Размещение файла на FTP-сервере

Пример 11.22. Размещение файла на FTP-сервере

{ Панель Web}

Адрес := ftp://narod.ru<Enter>

Username := usarov

Password := <password>

> Edit > Paste (рис. 11.26)

Дадим несколько комментариев. Во-первых, при установке соединения FTP-сервером появится диалоговое окно, в которое необходимо ввести имя пользователя и пароль, которые вы вводили при регистрации на сервере NAROD.RU. После чего мы вставляем ранее скопированный файл в удаленную папку.

Создание учетной записи LDAP

Пример 11.23. Создание учетной записи LDAP

{В окне Outlook}

> Сервис )> Учетные записи электронной почты. . .

Добавить новый каталог или адресную книгу Далее

Служба каталогов Интернета (LDAP) Далее

Имя сервера := directory.verisign.com Далее

Готово

{После выполнения этой программы необходимо перезапустить Outlook}

Итак, учетная запись создана. Теперь перейдем к использованию возможностей, предоставляемых данным сервисом, а именно, попытаемся найти электронный адрес пользователя, зарегистрировавшегося на этом сервере с именем George.

Поиск контакта

Пример 11.24. Поиск контакта

{В Outlook }

> Сервис > Адресная книга...

Источник адресов directory.verisign.com

> Сервис > Найти... (рис. 11.27)

Имя := George

Содержит

ОК

Отображение новостных групп

Пример 12.1. Отображение новостных групп

> View > GoTo > News (рис. 12.1)

Добавление нового сервера новостей

Пример 12.2. Добавление нового сервера новостей

> Tools > Accounts... News

Add > News... (рис. 12.2)

Display Name := Usarov George Next

E-mail address := usarov@mail.ru Next

News (NNTP) server := msnews.microsoft.com Next

Finish

Замечание
Замечание 1

Если вы являетесь участником новостного сервера, требующего авторизации пользователя, то установите флажок My news server requires me to log on и в следующем диалоговом окне данного мастера укажите имя пользователя сервера и пароль.

Изменение настроек учетной записи

Пример 12.3. Изменение настроек учетной записи

Properties

General

News Account := Microsoft News (рис. 12.3)

Include this account when...

Advanced

Use newsgroup description

Открытие диалогового окна Newsgroup Subscriptions

Пример 12.4. Открытие диалогового окна Newsgroup Subscriptions

> Tools > Newsgroup...

или <Ctrl>+W

В центральной части данного диалогового окна на вкладке All отображаются все новостные группы выбранного сервера новостей. Для отображения но востных групп другого сервера щелкните по его значку на панели Account(s). Как было сказано выше, на сервере Microsoft располагается более 1500 новостных групп, конечно, вы можете воспользоваться полосой прокрутки .и просмотреть все имеющиеся группы, но лучше сделать это с помощью поля поиска, позволяющего по ключевому слову найти соответствующую группу.

Поиск новостной группы

Пример 12.5. Поиск новостной группы

Display newsgroup wich contain := Outlook <Enter>

Newsgroup <? microsoft .public, ru. russian. outlook

<Ctrl> + microsoft.public.ru.russian.outlookexpress

Нажатие кнопки Subscribe означает, что вы подписались на рассылку выделенных новостных групп (рядом с их названием появятся значки в виде папки с прикрепленным документом). В случае необходимости вы всегда

Сервер новостей Microsoft — международный сервер и большинство новостных групп ведутся на английском языке, но есть и на русском можете отписаться от рассылки новостной группы, для этого перейдите на вкладку Subscribed, выделите необходимую группу и нажмите кнопку Unsubscribe. Кнопка Reset List приводит к полному обновлению списка групп новостей для выбранного сервера.

Вкладка New служит для размещения новых новостных групп, которые появились на сервере после того, как вы уже загрузили список имеющихся. Кстати, как только появляется новая группа, Newsreader вежливо оповещает вас специальным диалоговым окном, так что вам не обязательно постоянно смотреть данную вкладку в поиске обновлений.

Отображение всех панелей Newsreader

Пример 12.6. Отображение всех панелей Newsreader

> View > Layouts...

Basic < Выделите все _флажки данной группы>

Customize Toolbar...

Text Options Selective text on right

Icon Options Small Icons

Организация папок в Newsreader почти такая же, как и в Outlook, но все-таки есть ряд отличий, о которых и будет сейчас рассказано. На верхнем уровне данной иерархии находится папка Local Folders, которая в свою очередь содержит четыре папки: Outbox, Sent Items, Deleted Items и Drafts. Более подробно о работе с этими папками и создании новостей будет рассказано в следующем разделе. Единственным отличием, бросающимся в глаза, является отсутствие папки InBox, но это и обусловлено разницей в принципах работы электронной почты и сервера новостей. В качестве папки InBox в данном приложении выступает группа новостей, на которую вы подписались.

Замечание
Замечание 1

Папка Outlook Newsreader, расположенная также на верхнем уровне иерархии, аналогична папке Outlook Today (см. рис. 12.1). В представлении этой папки находятся ссылки, позволяющие быстро выполнить ту или иную операцию (написать новость, прочесть новости и т. д.). Также в представлении данной папки отображается панель Tip of the Day, которая будет очень полезна вам в первое время работы с Newsreader.

После открытия любой из групп новостей начнется процесс коннекции с сервером и загрузки порядка 300 заголовков последних новостей данной группы, которые отобразятся на панели просмотра информации (естественно, если вы подключены к Интернету). Именно в этом и состоит главное отличие сервиса Newsreader от сервиса электронной почты: все сообщения приходят на удаленный сервер, а не лично вам. Вы получаете лишь копии этих сообщений, как, впрочем, и каждый, подписавшийся на рассылку данной новостной группы.

Теперь перейдем к рассмотрению и работе с панелью просмотра информации. Прежде всего отметим, что изначально пользователю приходят только заголовки сообщений (новостей), и только при открытии новости с сервера будет загружаться тело сообщения. Данный подход вполне разумен, ибо зачем пользователю информация, в которой он не нуждается?

Работа с панелью просмотра информации Newsreader аналогична работе с панелью информации Outlook, единственным и существенным отличием, как было сказано выше, является сортировка новостей в иерархию диалогов. Если новость имеет ответ, то рядом с ее названием появляется значок с плюсом, щелкнув по которому, вы можете раскрыть все дерево диалога. Давайте на примере новости от Petryashev Sergey рассмотрим организацию диалога.

Один из участников данной новостной группы опубликовал новость с вопросом по IMS Exchange 5.5 в надежде на получение ответа (к вопросу опубликования новостей и ответа на них мы перейдем в следующем разделе). Итак, вопрос опубликован и автоматически пришел ко всем участникам группы, среди которых нашлось два желающих дать ответ — Anton Danilkin и Slava Tihonyuk. Их ответы организовали уже второй уровень вложенности, после чего автор новости ответил на ответ Slava Tihonyuk и т. д. Тем самым организовалось достаточно разветвленное дерево диалога, которое помогло Petryashev Sergey в решении его проблемы.

Отображение всех панелей Newsreader

Пример 12.6. Отображение всех панелей Newsreader

> View > Layouts...

Basic < Выделите все _флажки данной группы>

Customize Toolbar...

Text Options Selective text on right

Icon Options Small Icons

Замечание
Замечание 1

Изменение представления

Пример 12.7. Изменение представления

> View > Current View > <Представление> или (Панель инструментов)

View <Представлениe>

Изменение представления

Пример 12.7. Изменение представления

> View > Current View > <Представление> или (Панель инструментов)

View <Представлениe>

Создание новости

Пример 12.8. Создание новости

> Message > New Message (<Ctrl>+N)

> View > All Headers Newsgroups

Newsgroups microsoft.public, ru. russian. outlook Add

Followup-To

Newsgroups microsoft.public.ru.russian.outlookexpress Add

Keywords := LDAP, Directory Service

Subject := LDAP

> Format > RichText (HTML) (рис. 12.5)

Text := Я новичок в Outlook. Скажите пожалуйста, для чего нужны папки LDAP (Directory Services) и как с ними работать?

После задания основных параметров новости пользователь может форматировать текст согласно возможностям HTML, присоединять файлы и т. д. Когда сообщение будет создано, вы можете отправить его, нажав кнопку Send. На рис. 12.6 изображена созданная нами новость перед отправкой.

После отправки новости она, как и в случае с простым сообщением Outlook, перемещается в папку Outbox. Если же ваша новость еще не готова к отсылке в новостную группу, ее можно сохранить в папке Drafts, используя, команду File > Save.

Ответ на новость

Пример 12.9. Ответ на новость

<Новость>

> Message > Reply to group (<Ctrl>+G) (рис. 12.7)

Текст новости := <0твет на новость>

Send

После этого ответ будет перемещен в папку InBox и после окончательного нажатия кнопки Send/Receive отправлен на новостной сервер.

Параметры новостной группы

Пример 12.10. Параметры новостной группы

Microsoft News {сервер новостей}

microsoft.public.ru.russian.outlook {группа новостей}

Settings > Headers Only (рис. 12.8)

Существуют четыре вида синхронизации:

Don't Synchronized. Установка данного параметра запрещает автоматическую синхронизацию новостных групп. В противном случае, во время проверки новой почты будет автоматически синхронизироваться и ново-стная группа.
All Messages. Данный параметр заставляет скачивать все имеющиеся сообщения с новостного сервера к вам на машину.
New Messages Only. Этот параметр аналогичен предыдущему за исключением того, что скачиваются новости, являющиеся более ранними по сравнению с датой последней синхронизации.
Headers Only. Синхронизироваться будут только заголовки новостей.

После установки параметров можно нажать кнопку Synchronized Account. вызвав синхронизацию выделенных новостных групп.

При работе с новостными группами объем полученной информации может достигать достаточно больших размеров. Для управления и оптимизации хранения полученной информации можно воспользоваться диалоговым окном Properties.

Свойства новостной группы

Пример 12.11. Свойства новостной группы

<Новостная группа> Properties

Local File

Четыре кнопки вкладки General позволяют:

Compact. Удаляет из тела сообщений лишние пробелы, знаки табуляции и т. д. что приводит к уменьшению занимаемого новостями места на жестком диске компьютера.
Remove Messages. Удаляет тела загруженных сообщений. Delete. Удаляет все сообщения. Будьте уверены, что вы действительно этого хотите. Но даже в случае удаления всех сообщений их в любой момент можно заново загрузить с новостного сервера.
Reset. Эта процедура аналогична предыдущей, но в данном случае после удаления произойдет автоматическая перезагрузка заголовков новостей.

Мастер новостей

Пример 12.12. Мастер новостей

> Tools > Message Rules > News...

