалоговое окно Язык

Установка или снятие флажков Английский язык в отметках сообщений и Английский язык в служебных заголовках сообщений — дело вкуса и "электронной" этики. Например, при составлении ответа на сообщение в текст заголовка автоматически добавляется надпись RE:Text (от английского Reply) или в русской интерпретации — НА:Текст. Если вы работаете с международными контактами, то тема сообщения, содержащая русское НА:, будет иностранному коллеге не совсем ясна.

Помимо кодировки КОИ8-Р, устанавливаемой по умолчанию, для исходящих и входящих сообщений можно использовать кодировку Кириллица (ISO) или Кириллица (Windows). Подробнее об изменении кодировки будет рассказано в разделе 9.6.1. "Работа с сообщением".

Настройки раздела Шрифты и бланки на вкладке Сообщение позволяют определить шрифты и специальные бланки для создания впоследствии на их основе сообщений. Если проводить аналогию между Outlook и Word, то бланки (stationary) для сообщений являются своеобразными шаблонами для документов. По умолчанию Outlook не использует специальных бланков, но вы можете выбрать любой бланк из раскрывающегося списка. Если название бланка не дает вам полного представления о его виде, то нажав кнопку Выбор бланка (Stationary Picker), можно просмотреть все имеющиеся бланки и выбрать подходящий (рис. 9.10).

В этом же диалоговом окне можно изменять стандартные бланки и создавать собственные как на основе уже имеющихся, так и на основе собственных рисунков и подписей или взятых из'Интернета. Для этого нажмите кнопку Дополнительные бланки (Advanced Stationary).

Диалоговое окноГруппы отправки и получения

По умолчанию присутствует только одна группа Все учетные записи (All Accounts), которая содержит все учетные записи, зарегистрированные пользователем. Параметры находящиеся ниже, определяют поведение этой группы в разных режимах работы в Интернете (On-line и Off-line). И в том и в другом режиме существуют два параметра, о которых хотелось бы подробно рассказать, поскольку именно они определяют суть работы с группой.

Учитывать группу при отправке и получении (F9) (Include this group in send/receive). Если данный флажок установлен, то при нажатии на кнопку Отправить/Получить будут проверяться все учетные записи, входящие в данную группу.
Автоматически доставлять каждые <...> минут (Schedule an automatic send/receive every <...> minutes). Если данный флажок установлен, то че рез указанный интервал будет неявно вызвана процедура отправки и приема сообщений по всем учетным записям, входящим в группу. Данный флажок позволяет не отвлекаться на ежеминутное открытие Outlook и проверку новых сообщений. Вы можете работать с другими приложениями или вообще отойти от компьютера, но будете уверены, что через каждые полчаса осуществляется проверка почты и при ее доставке Outlook уведомит вас специальным диалоговым окном.

По умолчанию для группы Все учетные записи оба этих флажка для обоих режимов работы в Интернете включены. Однако данная группа может содержать сто учетных записей, хотя в действительности работает только с парой-тройкой. Возникает резонный вопрос, зачем регулярно проверять наличие новых сообщений на остальных учетных записях? Ответом на данный вопрос служит создание специальной группы для часто используемых учетных записей. Проверка же для остальных осуществляется в случае необходимости посредством команды > Сервис > Отправить/Получить > Все учетные записи.

Ниже я рассмотрю создание группы для учетной записи MAIL.RU. Но сначала следует снять все флажки для группы Все учетные записи.

Добавление визитки в подпись

Пример 9.6. Добавление визитки в подпись

{В диалоговом окне Изменение подписи}

Создать визитную карточку из списка контактов...

Имя Георгий Ефимович Усаров Добавить >

ОК

Вложить визитную карточку в подпись Георгий Ефимович Усаров

Дополнительные настройки папки Входящие

Дополнительные настройки папки Входящие

Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями "для взрослых". Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.

Дополнительный поиск по фразе Свой среди чужих

Найденные результаты вполне удовлетворительны. Осталось только просмотреть 5 ссылок и проверить, что требуемая информация там действительно имеется. Для перехода на найденный сайт подведите указатель мыши к гиперссылке и щелкните по ней, после чего в окне просмотра информации отобразится искомый сайт.

Электронная почта

Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки посредством стандартных писем и почтовых служб. Электронная почта (E-mail) является одним из основных сервисов Интернета, который позволяет вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты почти в режиме реального времени.

Для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение. И, конечно, такая мощная информационная система, как Microsoft Outlook имеет все необходимое для интенсивной работы с электронной почтой. Outlook способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, автоматически добавлять абонентов в адресную книгу, сортировать полученную информацию — и это далеко неполный список возможностей Outlook как почтового приложения.

В данной главе будет рассказано о настройке служб, необходимых для приема и отправки сообщений, о создании, редактировании и форматировании сообщений, а также будет подробно рассмотрена работа с папками Входящие (Inbox), Отправленные (Sent), Исходящие (Outbox), Черновики (Drafts).

Форма Поручение задачи

Форма Собрание

Форма сообщения со вставленным файлом и гиперссылкой

FTP-сервер

Следующим из рассматриваемых нами в данной главе сервисов, предоставляемых Интернетом, является FTP-сервер. FTP-сервер — это удаленный компьютер, с файловой системой которого можно работать через специальный одноименный протокол.

Протокол FTP — один из стандартных протоколов передачи данных через Интернет, он позволяет переносить файлы с одного компьютера на другой. Чтобы установить соединение и обменяться файлами в Интернете, согласно протоколу FTP, необходимо запустить специальную прикладную программу, так называемую клиентскую часть FTP. Клиентское программное обеспечение устанавливается вместе с коммуникационными утилитами TCP/IP. Получить доступ к другому компьютеру для обмена файлами можно, указав пользовательское имя и пароль.

Ярким примером использования FTP-серверов является загрузка исходных страниц Web-сайта пользователя на сервер. Выше мы рассматривали регистрацию на Web-портале NAROD.RU, предоставляющем, помимо всего прочего, физическое место на сервере для Web-страниц пользователей. Итак, в данном разделе будет рассмотрен пример создания простейшей Web-страницы и загрузки ее через FTP-протокол на сервер NAROD.RU, после чего ее можно будет просматривать через Web-браузер в любой точке планеты.

Создание простейшей Web-страницы

Итак, наша цель — создание простейшей Web-страницы. Web-страница, по сути, это специальный текстовый файл, содержащий код скрипт-языка HTML (Hypertext Markup Language). Естественно, что описание языка и основ программирования выходит за рамки данной книги, поэтому мы приведем здесь лишь программу без пояснений и комментариев. Но мы очень надеемся, что данный пример будет способствовать повышению интереса не только к возможностям Outlook, но и к Интернет-технологиям.

Итак, сначала нужно создать новый текстовый файл и сохранить его как index.html.

Outlook и Интернет

Глава 2 Outlook и Интернет

Оглядываясь назад и оценивая пройденное, можно сказать, что уже на данном этапе Outlook являет собой великолепный образец системы управления информацией. Но рассмотренные выше аспекты работы с Outlook демонстрировали управление локальной информацией, что, естественно, не полностью отражает действительность XXI века, когда основным источником получения информации является Интернет. Всезнающий, многоликий и вседоступный Интернет, работа с которым и будет рассмотрена в этой части книги.

Редкому современному человеку это слово кажется диковинным и лишенным смысла, большинству знакомы (если не по смыслу, то по названию) такие слова, как сайт, Web, WWW, E-mail, HTTP, HTML и т. д. Но обо всем по порядку и, прежде всего, приведем определение и рассмотрим основные концепции обсуждаемого предмета.

Итак, Интернет — это всемирная информационная компьютерная сеть, представляющая собой объединение множества региональных компьютерных сетей и компьютеров, обменивающихся друг с другом информацией по каналам общественных телекоммуникаций (телефонной, радио- и спутниковой связи). С помощью аппаратных и программных средств Интернет предоставляет пользователю различные информационные услуги, среди которых электронная почта (e-mail), WWW, FTP и ряд других.

Итак, как видно из приведенного определения, пользователю, работающему в Интернет, предстоит столкнуться с огромным потоком всевозможной информации, но вспомним, что Outlook — это универсальная система управления информацией, и работа с Интернет, безусловно, входит в обязанности этого умного приложения.

