"Вкладка Другие условия"...

Меню Все поля файла

"Импорт элементов"). Пример 17.8. Разархивирование элементов

Пример 17.8. Разархивирование элементов

>Файл > Импорт и экспорт...

Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла

Далее >

Выберите файл для импорта Файл личных папок

Далее >

Импортировать из файла := <Файл (.PST)>

не импортировать дубликаты

Далее >

Импортировать из папки Архивные папки

Включить вложенные папки

Импортировать в такую же папку в Личные папки

Готово

Несколько комментариев к приведенному примеру.

Для извлечения из архива не всех, а только конкретных элементов нажмите кнопку Обзор..., появится одноименное диалоговое окно, аналогичное окну Фильтр, работа с которым рассматривалась в главе 16 "Поисковая система Outlook",
Для разархивации элементов в специальную папку ее необходимо сначала создать, а потом выбрать в раскрывающемся списке Импортировать в такую же папку в, либо, находясь в ней, установить переключатель Импортировать в текущую папку.

Архивирование элементов

Содержимое личных папок Outlook увеличивается по мере создания элементов аналогично скоплению бумаг на столе. Собственный рабочий стол иногда приводится в порядок: просматриваются и откладываются на хранение документы, имеющие важное значение, но используемые не очень часто; менее важные бумаги (например, газеты и журналы) выбрасываются в зависимости от их давности или укладываются в большие коробки и забываются до лучших времен. В Outlook же старые элементы передаются в файл архива.

В разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация" мы немного коснулись вопроса архивации элементов, но не достаточно полно описали, зачем необходима архивация, в чем преимущества периодического архивирования и т. д. Здесь же, помимо ответов на данные вопросы, мы более подробно рассмотрим процедуру автоматической архивации, "ручной" архивации, а также процедуру разархивирования элементов.

Начнем с ответов на поставленные выше вопросы:

Архивация необходима в качестве профилактической меры, предупреждающей засорение папок ненужными элементами и устаревшей информацией, которая замедляет работу и осложняет поиск необходимых данных.
Архивация не уничтожает элементы (хотя возможна и эта опция), а лишь перемещает их в другое место до тех пор, пока они вам вновь не потребуются.
В случае неисправной работы Outlook или переноса информации с одного компьютера на другой необходимые элементы легко извлекаются из архива.

Перейдем теперь непосредственно к процессу архивирования элементов. Существует две стандартные процедуры: автоматическая архивация и "ручная".

Диал оговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Удаленный доступ

Загружать сообщения, отвечающие условиям (Retrieve items that meet the following conditions). При выборе этого переключателя Microsoft Outlook будет загружать сообщения, которые удовлетворяют условиям, заданным в диалоговом окне Отбор (Filter). Для отображения этого окна нажмите кнопку Отбор и установите в появившемся окне требуемые условия (рис. 13.8). Чтобы указать дополнительные критерии отбора, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Отбор. Появится .диалоговое окно Дополнительные параметры отбора, позволяющее включать в критерий отбора информацию о важности, времени получения, размере сообщений и т. д. После завершения настройки критериев отбора нажмите кнопку ОК дважды.
Завершать связь после окончания сеанса (Disconnect after connection is finished). При установке этого флажка Outlook будет отключаться от сервера после обновления заголовков и передачи элементов.

Диалоговое окно Автоархивация

Установка флажка Запрос перед автоархивацией (Prompt before AutoArchive runs) приведет к появлению специального диалогового окна, каждый раз уведомляющего о начале автоархивации.

По умолчанию Outlook удаляет, а не архивирует просроченные сообщения электронной почты. Если вы хотите архивировать, а не удалять их — сбросьте соответствующий флажок.

Также по умолчанию все архивные элементы Outlook сохраняет в специальном файле, расположенном в папке C:\Windows\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\archive.pst. Описывая работу Outlook, можно сказать, что при архивации он создает резервные копии существующих элементов в том месте, где они не будут перегружать текущие массивы информации. Если вы хотите создать новый архив или просто разместить его в другом месте, нажмите кнопку Обзор... и введите новое имя файла-архива.

Также в разделе Используемые по умолчанию настройки для папки архива (Default Folder Settings for archiving) вы можете указать дату окончательного удаления элементов из архива, а также указать Outlook на автоматическое удаление, а не на архивирование устаревших элементов.

Замечание
Замечание 1

При архивировании текущая структура папки сохраняется в новом файле архива. Если у папки, в которую помещаются элементы, есть родительская папка, такая же папка будет создана и в файле архива, но ее элементы не будут скопированы в архив. Таким образом, структуры папок в файле архива и Личных папках идентичны.

Диалоговое окно Библиотека диаграмм

В тексте сообщения появится заглушка, отображающая выбранную диаграмму. Но она состоит из одного "корня" и всего трех "ветвей", в то время как данная книга имеет четыре части. Добавим еще одну ветвь и изменим стиль диаграммы.

Диалоговое окно Browse For Folder

Замечание
Замечание 1

Диалоговые окна, изображенные выше, содержат английские названия, поскольку, как мы уже говорили, это зависит от операционной системы. В нашем случае, это оригинальная (американская) версия Microsoft Widows 2000 Server.

Приведем ряд комментариев. В списке Диск (Drive) диалогового окна Подключение сетевого диска (Map Network Drive) по умолчанию выбирается первая из неиспользуемых букв, определяющих логические диски вашей файловой системы. После подключения папки общего использования она будет отображаться под этим именем.

После того как работа с папкой закончена, ее можно отключить посредством расположенной на панели инструментов Стандартная парной кнопки Отключить сетевой диск (Disconnect Network Drive).

Диалоговое окно Экспорт в файл

Прервем формальное рассмотрение работы Мастера экспорта и импорта, чтобы подробнее остановиться на работе с диалоговым окном Соответствие полей (Map Custom Fields). В левом списке (Из) отображаются все поля контакта. Используя кнопки <Назад и Далее>, можно просмотреть все контакты, точнее все значения полей для контактов. Правый список (В) отображает поля (и их порядок), которые будут показаны в таблице Excel. По умолчанию будут указаны все поля. Естественно, что это не всегда устраивает пользователя, поскольку большинство полей контакта могут быть не заполнены, и все равно они будут отображаться и занимать место.

Для изменения отображения полей нажмите кнопку Очистить (Clear Map), таким образом все поля из правого списка будут удалены. Для восстановления всех полей нажмите кнопку По умолчанию (Default Map). Теперь, когда правый список пуст, давайте добавим необходимые для отображения поля. Для этого выделите один из них в левом списке и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите его в правый список. Перенесите таким образом все необходимые поля. Для удаления поля из списка нужно проделать обратную процедуру: перенести поле из правого списка в левый. Порядок, в котором поля помещаются в правый блок, определяет расположение информации в экспортируемом файле. Позицию поля, вставляемого в правый список, можно менять путем перемещения этого поля по списку.

После указания полей в диалоговом окне Соответствие полей нажмите кнопку ОК, и вы автоматически вернетесь в режим работы Мастера экспорта. Осталось нажать кнопку Готово, после чего появится диалоговое окно Импорт и экспорт, демонстрирующее процесс конвертирования элемента. После преобразования элемента это диалоговое окно исчезнет, следовательно, Мастер завершил свою работу. Теперь можно открыть созданный файл и убедиться в правильности и точности заданных в Мастере правил преобразований.

Замечание
Замечание 1

Помимо-преобразования элементов в формат некоторого приложения, можно выбрать формат Текст с разделителями (Separated Values). Данный формат очень прост и удобен, поскольку, как было сказано выше, большинство программ поддерживает текстовый формат, а использование разделителей (запятые или метки табуляции) позволяет сторонним приложениям самостоятельно преобразовывать данный формат к своему типу. Так, например, Outlook не может экспортировать элементы в Microsoft Word, но конвертирование элементов в формат Текст с разделителями позволяет текстовому процессору прочитать созданный файл и преобразовать его к более удобному виду уже собственными средствами.

Диалоговое окно Файлы данных Outlook - Usarov

Несколько комментариев к свойствам личных папок.