1. Select the Condition Where the Subject line contain specific words

2. Select the Action Highlight it with color

3.Rule Description

Contain specific words (рис. 12.9)

Type specific words := LDAP Add

Color

Color Blue

4. Name of the rule := LDAP

После окончания задания правила отобразится диалоговое окно Message Rules с двумя вкладками News Rules и Blocked Senders. На вкладке News Rules будет показано созданное, но еще не работающее правило. Для его запуска необходимо выполнить следующую процедуру.

Запуск правил

Пример 12.13. Запуск правил

(В диалоговом окне Message Rules}

Apply Now...

1. Select rules to apply LDAP

Apply to folder Browse...

microsoft.public.ru.russian.outlook (рис. 12.10)

Apply Now

Добавление в список блокировки

Пример 12.14, 6. Добавление в список блокировки

<Новость>

> Message > Block Sender...

Would you like to remove all messages from this contact Yes

Замечание
Замечание 1

В случае необходимости вы всегда можете восстановить связь с пользователем, удалив его из списка блокировки.

а. Добавление в список блокировки

Пример 12.14, а. Добавление в список блокировки

<Новость>

> Tools > Message Rules > Blocked Senders List

Mail News (рис. 12.11)

Автономная работа с новостями

Пример 12.15. Автономная работа с новостями

> File > Work Offline

Итак, после начальной установки и скачивания 300 первых заголовков пользователь может, просмотрев их названия, уже в режиме локальной работь: указать, какие действительно новости он хочет загрузить при следующее синхронизации новостных групп.

Указание для последующей загрузки

Пример 12.16. Указание для последующей загрузки

< Заголовок новости>

Tools > Mark for Offline> Download Message Later

Если вы хотите загрузить не только новость, но и весь диалог, с ней связанный, выберите Download Conversation Later. Для отмены загрузки выделите овость и выберите Do Not Download Message.

Замечание
Замечание 1

По умолчанию пользователь скачивает с сервера новостей только первые 300 заголовков. Для скачивания следующих 300 заголовков выберите команду > Tools > Get Next 300 headers.

Изменение параметров по умолчанию происходит в диалоговом окне На стройка (> .Tools > Options Read News).

Принципы работы электронной почты

Пришедший заголовок сообщения

Как видите, пользователь получает только заголовок (область просмотра пуста), но информации заголовка вполне достаточно для определения дальнейшей работы с ним. Существует всего четыре варианта работы с заголовками:

Отменить выделение заголовков (Unmark this header item). Если вы еще не решили, какую именно процедуру выполнить над сообщением, именно этот вариант следует установить для заголовка. По умолчанию все пришедшие заголовки имеют эту метку.
Пометить сообщение для загрузки (Mark to download this message). Данный вариант позволяет при следующем выполнении проверки заголовков загрузить с сервера тело указанного сообщения целиком.
Пометить сообщение для загрузки и оставить копию на сервере (Mark to download this message and leave a copy on the server). Данный вариант аналогичен предыдущему, только помимо загрузки сообщения его копия будет оставаться на сервере.
Пометить сообщение для удаления с сервера (Mark to delete this message from server). Использование этого варианта помечает заголовок для удаления (заголовок будет перечеркнут), что означает при следующем выполнении проверки заголовков удаление помеченного сообщения с сервера.

Ниже приведен пример удаления сообщения и выполнения соответствующей процедуры над помеченным заголовком.

Программа 11.1. Создание HTML-формата

{Код страницы}

<title>

GEORGE USAROV - HOME PAGE

</title>

<body>

<hl align=center> Personal Home Page </hl>

<hr>

<h3>This site is under construction. Please visit it later...</h3>

<P>

<h3 > Thanks, George Usarov<h3>

</body>

Программа Автовыбор

Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.

Нажмите кнопку с двумя стрелками >> (рис.10.З), и Outlook автоматически установит для собрания первый свободный 30-минутный интервал времени. При повторном нажатии этой кнопки будут установлены следующие приемлемые по времени значения, т. е. значения, не пересекающиеся с интервалами участников, помеченными как команды Под вопросом (Tentative), Занят (Busy) или Отсутствует (Out of Office). Для возврата назад следует нажать кнопку с противоположно направленными стрелками. По умолчанию Outlook будет выбирать подходящий интервал времени только для обязательных участников собрания (Необходимые участники). Для того чтобы изменить параметры автовыбора, укажите критерий просмотра, нажав на кнопку Автовыбор (AutoPick).

Программа Цветовое выделение

При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.

Программа Электронный адрес

Прежде чем мы начнем создавать учетные записи Outlook и работать с электронной почтой, я считаю, что стоит уделить внимание формату адреса электронной почты Интернета. Формат электронного адреса (E-mail) имеет следующий вид:

username@domain_name

Username. Это имя почтового ящика пользователя, в нашем случае это имя, которое вы ввели, регистрируясь на сервере MAIL.RU. Данное имя должно быть и является уникальным для домена, который обслуживается сервером в Интернете.
Domain_name. Правая часть адреса включает имя домена для этого пользователя. Имена доменов используются для представления IP-адреса (цифрового адреса) в Интернете. Имена доменов обычно просты для восприятия: MAIL.RU, MICROSOFT.COM, PISEM.NET и т. д. Иногда они состоят из нескольких частей, например MAIL.ADMIRAL.RU. Как правило, доменное имя состоит из названия организации и ее типа (или территориального имени). В табл. 9.1 приведены основные типы доменов.

Программа Формат сообщения

Формат сообщения определяет редактор для новых сообщений. Каждый формат имеет свои функции и варианты использования. В Microsoft Outlook возможно создание и получение сообщений в трех форматах: HTML, формат RTF Microsoft Outlook (Rich Text) и Обычный текст (Plain Text). Один из них может быть указан как формат сообщений, который будет применяться для новых сообщений по умолчанию. Однако отдельные сообщения всегда могут создаваться в других форматах. Указываемый формат сообще ний не зависит от выбора их редактора. Microsoft Outlook поддерживает два вида редакторов сообщений: встроенный и редактор Microsoft Word. В табл. 9.2 приведены основные возможности каждого из форматов.

Программа Многообразие Web-страниц

Выше, при работе с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на сервере MAIL.RU. Но, как уже говорилось, данный сервер является далеко не единственным, предоставляющим подобные услуги, хотя и одним из самых старых российских почтовых серверов. Более того, в настоящее время получили огромное распространение так называемые Web-порталы, на которых пользователю предоставляются всевозможные сервисы, такие как: почтовый ящик, место для персональной Web-страницы, физическое место для размещения файлов пользователя и доступа к ним через FTP, а также форумы, чаты, поисковые системы, адресные книги, рейтинги и т. д. Прелесть данных порталов в объединении этих сервисов и возможности доступа к ним через систему единого интерфейса.

На сегодняшний момент существует достаточно большое количество как зарубежных, так и российских Web-порталов. В данном разделе мы рассмотрим работу с одним из таких Web-порталов — NAROD.RU, предоставляющим весьма внушительный спектр услуг.

Почтовый ящик (username@narod.ru). Работа с почтовыми ящиками была рассмотрена в главе "Электронная почта".

Программа Настройка сетевого обеспечения

Базовые средства удаленного доступа входят в комплект поставки Windows. Как правило, необходимыми средствами для удаленного доступа являются:

Контроллер удаленного доступа. Это виртуальная сетевая плата, физически соединяющая данный компьютер с другим. Он обеспечивает подключение к серверам РРР, RAS, NetWare Connect с помощью модема или устройства ISDN.
Клиент для сетей Microsoft. Обеспечивает подключение данного компьютера к остальным.
Протокол TCP/IP. Данный протокол используется для подключения к Интернету и другим глобальным сетям. Вообще говоря, протокол представляет собой используемый компьютерами язык для обмена между ними информацией. Естественно, что два соединенных компьютера должны иметь общий протокол.

Для добавления тех или иных средств необходимо вызвать диалоговое окно Сеть (рис. 8.2).

Программа Настройка сообщения и безопасность

Для установки дополнительных параметров выберите в форме сообщения команду > вид > Параметры или щелкните одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options), изображенное на рис. 9.26.

Программа Новая учетная запись

Чтобы Outlook смог отправлять и получать сообщения, ему необходимо задать специальные параметры электронной почты пользователя. Все параметры, связанные с электронной почтой, хранятся в учетных записях Outlook (Account).

При начальной установке Outlook автоматически запускает Мастера подключения к Интернету, в котором собираются сведения о почтовом ящике пользователя и удаленном доступе. Ранее мы пропустили работу мастера, поскольку не было необходимости в работе с почтой (см. раздел 1.1.1 "Установка Outlook"), теперь настало время восстановить недостающие детали в настройке Outlook.

Outlook имеет пять типов учетных записей, или пять информационных служб, посредством которых Outlook выполняет свои операции.

Microsoft Exchange Server. Этот тип используется для подключения к серверу Microsoft Exchange, позволяющему работать в рамках корпоративной группы, объединенной в локальную сеть. Подробно о работе Outlook с Microsoft Exchange и учетной записи данного типа будет рассказано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".
РОРЗ. Позволяет устанавливать соединение с РОРЗ-серверами и загружать с них почту. О работе с учетными записями данного типа будет подробно рассказано в настоящей главе.
IMАР. Устанавливает связь с IMAP-серверами, загружает с них почту и синхронизирует почтовые папки.
HTTP. Настоящий тип учетной записи является нововведением Outlook. Он позволяет устанавливать связь с популярным почтовым сервером Microsoft — Hotmail. Подробно о работе с учетной записью данного типа будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
Additional Server Types. Учетные записи такого типа позволяют работать с сервисами и подключаться к серверам независимых разработчиков. Хотя данные сервисы и не входят в пакет Microsoft Office, Outlook может поддерживать работу с ними (см. главу 14 "Работа с факсами").

Нововведением Outlook является размещение типов учетных записей в одном месте. Больше нет разделения на режимы работы с почтой, как в Outlook 2000 (Только Интернет, Корпоративная или для рабочих групп, Нет электронной почты). Создать новую учетную запись всех доступных типов можно посредством единственного диалогового окна, показаного на рис. 9.3. Более того, пользователь может иметь учетные записи любого из типов информационных служб в неограниченном количестве (см. главу 15 "Настройка конфигураций").

Итак, давайте рассмотрим создание новой учетной записи типа РОРЗ на примере моего электронного адреса (вам, конечно, следует вводить собственные имя, пароль и адрес).

Программа Обработка ответов

Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение (рис. 10.7).

Замечание
Замечание 4

Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.

Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.

После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.

Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Отменить собрание (Cancel Meeting). Всем участникам рассылается специальная форма, оповещающая об отмене собрания. Ее принятие автоматически удаляет собрание из расписания участника. Создать сообщение участникам (New message to attendees). Создается обыкновенное сообщение с автоматически заполненным полем Кому адресами участников собрания.
Ответить сообщением (Reply with Message). Создается сообщение на ответ от выделенного участника собрания.
Ответить всем сообщением (Reply All with message). Для всех участников создается ответное сообщение.