Ниже мы подробно расскажем о каждом из перечисленных Интернет-сервисов и работе с ними в Outlook, а точнее:

Вход в Интернет. Из этой главы вы узнаете, как настроить модем и какое программное обеспечение необходимо для входа в Интернет.
Электронная почта. В данной главе будет рассказано о работе с электронной почтой, создании сообщений, их отправке, приеме и пересылке средствами Outlook.
Коллективная работа. Вы узнаете о возможности назначения встреч и задач Outlook другим пользователям с использованием электронной почты.
World Wide Web и FTP. В настоящей главе будет рассказано о возможностях Outlook при работе с WWW. Будет рассмотрен встроенный Web-браузер, работа с FTP и рассказано о нововведении Microsoft — системе общения в реальном времени MSN Messenger.
Новости. Глава повествует о работе с новостными группами Интернета.

II. OUTLOOK и ИНТЕРНЕТ

Глава II. OUTLOOK и ИНТЕРНЕТ Вход в Интернет Настройка модема Настройка удаленного доступа Резюме Электронная почта Основные принципы работы с электронной почтой Учетная запись Подготовка к работе с электронной почтой Новое сообщение Отправка сообщения Папка Входящие Ответ и пересылка Работа с заголовками Группы отправки и получения Параметры электронной почты Мастер правил Дополнительные настройки папки Входящие Печать Резюме Коллективная работа в Outlook Планирование собраний Назначение задач Пересылка элементов Outlook Резюме Работа в Интернете Общие принципы работы в Интернете Outlook и WWW Работа с Hotmail MSN Messenger Net Meeting FTP-сервер LDAP-папки Резюме Новостные группы в Outlook Основные принципы работы с новостями Подписка на рассылку группы новостей Просмотр новостей Создание и отправка новостей Синхронизация и свойства новостных групп Правила и списки блокирования Работа с заголовками новостей Резюме

Группы отправки и получения

Работа с сообщениями требует интенсивного процесса приема и отправки. Если у пользователя более одной учетной записи, то данный процесс может занимать несколько минут. Для упорядочения и автоматизации работы с отправкой и приемом сообщений по всем учетным записям можно воспользоваться еще одной полезной возможностью Outlook — группами отправки и получения.

Группа отправки и получения (Send/Receive Group) — это специальная группа, содержащая ряд учетных записей, для которых определены параметры отправки и приема сообщений. Для детального понимания, в чем же преимущество использования данных групп, я приведу пример создания группы и по ходу объясню, какой параметр и для чего используется.

Кнопки панели инструментов Форматирование

Таблица 9.3. Кнопки панели инструментов Форматирование


	Название кнопки	Назначение
	Стиль	Выбрать стиль для данного фрагмента. Регулярное употребление стилевых шаблонов позволяет сделать единообразным формат сообщений
	Шрифт	Выбрать шрифт из установленных на компьютере
	Размер	Выбрать размер шрифта
	Цвет текста	Выбрать цвет шрифта
	Полужирный	Установить или отменить полужирное начертание
	Курсив	Установить или отменить курсив
	Подчеркнутый	Установить или отменить подчеркивание
	По левому краю	Установить или отменить выравнивание по левому краю
	По центру	Установить или отменить выравнивание по центру
	По правому краю	Установить или отменить выравнивание по правому краю
	Маркеры	Установить или отменить маркированный список. В качестве маркеров могут использоваться только кружочки
	Нумерация	Установить или отменить нумерованный список. Допускается только одноуровневый нумерованный список
	Уменьшить отступ	Уменьшить отступ абзаца
	Увеличить отступ	Увеличить отступ абзаца
	Вставить горизонтальную черту	Добавить горизонтальную черту. Вообще говоря, выделив эту черту и удерживая указателем маркеры выделения, можно растянуть эту линию до прямоугольника, образуя как бы толстую черту

После того как вы создали сообщение и проделали ряд процедур форматирования, но еще не готовы к его отправке (хотите добавить файл или еще несколько предложений), рекомендуется сохранить сообщение. Outlook имеет специализированную папку для хранения еще не готовых сообщений — Черновики (Drafts).

Коллективная работа в Outlook

Коллективная работа в Outlook

В главах "Календарь" и "Задачи" рассматривалась автономная работа со встречами и задачами. Но рамки деловой и личной деятельности человека не ограничиваются только автономной работой — как правило, необходимо интенсивное контактирование с окружающими людьми, будь то коллеги по работе или друзья. Таким образом, ставится вопрос о совместной работе коллектива людей, способного соответствующим образом интерпретировать встречи и задачи Outlook.

В главе "Электронная почта" демонстрировались коммуникационные возможности Outlook, частично решающие поставленную задачу (то есть можно передавать в простом текстовом сообщении сведения об условиях встречи или о постановке задачи). Но для полной автоматизации и единообразия процессов, связанных с коллективной работой, Outlook предлагает объединить возможности электронной почты с инструментами планирования и организации деловой и личной деятельности контакта.

В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.

Копирование файла в Outlook Итак, файл скопирован, осталось вставить его в папку на сервере.

Копия порученной задачи

LDAP-папки

И наконец, последним из рассматриваемых в этой главе Интернет-сервисов, поддерживаемых Outlook, является Internet Directory Service (LDAP), позволяющий устанавливать соединение с LDAP-сервером для поиска и проверки электронных адресов и другой информации.

Использование данного сервиса требует создания учетной записи Outlook. Рассмотрим создание учетной записи на примере LDAP-сервера компании VeriSign.

Мастер правил

Итак, мы рассмотрели основные аспекты работы с электронной почтой: создание сообщения, отправка и прием, а также ответ, пересылка и установка параметров электронной почты. Все это, без сомнения, позволяет на достойном уровне организовать вашу коммуникационную деятельность. Но рассмотренные ниже возможности Outlook, позволяют не только организовать этот процесс, но и оптимизировать его, что делает Microsoft Outlook лидером среди почтового программного обеспечения.

Мастер правил — это специальное средство Outlook, помогающее обрабатывать электронную почту. Правила определяют действия, которые должны автоматически выполняться для тех или иных сообщений. Созданное правило применяется программой Microsoft Outlook к поступающим или к отправляемым сообщениям.

Microsoft Outlook Newsreader

Откроется окно приложения Microsoft Outlook Newsreader, в котором и будет происходить работа с новостями. Первым этапом в данной работе является добавление сервера новостей (учетной записи), для этого пользователь должен знать адрес соответствующего сервера. В нашем случае мы будем рассматривать сервер Microsoft — msnews.microsoft.com и участие в новостных группах, связанных с приложением Outlook.

Вся настройка сервера новостей (добавление, удаление и изменение) производится в диалоговом окне Internet Accounts.

MSN Messenger

Рассматривая работу с электронной почтой, можно отметить один существенный момент, который является как плюсом, так и минусом. Электронная почта — это средство коммуникации нереального времени, т. е. отправляя сообщение, вы не уверены, что адресат получит информацию тут же, поскольку он может проверить почту через день, два или вообще ее не проверить. Конечно, Outlook обладает возможностью проверки и отслеживания работы с посланным сообщением (получил ли его адресат и прочел ли), но хотелось бы, помимо возможности работы в данном режиме, иметь средство коммуникации реального времени, такое как-телефон, когда оба участника имеют возможность моментального обмена информацией. Проводя аналогию с электронной почтой, можно сказать, что она выступает в роли сообщений на телефонном автоответчике каждого из абонентов.

В данном разделе и пойдет речь о подобной системе общения в реальном времени — MSN Messenger. MSN Messenger представляет собой небольшое приложение, которое позволяет отправлять и принимать короткие текстовые сообщения в режиме реального времени абонентам, также имеющим MSN Messenger.

Данное приложение разработано компанией Microsoft и бесплатно распространяется любому пользователю, зарегистрировавшемуся на сервере Hotmail или имеющему электронный паспорт Microsoft. К сожалению, MSN Messenger пока не входит в пакет Microsoft Office, но тем не менее имеет большую интеграцию с Outlook. Поскольку в настоящий момент системы общения реального времени достаточно плотно входят в жизнь пользователей компьютеров и Интернета, необходимо здесь рассмотреть установку MSN Messenger.

Замечание
Замечание 1

Помимо MSN Messenger на рынке систем общения в реальном времени существуют такие приложения, как ICQ (самая популярная система), Yahoo! Messenger, AOL Messenger и ряд других.