Установка пароля позволяет скрыть ваши данные от других пользователей Outlook. Таким образом, при следующем запуске Outlook пользователь, не знающий пароля к данному файлу, не сможет открыть вашу папку, а следовательно, загрузить конфигурацию.
Нажатие кнопки Сжать (Compact Now) позволяет сжать информацию, хранящуюся в данной папке, что существенно уменьшает ее объем.

Диалоговое окно Импорт файла

Несколько замечаний к данному примеру.

Во-первых, если папка, в которую вы будете импортировать файл, уже содержит аналогичную информацию, следует подумать, прежде чем выбирать один из трех переключателей D диалоговом окне Импорт файла:

заменять дубликаты при импорте (Replace duplicate with items imported). Это значение следует выбрать, если данные в импортируемом файле более свежие, чем в папке Outlook;
разрешить создание дубликатов (Allow duplicates to be created). Это значение устанавливается по умолчанию. В этом случае после процедуры импорта можно открыть папку и изменить или удалить копии данных вручную. Режим наиболее безопасный, но, в то же время, на окончательную обработку информации уходит в несколько раз больше времени;
не импортировать дубликаты (Do not import duplicates). Значение следует выбирать, если некоторые данные в папке более важны, чем данные, содержащиеся в импортируемом файле.

Именно поэтому мы и создали специальную папку, поскольку, если вы установили при экспорте контактов те же поля, то при импорте файла в папку Контакты можно было либо потерять информацию, либо получить в два раза больше контактов за счет копий.

Во-вторых, так же, как и в случае экспорта, пользователь может выбрать поля таблицы Excel, которые должны импортироваться. Помимо кнопки Соответствие полей, необходимой для изменения отображения полей, в том же диалоговом окне есть кнопка Назначение (Change Destination). Нажатие этой кнопки вызовет диалоговое окно Выбор папки (Select Folder), в-котором можно изменить папку назначения для импортируемой информации.

После того как файл импортировался, можно посмотреть результат, открыв папку ИмпортКонтакт.

Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из файла

Диалоговое окно Импорт личных папок, шаг Импортировать из папки

Хотя процедуры архивирования и разархивирования очень похожи на процедуры экспорта и импорта информации, между ними все же есть различия. В первом случае исходные элементы копируются в файл архива и затем удаляются из текущей папки. В случае экспортирования исходные элементы копируются в файл экспорта, но из текущей папки не удаляются. Кроме того, архивировать можно только в файлы одного типа — файлы личных папок, а экспортировать — в файлы разных типов.

Диалоговое окно Личные папки

Если в использовании некоторого файла личных папок уже нет необходимости, его можно удалить из конфигурации, нажав кнопку Удалить (Delete). Нажатие кнопки Добавить (Add) вызовет появление уже рассмотренного диалогового окна, в котором можно создать новый файл данных.

Диалоговое окно Map Network Drive

Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Дополнительно

При удаленном доступе к сети (When using dial-up networking). При установке этого флажка устанавливается режим шифровки отправляемых и получаемых данных, если вы подключены к серверу через коммутируемое соединение. Данные шифруются только во время передачи.
Безопасный вход в сеть (Logon network security). По умолчанию при входе в систему пользователь вводит имя пользователя и пароль, которые Outlook также использует для установки соединения с Microsoft Exchange Server. Если выбрать параметр Нет (None), то при запуске Outlook будет повторно запрашиваться пароль входа в систему.
Настройка файлов автономных папок (Offline folders file settings). Эта кнопка позволяет указать параметры работы с файлом автономных папок. Нажмите эту кнопку для отображения одноименного диалогового окна, настройте параметры и нажмите нкопку ОК.

Замечание
Замечание 1

Нажимайте кнопку Применить (Apply) для сохранения внесенных изменений.

Вкладка Подключение

На вкладке Подключение (Connection) можно установить следующие парметры соединения:

локальная сеть (Connect using my Local Area Network). Соединение с сервером посредством сетевой карты и соответствующим образом настроенных протоколов.

Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Общие

На вкладке Общие (General) пользователь может изменить название учетной записи, например на название фирмы или сервера, к которому устанавливается соединение. Помимо этого пользователь может изменить начальные параметры соединения при запуске Outlook. Я установил стандартный вариант автоматической проверки статуса соединения, в случае же необходимости вы можете выбрать ручной режим, а также выбрать то, посредством чего должно устанавливаться соединение с сервером. Данный режим очень удобен при использовании портативных компьютеров как в офисе, так и за его пределами.

Вкладка Дополнительно

На вкладке Дополнительно (Advanced), изображенной на рис. 13.5, можно установить следующие параметры:

Открыть дополнительные почтовые ящики (Open these additional mailboxes). В этом списке отображаются почтовые ящики других пользователей, передавших вам права доступа. Для включения в список новых почтовых ящиков воспользуйтесь кнопкой Добавить (Add).
При работе в сети (When using the network). Установите этот флажок, чтобы включить режим шифрования данных при работе с Microsoft Exchange Server в локальной сети.

Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Подключение

телефонная линия (Connect using my phone line). Установка этого переключателя позволяет задать параметры коммутируемого соединения. При этом его можно выбрать из списка уже существующих соединений или создать заново, нажав кнопку Создать (New).
номеронабиратель из Internet Explorer или другой (Connect using Internet Explorer's or a 3 rd party dialer). Выбор данного флажка устанавливает соединение, используемое по умолчанию в браузере Microsoft Internet Explorer.

Диалоговое окно Настройка почты - Outlook

В случае успешного выполнения программы на последнем шаге мастера пользователь вас уведомит о том, что учетная запись создана. Теперь остается закрыть все окна и запустить приложение Outlook, в котором мы приступим к детальной настройке созданной учетной записи.

Диалоговое окно Настройка почты - Usarov

Дальнейшие процедуры добавления учетных записей для каждой из существующих информационных служб были рассмотрены выше и затруднений не вызывают.

Диалоговое окно Обработка адреса

Замечание
Замечание 1

Установка второго параметра Хранить личные адреса в книге (Keep personal addresses in) позволяет определить папку, в которую будут копироваться параметры из общей адресной книги. Возможность выбора появляется, если вы создавали персональную адресную книгу.

Диалоговое окно Очистка почтового ящика

Диалоговое окно Очистка почтового ящика позволяет пользователю определить размер .папок Outlook, найти элементы, удовлетворяющие условиям давности, а также удалить их или заархивировать. Но все по порядку.

В первом разделе пользователь, нажав на кнопку Щелкните (Click Here), увидит размер (в Кбайт), занимаемый каждой папкой Outlook, причем как корневых, так и вложенных (рис. 17.14).

Диалоговое окно Отбор

Последнее, что хотелось бы отметить в данном разделе, — это возможность выбора хранения поступающей корреспонденции при работе Outlook в локальной сети. Если в обыкновенном режиме данный вопрос не ставится, поскольку, кроме файла персональных папок, на компьютере другой альтернативы нет, то в данном случае появляется выбор между хранением информации на сервере Microsoft Exchange или, как и раньше, в файле личных папок.

Диалоговое окно Открытие папки другого пользователя

Диалоговое окно Параметры вещания

Замечание
Замечание 1

Переключатели Только звук (Audio only) и Видео и звук (Video and Audio) имеет смысл установить в том случае, если компьютер ведущего презентацию оборудован микрофоном и видеокамерой, а компьютеры участников оборудованы аппаратурой для воспроизведения звукового и видеоряда. В нашем примере мы этого не предполагаем, поэтому установлен флажок Нет (None).

Заполнявшаяся автоматически форма собрания (рис. 18.14) идентична рассмотренным ранее, в главе 2 "Календарь" и главе 10 "Коллективная работа в Outlook".

Замечание
Замечание 2

Единственным обязательным условием проведения прямого вещания презентации на широкую аудиторию является наличие подключения компьютера к сети (глобальной или локальной). Дополнительные возможности можно не использовать, если этого не позволяют технические условия.

После согласования времени проведения и состава участников можно переходить непосредственно к самой демонстрации.

Диалоговое окно Пароль к личным папкам

Замечание
Замечание 1

При вводе пароля убедитесь в правильной раскладке клавиатуры. Иногда пользователь готов биться головой о стену и ломать клавиатуру, только из-за того, что он забыл сменить значок Ru на En.