Замечание
Замечание 5

Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 "Повторяющаяся встреча".

Программа Обработка поручения

Поручение поступает к получателю в папку Входящие, причем значение поля Тема начинается словом Поручение (Task Request). Откройте поручение двойным щелчком левой кнопки мыши. Появится форма, изображенная на рис. 10.10.

После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет три возможности ответа:

Принять. Нажатие кнопки Принять на панели инструментов Стандартная автоматически добавит задачу в ваш список задач, таким образом вы станете ее владельцем. После этого появится диалоговое окно Принятые задачи (Accepting Task), посредством которого отправляется уведомление отправителю поручения о том, что вы его приняли, Задача принята (Task Accepted). Если стоит как-то прокомментировать ваш ответ, выберите переключатель Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите кнопку ОК (рис. 10.11).

Программа Обработка приглашений и ответов на них

После создания собрания и отправки приглашения начинается заключительный этап в работе над собранием — это, соответственно, обработка предполагаемым участником приглашения на собрание и обработка организатором ответов участников.

Программа Обработка приглашения

По умолчанию приглашение на собрание поступает участнику в папку Входящие. После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет четыре возможности ответа:

Принять (Accept);
Под вопросом (Tentative);
Отклонить (Decline);
Предложить новое время (Propose new time).

Нажатие любой из этих одноименных кнопок создает соответствующее сообщение организатору. Первое слово в поле Тема будет отображать отношение участника к собранию. Помимо этого, участник может отредактировать свой ответ перед отправкой, например написав причину отсутствия на собрании или пожелание о новом времени его проведения.

Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.

В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.

Программа Обработка сообщений

Первый раздел этого диалогового окна отвечает за параметры обработки поступающих сообщений. Название флажков говорит об их назначении. Рекомендуем установить все флажки и выбрать в раскрывающемся списке значение вернуться к папке "Входящие". Через некоторое время, когда вы полностью освоите Outlook и будете иметь некоторый практический опыт в работе с ним, вы сможете настроить эти параметры под нужды собственной деятельности. Единственный параметр, который следует прокомментировать, — это нововведение Outlook — Удалять дополнительные переносы строк в текстовых сообщениях (Remove Extra Line Breaks).

Как правило, при составлении текстового письма пользователи используют разные текстовые редакторы, имеющие разную ширину, что заставляет пользователя почти машинально вставлять перенос строк, нажимая клавишу <Enter>. Открывая сообщения и встречая подобные ненужные переносы, Outlook автоматически удаляет их, если был установлен соответствующий флажок.

Также в этом разделе имеются две кнопки Дополнительные параметры (Advanced E-mail Options) и Параметры отслеживания (Tracking Options), вызывающие одноименные диалоговые окна.

Программа Общие принципы работы

Прежде всего рассмотрим главное окно приложения. Оно состоит из шести основных разделов (сверху вниз).

Панель управления (Toolbar). Данная панель, как и в случае с обыкновенным приложением, просто дублирует часть наиболее популярных команд меню.
Состояние (Status). В этом разделе отображается имя пользователя и его состояние по умолчанию В Сети (On-line). Состояние можно изменить, щелкнув мышью по имени и выбрав необходимый параметр из раскрывающегося списка. Так, например, если вы ушли на обед, то имеет смысл выбрать параметр Перерыв на обед (Out to launch). Тем самым, все пользователи, имеющие контакт с вами, будут знать, что вас сейчас нет на работе.
Почта (Mail). Данный раздел отображает состояние папки Входящие (Inbox) учетной записи Hotmail. Если на этот адрес приходит новое сообщение, MSN Messenger тут же оповещает пользователя.
Доступные собеседники (Online Buddies). Здесь отображаются имена собеседников, находящихся в сети. То есть в любой момент вы можете отправить собеседнику сообщение и быть уверенным, что он его получит и тут же прочтет.
Недоступные собеседники (Offline Buddies). Здесь отображается информация о людях, зарегистрированных в вашей книге собеседников, но в данный момент не находящихся в сети.
Реклама. Здесь располагается рекламный баннер с гиперссылкой на соответствующую страницу.

Общий принцип работы с MSN Messenger следующий. Пользователь, осуществляя вход в сеть, становится активным и доступным для диалога с другими пользователями, имеющими в списке собеседников данный контакт. Теперь в режиме реального времени можно вести переговоры, устраивать конференцию средствами NetMeeting, отсылать файлы и даже SMS-сообщения на мобильные устройства.

Естественно, что для полноценной работы с MSN Messenger необходимо иметь хотя бы один контакт (собеседника). Ниже рассмотрен процесс добавления нового контакта в список MSN Messenger.

Добавление контакта

Контакт в понятии MSN Messenger — это пользователь, зарегистрировавшийся на сервере Hotmail или имеющий паспорт Microsoft, а также установивший на своем компьютере MSN Messenger. Процедура добавления контакта выглядит следующим образом.

Программа Обзор поисковых систем

По умолчанию Outlook загружает Web-страницу MSN Search — поисковая система компании Microsoft. В целях более удобного поиска информация обычно классифицируется по категориям. Тем самым, как только вы войдете в соответствующую категорию, вам будет предложен, во-первых, более сужебный поиск, а во-вторых — список наиболее популярных сайтов данной категории.

Для простого поиска, как правило, необходимо сделать следующее:

Ввести ключевое слово или набор слов в поле поиска.
Нажать кнопку Искать (Search, Find)

Служба поиска отображает список заголовков найденных сайтов на странице поиска. Некоторые службы сопровождают найденный сайт кратким описанием. Результаты поиска в итоге могут представлять собой довольно длинный список, который невозможно отобразить на экране целиком. Большинство поисковых систем показывают 8—20 элементов из списка и ссылку на все остальные.

При отображении результатов поиска обычно происходит сортировка найденных статей по максимальному соответствию запросу поиска. Сначала выводяться статьи с максимальным соответствием запросу, т. е. те документы, в которых ключевое слово запроса встречается чаще. Многие службы поиска имеют более сложную модель, которая использует дополнительный логический аппарат. Если список очень большой, можно воспользоваться сужением множества найденных документов. Службы поиска имеют некоторые ограничения на формат запроса и свой синтаксис. Регистр букв не важен для большинства поисковых систем, правда, в некоторых службах можно явно указать на различие прописных и строчных букв.

Программа Определение нового стиля

Пользователь может изменять и создавать собственные стили печати. Для этого нажмите кнопку Определить стили (Define Styles) и выберите стиль, на основе которого будете создавать собственный, например Заметка (Memo Style). Нажмите кнопку Копировать (Сору). Появится диалоговое окно Параметры страницы: Копия стиля Заметка (Page Setup: Copy of Memo Style), изображенное на рис. 9.45.

В поле Стиль (Style name) введите название нового стиля, по умолчанию название имеет значение Копия стиля Memo Style (Заметка). На вкладках этого окна установите параметры стиля.

Формат (Format). Здесь определяются настройки шрифтов для заголовков и полей, а также возможность затенения заголовков, дат и дополнитель-. ных полей.

Программа Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.

В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Поручение (Assign Task) — это запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.

Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.

Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами "Часть 1: Иванов", "Часть 1: Петров" и "Часть 1: Попов".

Программа Отметка к исполнению

В том случае, если пользователь хочет дополнительно привлечь внимание получателя письма к сути сообщения, можно воспользоваться отметкой к исполнению. Отметку к исполнению устанавливают только одну. После приема сообщения получатель может изменить как состояние отметки, так и ее значение в случае ответа или пересылки. Например, можно установить отметку об обязательном ответе на данное письмо до указанной даты. Таким образом, получатель будет периодически уведомляться о необходимости ответа.

Программа Отправка мгновенного сообщения

Именно в отправке мгновенных сообщений проявляется суть систем общения реального времени. Как только вы отправите сообщение "активному" пользователю (в сети), он тут же получает уведомление о пришедшем сообщении, ответ на которое тут же появляется у отправителя, тем самым завязывается электронный диалог (беседа).

Программа Отслеживание состояния задачи

Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.

Если предыдущий владелец установил у себя флажок Сохранить копию данного поручения в списке задач, то при каждом изменении владельцем задачи ее состояния будет создаваться сообщение электронной почты Обновление задачи, после принятия которого у предыдущего владельца произойдет автоматическое обновление копии задачи.

Одним из вариантов отслеживания состояния задачи является рассылка владельцем отчета о ходе ее выполнения. Эти сообщения составляются на основе текущей информации о задаче и рассылаются по списку предыдущих владельцев.

Замечание
Замечание 3

Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).

Чтобы отправить поручение, выберите команду > действия > Отправить отчет о состоянии задачи или нажмите соответствующую кнопку на панели Стандартная. По умолчанию поле Кому будет содержать имена (адреса) предыдущих владельцев. Поле Тема будет начинаться со слов Отчет о состоянии задачи (Task Status Report). В отчете будет содержаться информация о том, была ли начата работа, каков текущий процент выполнения, тема и т. п. Помимо этого, владелец может отредактировать отчет перед отправкой. На рис. 10.11 показан примерный вариант отчета на задачу.

Помимо вышерассмотренных способов отправки отчета, можно просто присоединить копию задачи к сообщению в виде вложения. Получатель такого сообщения имеет возможность открыть эту копию и включить ее в свой список задач. Для пересылки копии задачи откройте ее и выберите команду > действия > переслать. В поле Кому укажите получателя копии задачи, при необходимости введите комментарий и нажмите кнопку Отправить.

Программа Outlook и MSN Messenger

Говоря о MSN Messenger, мы упоминали, что это далеко не единственная система общения реального времени, но это единственная система, имеющая такую интеграцию с Microsoft Outlook.

Прежде всего, посредством Outlook вы можете настроить дополнительные параметры MSN Messenger (однако это не означает, что без Outlook вы этого сделать не можете).

Программа Outlook и Net Meeting

Поскольку сначала было сказано, что приложение Net Meeting достаточно глубоко интегрировано в Microsoft Outlook, имеет смысл рассмотреть возможности Outlook, связанные с этим приложением.

Во-первых, пользователь может назначать встречи другим пользователям (собрание), местом проведения которых будет виртуальный конференц-зал приложения Net Meeting (см. раздел "Планирование собраний").

Программа Панель Web

Итак, для отображения Web-страниц Outlook использует панель просмотра информации, а для управления ими — специальную панель Веб-узел.