Установка и настройка MSN Messenger

Прежде всего, необходимо загрузить и установилъ MSN Messenger. Загрузка происходит с Web-узла компании Microsoft, при этом, естественно, следует подключиться к Интернету.

MSN Messenger Service

Начальная страница www.msn.com

Замечание
Замечание 2

WWW — не статическая среда. Web-страницы часто меняются для предоставления актуальной информации. Если вы исследуете WWW, читая эту главу, то возможно, что приведенные здесь Web-страницы будут уже выглядеть иначе и иметь обновленную информацию.

Начало установки MSN Messenger

После нажатия кнопки Да начнется инсталляция MSN Messenger. Ход инсталляции приведен в примере 11.10.

Настройка модема

Поскольку наше подключение к Интернету будет осуществляться через модем, то, прежде всего, надо проверить его наличие и правильность настроек. О свойствах модема, и вообще всех устройств, подключенных к компьютеру, можно узнать через Панель управления (Control Panel).

Настройка папки Входящие, вкладка Нежелательная почта

Замечание
Замечание 2

Данный файл содержит англоязычные выражения и термины, но вы можете либо сами обновить этот список, либо обратиться за получением фильтров по приведенному ниже адресу.

Сообщения могут также отбираться на основе списка адресов электронной почты отправителей ненужных сообщений и сообщений, предназначенных только для взрослых. Многие фирмы выпускают фильтры для почты и регулярно обновляют их; такие фильтры могут быть установлены в Outlook. В них приводятся самые актуальные списки отправителей коммерческой рекламы и сообщений сомнительного содержания. Подробнее об этом смотрите на Web-узле Outlook по адресу http://www.microsoft.com/rus/office/outlook .

Пользователь Outlook может самостоятельно пополнять этот список по мере получения нежелательных сообщений электронной почты. Для этого выде лите сообщение и выберите команду > Действия > Нежелательная почта > Добавить нежелательных отправителей.

Для изменения (добавления или удаления адресов) списка нежелательных отправителей щелкните гиперссылку Щелкните здесь (click here), после чего — гиперссылку Отправители нежелательной почты (Edit Junk Senders). Появится одноименное диалоговое окно, в котором можно добавить дополнительные адреса или, наоборот, удалить некоторые, если вы вновь захотели получать сообщения от данных отправителей.

Настройка папки Входящие, вкладка По цвету

На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения (рис. 9.42). Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.

Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.

Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово "глава", если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.

Настройка папки Входящие, вкладка По папкам

На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.

Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).
Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish).

Замечание
Замечание 1

Если не существует папки для перемещения элементов, то для ее создания нажмите кнопку Создать папку (New Folder) в верхней части этого диалогового окна. Появится уже знакомое диалоговое окно Новая папка (см. раздел 9.11.2 "Создание правила").

Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.

Настройка удаленного доступа

В рассматриваемом мною случае удаленного доступа пользователю необходимо иметь подключение к Интернету. Как говорилось ранее, эти услуги предлагаются всевозможными интернет-провайдерами (например, Russia On-Line, Peterlink, Web-plus и др.). Интернет-провайдер "предоставляет следующие, как правило, платные услуги по подключению и доступу в Интернет:

снабжение пользователя именем (login), паролем (password) и номером телефона для соединения и выхода в Интернет;
обеспечение аренды пользователем дискового пространства на своем Интернет-сервере для размещения почтового ящика и Web-страниц пользователя;
оказание помощи в настройке сетевого программного обеспечения.

В данном разделе рассмотрим основные моменты настройки этого сетевого программного обеспечения.

I want to setup my

Пример 8.4. Настройка удаленного соединения в Windows 2000

Start >Settings > Network and dial-up connection...

Make new connection

Dial-Up to the .Internet Next

I want to setup my Internet connection manually Nexl;

I connect through a phone line and a modem Next

Telephone Number := < телефон модемного пула> Next

Username := < Имя пользователя>

Password := < Пароль> Next

Connection Name : = < Имя соединений Next

No Next

Finish

Назначение задач

Назначение задач

В главе "Задачи" уже рассматривалась автономная работа с задачами. Пользователь мог создавать задачи и самостоятельно контролировать ход их вы полнения, но подобная практика решает далеко не все проблемы; связанные с работой над задачами. При коллективной работе над проектом зачастую появляется вопрос переназначения задач от одного исполнителя к другому (от этого исполнителя к третьему и т. д.). Причем необходим контроль за ходом выполнения задачи на всех уровнях ее непосредственных или сторонних исполнителей. В таком случае нужен единый механизм назначения задач.

Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):

определение владельца — исполнителя задачи;
составление и отправка поручения на задачу;
обработка поручения;
отслеживание состояния задачи.

Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.

Net Meeting

Microsoft Net Meeting — это самостоятельное приложение, с помощью которого пользователь может: устраивать электронные конференции всевозможных форматов (от чатов до телефонных) и видеоконференций, безусловно, при наличии соответствующего оборудования. Как и в случае с MSN Messenger, Net Meeting интегрирован в Outlook, что позволяет использовать его возможности, не покидая основного приложения.

Мы не будем здесь, как и в случае с MSN Messenger, подробно рассматривать возможности данного приложения, а лишь покажем типичный пример его использования без каких-либо существенных пояснений и комментариев. При необходимости вы всегда можете обратиться к встроенной справочной информации или купить книгу, посвященную работе именно с этим приложением.

Установка соединения Net Meeting

Прежде всего, необходимо установить соединение с пользователем, с которым будет проводиться конференция.

Новое правило новостей

Новое сообщение

После проделанных выше настроек Outlook готов к интенсивной, полноценной и безопасной работе с электронной почтой. Итак, мы переходим к главному: создание, отправка и принятие первого сообщения.

Новостные группы в Outlook

Новостные группы в Outlook

Перед тем как приступить к описанию работы с новостными группами, мы бы хотели задать вам вопрос. Часто ли вам доводилось искать человека-гуру, способного ответить на ваш достаточно узкоспециальный вопрос? Случалось ли, что вам приходилось днями искать ответ во всевозможных книгах или Интернете, а даже если и случалось, то еще столько же времени тратить на поиск пояснений и замечаний к полученному ответу? Скорее всего, да...

Как описывалось в предыдущей главе, безусловно, World Wide Web является мощным источником информации, но к сожалению, не всегда имеющим обратную связь. А если и имеющим (форумы, ча'ты, доски объявлений, гостевые книги и т. д.), то участие хотя бы в 20 форумах по определенной тематике приводит в ужас от затраты времени на просмотр всех изменений и новинок. Более того, управление информацией, полученной таким образом, ложится на плечи пользователя, что опять же приводит к определенной трате времени и сил по ее сортировке, локализации и т. д.

Итак, давайте рассмотрим еще один из сервисов, предоставляемый Интернетом и поддерживаемый средствами Outlook, — Группы новостей. Новостные группы суть информационные форумы WWW, но участие в них происходит путем обмена сообщениями электронной почты с новостным сервером. Поясним приведенное определение на типичном примере работы с но-востной группой.

Допустим, что, работая с Outlook, вы столкнулись с какой-либо проблемой. К кому вы можете обратиться за помощью в ее разрешении? Первым и естественным шагом является обращение к встроенной справке, но она, к сожалению, не описывает всех возможных ситуаций, связанных с работой в Outlook. Следующий шаг заключается в поиске требуемой информации на специализированном Web-сервере, но и там ее может не оказаться, что делать? А выход из положения прост: нужно задать вопрос тому, кто уже встречался с этой проблемой, и осуществляется это посредством новостной группы. Вы отсылаете со своего почтового клиента на адрес новостного сервера сообщение, содержащее вопрос. После чего всем клиентам этой новостной группы приходит сообщение с вашим вопросом, и любой пользова тель, его прочитавший и знающий ответ или способ решения, может вам ответить. Данная процедура может продолжаться до бесконечности, а ее эффективность реализуется участием в новостной группе нескольких тысяч пользователей, хоть один из которых да знает ответ. Более того, и вы в случае знания ответа на вопрос, поступивший в новостную группу, можете помочь начинающему, вспомнив себя.

Общие принципы работы в Интернете

Прежде всего, необходимо ввести определение и рассказать, что собой представляет Web-страница. Итак, Web-страница — это специальный документ на языке HTML, который поддерживает основные функции, необходимые для создания гипермедиадокументов: форматирование текста, возможности включения графики, подключение аудио и видео, создание гиперссылок, элементы управления (списки, кнопки, переключатели) и запуска программ и т. д.