Диалоговое окно Расписание группы

Прокомментируем рисунок. Первый этап в организации группового собрания — это задание участников группы. Как вы могли заметить, помимо внесения в группу конкретного пользователя можно подключить и общую папку Календарь, в которой отмечаются события для всего коллектива компании, например еженедельное или ежемесячное собрание, празднование дня основания фирмы и т. д. Эта возможность очень удобна, поскольку можно посмотреть, не стыкуется и не пересекается ли планируемое собрание для отдельной группы с планами всего коллектива в целом.

По мере задания участников группы их занятость отобразится в представлении Почасовое расписание диалогового окна Расписание группы (Group schedule) (рис. 13.19). Здесь, как и в случае с простым собранием, можно изменить масштаб представления Масштаб (Zoom), отобразить информацию только по рабочим часам ( Замечание
Замечание 1

В данном представлении дополнительная информация отображается только для встреч, не помеченных как Частные (Private).

Работа с групповым расписанием

После определения группового расписания можно разослать его участникам приглашение на участие в собрании или же просто сообщение электронной почты. Причем, можно разослать его всем или только определенным кон тактам, что также весьма удобно, если кто-либо находится в отпуске или собрание не требует участия какого-либо контакта.

Диалоговое окно Расширенный поиск

Во-вторых, в правой части диалогового окна Расширенный поиск находятся три функциональные кнопки: Найти (Find Now), Прервать (Stop), Сброс (New Search).

Найти. Нажатие этой кнопки приведет к запуску поисковой системы по заданным критериям. Найденные элементы, удовлетворяющие условию поиска, отображаются в виде списка в нижней части данного диалогового окна. Двойной щелчок по элементу приведет к его открытию. Более того, вы можете упорядочить найденные элементы.
Прервать. Нажатие этой кнопки возможно только во время работы поисковой системы. Щелчок по ней заставляет прекратить поиск информации, причем, если Outlook нашел за это время какие-нибудь элементы, удовлетворяющие условию поиска, он все равно отобразит их.
Сброс. Нажатие этой кнопки приводит к удалению всех ранее введенных в форму условий поиска.

И, в-третьих, в верхней части данного диалогового окна располагаются элементы управления, позволяющие определить тип искомого элемента Outlook и его месторасположение. По умолчанию поля Просмотреть (Look -For) и в папке (in Folder) имеют значения элементов активной на данный момент папки Outlook. В нашем случае активной являлась папка Входящие, хранящая сообщения. Естественно, что помимо сообщений, Outlook позволяет производить поиск и по другим элементам, а также по файлам компьютера. Для указания типа искомого элемента раскройте список Просмотреть и выберите требуемый тип его искомого элемента. Как известно, по умолчанию все сообщения помещаются в папку Входящие, но пользователь мог перемещать сообщения в любые созданные папки. Для организации поиска по всем папкам, содержащим сообщения, необходимо их указать, воспользовавшись диалоговым окном Выбор папки (Select Folders).

Диалоговое окно Размер папки

Далее, выбрав соответствующий переключатель и установив необходимые параметры, пользователь может найти почтовые элементы Outlook, подлежащие удалению или архивации. Нажав кнопку Найти (Find), вы увидите диалоговое окно расширенного поиска (см. главу 16 "Поисковая система Outlook"). Для удаления всех найденных элементов выполните следующую программу.

Диалоговое окно С войства папки "Contacts"

Замечание
Замечание 2

Помимо предоставления прав доступа какому-либо пользователю можно изменить право доступа по умолчанию, после чего любой пользователь сможет обращаться к информации данной папки.

Но вернемся к пользователю, получившему такую возможность. Для просмотра информации ему необходимо открыть соответствующую папку.

Диалоговое окно Сохранение элемента

с раскрывающимся списком Тип файла

Только текст

Этот формат имеет стандартное расширение txt, которое способно воспринимать большинство приложений Windows (например, Блокнот). Кроме того, файлы в этом формате могут быть прочитаны и отредактированы в DOS-приложениях или сеансе DOS.

Выбирая данный формат, пользователь сохраняет только текстовую информацию, содержащуюся во всех полях сообщения (а не только в поле Примечание), таким образом, нетекстовая информация (рисунки, вставленные файлы, цветовое выделение и т. д.) будет утеряна.

Замечание
Замечание 1

При сохранении элемента Outlook создается новый файл. При этом могут быть утеряны некоторые данные сообщения, но само сообщение остается в папке Входящие, и, в случае необходимости, вы можете восстановить полную информационную картину.

На рис. 17.2 отображен созданный файл, открытый приложением Блокнот (NotePad).

Диалоговое окно Сохранение в виде веб-страницы

Результат сохранения календаря пользователя в виде Web-страницы (на месяц), открытой в браузере Microsoft Internet Explorer.

В случае опубликования вашей страницы на Web-сервере советую задавать подобным файлам англоязычные имена.

Замечание
Замечание 2

Хоть здесь и рассмотрено сохранение целого представления, Outlook может сохранять в данном формате и отдельные элементы.

Диалоговое окно Сохранить условия поиска

Диалоговое окно Способы заливки

Диалоговое окно Свойства

Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Настройка учетной записи

После запуска Outlook в дереве папок отобразится новый корень — Mailbox — Usarov, Egor, содержащий все стандартные папки Outlook (Входящие, исходящие, контакты и т. д.). Помимо это добавится еще один корень — Public Folders (Общие папки), содержащий общедоступные папки, размещенные на сервере Microsoft Exchange (рис. 13.3).

Диалоговое окно Выбор имен

Аналогично полю От можно задавать контакты для поля Кому. Таким образом, заполнив эти два поля, можно найти все сообщения от одного контакта другому. Пользователь может вводить несколько имен в эти поля — Outloolc автоматически разделит их точкой с запятой.

При поиске адресованных лично вам сообщений можно либо ввести свое имя в поле Кому, либо установить флажок Искать сообщения и в раскрывающемся списке выбрать нужное:

только с моим именем в поле Кому; с моим именем в поле Кому; с моим именем в поле Копия.

Здесь, как и в предыдущем случае, Outlook выдаст результат только в том случае, если ваше имя будет полностью совпадать с тем, как отправитель идентифицирует вас в своей записной книжке. Таким образом, для данного поиска имеет смысл варьировать свое имя в поле Кому, начиная от полного и заканчивая кратким или прозвищем.

Условие поиска с именем текущего пользователя можно комбинировать с любыми другими.

Условие Время

Еще одним из распространенных условий поиска является время. Если вы знаете определенные временные рамки, в которые было создано, получено или отправлено сообщение, его поиск не составит труда. Ниже приведен пример задания условия нахождения сообщений, полученных на прошлой недели.

Диалоговое окно Выбор конфигурации

Нажатие кнопки Параметры >>, находящейся в диалоговом окне Выбор конфигурации, приведет к появлению дополнительной панели, где можно установить флажок: Использовать выделенную конфигурацию по умолчанию (Use this profile by default).

После нажатия кнопки ОК появится диалоговое окно Пароль к личным папкам (Logon), требующее ввести пароль доступа к файлу личных папок (рис. 15.7). Введите правильный пароль и нажмите кнопку OK, Outlook начнет свою работу.

Диалоговое окно Выбор папки

После настройки типа и местоположения искомого элемента можно переходить к более точным настройкам поиска, которые реализуются на трех вкладках данного диалогового окна. Кстати, первая из них меняет название и содержание в зависимости от типа искомого элемента. В нашем случае эта вкладка носит название Сообщения, давайте перейдем к ее рассмотрению.

Диалоговое окно Выбор папки

Диалоговые окна Почта и Новая конфигурация

Дополнительные возможности Outlook

Глава III. Дополнительные возможности Outlook

Уже на данном этапе использование Outlook позволит вам достичь определенных успехов в организации информации и ведении коммуникационной деятельности через Интернет. Однако помимо вышеприведенных возможностей Outlook предоставляет пользователю еще ряд услуг, рассматриваемых Б данной части.

Название части — "Дополнительные возможности Outlook" — весьма условно, поскольку все из рассмотренных ниже возможностей не являются дополнительными (по определению), а просто используются реже относительно других. Безусловно, это утверждение не априорно, так как только использование Outlook в сети для кого-то является основным типом работы.