Программа Параметры отправки

В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:

Отправлять ответы (Have replies sent to). Если на это сообщение будет ответ, то можно указать контакт, которому будет посылаться его копия. Данная возможность очень удобна, если сам отправитель (например, директор) не будет доступен для диалога (на совещании), но он уверен, что выбранный им контакт (помощник) сможет продолжить переписку без его непосредственного участия.
После отправки сохранить в (Save sent messages to). По умолчанию все отправленные сообщения перемещаются в папку Отправленные (Sent). Вы можете выбрать любую другую папку посредством кнопки Обзор (Browse) или вообще не сохранять данное сообщение после отправки, сняв флажок.
Не доставлять до (Do not deliver before). Письмо не будет отправлено до даты, указанной в этом поле.
Недействительно после (Expires after). Письмо не будет отправляться после указанной даты.
Формат вложения (Attachment Format). В раскрывающемся списке пользователь может выбрать формат, которым будут преобразованы файлы вложения. Этот выбор делается в том случае, если почтовое приложение получателя не может распознать формат Outlook по умолчанию.
Формат кодировки (Encoding). Пользователь может выбрать в раскрывающемся списке формат, к которому будет преобразована текстовая информация сообщения.
Поле Контакты (Contacts) служит для задания контактов, связанных с этим сообщением, а в поле Категории (Categories) для него определяются категории.

Программа Параметры отслеживания и голосование

Еще одной возможностью Outlook является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если ваше сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.

Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им.

Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю.

При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение. Кстати, уведомления о доставке и прочтении сообщения — это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие (Inbox), уведомление имеет значок в виде кружка с зеленой галочкой и почтовыми волнами.

Установим следующие дополнительные параметры, показанные в примере 9.18.

Программа Параметры при ответах и пересылках

Во втором разделе диалогового окна Параметры электронной почты (см. рис. 9.42) устанавливаются, параметры по умолчанию при ответе или пересылке сообщений. В раскрывающемся списке При ответе на сообщение (When replying to a message) можно выбрать формат исходного и нового текста. На значке справа вы можете увидеть, как будет выглядеть ответ у получателя. Существует пять форматов ответа:

не включать текст исходного сообщения (Do not include original message);
вложить исходное сообщение (Attach original message). Исходное сообщение будет являться вложением документа сообщение;
включить текст исходного сообщения (Include original message text). Исходный текст включается, но не имеет дополнительных параметров форматирования. Единственным отличием исходного текста от нового является текстовый блок с параметрами сообщения, отделяющий ответ от исходного текста;
включить и сдвинуть текст исходного сообщения (Include and indent original message text). Исходный текст включается и сдвигается, а текст нового сообщения окрашен синим цветом;
помечать каждую строку исходного сообщения (Prefix each line of the original message). В этом случае каждая строка будет помечаться специальным символом. Если сообщение имеет формат HTML, то этим символом будет полоса, расположенная слева от исходного текста. Если сооб шение имеет формат Обычный текст, то добавляться будет символ, указанный в поле Вставлять (Prefix each line with) перед каждой строкой.

При пересылке сообщения параметры те же, за исключением отсутствующего параметра Не включать текст сообщения (Do not include original message), поскольку в данном случае подобная пересылка теряет смысл.

Поле Пометка для примечаний (Mark my comments with) может содержать текст, который будет автоматически вводиться в поле слева от текста. Такая возможность позволяет отмечать ваши комментарии в пересылаемом сообщении или в том, на которое вы отвечаете. Как правило, целесообразно ввести в это поле либо свои инициалы, либо фамилию.

Программа Параметры сообщения

Microsoft Outlook позволяет указать дополнительные параметры сообщения: настройка сообщения, безопасность, параметры отправки и параметры отслеживания. Каждый из этих параметров можно настроить для каждого конкретного сообщения либо установить их значения по умолчанию для каждого вновь созданного. Изменить параметры, используемые по умолчанию, можно в диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options) (см. раздел 9.10 "Параметры электронной почты", в котором будет рассмотрена установка параметров для нашего сообщения тест).

Программа Поиск Web-страницы

В данном разделе мы рассмотрим работу с одной из популярных российских поисковых систем — Rambler. Этот пример является лишь демонстрацией общих принципов в работе с поисковыми системами. Представим, что нам необходимо найти страницы, посвященные композитору Эдуарду Артемьеву и конкретно его работе над музыкой к кинофильму "Свой среди чужих, чужой среди своих".

Итак, прежде всего загрузим страницу поисковой системы Rambler (www.rambler.ru).

Как видно из рис. 11.5, Rambler имеет главную строку поиска, а также Рейтинг наиболее популярных сайтов Рунета, разбитых по соответствующим категориям. Если вы точно не знаете, чего хотите, но представляете предметную область поиска, то использование рейтинга, безусловно, облегчит вам поиск и получение информации.

Если же запрос достаточно специфичен, его можно ввести в поле Поиск и после нажатия кнопки Найти! просмотреть найденную информацию. Ниже приведен рисунок, отображающий поиск по ключевому слову Эдуард Артемьев (рис. 11.6).

Как видите, Rambler нашел около 217 сайтов и 462 документа, на первой странице отображаются первые 15 ссылок на найденные сайты. Но 217 сайтов — достаточно большое количество, требующее времени для хотя бы первичного ознакомления.

Давайте сузим найденное множество ссылок, задав поиск по еще одной ключевой фразе "Свой среди чужих" и обязательно включив переключатель в найденном. Результат этого поиска отображен на рис. 11.7.

Программа Поисковые системы Интернета

Для эффективного использования Интернета необходимо знать места расположения страниц (адрес URL), представляющих интерес. Поиск таких страниц — это процесс, отнимающий много времени. При этом важную роль играет опыт работы в Интернете.

Если вы хотите найти определенную информацию в WWW, но точно не знаете, на каком из Web-узлов она расположена, можно вопользоваться командой Outlook (а точнее, Internet Explorer) Искать в Интернете (Search on Web).

Программа Присоединение файла

Присоединение файлов (Attachment) в сообщение ничем не отличается от рассмотренных примеров со встречей и контактом.

Программа Работа с MSN Messenger

Итак, MSN Messenger установлен, осталось перейти к рассмотрению его возможностей, пояснению элементов интрефейса и, конечно, взаимосвязи с Microsoft Outlook.

Программа Работа с Net Meeting

После установки связи имена участников конференции отображаются на панели контактов. Теперь участники конференции могут воспользоваться всеми имеющимися возможностями Net Meeting, мы же рассмотрим создание чата (диалога) и общей доски для рисования.

Программа Работа с папкой Избранное

Когда найдена интересная Web-страница, необходимо определить, нужна ли будет эта информация в дальнейшем. Если информация может быть полезна в будущем, то вы можете минимизировать время на повторное обращение к ней, добавив ее в список Избранное (Favorites).

После добавления в список ссылка на страницу появляется в меню Избранное (рис. 11.8). Сылка на страницу может находиться непосредственно в папке Избранное или в другой папке. Список Избранное позволяет упорядочить документы, подобно тому, как это делается с файловой системой компьютера.

Кстати, помимо доступа к папке через команду меню, к ссылкам можно обратиться через панель Outlook, выбрав команду Другие папки избранное.

Программа Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.

В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.

Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.

Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.

Программа Размещение на FTP-сервере

Итак, фактически страница готова, теперь разместим ее на Web-сервере NAROD.RU, загрузив файл с вашего компьютера на сервер посредством FTP-протокола. Прежде всего скопируем в буфер обмена наш файл, чтобы потом вставить его в открывшуюся папку на сервере.

Программа Размещение по папкам

Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на рис. 9.41. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать... или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.

Программа Регистрация почтового ящика в Интернете

Как упоминалось ранее, очень часто в услуги провайдеров входит предоставление пользователю места на специальном Интернет-сервере для почтового ящика пользователя, доступ к которому осуществляется посредством того же соединения, имени и пароля. В нашем случае интернет-провайдер ММТ не предоставляет такой возможности. Как же быть? Естественный способ — регистрация почтового ящика на специализированных бесплатных серверах в Интернете, с которым (почтовым ящиком) впоследствии мы и будем работать.

Программа Ручная установка

Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.

Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.

По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).

Замечание
Замечание 2

Если вы являетесь клиентом локальной сети, то при добавлении нового участника или по истечении некоторого срока можно обновить расписание контактов, выбрав команду Обновить расписание занятости в раскрывающемся списке Параметры (см. раздел 13.4 "Расписание группы").

Программа Составление и отправка поручения

Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.

Программа Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.

Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".

Программа Создание сообщения

Существует несколько способов создания нового сообщения.

Программа Список блокирования

InucoK блокирования (Blocked Sender List) содержит адреса (имена) пользова-"елей, от которых вы не хотите получать новости и сообщения. Для добавления нежелательного пользователя в список достаточно выделить его новость и выполнить алгоритм, приведенный в примере 12.14, а или 12.14, б.

Программа Стандартные стили

Для настройки параметров печати выберите команду > Файл > печать... (рис. 9.44).

Программа Учетная запись HTTP — Hotmail

Но помимо возможности работы с почтой Hotmail через Web-интерфейс посредством Web-браузера, пользователь Outlook может создать учетную запись, аналогичную MAIL.RU, только не типа РОРЗ, a HTTP. В данном разделе мы и продемонстрируем процесс создания новой учетной записи.

Программа Вкладка Нежелательная почта

Данная вкладка служит для настройки Outlook на автоматическое выделение или удаление нежелательных сообщений и сообщений "для взрослых", содержащих информацию сексуального и эротического плана (рис. 9.43).

В раскрывающемся списке Действие (Automatically) выберите окрашивать (color), если вы хотите окрашивать нежелательные сообщения, или переместить (move), если хотите удалять подобные сообщения автоматически. В следующем раскрывающемся списке выберите цвет или папку соответственно. После чего нажмите кнопку Включить (Turn on), если же вы захотите снять или изменить режим проверки .нежелательных сообщений, нажмите кнопку Выключить (Turn Off).

Действия Outlook в данном случае выглядят следующим образом. Каждое новое сообщение проверяется на наличие наиболее типичных фраз для рекламы и нецензурных выражений. Список терминов, которые Outlook ис пользует для отбора предполагаемого "мусора", вы элементарно-можете найти в файле C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\1033\Filters.txt.

Программа Вставка файла и документа

В разделах "Новая встреча" и "Вставка элемента" уже обсуждались вопросы вставки файла и документа в элемент. Здесь я еще раз приведу пример обыкновенной вставки файла в элемент Outlook, а также расскажу об очень интересной возможности вставки файла как текста. И наконец, в последнем разделе будет рассмотрена вставка гиперссылки.

Программа Вставка файла как текст

Не редко бывает ситуация, когда пользователь при составлении сообщения берет информацию из какого-либо текстового документа. Типична данная ситуация, например, с отправлением электронных резюме, которые, как правило, читают только в теле сообщения и не открывают прикрепленные файлы. Как поступать в данном случае?

Конечно, можно воспользоваться буфером обмена: открыть документ, выделить его, скопировать, открыть сообщение Outlook, вставить. Пять шагов для вставки текста в сообщение — многовато. Оптимальным способом в данной ситуации является вставка этого файла в сообщение, только не как вложение, а как текст.