Гиперссылка — это специальное средство, используемое для перехода в другую часть открытого документа или для перехода от одной Web-страницы к другой. Как правило, в качестве гиперссылок выступает текст или графическое изображение. Если при подведении к тексту указатель мыши превратился в кисть руки с указательным пальцем, значит перед вами гиперссылка и щелчок ло ней вызовет переход к документу, на который она ссылается. При рас смотрении работы с Outlook мы уже встерчались с использованием гиперссылок, например в главе "Outlook сегодня и личные папки".

Web-обозреватель, или браузер (от англ, browse —"просматривать") — это специальное приложение, позволяющее просматривать Web-страницы Интернета: читать гипертекст, воспроизводить гипермедиа (движущееся изображение и звук), соединяться с другими компьютерами и посылать запросы на загрузку документа Web. Наиболее популярными браузерами на данный момент являются Internet Explorer компании Microsoft и Netscape Navigator компании Sun Microsystems.

Окно приложения MSN Messenger

Окно регистрирации

Основные принципы работы с электронной почтой

Перед тем как начать детальное описание, приведем ряд фундаментальных понятий и расскажем об основных принципах работы с электронной почтой. Работа в Интернете и, в частности, с электронной почтой связана с такими ключевыми понятиями, как сервер, клиент, протокол, электронный адрес, передача данных.

Сервер — это специальная программа, расположенная на удаленной машине и предоставляющая свои услуги программам-клиентам. В случае с электронной почтой сервером является удаленная машина, на которой располагается почтовый ящик с вашими сообщениями.

Клиент — это также специальная программа, которая использует услуги, предоставляемые сервером. В нашем случае данной программой является Outlook, который позволяет просматривать сообщения, пришедшие в почтовый ящик на сервере.

Протокол — это совокупность правил, определяющих агоритм передачи данных от сервера клиенту и наоборот.

Электронный адрес — уникальный идентификатор, определяющий ваш почтовый ящик, куда приходят сообщения.

После приведенных определений я хочу рассказать об общих принципах работы с электронной почтой, которые позволят вам понять процесс отправки и приема сообщений изнутри, продемонстрировав их на примере работы обыкновенной почты.

Номер моего почтового отделения — 332 (индекс — 198332), именно туда поступают все письма, газеты и журналы, адресованные мне и другим абонентам этого почтового отделения. Каждое поступающее письмо, помимо общего для всех абонентов индекса, имеет дополнительные характеристики: улица, дом, квартира. По этим характеристикам почтальон однозначно определяет, куда надо доставить корреспонденцию, а именно — мой почтовый ящик. Аналогичная ситуация происходит и с отправкой моих писем кому-либо. Я кладу их в почтовый ящик, почтальон забирает их и относит в почтовое отделение, из которого уже соответствующим способом (например, авиапочтой) оно доставляется к адресату, у которого точно так же есть почтовый адрес, отделение и ящик.

Теперь переведу описанную ситуацию на язык электронной почты. Почтовое отделение есть ничто иное, как сервер, на котором хранятся пришедшие и исходящие сообщения и который имеет уникальный адрес, например MAIL.RU (читай: 198332). Электронный адрес представляет собой расширение адреса сервера, по которому однозначно определяется, кому принадлежит пришедшее сообщение, например: usarov@mail.ru (читай: ули-ца_дом_квартира@ 198332). Почтовым ящиком выступает приложение-клиент, в нашем случае Microsoft Outlook, установленный на вашем компьютере, куда в конечном счете приходят сообщения. Почтальон же, в представлении электронной почты, ничто иное, как протокол, посредством которого осуществляется передача сообщений от сервера клиенту и наоборот. Обратная связь выглядит точно так же: если вы отправляете сообщение другому пользователю, вам необходимо знать его адрес электронной почты (например, Jackson@yahoo.com), после отправки сообщения по этому адресу оно перемещается на ваш сервер MAIL.RU, после чего отправляется на сервер YAHOO.СОМ, а потом уже — окончательно адресату jackson@yahoo.com.

Надеюсь, что приведенные определения и пояснения помогут вам при работе с электронной почтой. Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 9.1.

Основные принципы работы с новостями

Прежде чем приступить к исчерпывающему описанию Microsoft Newsreader, хотелось бы привести ряд определений и описать основные принципы работы с данным приложением. Одним из ключевых понятий группы новостей является сама новость.

Под новостью (news) в данном контексте понимается сообщение, расположенное в новостной группе и содержащее любую информацию по тематике данной группы. В качестве новости может выступать вопрос, ответ на вопрос, предложение, совет или просто тема для дискуссии.

Следующим ключевым понятием, требующим определения, является группа новостей или новостная группа (newsgroup). Группа новостей — это специальное хранилище новостей, объединенных одной тематикой (от работы с каким-либо программным продуктом до автомобилевождения). Для работы с группой пользователь должен подписаться на рассылку ее новостей, тем самым он получает доступ ко всей переписке, ведущейся внутри группы. Что, грубо говоря, и является конечной целью, ибо пользователь получает всю имеющуюся информацию по интересующему его вопросу, более того, если таковой не нашлось, пользователь может опубликовать новость, содержащую его вопрос, и получить на нее ответ. Участие в подобных переписках повышает уровень знаний пользователя и персональный опыт.

Замечание
Замечание 1

Как правило, подписки на группы новостей открыты для всех пользователей Интернета и являются бесплатным сервисом. Хотя, безусловно, существует ряд платных новостных групп или групп, требующих авторизации.

И наконец, последний термин, здесь определяемый, это сервер новостей (news sewer). Сервер новостей — это специальный интернет-сервер, хранящий определенное множество групп новостей по всевозможным тематикам. как правило, объединенных общей идеей Outlook. Серверов новостей так же, как и Web-серверов, достаточно много. Как и Web-сервер, сервер новостей однозначно определяется своим адресом. Так, например, адрес новостного сервера компании Microsoft следующий msnews.microsoft.com. Данный сервер содержит около 1500 новостных групп, объединенных следующей идеей: "Работа и разработка приложений в среде Microsoft".

Отчет о выполнении задачи

Отправка сообщения

Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account) (см. раздел "Новая учетная запись").

Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2002 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).

Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове "Данное".

Ответ и пересылка

После того как пользователь просмотрит полученное сообщение, у него может появиться вопрос или дополнительное предложение к отправителю. Таким образом возникает почтовый диалог между двумя или несколькими адресатами. Microsoft Outlook обладает всеми средствами ведения подобной переписки. В этом разделе рассматриваются ответ и пересылка сообщений, а также настройка параметров сообщения.

Существует несколько видов ответных действий на пришедшее сообщение:

Ответить (Reply). Создает ответное сообщение и отсылает его отправителю.
Ответить всем (Reply All). Создает ответное сообщение и отсылает его не только отправителю, но и всем получателям копий.
Переслать (Forward). Пересылает исходное сообщение по другому адресу. В этом случае необходимо ввести адрес нового получателя.

Давайте ответим на полученное сообщение тест. Для создания ответа необходимо нажать кнопку Ответить (Reply) на панели инструментов Стандартная. Outlook выдаст вам форму нового сообщения с уже заполненным полем Кому (То), содержащим имя (адрес) отправителя, и полем Тема (в нашем случае — RЕ:Тест). Формально ответ является новым сообщением, поэтому вы можете изменить любые его параметры: выбрать фон, добавить или удалить текст, изменить название темы и даже адрес получателя сообщения.

Ответ на новость

Ответное сообщение

Однако при ответе все-таки рекомендуется соблюдать некоторый установленный регламент, который позволяет воспринимать подобные сообщения должным образом. Например, по умолчанию слева от исходного текста со общения появляется синяя линия, а перед ним текстовый блок с его параметрами (original Message), новый текст имеет синий цвет, а вложенные файлы исходного сообщения при ответе не сохраняются. Более подробно об изменении настроек по умолчанию будет рассказано в разделе "Параметры при ответах и пересылках".

Однако вспомним что, помимо простого ответа, мы участвовали в голосовании. В пришедшем сообщении, думаю, с полной уверенностью можно щелкнуть по кнопке Тест пройден. Появится специальное диалоговое окно, позволяющее сразу отправить сообщение или же отредактировать его в случае необходимоети(рис. 9.32). В принципе, ответ на голосование суть создание ответного сообщения, только в данном случае тема сообщения Re: Test будет выглядеть следующим образом: "Тест пройден: Тест".