Дальше мы подробно расскажем о следующих возможностях Outlook:

Outlook и Microsoft Exchange Server. Прочитав эту главу, вы узнаете с создании учетной записи типа Microsoft Exchange Server, а также о работе Outlook в рамках сети предприятия, работе с общими ресурсами.
Работа с факсами. В настоящей главе будет рассказано о работе с факсами, создании и отправке факсов через соответствующую учетную запись.
Настройка конфигураций. Эта глава опишет вам возможности использования конфигураций Outlook для персональной работы с приложением нескольких людей на одном компьютере.
Поисковая система Outlook. Глава повествует о поисковой системе Outlook, используемой для нахождения всевозможной информации, хранящейся как в элементах Outlook, так и в файловой системе компьютера.
Работа с элементами. Здесь будут рассмотрены дополнительные возможности Outlook в работе с элементами. Сохранение в разных форматах, архивирование, а также экспорт и импорт элементов.
Outlook и Office. Дается информация о возможностях использовани Outlook с другими приложениями, входящими в пакет Microsoft Office 2001

Файл личных папок

Здесь нужно заметить, что загадочной службы личных папок, в которой хранится вся информация, нет в списке информационных службы диалогового окна Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts), и пока не совсем ясно, где же Outlook будет размещать будущие данные.

Факс, сгенерированный Мастером факсов Word

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Вводя сведения о получателе, отправитель может воспользоваться кнопкой Адресная книга. Ее нажатие вызовет одноименное диалоговое окно, в котором можно выбрать получателя факса для контакта. Мастер факсов автоматически определит номер факса для контакта. Вообще говоря, эти данные отображаются только на титульном листе.
Ввод сведений об отправителе практически ничем не отличается от ввода данных о получателе. Но чтобы не вводить каждый раз информацию о себе заново, советуем создать для себя контакт и пользоваться впоследствии кнопкой Адресная книга.
Как и в Outlook, титульные страницы факсов Word можно редактировать, более того, пользователь может создавать собственные титульные страницы, используя шаблоны Word.

Итак, титульная страница для факсимильного сообщения создана. При необходимости можно изменить некоторые параметры, например ввести примечание к сообщению, с помощью флажка установить специфику факса (секретно, срочно, на утверждение и т. д.)- После чего, убедившись в готовности созданного факсимильного сообщения к отправке, нажмите кнопку Отправить факс (Send Fax) на панели инструментов Мастер факсов.

Если вы будете использовать титульные страницы, созданные Мастером факсов Word, имеет смысл отключить добавление титульной страницы самого факса. Иначе получатель будет принимать две титульные страницы.

Факсимильное сообщение

Создание факсимильного сообщения средствами Word

Ранее говорилось, что Microsoft Word 2002 может являться редактором сообщений электронной почты, но об этой возможности мы еще расскажем в главе "Outlook и Office". В случае же факсимильных сообщений, где основополагающим фактором является четкость и лаконичность графики, Word предлагает более богатый выбор возможностей по сравнению с Outlook. Но данное замечание не снижает возможности редактора Outlook, а лишь подчеркивает их. Поскольку на этом примере демонстрируется концепция интегрируемости приложений Microsoft Office XP, что разрешает пользователю, вооружившись возможностями основных приложений Office, автоматизировать и упростить свою деловую деятельность. Однако перейдем от слов к делу.

Запустите Word, создайте простой документ (документ i) и введите в него необходимую информацию. Вы можете вставлять в документ рисунки, таблицы и вообще полностью форматировать и редактировать его по всем правилам Word. Когда документ готов к отправке, выполните следующий пример.

Факсимильные системы

Факсимильные системы

Итак, что же такое факсимильная система и как она работает? Позвольте для начала привести ряд определений. Факсимильным аппаратом называется специальное устройство для передачи факсимильных сообщений, а факсимильным сообщением, или факсом, — специальная графическая информация (иными словами, картинка), передаваемая от одного факсимильного аппарата по обыкновенным телефонным линиям другому. Таким образом, отправку или прием факса можно расценивать как обычный телефонный звонок. Существует два основных вида факсимильных аппаратов: факс-телефон и факс-модем. Естественно, что в данной книге мы будем описывать работу с факсами, их отправку и получение через факс-модем.

К сожалению, пользователи операционной системы Windows более ранних версий, чем Windows 2000, не смогут воспользоваться средствами Outlook для работы с факсами. Это обусловлено тем, что Outlook не имеет встроенного редактора факсов, а использует факсимильную службу Microsoft Windows 2000, которая отсутствовала в предыдущих версиях этой операционной системы.

В предыдущей версии Outlook поставлялся вместе с урезанной версией факсимильного приложения компании Symantec — WinFax Pro (Symantec WinFax Starter Edition 1.0). В настоящей версии Outlook отказался от поддержки данного редактора, переключившись на использование информационной службы Microsoft Fax Mail Transport.

Fax Wizard, шаг Fax Software

Несколько замечаний о работе Fax Wizard (Мастер факсов).

Форма Без имени - Собрание

Форма собрания

III. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ OUTLOOK

Глава III. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ OUTLOOK Outlook и Microsoft Exchange Server Учетная запись Microsoft Exchange Server Общая адресная книга Общие папки Расписание группы Папки общего использования Outlook Web Access Резюме Работа с факсами Факсимильные системы Настройка факса Учетная запись Fax Mail Transport Отправка и получение факса Резюме Настройка конфигураций Новая конфигурация Информационные службы Файл личных папок Запуск Outlook Резюме Поисковая система Outlook Простой поиск Расширенный поиск Поиск файлов Настройка расширенного поиска Резюме Работа с элементами Outlook Сохранение элемента Импорт и экспорт элементов Архивирование элементов Папка Удаленные Резюме Outlook и Office Outlook и Word Outlook и Excel Outlook и PowerPoint Outlook и Access Резюме

Импорт и экспорт элементов

Выше мы рассмотрели простейшие способы сохранения элементов Outlook в виде файлов, имеющих стандартные типы. Но иногда необходимо перенести информацию из Outlook в другое приложение с наименьшей потерей информации или в приложение, вообще не. поддерживающее работу со стандартными форматами. Как быть в этом случае?

Outlook может решить и эту проблему. Посредством специальных конверторов элемент может быть сохранен в формате определенного приложения с наименьшей потерей информации. Набор конверторов Outlook достаточно широк и охватывает практически все популярные приложения управления информацией. Процесс конвертирования элемента Outlook в элемент другого приложения называется экспортом (Export), и наоборот, конвертирование из приложения в Outlook — импортом (Import).

Информационные службы

Итак, фактически конфигурация создана, но пока она не имеет информационных служб, благодаря которым и ведется работа в Outlook.

Информационная служба — это сервисы, которые предоставляют свои услуги Outlook. Конкретной реализацией информационной службы является учетная запись, которая как раз и хранит в себе тип информационной службы и соответствующие данной службе конкретные настройки.

В табл. 15.1 приведены основные информационные службы, поддерживаемые Outlook.

Личные папки Outlook

Помимо этого, пользователь может открывать личные папки других пользователей для получения той или иной информации (естественно, если он знает пароль).

Мастер импорта и экспорта

Меню.Все поля сообщения

Настройка факса

Перед тем как использовать факс-службу, ее необходимо соответствующим образом настроить. Настройка факса делится на три этапа:

Настройка факса.
Включение сервиса, отвечающего за прием и отправку факсимильных сообщений.
Создание учетной записи Outlook, поддерживающей работу с данной информационной службой.

Настройка конфигураций

Настройка конфигураций

Outlook мощное приложение, одним из ключевых моментов работы с которым является настройка приложения и создание конфигураций. Конфигурация представляет собой группу настроек, определяющих характеристики среды Microsoft Outlook, подготовленной для конкретного использования. В данном случае можно провести аналогию между конфигурациями Outlook и сеансами операционной системы Windows. Каждый пользователь Windows (на автономном компьютере или компьютере, подключенном к локальной сети предприятия) имеет свой сеанс работы, в котором настроены параметры рабочего стола, каталог папок и документов, доступных ему и только ему (естественно, при наличии пароля для открытия сеанса). Также в Outlook можно создать несколько конфигураций, использование которых будет зависеть либо от определенного пользователя, либо от среды функционирования (дома, в офисе или в дороге).