Программа Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

ручная установка;
временная шкала (автовыбор).

Программа Защита от вирусов

Также Outlook 2002 предоставляет новый усиленный и улучшенный вариант защиты от вирусов или макросов, поступающих вместе с электронной почтой.

Во-первых, Outlook блокирует все вложения, ассоциируемые с небезопасными файлами.

Во-вторых, Outlook отслеживает несанкционированный программный доступ к адресной книге пользователя или к посылке сообщений от его имени. Пользователь в данном случае уведомляется специальным диалоговым окном, дающим возможность продолжить или прекратить выполнение программы (рис. 9.15).

Просмотр новостей

После выполненных настроек давайте перейдем к рассмотрению главного окна приложения Microsoft Newsreader. Данное окно практически идентично по своей структуре основному окну Outlook в представлении папки InBox (рис. 12.5). Для отображения всех панелей Microsoft Newsreader выполните следующий пример.

Просмотр новостей

Проверка новых сообщений

Пример 11.8. Проверка новых сообщений

> Сервис > Отправить/Получить > Hotmail

Пользователю должно прийти стандартное сообщение от сотрудников Hotmail, поздравляющих нового пользователя MSN и предлагающих воспользоваться перечисленными в сообщении услугами Hotmail

Работа с Hotmail

Выше, для рассмотрения работы с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на серверах MAIL.RU и NAROD.RU, которые предоставляют РОРЗ- и SMTP-серверы для работы с почтовым ящиком в Outlook.

Но как получить или отправить сообщение, если возможности Outlook недоступны, а оперативный доступ к информации необходим (вы в отпуске, сломался компьютер или на данный момент нет соответствующего программного обеспечения)? Выходом является доступ к почтовой информации через Web-интерфейс с помощью любого браузера. Грубо говоря, работа с почтой посредством Outlook переносится на работу с почтой браузера и загрузкой специальных Web-страниц, предоставляющих сходный (по сути) с Outlook интерфейс, т. е. на странице также присутствуют команды-гиперссылки: Создать сообщение, Просмотреть, Отправить, Удалить и т. д. Таким образом, пользователю необходим лишь компьютер с доступом в Интернет, который всегда можно найти в любом из интернет-кафе города.

Теперь перейдем к конкретной реализации подобной возможности. Хотя почтовый сервер MAIL.RU, на котором мы рассматривали пример работы с электронной почтой, и обладает такой возможностью, здесь мы рассмотрим работу со специализированным почтовым сервером — HOTMAIL.

Hotmail — это международный сервер Microsoft, предоставляющий сходные с предоставляемыми MAIL.RU услуги, но помимо этого регистрация на Hotmail дает право и на использование ряда других дополнительных услуг, о которых будет рассказано далее.

Регистрация на сервере Hotmail

Регистрация на сервере Hotmail дает пользователю возможность доступа ко всей информации на серверах Microsoft. Регистрируясь, вы получаете паспорт Microsoft, который однозначно идентифицирует вас в сети на таких сайтах, как MSN, Hotmail, PASSPORT и др. Помимо этого регистрация на Hotmail дает пользователю несколько дополнительных сервисов, взаимодействующих с продуктами компании Microsoft, такими как MS Office (Outlook, в частности) и MSN Messenger. He будем более говорить о преимуществах регистрации на Hotmail, а сразу перейдем к описанию необходимых действий.

Замечание
Замечание 1

Подробную информацию по любому вопросу вы можете получить непосредственно на сайте. Единственное замечание: Hotmail хоть и международная служба, но пока не обладает русскоязычной версией сайта.

Работа с сообщением

Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.

В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.

Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Работа с заголовками

В разделах "Отправка сообщения" и "Папка Входящие" мы рассмотрели процесс отправки и приема сообщений целиком, но в ряде случаев загрузка с сервера всех сообщений целиком не имеет смысла или нежелательна.

Большой размер сообщения. Если к вам приходят сообщения с присоединенными файлами больших размеров, можно отказаться от их загрузки в данный момент. Тем самым пользователь экономит время, проведенное в сети, и получает более важные сообщения, минуя длинную загрузку сообщения с файлом.
Мусор. Если на ваш почтовый ящик приходят сообщения рекламного или нецензурного характера или сообщения с файлом (возможно вирусом) от незнакомого отправителя.
Большое количество сообщений. Если вы долго не забирали сообщения из почтового ящика (были, например, в отпуске или ящик был недоступен) можно отказаться от приема сообщений, потерявших свою актуальность, особенно если таковых больше половины, имеющихся на сервере.

Для реализации вышеприведенных возможностей работы с сообщениями Outlook предоставляет пользователю режим работы с заголовками. Принцип данной работы заключается в следующем.

Пользователь загружает только заголовки сообщений (то есть без тела сообщения). После чего, просматривая их, он выбирает, какие из сообщений он хочет загрузить полностью, а какие — удалить или пока оставить на сервере. Для тестирования работы с заголовками создайте сообщение и отправьте его себе. Итак, сейчас наше сообщение находится на сервере MAIL.RU, наша задача состоит в получении только его заголовка.

Работа в Интернете

Работа в Интернете

В главе 9 мы рассмотрели одну из услуг, предоставлямых Интернетом, — электронную почту, теперь же перейдем к рассмотрению Всемирной паутины, или WWW (World Wide Web). Технология World Wide Web позволяет на основе гипертекста и гипермедиа создавать и хранить информацию в форме документов Web (Web-страницы, сайта) и просматривать все документы Web, хранящиеся в Глобальной сети, через систему связывающих их гиперссылок.

Использование WWW получило поистине всемирное распространение. Сейчас практически немыслима оперативная и полноценная работа с информацией без доступа в Интернет и просмотра требуемых Web-страниц. Ответ на практически любой вопрос можно найти в WWW. He будем далее распространяться на тему естественного преимущества использования Интернета и WWW для получения информации сразу перейдем к делу.

В данной главе мы рассмотрим работу Outlook со встроенным обозревателем Интернета, зарегистрируемся на почтовой службе Microsoft — Hotmail и создадим учетную запись типа HTTP. Более того, в этой главе мы поговорим об одной из систем общения в реальном времени и работе с FTP-серверами.

Регистрация на Narod.ru

Пример 11.3. Регистрация на Narod.ru

Займите это место для своего сайта и почты := usarov Занять

Логин := usarov

Пароль : =*****

Подтвердите пароль :=*****

Контрольный вопрос Номер паспорта

[ Контрольный вопрос необходим для передачи вам пароля в случае, если вы его забыли. Ответив на контрольный вопрос, вы сможете получить доступ к вашему почтовому ящику или же FTP-серверу. ]

Ваш ответ := < Номер паспорта>

Фамилия := Усаров

Имя := Георгий

ОК

Сохранить

После успешной регистрации вы попадаете на свою страницу пользователя, в которой уже можете работать: создавать свой сайт, смотреть новости и т. д. Изучение дальнейших возможностей в работе с NAROD.RU предоставляется вам.

с основными принципами работы электронной

Резюме

Итак, подведем итоги пройденного в данной главе. Во-первых, вы познакомились с основными принципами работы электронной почты и сопутствующей терминологией (сервер, клиент, протокол и т. д.). Во-вторых, научились создавать и редактировать учетные записи Outlook. В-третьих, настраивать параметры Outlook для оптимальной работы с электронными сообщениями. Далее я перечислю основные моменты, рассмотренные в этой главе.
Создание сообщения. Теперь вы способны эффективно редактировать и форматировать сообщение, применяя стилевые правила или имеющиеся шаблоны, присоединять файлы и вставлять графику в текст сообщений.
Отправка, прием, ответ и пересылка сообщений. Все процедуры, связанные с пересылкой сообщений через учетные записи Outlook.
Работа с заголовками. Не забывайте об этом эффективном способе проверки сообщений, позволяющем не тратить время на загрузку их целиком.
Мастер правил. Мощный инструмент упорядочивания электронной корреспонденции, сортировки, отбора, размещения по папкам и т. д. Используйте Мастер правил, как только у вас определяется тип сообщений, которые резонно хранить отдельно.
Печать. Также здесь был рассмотрен общий инструмент Outlook — Печать информации. Если необходимо распечатать любую информацию Outlook от заметки до списка сообщений, вернитесь к этому разделу и повторите рассмотренные процедуры.

В этой главе нами рассматривались

Резюме

В этой главе нами рассматривались возможности коллективной работы в среде Outlook:
Планирование собраний. Варианты ручного и автоматического выбора времени собрания, а также процедуры обработки приглашений и сбора ответов.
Назначение задач. Определение владельца — исполнителя задачи. Составление и отправка поручения. Отслеживание хода работы над задачей.
Пересылка элементов Outlook. Удобный инструмент, позволяющий пересылать данные элементов Outlook без предварительного преобразования информации.

В этой главе мы подробно

Резюме

В этой главе мы подробно рассмотрели работу Outlook в World Wide Web. Здесь была приведена терминология и рассмотрены основные принципы работы в Интернете, а также описан процесс поиска требуемой информации посредством поисковых служб WWW и добавление необходимых Web-сайтов в папку Избранное.
Помимо этого, в данной главе шла речь о:
Hotmail. Регистрация, создание и отправка сообщения через Web-интерфейс, создание учетной записи Outlook для работы с Hotmail.
MSN Messenger. Загрузка и инсталляция MSN Messenger. Добавление контакта и отправка ему мгновенного сообщения. Связь Outlook и MSN Messenger.
Net Meeting. Создание соединения и общие принципы работы в Net Meeting. Связь Outlook и Net Meeting.
FTP-сервере. Создание Web-страницы и размещение на FTP-сервере.
LDAP-папках. Создание учетной записи LDAP. Поиск контактов в Интернете.

В этой главе мы постарались

Резюме

В этой главе мы постарались подробно рассказать о работе с новостным; группами. Вот перечень аспектов, рассмотренных выше:
сервер новостей, его поиск и добавление к учетным записям;
группа новостей, подписка, отписка, управление, синхронизация;
новость, создание, отправка, ответ на новость, участие в диалоге;
правила новостей и список блокирования;
работа с заголовками новостей, флаг загрузки, работа в локальном режиме

В этой главе мы рассмотрели

Резюме

В этой главе мы рассмотрели процедуру настройки удаленного соединения.
Настройка модема. Установка тонального или импульсного режима набора, а также параметры выхода на телефонную линию.
Настройка удаленного соединения. В данном разделе речь шла о создании соединения в Windows 98 и 2000, а также настройке и конфигурировании необходимого сетевого обеспечения.

Сетевое соединение

После того как все шаги мастера успешно пройдены, в окне Network and Dial-up Connections отобразится новое соединение, двойной щелчок по которому вызовет уже описанные действия: набор номер, дозвон, соединение и т. д.