После того как все получатели проголосовали, отправитель сообщения может отследить и проверить статистику ответов на поставленный вопрос в исходном сообщении.

Outlook и WWW

Как вы наверняка догадываетесь, Microsoft Outlook не мог остаться в стороне от возможности работы с WWW (естественно, ведь это напрямую связано с получением и обработкой информации). Но поскольку для работы с WWW необходим браузер, то в Outlook просто имплементирован Microsoft Internet Explorer. Тем самым пользователь получает всю мощь этого популярного браузера, не покидая рамок основного приложения. В ряде случаев это намного быстрее, чем переход от одного приложения к другому, но, безусловно, для полноценной работы в Интернете мы все-таки советуем ознакомиться с возможностями Microsoft Internet Explorer более подробно и пользоваться именно этим браузером.

К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать работу в WWW в полном объеме. Здесь мы лишь рассмотрим пример регистрации почтового ящика на сервере Hotmail посредством встроенного браузера Outlook и прокомментируем основные, но далеко не все аспекты работы с -Web-страницами. Для более глубоко изучения и понимания работы в Интернете мы рекомендуем обратиться к книге С. Березина "Интернет у вас дома".

Содержание главы

Работа с заголовками новостей

Выше мы условились, что работу с новостями мы будем рассматривать в случае постоянного подключения к Интернету (On-line). Но иногда, особенно при работе на домашнем компьютере, постоянное нахождение в Интернете на протяжении долгого промежутка времени недопустимо. Тогда вы можете воспользоваться специализированной возможностью работы с заголовками новостей, в принципе аналогичной работе с заголовками сообщений Outlook. Для перехода в режим локальной работы и отключения от Интернета выполните следующую операцию.

Панель Веб-узел

Замечание
Замечание 1

Заметьте, что фактически панель Веб-узел продублирована в заголовке панели просмотра информации (вверху), поэтому пользователь может работать с любой из них.

В табл. 11.1 приведено описание каждой из кнопок данной панели.

Папка Входящие

Поскольку мы адресовали свое письмо самим себе, то после очередной процедуры отправки и приема сообщений мы его и получим. По умолчанию приходящие сообщения помещаются в папку Входящие (Inbox). В данном разделе подробно рассказывается о работе с этой папкой и приходящими сообщениями.

Параметры электронной почты

Приведенные выше процедуры получения и просмотра сообщения, а также создания и отправки ответа были рассмотрены при условии, что параметры по умолчанию не были изменены. Для изменения этих параметров выберите команду > Сервис > Параметры... > Настройки > Параметры почты. . . (рис. 9.42).

Печать

Последнее, что хотелось бы рассмотреть в этой части, — работа по выводу текста сообщения на печать. Возможность распечатки информации — такое же общее средство для папок Outlook, как представления или категории. То есть можно распечатывать не только текст сообщений, но и задачи, календарь, список контактов. Здесь я ограничусь рассмотрением лишь печати сообщений (хотя и приведу полный список стандартных стилей). Для других элементов Outlook действия будут выглядеть аналогичным образом.

Пересылка элементов Outlook

В предыдущих параграфах были рассмотрены процедуры организации собраний и совместная работа группы пользователей над задачей, но этим не ограничивается коллективная работа пользователей в Outlook. Поскольку Outlook является централизованным местом хранения всевозможной информации, зачастую стоит вопрос о полноценном обмене информацией с другими пользователями, заинтересованными в ее получении. Это касается любых элементов Outlook, начиная с заметок и кончая контактами. Именно на примере контактов мы и рассмотрим процедуры, связанные с пересылкой элементов Outlook.

Нередко при работе коллектива требуется обмен контактной информацией. Безусловно, можно создать простое сообщение с текстовой информацией о контакте, набрав его с клавиатуры, или посредством преобразования элементов, перенеся в тело сообщения необходимую информацию. Но данный способ требует времени отправителя на перенос данных из формы контакта в тело сообщения, а получателя наоборот — из тела сообщения в форму контакта. Outlook позволяет упростить и ускорить данную процедуру.

Планирование собраний

Планирование собраний

Начну с напоминания определения собрания, данного в главе 2 "Календарь". Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания в том, что его необходимо согласовать с другими участниками данного мероприятия. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания. Также можно согласовывать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.

Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:

составление списка участников и ресурсов; выбор времени собрания; составление и рассылка приглашений на собрание; обработка приглашений на собрание.

Чтобы не отходить от основной линии примеров данной книги, рассмотрим планирование собрания для группы писателей издательства "БХВ-Петербург", целью которого является рассмотрение и анализ предлагаемых к выпуску книг.

Подготовка к работе с электронной почтой

Перед тем как приступить к работе, требуется сделать ряд подготовительных процедур, после чего работа с электронной почтой будет казаться простой и приятной.

Как правило, все настройки Outlook (и не только электронной почты) производятся в диалоговом окне Параметры (Options). Для его открытия воспользуйтесь командой > сервис > параметры. Установка основных параметров электронной почты происходит на четырех вкладках: Настройка почты (Mail Setup), Сообщение (Mail Format), Орфография (Spelling) и Безопасность (Security). Рассмотрим подробно каждую из них.

Замечание
Замечание 1

О параметрах обработки полученных сообщений, пересылаемых сообщений и ответах будет рассказано в разделе 9.10 "Параметры электронной почты".

Вкладка Настройка почты

На этой вкладке устанавливаются параметры доставки почты (рис. 9.7). Рассмотрим назначение каждого объекта данной вкладки.

Подписка на рассылку группы новостей

Вообще говоря, работа Outlook с сервером новостей ведется посредством "младшего брата" Outlook — Outlook Express, поставляемого вместе с Интернет-браузером Microsoft Internet Explorer. Поэтому интерфейс при работе с новостными группами будет немного отличаться от стандартного в Outlook, хотя, безусловно, специфика работы с данным мини-приложением останется той же.

Итак, для запуска Microsoft Newsreader выберите команду, указанную в примере 12.1.

Поиск по слову Эдуард Артемьев

Поисковая система Rambler

Поисковая служба Microsoft — MSN Search

Для улучшения результатов поиска необходимо выбирать фразу, которая с большей вероятностью может встретиться в документах. Обычно требуемая информация редко находится с первой попытки. Поиск может привести к получению ошибки и необходимости повторных действий. Удачно подобранное ключевое слово — это только половина успешного поиска. Вторая половина заключается в выборе подходящей поисковой системы.

Поиск информации в простой книге или библиотеке обычно начинается с тематического или алфавитного указателя. Для поиска разные люди используют различные слова. Все мыслят по-разному.

Существует много поисковых служб, как зарубежных, так и российских. Для выбора той или иной службы нет точных рекомендаций. Необходимо по-эксперементировать со всеми известными, чтобы понять, какая из служб больше соответствует способу вашего мышления, интерфейсу и удобству использования. Службы поиска были разработаны людьми, поэтому-частично отражают процесс мышления разработчиков.

Ниже мы приводим список наиболее популярных поисковых систем.

AltaVista (www.altavista.com)
Google (www.google.com)
InfoSeek (www.infoseek.com)
Lycos (www.lycos.com)
Microsoft ( www.search.msn.com )
Yahoo (www.yahoo.com)
Аnорт (www.aport.com)
Rambler (www.rambler.ru)
Яndех (www.yandex.ru)

Полученное поручение

Отклонить (Decline). Нажатие кнопки Отклонить возвращает поручение предыдущему владельцу задачи. Аналогично случаю с принятием задачи появится диалоговое окно Отклоненные задачи (Declining Task), таким образом вы можете прокомментировать отказ в принятии поручения.
Переслать. Для переадресации задачи необходимо нажать кнопку Назначить задачу и повторить вышеописанную процедуру заполнения полей формы Поручение. В этом случае следует помнить о возможности сохранения копии задачи в своем списке задач. Это позволяет следить за выполнением задачи при ее передаче по служебной цепочке.

Замечание
Замечание 2

В некоторых ситуациях пользователю необходимо отказаться от ранее принятой задачи. Для этого откройте ее и выберите команду > действия > Отклонить задачу. Появится уже знакомое диалоговое окно Отклоненные задачи, которое отправит предыдущему владельцу задачи уведомление о вашем отказе.