В данной главе мы подробно рассмотрим процедуры создания новой конфигурации и добавления информационных служб, а также внутреннюю архитектуру Outlook.

Настройка расширенного поиска

Выше были рассмотрены возможности задания условий поиска, но помимо этого пользователь может изменять представления области Результат поиска, более того, он может сохранять условия поиска для дальнейшего их использования.

Новая конфигурация

Outlook является клиентским приложением для доступа к средствам электронной почты и коллективного планирования. Поскольку в настоящее время существует множество серверных приложений электронной почты и коллективного планирования (например, Microsoft Exchange Server, Lotus Notes и т. д.), было бы весьма удобно, чтобы Outlook можно было использовать для работы с любым из них. Кроме того, и в отсутствие упомянутых выше серверных приложений (например, на домашнем компьютере) Outlook можно использовать в качестве клиента электронной почты, средства отправки и получения факсов или средства планирования личной деятельности. При этом во всех перечисленных случаях функциональные возможности Outlook остаются примерно одинаковыми. Это происходит за счет того, что большинство операций выполняет не сам Outlook, а специализированные информационные службы (service providers). Например, Outlook не может самостоятельно отпра вить или получить сообщение, но при этом Outlook "знает", к какой информационной службе нужно обратиться для выполнения этой задачи. Или Outlook не может отправить факс, но знает, что можно обратиться к информационной службе Microsoft Fax, которая выполнит поставленную задачу. То же самое относится и к большинству других операций.

В Outlook можно выделить три основных типа информационных служб:

Службы доступа к хранилищам сообщений (message store providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск сообщений и папок (например, служба Личные папки).
Службы доставки сообщений (transport providers) поддерживают процесс отправки и получения сообщений (например, служба Электронная почта Интернета).
Службы доступа к адресным книгам (address book providers) обеспечивают создание, сохранение, загрузку, удаление и поиск элементов в адресных книгах (например, служба Личная адресная книга).

Замечание
Замечание 1

Представленное выше деление служб на типы является логическим, а не физическим. Например, служба Microsoft Exchange Server содержит компоненты всех перечисленных выше типов.

Чтобы получить возможность использования средств какой-либо информационной службы в Outlook, эту службу необходимо добавить в одну из конфигураций (profile). Набор информационных служб, используемых в сеансе работы с Outlook, неограничен и определяется в основном задачами, решаемыми пользователем. Однако важно отметить, что для полноценной работы необходимо, чтобы в каждой конфигурации присутствовала, по крайней мере, одна информационная служба каждого из перечисленных выше типов.

Каждая конфигурация содержит список используемых информационных служб, информацию о порядке доставки сообщений различными почтовыми службами и о порядке доступа к адресным книгам. При работе с Outlook можно использовать несколько конфигураций, создавая тем самым несколько сценариев работы.

При первом запуске мастер Outlook автоматически создает конфигурацию с именем Outlook и включает туда информационные службы, которые указывает пользователь, отвечая на диалоговые окна мастера первого запуска (см. раздел "Установка и запуск Outlook").

Например, если в конфигурацию включена служба доставки сообщений, но отсутствует служба доступа к хранилищу сообщений, получить или отправить сообщение все равно будет невозможно, поскольку Outlook не сможет его сохранить.

Итак, до настоящего момента мы фактически рассматривали работу с единственной конфигурацией, созданной Outlook no умолчанию. Настало время перейти к созданию собственной конфигурации. Создать конфигурацию можно либо скопировав уже существующую, переименовав ее и изменив согласно своим запросам, либо создав абсолютно новую. Именно этот вариант мы и рассмотрим.

Область Результат поиска

После нажатия кнопки Найти найденные элементы выводятся в области Результат поиска. Пользователь может изменить ее представление, выбрав команду > Вид > Текущее представление (рис. 16.14). Подробно О работе c представлениями было рассказано в разделе 2.2.7 "Представления Календаря". Также пользователь может отсортировать список найденных элементов по любому из полей.

Общая адресная книга

Здесь вы можете просмотреть параметры общих контактов, а при соответствующих правах удалить имеющийся контакт или добавить новый. В" случае необходимости пользователь может скопировать контакт из общей адресной книги в персональную (или папку Контакты).

Общая адресная книга

Помимо стандартных сервисов, предоставляемых учетной записью данного типа (создание и отправка сообщений, ведение задач и календаря), есть у Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, и свои отличительные способности, о которых и пойдет речь далее. Одним из преимуществ использования Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, является использование общей адресной книги (рис. 13.9).

Общие папки

Общие папки

Общие папки (Public Folders) — это папки, доступ к информации которых разрешен всем пользователям рабочей группы. Допустим, что над созданием данной книги работало несколько авторов, входящих в единую рабочую группу. Тем самым, после создания подпапки, размещенной в корне Все о (BHV) и правила, по которому сообщения от редакции будут в нее перемещаться, все писатели будут в курсе событий и будут участвовать в переписке (рис. 13.11).

Окно Outlook с добавленными папками новой учетной записи

Окно Outlook с простым поиском

Данное диалоговое окно содержит поле Просмотреть (Look For), в которое вводится текст, являющийся шаблоном поиска, а также раскрывающийся список Искать в (Search In), в котором можно выбрать, в каких папках искать элементы. По умолчанию поиск производится по элементам папки, в которой происходит поиск, но пользователь может выбрать один из трех дополнительных вариантов: Все почтовые папки (All Mail Folders), Полученная почта (Mail I Received), Отправленная почта (Mail I Sent). Параметр Выбрать папки (Choose Folders) будет детально рассмотрен в следующем разделе. И наконец, последним из элементов данного диалога является раскрывающийся список Параметры, в котором пользователь может установить дополнительный параметр поиска Просматривать весь текст в каждом сообщении (Search All Text in Each Message). Если данный флажок установлен, то поиск будет производиться по всем элементам, содержащим в любом из своих полей указанный текст, если же он не установлен, то поиск будет производиться только по полю Тема (Subject).

В приведенном ниже листинге задан поиск всех пришедших сообщений, содержащих в поле Тема текст "Outlook".

Окончательный вариант сообщения

После того как сообщение создано, останется заполнить поля Кому (То) и Тема (Subject), после чего нажать кнопку Отправить (Send).

Замечание
Замечание 1

Поскольку наше сообщение сохраняется и отправляется в формате HTML, некоторые элементы форматирования могут потеряться или видоизменяться. Не забывайте об этом, со здавая сообщения в Word! Иногда созданные сообщения лучше просто прикрепить в качестве вложения.

Основная страница прямого вещания презентации

Во время демонстрации презентации участники могут проводить частные обсуждения, задавать вопросы ведущему и получать на них ответы по электронной почте через Outlook.

Отформатированное сообщение с таблицей Excel

Замечание
Замечание 2

Помимо использования автоматического стиля, можно применить дополнительное форматирование, используя кнопки одноименной панели инструментов.

Открытый файл Tecт.txt

Парный данному формату — формат RTF (Reach Text Format), который в отличие от ТХТ, сохраняет форматирование текстовой информации элемента Outlook, но, так же как и ТХТ, не сохраняет графику.

Отправка и получение факса

Отправка и получение факса

В данном разделе рассматриваются создание, отправка и получение факсимильного сообщения. Более того, поскольку возможности Word как текстового редактора шире, чем встроенного редактора Outlook, мы решили рассмотреть создание факсимильного сообщения и средствами Word.

Отправка сообщения через Outlook Web Access

Не будем здесь подробно рассматривать работу с Outlook Web Access, надеемся, что она понятна и не вызовет особых затруднений, тем более что интерфейс Outlook Web Access не многим отличается от Outlook, а принципы работы различны лишь с точки зрения загрузки и отображения информации. Но для примера все-таки рассмотрим создание и отправку электронного сообщения через Outlook Web Access.

Ответ на записку

Пример 13.8. Ответ на записку

Записка - "Локализация"

Поместить ответ в папку

Text := Думаю, действительно стоит продлить, но не более чем на неделю...

Поместить в папку

Иерархию вопросов и ответов в общей папке удобно просматривать в представлении По предметам (By Conversation Topic).