Синхронизация и свойства новостных групп

Для управления процессом получения новых новостей необходимо настроить параметры синхронизации новостной группы. Под синхронизацией подразумевается обновление информации в новостной группе, грубо говоря, получение новых новостей.

Синхронизация новостных групп

Собрание по сети

Составление списка участников и ресурсов

Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.

Если размер файла велик, то

Совет 1

Если размер файла велик, то имеет смысл посылать его в заархивированном виде. Но, архивируя файл, необходимо быть уверенным, что получатель сообщения имеет тот же архиватор, что и вы. Наиболее популярные архиваторы — WinZip, WinRar и ARJ.
Результат вставки файла в сообщение представлен на рис. 9.23. Пользователь может вставлять более одного файла в сообщение. Для добавления нового файла нужно проделать вышеописанную процедуру. Для удаления файла из списка прикрепленных к сообщению достаточно выделить требуемый файл и нажать клавишу <Delete>.

с помощью дневника Outlook также

Совет 1

Не забывайте, что с помощью дневника Outlook также легко можно отслеживать не только переписку, но и вообще всю вашу деловую деятельность (см. главу 6 "Дневник" и главу 7 "Outlook сегодня и личные папки").
Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.

Пользователь Outlook может посмотреть, как

Совет 1

Пользователь Outlook может посмотреть, как будет выглядеть сообщение на бумаге. Для этого нажмите кнопку Просмотр (Print Preview) или выберите команду > Файл > Предварительный просмотр.

Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы

Совет 1

Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.

если найденная страница представляет интерес

Совет 1

Кстати, если найденная страница представляет интерес не только для вас, но и для ваших коллег, вы можете быстро и эффективно отправить ссылку на нее своим коллегам или друзьям. Для этого выберите команду > Действия > Отправить Web-страницу по почте.

с почтой Hotmail рекомендуется осуществить

Совет 1

После окончания работы с почтой Hotmail рекомендуется осуществить выход из системы MSN, щелкнув по гиперссылке Sign Out, находящейся в верхнем правом углу страницы.

и адреса новостного сервера, вам

Совет 1

Для поиска новостной группы и адреса новостного сервера, вам необходимого, воспользуйтесь любой из поисковых систем Интернета (см. раздел 11.2.2 "Поисковые системы Интернета").
После введения терминологии давайте перейдем к общим принципам работы с новостными группами. Прежде всего, работа с ними может вестись как в режиме On-line, так и Off-line. Суть различия этих режимов сводится к экономии трафика и времени, проведенного в сети, что существенно для пользователей, имеющих удаленный доступ посредством модема через телефонную линию. Правда, рассмотренный ниже материал будет приводиться исходя из условий постоянного пребывания в режиме On-line, хотя, безусловно, мы расскажем и о работе во втором режиме. Более того, по ходу текста данного раздела будут приводиться отдельные замечания, если это потребуется.
Одним из основных принципов при работе с новостными группами является объединение новостей в диалоги (conversation). Диалог представляет собой иерархическое объединение новостей, связанных темой первой новости. Как правило, диалоги состоят из вопроса и ответа на него. После того как новость (вопрос) опубликована, она имеет наивысший уровень вложенности в иерархии диалога (первый). Ответ на вопрос будет уже иметь второй уровень, ответ на ответ — третий уровень вложенности и т. д. Можно отвечать на новость любого уровня, тем самым образуя раздвоение, растроение и т. д. дерева диалога.
На этом, пожалуй, остановимся и после столь долгого введения перейдем к практике и начнем работу с Microsoft Newsreader.

Перед тем как задавать вопрос,

Совет 1

Перед тем как задавать вопрос, просмотрите хотя бы первый уровень иерархии новостей или хотя бы их заголовков. Зачастую большинство общераспространенных вопросов, ошибок и ситуаций были уже обсуждены в группе.
Для работы по сортировке и просмотру информации Newsreader обладает рядом представлений и полезных функций. Любая из новостей может быть помечена как Watch или Ignore, для чего вам необходимо последовательно щелкать слева от названия новости в колонке Status. Значок в виде очков будет обозначать, что новость прочитана, значок в виде красного перечеркнутого кружка — что новость вас не интересует.
Помимо выделения ряда новостей можно изменить представление окна просмотра информации. Существует четыре стандартных вида просмотра информации.
Hide read messages. He отображать прочтенные новости.
Hide read and ignore messages. He отображать прочтенные и проигнорированные новости.
Show all messages. Показывать все новости.
Show download messages. Показывать все загруженные новости. Для изменения данного представления выполните следующий пример.

Помимо вышерассмотренного способа, можно прямо

Совет 1

Помимо вышерассмотренного способа, можно прямо на панели отображения информации помечать интересующие вас новости для загрузки с сервера. Для этого достаточно щелкнуть кнопкой мыши в колонке Download, после чего рядом с новостью появится значок изогнутой стрелки, направленной вниз.
Более того, чтобы не выделять каждую новости отдельно, вы можете, выделив необходимые новости и удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, установить флажок загрузки для всех выделенных новостей сразу.
После установки флажков загрузки пользователь может скачать необходимые новости, вызвав синхронизацию новостной группы. При попытке синхронизации появится диалоговое окно Synchronized Newsgroup (рис. 12.12), если вы хотите получить только помеченные сообщения, снимите флажок Get the following items.

Даже если вы имеете почтовый

Совет 1

Даже если вы имеете почтовый ящик на сервере провайдера, иногда бывает очень полезно зарегистрироваться на подобных бесплатных почтовых серверах в Интернете.
Интернет имеет множество бесплатных почтовых серверов, на которых может зарегистрироваться любой пользователь. Как правило, регистрация очень проста. Для ее прохождения пользователю необходимо заполнить соответствующую форму и некоторую анкету, после чего ему отводится специальное физическое место на данном сервере — почтовый ящик, с определенным почтовым адресом (E-mail). Размер почтового ящика, а также размеры присылаемых и отправляемых сообщений зависят от конкретного сервера. Эта величина колеблется от 20 до 50 Мбайт для почтового ящика и от 1 до 3 Мбайт для сообщений.
Итак, давайте перейдем от теории к практике, а точнее зарегистрируемся на одном из популярных российских почтовых серверов — MAIL.RU.
Замечание
Замечание 1

Помимо сервера MAIL.RU существует множество как русских (CHAT.RU, MAILRU.COM, PISEM.NET), так и иностранных почтовых серверов (YAHOO. COM, HOTMAIL. COM). Достаточно большую коллекцию бесплатных почтовых серверов можно найти посредством поисковой системы Rambler.ru в разделе Почта. Подробнее о работе в WWW и поисковых системах будет рассказано в разделе 11.2.2 "Поисковые системы Интернета".

Перед тем как задавать вопрос,

Также можно воспользоваться командами контекстного

Совет 2

Также можно воспользоваться командами контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на названии файла. Здесь можно сохранить вложение, просмотреть его или удалить.

Если собрание планируется только для

Совет 2

Если собрание планируется только для одного участника, то процедуру назначения собрания можно заметно упростить. В представлении папки Контакты выберите предполагаемого участника и переместите его на ярлык Календарь в панели Outlook. Раскроется форма Собрание, заполните ее и нажмите кнопку Отправить.

в представлении можно воспользоваться командой

Совет 2

Для изменения колонок в представлении можно воспользоваться командой View > Columns.

в представлении можно воспользоваться командой

Совет 2

Для изменения колонок в представлении можно воспользоваться командой View > Columns.

Не следует назначать новым сообщениям

Совет 3

Не следует назначать новым сообщениям и ответам подпись с визитной карточкой, лучше создать специальную подпись, например: Усаров (vCard), и подписываться ей, только когда вы первый раз отправляете сообщение какому-либо контакту.
Вкладка Орфография
На вкладке Орфография (Spelling) пользователь может установить параметры проверки сообщения на орфографические ошибки (рис. 9.12). Если вы используете в качестве редактора сообщений Word, то его возможности в проверке значительно шире, например можно проверить не только орфографию, но и грамматику.
Назначения флажков в принципе ясны, но небольшие комментарии я все-таки приведу.
Всегда предлагать исправления для слов с ошибками (Always suggest replacement for misspelled words). Установка данного флажка позволяет в окне проверки орфографии отображать список предлагаемых изменений.
Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always check spelling before sending). Установка данного флажка обязует Outlook проверять сообщение перед его отправкой. В противном случае для проверки орфографии сообщения придется воспользоваться командой меню > сервис > Орфография или клавишей <F7>.
Пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (Ignore words in UPPERCASE). Если данный фложок установлен, то Outlook будет считать орфографически верными слова, набранные прописными буквами (в верхнем регистре).
Пропускать слова, содержащие цифры (Ignore words with numbers). Установка данного флажка аналогична предыдущему случаю, только здесь Outlook не будет считать неправильными слова типа "союз4" или "50на50".

Создание и отправка новостей

Если после просмотра всех новостей группы вы так и не нашли ответа на свой вопрос, можно создать собственную новость и опубликовать ее в группе, для чего необходимо сначала выделить сервер, группам которого будет адресована новость.

Для демонстрации работы с новостями мы задали следующий вопрос: "Я новичок в Outlook. Скажите пожалуйста, для чего нужны папки LDAP Directory. Services) и как с ними работать?"

Создание новой подписи

Пример 9.5. Создание новой подписи

Выбор подписи...

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров

Начать с пустого абзаца

Далее > Шрифт Цвет Синий ОК

Параграф Слева ОК

Текст := Георгий Усаров

Готово

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров (С уважением)

Использовать существующую подпись Усаров

Далее > Текст := С уважением, Георгий Усаров

Готово

ОК

Подпись для новых сообщений Усаров (С уважением)

Подпись для ответов и пересылок Усаров (рис. 9.11)

Создание новости

Для окончательной отправки новости в новостную группу необходимо нажать кнопку Send/Receive на панели инструментов. После этого, как вы, наверное, предполагаете, новость должна появиться в списке последних новостей группы, именно так и произойдет, но этот процесс зависит от настроек синхронизации, речь о которой пойдет в следующем разделе.

Помимо создания собственных новостей, пользователь может ответить на новость любого из членов группы, находящуюся на любом уровне вложенности диалога. Существует две принципиально различных возможности ответа: всей группе и автору новости. В первом случае ваш ответ будет опубликован в группе и каждый из пользователей сможет его просмотреть, во втором случае ответ будет отправлен непосредственно автору новости (простое электронное письмо контакту). Давайте более подробно рассмотрим первый вариант ответа на новость.

Для этого выберите в окне просмотра информации интересующую вас новость и выполните следующий пример.

Создание сообщения посредством Web-интерфейса

Пример 11.6. Создание сообщения посредством Web-интерфейса

Compose

То: = george usarov@mail.ru

Subject := Test

Body := Test . . .