Правила и списки блокирования

Работая с новостными группами в полном объеме, нередко получаешь информацию, не имеющую никакого отношения к вашим интересам в данной группе. Более того, наличие хулиганов, рассылающих рекламные новости, или дотошных членов группы заставляет пользователя искать специальные средства отбора и сортировки информации. Новостные группы Outlook обладают специальным средством (Message Rules), позволяющим по заданным правилам отбирать сообщения для загрузки с сервера или их удалять, а также блокировать сообщения от пользователей, внесенных в специальный "черный список".

Правила новостей

Работа с правилами новостей аналогична работе с Мастером правил Outlook, здесь также надо установить ряд критериев, согласно которым будет производиться выбранная процедура.

Давайте создадим правило для всех новостей, содержащих в поле Subject слово LDAP. .

Правила Outlook

Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).

В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.

Представление Сообщения с автопросмотром и областью просмотра

Представления папки Входящие

Таблица 9.6. Представления папки Входящие


	Представление	Отображаемые элементы
	Сообщения	Список всех сообщений. Отображаемые поля:
	(Messages)	Важность, Значок, Отметка, Вложение, От,
		Тема, Получено
	Сообщения с автопросмотром	Список всех сообщений с тремя первыми
	(Messages with AutoPreview)	строчками текста для еще не открытых писем
	По отметке "К исполнению"	Список всех сообщений, сгруппированных по
	(By Following-Up Flag)	отметке с определенной датой выполнения
	За последние семь дней	Сообщения, полученные за последние семь
	(Last Seven Days)	дней
	Отмеченные на следующие семь дней	Сообщения, назначенные отметкой на следующие семь дней
	(Flagged for next seven days)
	По предметам	Список всех сообщений, сгруппированных по
	(By Conversation topic)	полю Тема
	По отправителю (By Sender)	Список всех сообщений, сгруппированных по
		полю От
	Непрочитанные сообщения	Сообщения, помеченные как непрочтенные
	(Unread Messages)
	По получателю (Send To)	Сообщения, сгруппированные по полю Кому
	Временная шкала для сообще-	Все сообщения отображаются в хронологиче-
	ний (Message Timeline)	ском порядке на временной шкале

На рис. 9.32 изображено представление Сообщения с автопро.смотром

(Message with AutoPreview) с областью просмотра.

Установка свойств модема

Пример 8.1. Установка свойств модема

Пуск > Настройка > Панель управления

Модемы Общие

Параметры набора номера (рис. 8.1)

Место звонка := С.-Петербург

Код города := 812

Тип набора номера тоновый

ок

ОК

Настройка сетевого обеспечения

Пример 8.2. Настройка сетевого обеспечения

Пуск > Настройка > Панель управления

Сеть Конфигурация Добавить... (рис. 8.2)

Клиент Добавить... (рис. 8.3)

Изготовители Microsoft (рис. 8.4)

Клиенты сети Клиент для сетей Microsoft

ок

Сетевая плата Добавить...

Изготовители Microsoft

Сетевая плата Контроллер удаленного доступа

ОК

Протокол Добавить

Изготовители Microsoft

Сетевые протоколы TCP/IP (рис. 8.5)

ок

Замечание
Замечание 1

Иногда, при добавлении сетевых служб, вам может потребоваться диск с дистрибутивом Windows. Если сообщение с соответствующим предупреждением появилось, вставьте диск Windows и продолжайте работу.

Зачастую следующим шагом в настройке сетевого обеспечения является настройка параметров протокола TCP/IP. [ Параметры настроек протокола TCP/IP определяются провайдером и, как правило, передаются пользователю в виде специальной памятки по настройке удаленного доступа. ] Выберите элемент TCP/IP и нажмите кнопку Свойства. Диалоговое окно Свойства: TCP/IP появляется с открытой вкладкой IP-адрес (рис. 8.6). На этой вкладке необходимо указать тип адреса. Если компьютер имеет динамический адрес, то выберите пере ключатель Получить IP-адрес автоматически. Если же вам назначен выделенный IP-адрес, выберите переключатель Указать IP-адрес явным образом.

Создание удаленного соединения

Пример 8.3. Создание удаленного соединения

{На рабочем столе Windows} Мой компьютер

Удаленный доступ к сети

Новое соединение

Название соединения := ММТ (рис. 8.8)

Далее > Телефон := 8w8091231313

Далее > Готово

Замечание
Замечание 3

Знак W не является опечаткой. Он необходим для ожидания непрерывного зуммера в телефонной линии после набора 8, в противном случае номер будет набран неправильно.

Регистрация бесплатного почтового ящика

Пример 9.1. Регистрация бесплатного почтового ящика

Подключитесь к Интернету
Откройте Microsoft Internet Explorer
Введите адрес www.mail.ru (рис. 9.2)
Подведите указатель к гиперссылке Регистрация
Прочтите условия регистрации и согласитесь с ними
Зарегистрируйтесь и заполните анкету, следуя указаниям на Web-станице сервера
Отключитесь от Интернета

Замечание
Замечание 2

Приведенный выше пример весьма условен. Но я надеюсь, что вы заполните регистрационную форму без особых проблем. Более подробно о работе в WWW, посредством не только Microsoft Internet Explorer, но и Outlook 2001, будет рассказано ниже (см. главу 11 "Работа в Интернете").

Создание новой учетной записи

Пример 9.2. Создание новой учетной записи

Сервис > Учетные записи электронной почты...

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее > РОРЗ Далее >

Ваше имя := Osarov George

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Сервер входящей почты := pop.mail.ru

Сервер исходящей почты := smtp.mail.ru (рис. 9.3)

Имя пользователя := usarov

Пароль := <пароль>

Запомнить пароль

Проверка настройки учетной записи... (рис. 9.4)

Закрыть

Далее >

Готово

Давайте более детально рассмотрим данный пример. Создание, удаление и изменение свойств учетных записей всех типов производятся в диалоговом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).

В поле Ваше имя (Your Name) вводится имя пользователя (именно это имя будет отображаться в поле От (From) для всех отправляемых сообщений, но об этом позже). В следующем поле необходимо ввести свой адрес электронной почты, в нашем случае это адрес, который вы зарегистрировали на сервере MAIL.RU (например, usarov@mail.ru). Далее вы должны ввести адреса SMTP-и РОРЗ-серверов, необходимые для отправки и приема сообщений. В разделе Сведения о входе (Logon Information) требуется ввести имя пользователя и пароль для доступа к вашему почтовому ящику. Вводите данные, которые были указаны вами при регистрации почтового ящика на сервере MAIL.RU.

После заполнения всех данных, необходимых для создания учетной записи, можно протестировать ее работоспособность. Если у вас отобразилось точно такое же диалоговое окно, как на рис. 9.4 (все стадии проверки отмечены зелеными галочками), значит все параметры верны и учетная запись успешно создана.

Просмотр и изменение учетной записи

Пример 9.3. Просмотр и изменение учетной записи

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее >

pop.mail.ru Изменить...

Замечание
Замечание 4

Для удаления выделенной учетной записи необходимо нажать кнопку Удалить (Remove), для создания новой — Добавить (Add), после чего появится диалоговое окно Мастер новой учетной записи.

После установки первичных параметров учетной записи, чтобы установить дополнительные свойства, необходимо вызвать диалоговое окно Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings), щелкнув по кнопке Другие настройки (More Settings).

Ниже рассматриваются вкладки диалогового окна Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings).