Outlook и Access

Microsoft Access — это универсальная система управления базами данных, а Outlook — универсальная система управления информацией. Исходя из этих определений, естественно предположить, что эти приложения имеют определенные средства для обмена информацией между собой. Но помимо обмена информацией, Outlook, как и Word или Excel, способен создавать сообщения, используя средства Microsoft Access. Только в данном случае эти средства лежат не в области форматирования или редактирования, а в области предоставления данных для их отправки-публикации.

В данном разделе мы рассмотрим пример импорта информации из адресной книги Outlook в базу данных Access, а также создания сообщения, содержащего только что импортированную информацию.

Обмен информацией

Прежде всего откройте Access и создайте базу данных. После чего нашей целью станет создание таблицы, содержащей данные из адресной книги Outlook.

Outlook и Excel

Outlook и Excel

С самого начала книги, создавая сообщение, мы задавались целью передачи в качестве тела сообщения не просто текста, а таблицы. Использование средств Excel позволяет с легкостью решить не только проблему вставки таблиц, но и сопутствующих компонент (например, диаграмм Excel).

В качестве примера совместной работы Outlook и Excel рассмотрим отправку сообщения, содержащего таблицу с данными о количестве страниц каждой из частей книги, и диаграмму Excel, графически отображающую процентное соотношение каждой из частей в книге.

Outlook и Microsoft Exchange Server

В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е. в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы, имеющей выделенный сервер с установленным на нем приложением Microsoft Exchange Server, чьим клиентом может являться Outlook.

Использование Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server и члена локальной сети, позволяет:

отправлять и получать сообщения, через учетную запись Exchange Server;
осуществлять доступ к общей адресной книге и общим папкам Outlook;
планировать собрания, используя данные о занятости участников;
устанавливать соединение к совместно используемым папкам в локальной сети.

В данной главе будут рассмотрены все вышеперечисленные возможности.

Outlook и Office

Outlook и Office

В пакет приложений Microsoft Office помимо Outlook входят и такие распространенные приложения, как текстовый редактор Word, редактор электронных таблиц Excel, приложение для подготовки электронных презентаций PowerPoint и приложение для работы с базами данных Access.

Все эти приложения независимы и самодостаточны, но их совместное использование открывает поистине неограниченные возможности в организации делопроизводства. Использование Outlook вместе с другими приложениями, входящими в комплект Microsoft Office, позволяет:

создавать сообщения, используя всю мощь текстового редактора Word. По сравнению с относительно бедными (хотя и достаточными) возможностями, предоставляемыми панелью форматирования Outlook, Word способен создавать полноценные документы, отличающиеся многообразием стилей и шаблонов оформления, содержащие встроенные объекты, и т. д. Взаимодействие Outlook и Word будет рассмотрено в первом разделе данной главы. Более того, в этом разделе будет рассмотрен общий для всех приложений Office инструмент — рассылка по маршруту;
создавать сообщения, используя всю мощь редактора электронных таблиц Excel. Созданную таблицу можно легко переслать не только как вложенный файл, но и сохранить в виде сообщения. Данная возможность будет рассмотрена во втором разделе данной главы. Кроме того, в этом разделе мы поговорим об общем для всех приложений Microsoft инструменте — размещении документов в общей папке;
создавать собрания для участия в электронной конференции, проводимой средствами PowerPoint. Создание электронной конференции напрямую связано с использованием вышерассмотренного приложения Microsoft NetMeeting (см. раздел 11.5 "Net Meeting"). Работа PowerPoint с Outlook будет рассмотрена в третьем разделе;
создавать сообщения, используя Microsoft Access, способные соединяться с удаленной базой данных для отображения информации. Совместное использование Outlook и Access позволяет достаточно быстро экспортировать и импортировать данные из папок Outlook в таблицы Access. Дан ная возможность будет рассмотрена в четвертом, заключительном разделе данной главы.

Естественно, что рассмотренные ниже возможности не описывают всех аспектов работы приложений Office. Надеемся, что приведенные примеры весьма просты и не требуют дополнительных знаний. Для более детального ознакомления и изучения работы с приложениями Office вы можете обратиться к соответствующим изданиям, вышедшим в серии "В подлиннике", что и данная книга. Например, "Microsoft Office в целом" Ф. Новикова.

Outlook и PowerPoint

Microsoft PowerPoint — это универсальное средство подготовки презентаций. После создания презентации пользователь может демонстрировать ее как на локальном компьютере, так и провести презентацию в сети для всей рабочей группы. Презентация PowerPoint передается в формате HTML и поэтому для ее просмотра участникам необходим только обозреватель Internet Explorer 4.0. Таким образом, презентация может быть проведена как в масштабах компании, так и между членами небольшой группы, находящимися в разных местах. Число участников не ограничено, но если в презентации участвует более 16 слушателей, для ее проведения необходимо использовать специальное серверное приложение Microsoft NetShow Server.

Проблема любой встречи — ее планирование. Разумеется, для проведения конференции, кроме желания докладчика, требуется еще и согласие участников. В случае проведения обычной конференции участие всех действующих лиц подтверждается тем, что они все вместе и примерно в одно время собираются в помещении, назначенном для конференции. Электронную конференцию PowerPoint ведущий презентации может запланировать, как и любую другую встречу, используя Outlook.

Outlook и Word

Взаимодействие Outlook и Word является, пожалуй, наиболее характерным примером совместной работы. Выше уже упоминаюсь, что в качестве редактора сообщений пользователь может указать Microsoft Word.

Outlook Web Access

Работа Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server, безусловно позволяет расширить и упростить действия пользователей рабочей группы по обмену информацией. Но что делать в случае, если участник группы находится вне сети предприятия, а доступ к данным необходим?

Microsoft Exchange Server предоставляет пользователю возможность доступа к своему почтовому ящику, к общим папкам группы и т. д. через Web-интерфейс — Outlook Web Access. Данная возможность аналогична сервису Hotmail (см. раздел 11.3 "Работа с Hotmail"). При этом пользователь имеет доступ не только к своей почте, но и к календарю, контактам, данные о которых берутся с сервера, тем самым пользователь работает с единой информацией как через Outlook, так и через Outlook Web Access.

Вход в Outlook Web Access

Для доступа к данным через Web-интерфейс пользователь должен знать URL-адрес сервера, на котором располагается Outlook Web Access, и, естественно, быть зарегистрированным участником рабочей группы Exchange.

Папка Контакты пользователя Usarov, Egor

Еще раз заметим, что пользователь может производить операции только согласно переданным ему правам. Например, при правах Ответственный редактор (Publishing Author) пользователь может просматривать информацию, создавать и удалять только собственные контакты в этой папке.

Работа с представителями

Выше, в табл. 13.1, в колонке с описанием возможностей, предоставляемых тем или иным уровнем доступа, в скобках часто встречалось — "Не распространяется на представителей". Что же это за категория такая — представители?

Представители (Delegates) — это участники рабочей группы, которым вы предоставляете (делегируете) права на отправку писем от вашего имени (электронного адреса). Данная возможность очень полезна в случае, когда один из участников проекта уходит в отпуск или отсутствует по каким-либо причинам, а переписка с компаньонами от его лица должна быть продолжена.

Папка Удаленные

Говоря об архивировании и удалении элементов, нельзя не рассказать о работе с папкой Удаленные (Delete Items). Данная папка предназначена для промежуточного хранения ненужных элементов любого типа. Другими словами, удаленный элемент не удаляется безвозвратно, а перемещается в папку Удаленные, из которой в случае необходимости его можно вернуть в исходную папку. В данном случае просматривается полная аналогия с Корзиной в операционной системе Windows.

Окончательная очистка папки Удаленные показана на следующем примере.

Папки общего использования

Выше мы рассматривали работу с общими папками Outlook, но помимо рассмотренных существуют папки общего использования, являющиеся открытыми папками файловой системы одного из узлов сети. С данными папками пользователь может работать, как с обыкновенными папками своей файловой системы. А как уже вы знаете, Outlook 2002 имеет все средства для работы с файловой системой (см. раздел 7.4 "Проводник Outlook") и, естественно, для работы с папками общего использования.