Send

Теперь уже средствами Outlook вы можете проверить, пришло ли сообщение на ваш электронный адрес сервера MAIL.RU.

Список Избранное

Давайте рассмотрим пример создания папки для избранных поисковых систем со ссылками на них.

Стандартные стили печати

Таблица 9.8. Стандартные стили печати


Типы представления	Стиль печати	Что печатается
Все типы	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
Таблица Таблица	Таблица Таблица	Выбранные или все элементы в списке с отображением видимых столбцов
Календарь	Ежедневник	Один день на странице с 7:00 до 19:00 с областями задач и заметок
	Еженедельник Ежемесячник	Одна неделя на странице без областей задач и заметок Один месяц на странице без областей задач и заметок


Типы представления	Стиль печати	Что печатается
	Три колонки	Один день, один месяц и панель задач в виде
		трех секций на странице, которую можно сложить втрое
	Подробный	Список элементов календаря, включая содер-
	календарь	жание каждого элемента
Временная	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
шкала
Значки	Заметка	Выбранные элементы по одному в форме почтового сообщения. Вложения печатаются в виде графики
Карточки	Карточки	Все карточки по одной сверху вниз на странице, в две колонки, шесть пустых карточек в конце, язычки с буквами и буквы-заголовки
	Маленькая	Все карточки на двух сторонах листа бумаги
	брошюра	по 8 страниц на листе в альбомной ориентации.
		Листы можно обрезать и брошюровать
	Небольшая	Все карточки на двух сторонах листа бумаги
	брошюра	по 4 страницы на листе в книжной ориентации.
		Листы можно обрезать и брошюровать
	Телефонная	Имена и номера телефонов всех контактов
	книжка	сверху вниз на странице, язычки с буквами
		и буквы-заголовки

Типы доменов

Таблица 9.1. Типы доменов


	Имя домена	Описание
	СОМ	Коммерческая организация
	ORG	Любая организация
	GOV	Правительственное учреждение
	MIL	Военное учреждение
	EDU	Образовательное учреждение
	NET	Сетевой ресурс
	RU	Российское учреждение

Объединяя все вместе, мы получаем адрес электронной почты. Например, мой адрес будет выглядеть следующим образом: usarov@maii.ru.' Адрес электронной почты не чувствителен к регистру. Это означает, что если указан адрес usarov@raail.ru, USAROV@MAIL.RU ИЛИ Usarov@MAIL.ru, ТО ПОЧТОВЫЙ сервер понимает, что все сообщения направляются одному и тому же адресату.

Другой аспект электронной почты Интернета — это протоколы электронной почты. Протоколы используются Интернетом и разработчиками программного обеспечения для передачи данных и гарантии, что сообщение электронной почты найдет своего адресата. Наиболее распространенный протокол, используемый электронной почтой Интернета, — это SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), протокол для отправки почтовых сообщений на сервер. Другой протокол Интернета — РОРЗ (Post Office Protocol version 3) — используется для приема почтовых сообщений с почтового сервера. В нашем случае адрес сервера SMTP — smtp.maii.ru, а адрес сервера РОРЗ — pop.mail.ru.

Это не выдуманный, а самый настоящий адрес автора данной книги. Так что при желании вы можете задать мне вопросы или прислать отзывы о данной книге.

Замечание
Замечание 3

Эти данные вы могли прочитать на Web-странице сервера MAIL.RU. В том случае, если вы имеете почтовый ящик на другом сервере (например, сервере провайдера), вам необходимо узнать его адреса серверов SMTP и РОРЗ.

Форматы сообщений

Таблица 9.2. Форматы сообщений


	Формат	Возможности
	HTML	Форматирование текста, нумерация, маркеры, выравнивание, горизонтальные линии, фон, стили HTML и Web-страницы. В этом формате могут использоваться бланки и подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word 2002, эти параметры необходимо указать в Word
	Обычный текст	Обычный текст не является форматируемым. Если большинство сообщений отправляется через Интернет, использование обычного текста может оказаться удобнее, т. к. получатели могут не увидеть форматирования, добавляемого при использовании других форматов. При получении сообщений, составленных в формате Обычный текст (Plain Text), имеется возможность указать шрифт, который должен использоваться при их чтении. В обычном тексте могут использоваться подписи без форматирования текста
	RTF Microsoft Outlook	Форматирование текста, маркеры и выравнивание. В этом формате могут использоваться подписи, но, если в качестве редактора сообщений используется Word, подписи должны создаваться в Word. При отправке сообщений через Интернет в формате RTF Microsoft Outlook не все получатели смогут их прочитать

Для демонстрации примера создания сообщения я решил выбрать формат HTML, а в качестве редактора — встроенный редактор Outlook. Однако, если сообщение пришло в формате RTF, я предпочитаю его открывать средствами Word. Данное сочетание я считаю оптимальным, поскольку формат HTML предоставляет достаточно большие возможности, использование же встроенного редактора Outlook аргументировано быстротой (ведь при использование Word в качестве редактора одновременно работают два приложения) и простотой (средств встроенного редактора вполне достаточно для создания красиво оформленного и отредактированного текста) работы. Тем не менее об использовании редактора Microsoft Word в Outlook будет рассказано в разделе 18.1 "Outlook и Word".

Соответствие гиперссылок и папок Outlook

Таблица 9.5. Соответствие гиперссылок и папок Outlook


	Чтобы создать ссылку на этот элемент	Введите следующее
	Папка Входящие	Outlook: Inbox
	Папка Контакты	Outlook: Contacts
	Любая папка в почтовом ящике	Outlook: имя папки\имя подпапки
	Папка Календарь	Outlook: Calendar
	Сообщение в папке Почта	<0utlook: Inbох/~тема сообщения>
	Контакт в папке Контакты	<0utlook: Contacts /~имя контактного лица>

Замечание
Замечание 8

Если в адресе Интернета содержатся пробелы, необходимо заключить весь адрес в угловые скобки (< >). Например, <file://C: \My Documents\MyFile.doc>.

Стандартные виды правил и их описание

Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание


	Вид правила	Описание правила
	Проверка сообщений после получения	Применить это правило, когда получены сообщения
	Проверка сообщений после отправки	Применить это правило, когда отправлены сообщения
	Перемещение новых сообщений от кого-либо	Применить это правило, когда получены сообщения от <отправители или список рассылки> переместить в папку <имя>
	Уведомление при получении важных сообщений	Применить это правило, когда получены сообщения, адресованные мне и имеющие высокую важность. Известить меня, используя уведомление <текст>
	Перемещение сообщений на основе содержания	Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Переместить в папку <имя>
	Удаление обсуждения	Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в поле Тема (Subject). Удалить их
	Отметка сообщений от кого-либо	Применить это правило, когда получены сообщения от отправители или список рассылки>. Установить для них отметку <действие и срок>
	Определение категорий отправленных сообщений	Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассылки>. Поместить их в категорию <имя>
	Определение категории на основе содержания	Применить это правило, когда получены сообщения, содержащие <текст> в тексте или в поле Тема (Subject). Поместить их в категорию <имя>
	Перемещение отправленных сообщений	Применить это правило, когда отправлены сообщения, адресованные <получатель или список рассыл-ки>. Переместить копию в папку <имя>
	Прекращение обработки всех следующих правил	Применить это правило, когда получено сообщение. Остановить дальнейшую обработку правил

Описание панели Веб-узел

Таблица 11.1. Описание панели Веб-узел


	Кнопка	Описание
	Вперед и Назад (Back и Forward)	В процессе работы с WWW пользователь посредством гиперссылок может переходить от одной страницы к другой. В случае, когда необходимо вернуться на страницу до перехода по гиперссылке, эти кнопки незаменимы. Кнопка Вперед позволяет перейти на ряд страниц вперед, кнопка Назад — соответственно, назад
	Остановиться (Stop)	Как говорилось выше, процесс отображения Web-страницы является загрузкой информации с сервера, где хранится Web-страница, на ваш компьютер в Web-браузер. Процесс загрузки может по каким-либо причинам оборваться или же быть слиш-ким долгим. Для остановки процесса загрузки Web-страницы и используется кнопка Остановиться
	Обновить (Refresh)	В случае остановки загрузки страницы или устаревания отображаемой информации пользователь может вызвать повторную загрузку указанной страницы с сервера, тем самым обновляя ее состояние и, может быть, содержимое
	Адрес (Address)	Поле Адрес, можно сказать, является основным. В данное поле вводится URL-адрес требуемой страницы. Для начала ее загрузки достаточно после ввода адреса нажать клавишу <Enter>. Помимо этого, поле Адрес представляет собой список адресов недавно загруженных страниц. При вводе начальных символов адреса отображавшейся ранее страницы поле Адрес автоматически заполнит его до конца
	Найти в Интернете (Search the Web)	Кнопка вызывает загрузку страницы поиска по умолчанию, которая также прописана в настройках Microsoft Internet Explorer. По умолчанию такой страницей является www.finetimesearch.com. Более подробно о работе с поисковыми системами Интернета будет рассказано ниже
	Начальная страница (Start Page)	Данная кнопка вызывает загрузку страницы по умолчанию, которая прописана в настройках Microsoft Internet Explorer. По умолчанию данной страницей является www.msn.com. Эта страница — введение в Microsoft Network (MSN), информационный портал Microsoft (рис. 11.3)

Учетная запись

В предыдущей главе мы рассмотрели настройку удаленного доступа, необходимую для входа в Интернет. Но этого еще недостаточно для работы с почтой. Для пересылки корреспонденции Outlook должен обладать дополнительными сведениями о почтовом сервере и почтовом ящике пользователя, которые хранятся в учетных записях Outlook. Однако для начала необходимо иметь такой почтовый ящик.

Удаленная папка с файлом

Замечание
Замечание 1

Необязательно хранить в FTP-папках только Web-страницы. Если вы уезжаете в командировку, то не надо брать с собой коробку дискет или другое переносное устройство хранения информации, достаточно выложить ее на FTP-сервер и забрать оттуда в любой точке планеты.

Уведомление о добавлении пользователя в контактный список

Вход на Hotmail

Пример 11.5. Вход на Hotmail

{ На панели Веб-узел}

Адрес := www.hotmail.com <Enter>

Sign-In Name := george_usarov

Password := ************ (рис. 11.13}

Вход в Интернет

Работа с любым из сервисов Интернета, будь то электронная почта или WWW, требует установки специального соединения с Интернетом, посредством которого и будет осуществляться передача данных. Данное соединение может выполняться различными способами, но в данной главе будет рассматриваться удаленный доступ к Интернету через телефонную линию посредством модема.

Удаленный доступ — это доступ к программам и данным, осуществляемый с терминала, удаленного на значительное расстояние и соединенного с вычислительной системой линией связи. Данное определение хоть и точно, но несколько "суховато". Давайте рассмотрим его более детально.