Общие (General). На данной вкладке можно изменить название учетной записи с неблагозвучного pop.maii.ru на MAIL.RU. Также здесь можно указать название организации и электронный адрес, на который будут отправляться ответные сообщения. Если это поле не заполнено, ответы будут приходить на адрес данной учетной записи.
Сервер исходящей почты (Outgoing Server). На этой вкладке можно установить дополнительные параметры авторизации для SMTP-сервера (если таковые требуются). В нашем случае никаких дополнительных параметров указывать не надо.
Подключение (Connection).. На этой вкладке можно изменить параметры подключения. Проверьте, что у вас стоит переключатель Подключение через телефонную линию (Connect using phone line), а в списке Использовать следующее подключение (Using the follow) выбрано необходимое для данной учетной записи соединение. В нашем случае это ММТ.
Дополнительно (Advanced). На данной вкладке изменяются номера портов для SMTP- и РОРЗ-серверов. Как правило, установленные по умолчанию значения (110 и 25) не требуют изменений. Здесь же можно установить значение Длительность ожидания сервера (Server TimeOut), т. е. временной интервал, через который произойдет отключение от сервера, если он не отвечает на запрос. Кроме того, можно установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере (Leave a copy of messages on my server). Таким образом, на удаленном сервере будут оставаться копии сообщений. Иногда это свойство очень полезно, например в случае, когда вы не можете получить информацию по каким-либо причинам своим почтовым клиентом, вы всегда можете прочитать ее непосредственно с удаленного сервера. Чтобы сообщения не накапливались на удаленном компьютере до тех пор, пока не заполнят все отведенное для вашего почтового ящика дисковое пространство, их необходимо периодически удалять. Для этого установите флажок Удалять с сервера через (Remove from server after) и укажите период времени в днях. По умолчанию этот период равняется 10 дням (рис. 9.5). А также установите флажок Удалять с сервера при удалении из "Удаленные" (Remove when removed from Delete Items).

Настройка формата сообщения

Пример 9.4. Настройка формата сообщения

Создать сообщение в формате HTML

(снять) Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

Формат для Интернета...

Если HTML-сообщение содержит рисунки, отправлять копии

Параметры сообщений в формате Outlook RTF Преобразовать в формат HTML .

ок

язык..

Английский язык в отметках сообщений

Английский язык в служебных заголовках сообщений

Кодировка исходящих сообщений Кириллица (КОИ8-Р) (рис. 9.9)

ОК

Изменение уровня безопасности

Пример 9.7. Изменение уровня безопасности

Зона Internet (рис. 9.14) Применить

Создание сообщения

Пример 9.8. Создание сообщения

Входящие

(На панели инструментов Стандартная} Создать
Файл > Создать > Новое сообщение
Действия > Создать сообщение (<Ctrl>+<N>) .
Действия > Новое сообщение с помощью > Другие бланки...

Появится форма нового сообщения (рис. 9.16).

Сохранив сообщения в папке Черновики

Пример 9.13. Сохранив сообщения в папке Черновики

> Файл >Сохранить или

> Файл > Перемесить в папку...

Папки Черновики

ОК

Замечание
Замечание 6

При попытке закрыть сообщение Outlook также выдаст предупреждение о сохранении сделанных изменений. Если выбрать Да, то Outlook переместит это сообщение в папку Черновики, если выбрать Нет — удалит.

Чтобы вернуться к редактированию сохраненного сообщения, перейдите в папку Черновики и откройте требуемое письмо. Откроется форма сохраненного сообщения (рис. 9.23) с информационной полосой: Сообщение не было отправлено (This message has not been sent).

Присоединение файла

Пример 9.14. Присоединение файла

Вставка > Файл...

Папка <Папка>

Файл <Файл>

Вставка

а. Дополнительная настройка параметров сообщения

Пример 9.17, а. Дополнительная настройка параметров сообщения

Важность Низкая

Пометка Частное

Если вы являетесь обладателем цифровой подписи, то в целях безопасности и сохранности информации сообщения имеет смысл зашифровать сообщение и добавить к нему цифровую подпись. Как правило, обычная переписка не нуждается в подобных мерах, причем надо учитывать, тот факт, имеет ли адресат программное обеспечение, способное расшифровывать сообщение и работать с цифровыми подписями.

б. Дополнительная настройка параметров сообщения

Пример 9.17, б. Дополнительная настройка параметров сообщения

Кнопки голосования := Тест пройден; Тест не пройден

Уведомить о доставке этого сообщения

Уведомить о прочтении этого сообщения

Установка отметки к исполнению

Пример 9.18. Установка отметки к исполнению

> Действия >Отметить к исполнению... (рис. 9.27)

Отметка Ответить

Дата Ср 31.07.01 17:30

ОК

Отправка сообщения

Пример 9.19. Отправка сообщения

> Сервис > Отправить/Получить > <Учетная запись>

Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.

Замечание
Замечание 1

Естественен вопрос: "Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?" Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.

Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.

Отправить заново

Пример 9.20. Отправить заново

{В папке Отправленные}

<Сообщение> >Действия > Отправить заново...

{Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке}

Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано "сгоряча". Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных "вернуть поезд".

Отзыв сообщения

Пример 9.21. Отзыв сообщения

(В папке Отправленные}

<Сообщение> > Действия > Отправить заново...

удалить непрочитанные копии

Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей

ОК

Изменение представления

Пример 9.24. Изменение представления

> Вид > Текущее представление> Сообщения с автопросмотром

> Вид > Область просмотра

Замечание
Замечание 2

Параметры области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра (Preview Pane), выбрав команду > Сервис > Параметры Дополнительно Область просмотра.

Отслеживание результатов голосования

Пример 9.25. Отслеживание результатов голосования

{В папке Отправленные}

< Сообщение с голосованием>

Отслеживание (рис. 9.34)

Получение заголовков сообщений

Пример 9.26. Получение заголовков сообщений

> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками

>Загрузить заголовки с > Все учетные записи

Работа с заголовками

Пример 9.27. Работа с заголовками

< Заголовок>

Пометить сообщение для загрузки

ок

> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками > Обработать

помеченные заголовки из > Все учетные записи

Просмотр групп отправки и получения

Пример 9.28. Просмотр групп отправки и получения

> Сервис > Параметры отправки и получения > Определить группы отправки и получения... или

> Сервис > Параметры Доставка сообщений Отправить и получить...

Установка параметров отслеживания

Пример 9.30. Установка параметров отслеживания

Параметры отслеживания...

Обрабатывать запросы и ответы по приходе

Обрабатывать уведомления по приходе

Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.

Запрашивать перед тем, как отправить ответ

ОК

Кроме того, можно установить по умолчанию включение в сообщения таких параметров отслеживания, как доставка и прочтение.

Создание правила

Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...

Создать...

Создать правило на основе шаблона

Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо

Описание правила

<отправители или список рассылки>

Имя City Cat

От

ок

<Имя>

Создать

Имя := <Имя папки>

Поместить в папку Входящие

ОК

ок

Далее >

Содержащие <текст> в поле "Тема"

<Текст>

Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)

Добавить

ОК

Далее >

Кроме содержащих вложения

Далее (рис. 9.48)

Name of Rule := <Имя правила>

Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие

Готово

ОК

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Ручное" выполнение правил

Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил

Выполнить...

CityCat

Включая вложенные папки

Применить к Все сообщения

Выполнить

В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) — для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) — для отправленных ему.
Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.

Автоформатирование

Пример 9.33. Автоформатирование

Письма, полученные от контакта

Условие...

Сообщения

Искать текст := глава

Место поиска поле темы и текст сообщения

Другие условия

Вложения Одно или несколько вложений

Размер Больше := 100

Дополнительно

Поле > Часто используемые поля > Отметка "К исполнению"

Условие не пусто

Добавить к списку

ОК

Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.

Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).

Выбор участников и ресурсов собрания

Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания

(Представление папки Календарь}

> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)

Другие > Добавить из адресной книги... (рис. 10.2)

Имя <Контакт>

Обязательный ->

ОК

Настройка автоматических ответов

Пример 10.2. Настройка автоматических ответов

> Сервис > Параметры Настройки

Параметры календаря...

Управление ресурсами... (рис. 10.5)

Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы

Автоматически отклонять конфликтующие приглашения

ОК

ок

Назначение задачи

Пример 10.3. Назначение задачи

{Представление папки Задачи}

> Действия > Создать поручение (<Ctrl>+<Shift>+<U>) (рис. 10.6)

Кому... (рис. 10.7)

Имя <Контакт>

Кому ->

ок

Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"

Срок := <Дата окончания работы над задачей>

Начало := <Дата начала работы над задачей>

Держать обновленную копию этой задачи в списке задач

Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи

Комментарии := <Текст комментариев>

Категории...

Имеющиеся категории BHV Дела

ОК

Отправить

Установка параметров для поручений

Пример 10.4. Установка параметров для поручений

Сервис > Параметры. . . Настройка

Дополнительные параметры (рис. 10.8)

Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач

Отправлять отчеты после выполнения порученных задач

ок

ОК

Отменить поручение, если оно еще не было отправлено, достаточно легко. Нажмите кнопку Отменить назначение (Cancel Assignment). В этом случае форма Поручение (Task Request) преобразуется в форму Задача (Task) для автономного случая работы над ней. Для ее удаления нажмите кнопку Удалить (Delete), и задача переместится в папку Удаленные (Delete Items).

Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.

Переназначение поручения

Пример 10.5. Переназначение поручения

{Откройте копию задачи в списке задач}

Подробно

Создать копию без поручения

ОК

Назначить задачу

Кому := <Контакт>

Отправить

Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.

После того как пользователь создал форму Поручение, заполнил ее поля и нажал кнопку Отправить, она перемещается в папку Исходящие, а копия задачи (если установлен соответствующий флажок) — в папку Задачи. При этом копия задачи будет ждать ответ от получателя поручения: согласен он или нет работать над задачей. На рис. 10.9 изображена подобная копия задачи, заметьте, что ни одно поле этой формы уже не активно.

Пересылка контакта

Пример 10.6. Пересылка контакта

{ В папке Контакты}

< пересылаемый контакт>

> Действия > Переслать (рис. 10.12)

Кому

Имя < Контакту> Кому

ОК

Отправить

Отображение панели Веб-узел

Пример 11.1. Отображение панели Веб-узел

> Вид > Панель управления > Веб-узел (рис. 11.2)

Добавление ссылки в папку Избранное

Пример 11.2. Добавление ссылки в папку Избранное

(Откройте главную страницу поисковой службы Rambler.ru}

> Избранное > Упорядочить избранное

Создать папку

Имя := Поисковые системы

Закрыть

> Избранное > Добавить в избранное...

Создать в >> Создать в Поисковые системы (рис. 11.9)

ОК

Теперь для доступа к этой странице не надо вспоминать ее адрес URL, достаточно выбрать ее из списка Избранное.

Регистрация на Hotmail

Пример 11.4. Регистрация на Hotmail

{ На панели Веб-узел}

Адрес := www.hotmail.com <Enter> (рис. 11.12)

New user? Sign up now!

First Name := George

Last Name := Usarov

Country/Region Russia

Province St.Peterburg

BirthDay := November, 25, 1978

Sing-In := george_usarov

{Пароль должен быть больше, чем 8 букв и не должен совпадать с именем}

Password := <password>

Re-password := <password>

Secret Question := My favorites Web-Site Answer := <favorites Web-site>

Создание учетной записи HTTP

Пример 11.7. Создание учетной записи HTTP

>Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить учетную запись электронной почты Далее

HTTP Далее

Ваше имя := George Usarov

Адрес эл. почты := george usa£ov@hotmail.com

Пароль := <password> (рис. 11.15)

Готово

Загрузка MSN Messenger

Пример 11.9. Загрузка MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook

{Появится диалоговое окно, предлагающее загрузить и установить MSN Messenger. }

да

{Запустится Web-браузер и отобразит начальную страницу MSN Messenger Service (рис. 11.17)}

Europe Russia

Загрузить сейчас

Начать загрузку (Появится диалоговое окно File Download (рис. 11.18)}

Run this programm from its current location

Установка MSN Messenger

Пример 11.10. Установка MSN Messenger

{Лицензионное соглашение}

да

Учетное имя := george usarov@hotmail.com

Пароль := <пароль>

Запомнить это имя и пароль на данном компьютере

Готово

Итак, установка успешно завершена, и MSN Messenger начнет осуществлять вход в сеть. После входа в сеть на системной панели отобразится значок- с изображением зеленого человечка (пользователь в сети), а перед вами появится основное окно приложения (рис. 11.20).

Добавление контакта MSN

Пример 11.11. Добавление контакта MSN

>Файл > Добавить контакт...

Адрес электронной почты или учетное имя Далее

Адрес электронной почты := fedor novikov@hotmail.com

Завершить

Если контакт найден, то пользователю приходит уведомляющее сообщение о том, что некий пользователь хочет включить его в группу контактов. Вы можете либо разрешить пользователю, либо запретить видеть ваше состояние (рис. 11.21).

После ответа, разрешающего видеть состояние и участвовать в беседе, контакт появляется в группе Доступные собеседники, а следовательно, вам доступны все имеющиеся функции MSN Messenger для работы с контактом, самыми распространенными из которых являются отправка и прием коротких текстовых сообщений.

Отправка мгновенного сообщения

Пример 11.12. Отправка мгновенного сообщения

Доступные собеседники <Контакт>

Отправить мгновенное сообщение

{ Появится диалоговое окно Мгновенное сообщение}

Текст := Привет!

Отправка

Прокомментируем вышесказанное. Диалоговое окно Мгновенное сообщение состоит из двух полей. В нижней пользователь вводит текст мгновенного сообщения, для отправки которого необходимо нажать кнопку Отправить или же клавишу <Enter>. После чего текст сообщения перемещается в верхнее поле, где отображается весь диалог. Так, например, на рисунке видно, что пользователь (Fedor) ответил: "Привет. Как поживаешь?". Кроме того, в одной беседе могут принимать участие более двух пользователей, тем самым организовывая электронную конференцию!

Создание конференции

Пример 11.13. Создание конференции

>Предложить> Присоединиться к этой беседе >< Контакту >

Согласитесь, что MSN Messenger прост и удобен. Помимо мгновенных текстовых сообщений посредством MSN Messenger можно отправлять файлы, устраивать голосовую связь (при наличии микрофона и звуковой платы) и т. д.

К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать все возможности и достоинства MSN Messenger, ведь цель нашего исследования — Outlook, но все же мы надеемся, что при помощи справки и простого интерфейса вы без особого труда овладеете техникой работы с MSN Messenger.

Параметры MSN Messenger

Пример 11.14. Параметры MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Мгновенные сообщения Параметры (рис. 11.22)

Изменение состояния

Пример 11.15. Изменение состояния

> Сервис > Мгновенные сообщения > Состояние > <Состояние>

Установка соединения Net Meeting

Пример 11.16. Установка соединения Net Meeting

{В приложении Outlook}

> Вид > Перейти > Вызов по Интернету > Вызов по Интернету

{Будет запущено приложение Net Meeting}

Find someone in directory

Select a directory Microsoft Internet Directory

Contact Currently Onlie <Contact>

После этого контакт, которому посылается приглашение, принимает его, тем самым устанавливая связь в конференции.

Создание чата и доски для рисования

Пример 11.17. Создание чата и доски для рисования

Chat

{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное MSN Messenger, посредством которого пользователь может посылать мгновенные сообщения участникам группы}

Whiteboard

{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное Microsoft Paint, no-средством которого пользователь может рисовать, при этом рисуемое изображение видно всем участникам группы}

{Действия участника Egor Usarov }

Chat Message := Федор, нарисуй круг <Enter> {Действия участника Fedor Novikov }

Whiteboard

Ellipse {Нарисовать}

Chat Message := нарисовал <Enter>

Создание собрания с использованием Net Meeting

Пример 11.18. Создание собрания с использованием Net Meeting

{В окне Outlook}

Ярлыки Outlook Календарь

> Действия > Создать приглашение на собрание

Кому := < Контакт>

Тема := Outlook Conference

Собрание по сети Microsoft Net Meeting (рис. 11.23)

Сервер каталогов := < ILS сервер>

Организатор := <e-mail address>

Автоматически запустить Net Meeting с напоминанием

Отправить

Помимо этого, пользователь Outlook может напрямую послать приглашение на участие в электронной конференции контакту, у которого соответствующим образом заполнены поля формы Контакт на вкладке Подробности в разделе Оперативные настройки Net Meeting: Сервер каталогов и Адрес эл. почты.

Приглашение на конференцию Net Meeting

Пример 11.19 Приглашение на конференцию Net Meeting

{В окне Outlook}

Ярлыки Outlook Контакты

Контакты < Контакт>

> Действия > Вызов с помощью New Meeting

Создание HTML-файла

Пример 11.20. Создание HTML-файла

{На рабочем столе Windows}

Пуск > Программы > Стандартные > Блокнот

{В приложении Блокнот}

> Файл > Сохранить (рис. 11.24)

Имя файла := index.html

ОК

Копирование файла в буфер обмена

Пример 11.21. Копирование файла в буфер обмена

{ Панель Outlook }

Другие папки Мой компьютер

{ Открыть папку с файлом и выделить его}

> Правка > Копировать (рис. 11.25)