Поиск файлов

Возможности поисковой системы Outlook не ограничиваются только нахождением собственных элементов. Outlook может организовать поиск файлов компьютера, причем возможности этого поиска гораздо шире стандартных средств поиска Windows.

Поисковая система Outlook

Поисковая система Outlook

Уважаемые читатели, давайте оглянемся назад. Мы рассмотрели почти все основные средства работы с Outlook, и, безусловно, его почти неограниченные возможности потрясают! Однако использование его потенциала не только поражает, но и порождает бесчисленное множество информации. Сколько сообщений, встреч, задач, заметок и т. п. будет создано, получено, перенаправлено?

Причем далеко не всегда эта груда информации структурирована или упорядочена, что заставляет пользователя тратить неоправданно много времени на поиск необходимых данных стандартными средствами. При таком подходе к задаче поиска информации естественно предположить, что необходимо специальное средство поиска.

Поэтому представляем вам универсальную поисковую систему Outlook. С ее помощью можно организовать сколь угодно точный поиск не только элементов Outlook, но и файлов в стандартных папках компьютера. Пользователь Outlook может задавать весьма разнообразные условия поиска как довольно приблизительные, так и достаточно точные, поскольку элементы Outlook имеют целый ряд свойств, позволяющих расширять или сужать поиск.

В этой главе будут рассмотрены процедуры поиска элементов Outlook и файлов компьютера, а также рассмотрены дополнительные возможности в настройках поисковой системы.

Процедуры поиска разных элементов Outlook во многом схожи, поэтому, не умаляя общности, рассмотрим поиск сообщений. Надеемся, что по аналогии с ниже рассмотренными процедурами вы сможете организовать поиск для любого другого элемента Outlook (встречи, задачи и т. д.).

Построенная диаграмма

Замечание
Замечание 3

Если бы мы не выделили перед началом постоения диаграммы диапазон А2 :В6, то могли бы задать его позже, на втором шаге Мастера диаграмм. При этом совершенно не обязательно вручную вводить сложную формулу в поле Диапазон (Data Range). Достаточно выделить нужный диапазон на рабочем листе мышью, при этом диалоговое окно мастера свернется, чтобы не мешать выделению, а формула появится автоматически.

После вставки диаграммы она может перекрывать используемую таблицу. Для того чтобы перенести диаграмму, достаточно ее выделить и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить на требуемое место.

Теперь обратимся непосредственно к самой диаграмме. Все элементы отображаются четко и красиво, за исключением самого круга с данными, кото рый получился очень маленького размера. Для увеличения области построения диаграммы необходимо щелкнуть мышью по невидимому квадрату, в который вписан круг и текстовые пояснения (рис. 18.9). Появится квадратная рамка с маркерами выделения по углам. Зацепите эти маркеры и тащите, растягивая рамку выделения до тех пор, пока круг не примет необходимый вам размер.

Итак, сообщение полностью готово к отправке, осталось внести адрес получателя сообщения и нажать кнопку Отправить лист (Send this Sheet).

Особый интерес представляет то, как наше сообщение отобразится у пользователя, ведь, во-первых, оно преобразовано в HTML-формат, а во-вторых, не у каждого получателя может быть установлен Excel. После отправки и приема сообщений перейдите в папку Входящие (Inbox) и откройте созданное сообщение (рис. 18.10).

Презентация и диалоговое окно Планирование вещания презентации

Создание учетной записи Microsoft Exchange Server

Пример 13.1. Создание учетной записи Microsoft Exchange Server

{В системной панели Windows}

Старт > Настройки > Панель управления

Почта (рис. 13.1)

Учетные записи...

{Откроется уже знакомое диалоговое окно Учетные записи}

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее

Microsoft Exchange Server Далее

Сервер Microsoft Exchange := FLAGSHIP

Имя пользователя := Usarov Egor

Проверить имя (рис. 13.2)

{В случае успешной проверки имя пользователя подчеркнется}

ОК

Готово

Закрыть

Настройка учетной записи Microsoft Exchange Server

Пример 13.2. Настройка учетной записи Microsoft Exchange Server

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи

Имя Microsoft Exchange Server Изменить...

Другие настройки ... (рис. 13.4)

Введите имя сервера Exchange := Creware

Автоматически определять состояние соединения

Выбор файла хранения новой почты

Пример 13.3. Выбор файла хранения новой почты

{В диалоговом окне Учетные записи электронной почты }

Размещать новую почту в папке Mailbox-Usarov, Egor

Открытие общей адресной книги

Пример 13.4. Открытие общей адресной книги

> Сервис > Адресная книга...

Источник адресов Глобальный список адресов

Копирование контакта

Пример 13.5. Копирование контакта

{В общей адресной книге}

Имя Контакт

Добавить в личную адресную книгу

Сохранить и закрыть

Использование общей адресной книги также полезно при задании адресатов сообщений. При этом можно задать параметр отображения первыми контактов именно общей адресной книги.

Установка параметров отображения адресных книг

Пример 13.6. Установка параметров отображения адресных книг

{В адресной книге}

> Сервис > Параметры., (рис. 13.10)

Отображать первым список адресов Глобальный список адресов

Хранить личные адреса Контакты

ОК

Представление По предметам

Пример 13.9. Представление По предметам

> Вид > Текущее представление > По предметам (рис. 13.13)

Открытие папки другого пользователя

Пример 13.11. Открытие папки другого пользователя

> Файл > Открыть > Папка другого пользователя... (рис. 13.15)

Имя...

Имя Usarov, Egor

Папка Контакты

ОК

После этого перед пользователем откроется соответствующая папка (рис. 13.16).

Создание прав представителя

Пример 13.12. Создание прав представителя

> Сервис > Параметры.. Представители (рис. 13.17)

Добавить...

Имя Novikov, Fedor Добавить

Отправка сообщений пользователем, которому делегированы права на отправку, практически ничем не отличается от обыкновенного создания сообщения, за исключением возможности указать, от чьего имени отправляется сообщение.

Отправка сообщения от имени представителя

Пример 13.13. Отправка сообщения от имени представителя

{В папке Входящие}

Создать...

> Вид > Поле "От"

от...

Имя Usarov,Egor

ок

{Заполнить оставшиеся поля}

Отправить

Создание расписания группы

Пример 13.14. Создание расписания группы

> Действия > Просмотр расписания группы...

Создать...

Введите название группового расписания:= MS Office XP

ок

Другие > Добавить из Адресной книги...

Имя Novikov, Fedor To->

Имя Usarov, Egor To->

Другие > Добавить общую папку... (рис. 13.18)

Общие папки Календарь группы

ОК

Сохранить и закрыть

Рассылка приглашений на собрание

Пример 13.15. Рассылка приглашений на собрание

> Действия > Просмотреть расписание группы...

Групповые расписания MS Office XP Открыть...

{Задание дня проведения собрания}

Перейти < День>

Организовать > Создать собрание со всеми...

{Откроется форма собрания с заполненными полями Кому}

Тема:= <тема собрания>

Текст сообщения := <комментарий

{Задание времени проведения собрания}

Планирование

Автовыбор >> (рис. 13.20)

Добавить в личный календарь

Отправить

Подключение сетевого диска

Пример 13.16. Подключение сетевого диска

{Панель Outlook}

Другие ярлыки Мой Компьютер

> Сервис > Подключить сетевой диск... (рис. 13.21)

Browse... (рис. 13.22)

Select a shared folder <папка>

Finish

Отключение сетевого диска

Пример 13.17. Отключение сетевого диска

Отключить сетевой диск

Выберите диск, от которого требуется отключиться <диск>

ОК

Еще одно замечание, связанное с работой над папками общего использования. Как и в случае с папками Outlook, пользователь создавший общую папку, может задать права доступа к информации, в ней содержащейся. По умолчанию вы устанавливаете соединение с сетевой папкой под именем, с которым вы вошли в систему. Для того чтобы установить соединение с папкой подгдругим именем, щелкните гиперссылку (Different user name) в диалоговом окне Подключение сетевого диска (Map Network Drive).

Более того, посредством данного диалогового окна пользователь может создать соединение с FTP-сервером, что позволяет впоследствии лишь двойным щелчком мыши по созданному ярлыку устанавливать с ним соединение и загружать или отправлять файлы на сервер FTP (см. раздел 11.6 "FTP-cepeep").