Итак, доступ к программам и данным в нашей ситуации есть ничто иное, как доступ к письмам и сообщениям. В ряде случаев такими данными могут являться Web-страницы или сетевые папки. Терминал — это, собственно говоря, ваш компьютер, с которого вы отсылаете и на который принимаете данные. Под вычиыительной системой подразумевается компьютер, которому вы отправляете данные или от которого их принимаете. И, наконец, линией связи, в нашем случае, является модем и телефонный провод, передающий информацию интернет-провайдеру, который в свою очередь пересылает полученную от вас информацию по указанному адресу.

Еще раз напомню, что в данном случае я рассматриваю работу Outlook на автономном персональном компьютере с модемом, подключенном через телефонную линию к Интернету. Дело в том, что при наличии компьютера, подключенного к локальной сети предприятия, необходимы дополнительные настройки Outlook, о которых пойдет речь в главе 13. Сейчас же отмечу, что принципиального отличия в работе с Outlook для этих двух режимов не наблюдается, изменяется просто внутренний механизм подключения к Интернету (см. главу 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server").

Поскольку настройка модема и удаленного доступа — работа в операционной системе, то для простоты и некоторой общности я буду демонстрировать все настройки на примере использования операционной системы Window 98 (русская версия). В случае разногласия хода программы для Windows 2000 (Server Family) я буду приводить отдельные комментарии и дополнения.

Вкладка Безопасность диалогового окна Параметры

Вкладка Blocked Senders диалогового окна Message Rules

Теперь вас не будут беспокоить сообщения от указанного пользователя. Кстати, помимо добавления его в "черный список", можно удалить все уже имеющиеся в загруженной новостной группе сообщения от данного пользователя. Для этого примените правило, следуя описанному выше алгоритму.

Помимо возможности добавления пользователя в список блокирования посредством диалогового окна Message Rules, можно воспользоваться и более простой, на наш взгляд, реализацией данной процедуры.

Вкладка Дополнительно диалогового окна Настройки электронной почты Интернета

Итак, учетная запись MAIL.RU полностью настроена. Но пользователь может иметь более одной учетной записи. Например, одна — для почтового адреса бесплатного почтового сервера, а другая — для адреса сервера провайдера (рис. 9.6). Если у вас больше, чем одна учетная запись, то для выбора наиболее употребляемой выделите ее и нажмите кнопку Использовать по умолчанию (Set as Default). Таким образом, по умолчанию сообщения будут отправляться через данную учетную запись, и адресат будет видеть адрес именно этой учетной записи.

Также можно установить очередность проверки почты по всем учетным записям, воспользовавшись кнопками Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down). О значениях кнопки Создать файл данных Outlook (New Outlook Data File) и раскрывающегося списка Размещать новую почту в папке (Deliver new mail to) будет рассказано в главе 15 "Настройка конфигураций".

В данном случае я добавил еще одну учетную запись типа POP/SMTP для адреса usarov_george@yahoo.com. Вы можете в качестве эксперимента, так же зарегестрироваться на сервере Yahoo.com (американский аналог Mail.ru) и создать соответствующую учетную запись.

После изменения настроек для их принятия и завершения работы с учетными записями щелкните кнопку Готово (Finish), в противном случае — Отмена (Cancel).

Вкладка IP-адрес диалогового окна Свойства: TCP/IP

Вкладка Конфигурация диалогового окна Сеть

Вкладка Конфигурация DNS диалогового окна Свойства: TCP/IP

Порядок просмотра серверов DNS. Определяет DNS-сервер, на котором хранится информация о вашем компьютере.

Остальные вкладки диалогового окна Свойства: TCP/IP используются реже. После того как вы настроили параметры протокола, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить все введенные параметры. Когда появится сообщение о перезагрузке Windows, нажмите кнопку Да.

Создание удаленного соединения

После того как будет произведена перезагрузка Windows, необходимо создать и настроить соединение с удаленным компьютером. Для этой настройки необходимо иметь телефон сервера удаленного доступа (модемный пул), имя пользователя и пароль.

Для простоты и некоторой унификации дальнейших процедур будем использовать телефон интернет-провайдера ММТ (Международный междугородный телефон) — 88091231313. Если необходимо установить соединение с этим провайдером, указание имени и пароля не требуется. Считается, что вы совершаете междугородный звонок, и счет за него (то есть за Интернет-соединение) приходит к вам на дом, как счет за междугородный звонок. 2

Замечание
Замечание 2

ММТ не требует специальных настроек протокола TCP/IP (необходимо лишь его наличие). Но данный провайдер имеет как плюсы, так и минусы. Во-первых, ММТ не предоставляет дискового пространства для вашего почтового ящика. А во-вторых, установить связь в рабочие часы с ним весьма проблематично. Если вы уже являетесь абонентом какого-либо интернет-провайдера, то можете использовать его настройки (телефон, имя и пароль).

В недавнее время большое распространение получили интернет-карты, суть которых — предоставление пользователю имени, пароля и номера модемного пула. Купив ее, вы становитесь обладателем всей необходимой информации для доступа в Интернет.

Итак, у нас есть вся необходимая информация для создания удаленного соединения.

Вкладка Настройка почты диалогового окна Параметры

Нажатие кнопки Учетные записи (E-mail Accounts) вызовет появление рассмотренного выше диалогового окна Учетные записи электронной почты.

В разделе Отправка и получение (Send/Receive) установите флажок Немедленная отправка при наличии подключения (Send immediately when connected). Суть этого флажка вы поймете после знакомства с принципом отправки сообщений в Outlook, сейчас же скажу, что сообщения могут отправляться либо немедленно после написания, либо сначала перемещаться в папку Исходящие (Outbox) и только после дальнейшего указания отправляться адресату. Это дает некоторое время на составление не одного, а нескольких писем и отправки их одновременно. Более подробно о настройке параметров отправки и приема сообщений, а также об организации одноименных групп будет рассказано в разделе 9.9 "Группы отправки и получения".

Работа с разделом Файлы данных (Data Files) будет рассмотрена нами ниже (см. раздел 15.1 "Новая конфигурация").

Последний раздел содержит перечень параметров телефонного соединения (Dial-Up Connection):

Выдавать предупреждение перед сменой имеющегося подключения (Warn before switching an existing dial-up connection). Если вы имеете более одной учетной записи и одна или несколько из них используют отличное от других удаленное соединение, установка данного переключателя вызовет соответствующее предупреждение при отправке и получении почты по всем учетным записям, требующих разрыва соединения.
Всегда использовать имеющееся подключение (Always use an existing dial-up connection). Установка этого переключателя вынудит вас использовать только существующее соединение для всех учетных записей. Это может сделать невозможным прием сообщений с определенных серверов, которые требуют подключения только через предоставляемые им соединения.
Автонабор номера при отправке и получении в фоновом режиме (Automatically dial during a background Send/Receive). Значение данного флажка будет рассмотрено вместе с настройкой групп отправки и получения сообщений в разделе 9.9 "Группы отправки и получения".
Повесить трубку после отправки и получения вручную (Hang-up when finished with a manual Send/Receive). Если флажок не установлен, то удаленное соединение после отправки и приема сообщения не будет автоматически разрываться и вам придется отключать его вручную (см. разд. 8.2 "Настройка удаленного доступа"). Это полезно, если вы решили просмотреть почту, не отключаясь от Интернета. Его установка, наоборот, удобна в том случае, если вы экономите время, проведенное в сети, и основная работа состоит только в отправке и проверке новой почты.

Вкладка Отслеживание формы Сообщения

Вкладка Сообщение

На этой вкладке выбираются параметры и определяются настройки формата и редактора для сообщений Outlook (рис. 9.8).

Вкладка Сообщение диалогового окна Параметры

Замечание
Замечание 2

При составлении ответа на сообщение Outlook использует формат, в котором было создано это сообщение. Например, при составлении ответа на сообщение, полученное в формате Обычный текст (Plain Text) Outlook создает ответ с использованием обычного текста. Однако при желании можно изменить формат ответа (> Формат > HTML).

Все панели Newsreader

Вставка документа

Пример 10.7. Вставка документа

{ В открытом сообщении} > Вставка > Документ...

Папки Контакты

Элементы < Контакт>

Вложение

ОК

Ко всему вышесказанному хочется только добавить, что в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server" будут еще затронуты вопросы коллективной работы в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы.

Ввод имени получателя сообщения

Пример 9.9. Ввод имени получателя сообщения

Кому (рис. 9.17)

Источник адресов Контакты

Имена <Имя получателя>

Кому ->

Копия ->

CK ->

Различие между полями Кому (То), Копия (СС) и СК (Слепая копия) (ВСС) заключается в следующем. В поле Кому отмечается основной получатель или группа получателей, в поле Копия — получатель или группа получателей копии сообщения, а в поле СК находятся получатели слепой копии сообщения. Имена получателей копии фигурируют в общем списке у всех адресатов, а имена получателей слепой копии — нет.

Можно выбрать не одного, а несколько получателей, в этом случае они разделяются точкой с запятой. Чтобы не добавлять по одному имени, пометьте одно имя в списке и выделите остальные, удерживая при этом клавишу <Ctrl>. Если же группа адресатов постоянна, имеет смысл создать для них группу рассылки (см. раздел 4.2 "Список рассылки").

Web-страница бесплатной почтовой службы Mail.Ru

Итак, после проделанной выше процедуры вы стали счастливым обладателем почтового ящика и адреса электронной почты, имеющего вид username@mail.ru. Хотя вы можете работать с почтой непосредственно на сервере MAIL.RU (и в этом есть свои преимущества), я предлагаю все-таки работать с почтой посредством Microsoft Outlook. Поскольку, во-первых, вы получаете единообразность всех процедур, связанных с вашей деловой и коммуникационной деятельностью. А во-вторых, Outlook имеет на порядок больше возможностей как редактор сообщений, чем другие программы (в частности, программа сервера MAIL.RU).

Заполненная форма Планировщик собрания

Составление и рассылка приглашений

После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.

В диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма Собрание (Meeting), являющаяся комбинацией форм Сообщение (Message) и Встреча (Appointment). Соответственно и процедура заполнения данной формы аналогична процедурам, описанным в главах 2 "Календарь" и 8 "Вход в Интернет". Всевозможная информация, связанная с данным собранием, будет отображена в желтой полосе, под названием вкладки Встреча. Так, например, будут выданы соответствующие предупреждения, если собрание примыкает к другой встрече в вашем календаре или вообще пересекается с ней.

Замечание
Замечание 3

Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don't send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе "Outlook и Microsoft Exchange Server" мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе "Outlook и Office" будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.

Далее введите комментарии в большое текстовое поле, если необходимо — вложите файл, а также не забудьте назначить собранию категорию. После заполнения формы нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, что приведет к перемещению приглашения в папку Исходящие (Outbox).

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.

Главная сайта