Подключение к серверу FTP

Пример 13.18. Подключение к серверу FTP

{В диалоговом окне Подключение сетевого диска}

Web folder or FTP-site

location:= ftp://narod.ru

(снять) Log on anonymously

User Name := usarov Next

Enter a name := NAROD Finish

Доступ через Outlook Web Access

Пример 13.19. Доступ через Outlook Web Access

{Открыть браузер, например Microsoft Internet Explorer}

Адрес := http://192.168.0.3/exchange

Log On := EgorU <Enter>

{Откроется диалоговое окно Enter NetWork Password}

UserName := EgorU

Password := <пароль>

После того как пользователь выполнил успешный вход, будет загружена основная страница, посредством которой можно создавать сообщения, просматривать календарь и адреса рабочей группы, а также осуществлять доступ к общим папкам. Работа с каждой из возможностей интуитивно понятна, а пользователям Outlook просто очевидна. Здесь, как и в Outlook, существует панель ярлыков, посредством которой можно осуществлять доступ к ин формации (слева), меню, посредством которого можно выполнять необходимые действия (вверху), и панель просмотра информации, отображающая данные.

Отправка сообщения через Outlook Web Access

Пример 13.20. Отправка сообщения через Outlook Web Access

Inbox

Compose New Mail Message

Message

To := egoru@creware.com

Subject := Test

Attachment

Browse...

{Выберите присоединяемый файл}

Add Attachment Now

Options

Tell me when this message has been delivered

Tell me when this message has been read

Send

Как видите, основная функциональность сохранена и сообщение отправлено. Аналогично описанной программе следует поступать и с созданием встреч и контактов посредством Outlook Web Access.

Настройка факса

Пример 14.1. Настройка факса

Start > Settings > Control Panel... 2L Fax

Настройка факса происходит на четырех вкладках диалогового окна Fax Properties. На первой вкладке задается информация пользователя, которая будет отображаться на титульных страницах факса (cover pages).

На вкладке Cover Pages пользователь может добавить новый титульный лист или уже существующий, нажав, соответственно, кнопки New и Add. He будем описывать здесь создание нового титульного листа, работу же с редактором титульных страниц (Fax Cover Pages Editor) продемонстрируем на отображении стандартных титульных страниц Windows Fax (рис. 14.1).

Параметры отправки факса

Пример 14.2. Параметры отправки факса

Tree

Fax Service on Local Computer

> Action > Properties

General

Number of retries := 3

Minute between series := 10

Days unsent fax is kept : = 10

Archive outgoing faxes in := D:\My FaxesXSent

В разделе. Retry Characteristics устанавливаются параметры отправки факса, а именнно: количество повторов при отправке (если номер абонента занят), временной интервал, через который будет осуществляться очередная попытка отправки факса, и количество дней, на протяжении которых будет сохраняться неотправленный факс.

В разделе Send Settings указываются параметры хранения отправленных факсов (укажите требуемую папку) и стандартное время отправки факса. Если пользователь выберет отправку в стандартное время, она будет происходить в указанном временном интервале (а точнее, ночью, когда вас нет на работе и телефон не перегружен).

Теперь перейдем непосредственно к настройке модема, отвечающего за получение и отправку факсов.

Параметры получения факса

Пример 14.3. Параметры получения факса

{В консоли факса} Devices

Device Name < действующий факс-модем>

General

Enable Sent

Enable Receive

Rings before answer := 5

Received Faxes

Send in folder := D:\My Faxes\Received

Установка первого флажка позволяет отправлять факс, второго — принимать. Важный параметр Rings before answer определяет количество звонков, необходимых для автоматического включения факс-модема на прием факсимильного сообщения. И наконец, на последней вкладке определяется место хранения принятых факсов, а также возможность их автоматической распечатки на принтер.

Замечание
Замечание 1

Автоматическая отправка факсов возможна только в случае снятого флажка Enable manual answer for the first device на вкладке Status Monitor диалогового окна Fax Properties, указывающего на ручной прием факса (см, раздел "Свойства факса").

После того как все параметры настроены, необходимо убедиться, что сервис факса стартован.

Запуск сервиса факсов

Пример 14.4. Запуск сервиса факсов

Start > Programme > Administrative Tools > Component Service

Tree

Console Root Services

Services Name Fax Service

{На панели} Start Service

Итак, первичные процедуры настройки факс-модема на прием и отправку факсимильных сообщений настроены, теперь перейдем к использованию этих возможностей средствами Outlook.

Создание учетной записи Fax Mail Transport

Пример 14.5. Создание учетной записи Fax Mail Transport

{В outlook)

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

Создать новую учетную запись электронной почты Далее

Additional Server Types Далее

Additional Server Types Fax Mail Transprot Next

{ Появится диалоговое окно, уведомляющее о перезапуске Outlook для активизации работы созданной учетной записи}

ОК

После перезапуска Outlook можно перейти к дополнительной настройке учетной записи.

Дополнительная настройка учетной записи

Пример 14.6. Дополнительная настройка учетной записи

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

Изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее

Name Fax Mail Transport Change...

Include a cover page generic

Отправка факса

Пример 14.7. Отправка факса

{В форме Сообщение}

Учетные записи Fax Mail Transport

Отправить

После отправки факсимильное сообщение перемещается в папку Исходящие (Outbox) и после окончательной процедуры отправки и приема сообщения, как и обыкновенное сообщение, — в папку Отправленные (Sent Items).

Мастер факсов Word 2002

Пример 14.8. Мастер факсов Word 2002

{ В окне Word}

Файл > Создать... -> Общие шаблоны

Письма и факсы

Мастер факсов

ОК

Далее

Следующий документ: Документ 1

Далее

Другое приложение FAX (рис. 14.4)

Далее

Введите сведения о получателе

Далее

Изысканный

Далее

Введите сведения об отправителе

Далее

Готово

Создание конфигурации

Пример 15.1. Создание конфигурации

{ Закройте Outlook и перейдите на рабочий стол Windows}

Пуск > Настройка > Панель управления

Почта

Показать (рис. 15.1)

Добавить...

Имя конфигурации := Usarov

ОК

{Появится Мастер учетных записей}

Закрыть

ОК

Запрашивать конфигурацию

Применить

После выполненной программы на вкладке Общие (General) диалогового окна Почта (Mail) отобразится новая конфигурация. Мы намеренно отказались от выполнения дальнейших шагов в создании новой конфигурации, чтобы отдельно рассмотреть добавление учетных записей информационных служб.

Единственное, что хочется прокомментировать, это установку переключателя запрашивать конфигурацию (Prompt for a profile to be used). Данная возможность позволит при очередном запуске Outlook выбрать, какая из конфигураций будет использоваться в данный момент. Такой вариант очень удобен в случае работы нескольких пользователей на одном компьютере, особенно если их конфигурации имеют пароль.

Если установить переключатель использовать конфигурацию (Always use this profile), то при запуске Outlook будет загружать указанную в списке конфигурацию. Этот вариант удобен, если существует конфигурация, употребляемая чаще, чем другие. Как правило, это конфигурация, общая для всех пользователей и не имеющая пароля.

Добавление учетной записи в конфигурацию

Пример 15.2. Добавление учетной записи в конфигурацию

{ В диалоговом окне Почта}

Конфигурации <Новая конфигурация>

Свойства... (рис. 15.2)

Учетные записи...

Информационная служба Microsoft Exchange Server включена в комплект поставки Microsoft Outlook, но для доступа к Microsoft Exchange Server необходимо наличие клиентской лицензии, которую выдает администратор сети.

Создание файла личных папок

Пример 15.3. Создание файла личных папок

{ В окне Outlook}

> Файл > Создать > Файл данных Outlook...

Тип хранилища Файл личных папок

ок

Имя файла := < Имя файла>

ОК

После этого в списке папок появится новый корень, т. е. новый файл хранения данных, с которым вы можете работать как с личной папкой. Пользователь может создавать сколько угодно файлов данных. Например, на рис. 15.3 в списке папок изображено три личных папки.

Открытие файла личных папок

Пример 15.4. Открытие файла личных папок

> Файл > Открыть > Файл данных Outlook...

Имя файла := < Имя файла>

ОК