Изменение свойств личных папок

Пример 15.5. Изменение свойств личных папок

{ В диалоговом окне Настройка почты}

Файлы данных... (рис. 15.4}

Имя < файл личных папок>

Параметры..

Имя := < Имя папки, отображаемое в списке папок Outlook >

Сменить пароль

Новый пароль := < пароль> Подтверждение := < тот же пароль>

ОК

Заметки := < Краткое описание содержащейся в файле информации>

ОК

Простой поиск элементов

Пример 16.1. Простой поиск элементов

Просмотреть : = Outlook

Искать в Полученная почта

Параметры (снять) Просматривать весь текст в каждом сообщении

Найти

Замечание
Замечание 1

После проделанного поиска в поле Просмотреть можно будет выбрать его недавние условия из раскрывающегося списка.

По окончании поиска панель просмотра информации отобразит все элементы, удовлетворяющие его условию. После этого вы можете продолжать запланированную работу с найденными элементами.

Простой поиск легок и быстр, но его функциональность проигрывает в случае более изощренных условий поиска, скажем по дате или по адресу отправителя. В следующем разделе мы рассмотрим основной инструмент Outlook для расширенного поиска элементов.

Открытие расширенного поиска :

Пример 16.2. Открытие расширенного поиска :

>Сервис > Расширенный поиск файлов.... (рис. 16.2}

Выбор папки

Пример 16.3. Выбор папки

Обзор... (рис. 16.3)

Папки Входящие

Исходящие

Отправленные

Черновики

Удаленные

Просмотреть вложенные папки

ОК

Заметьте, что после выбора папок их названия отображаются в поле Просмотреть в папке. Установка флажка Просмотреть вложенные папки (Search subfolders) обязует Outlook выполнить соответствующее действие, в противном случае элементы, находящиеся в папке CityCat, не участвовали бы в поиске.

Ввод условия Текст

Пример 16.4. Ввод условия Текст

Искать текст := <текст>

Место поиска только поле темы

Теперь после нажатия кнопки Найти отобразится сравнительно небольшой список элементов. На рис. 16.4 и 16.5 продемонстрирована разница в логических условиях поиска текста. В первом случае необходимо найти все сообщения, тема которых содержит или слово "Office", или слово "Outlook" (рис. 16.4), а во втором — слова и "Office" и "Outlook".

Замечание
Замечание 1

По умолчанию поиск Outlook не чувствителен к регистру букв в словах. Настройка Outlook на учет регистра описана в разделе 16.2.2 "Вкладка Другие условия".

Также заметим, что подробное рассмотрение работы с областью Результат поиска будет приведено в разделе "Область Результат поиска".

Ввод условия Имя

Пример 16.5. Ввод условия Имя

от...

Имя <Контакт>

От ->

ок

Одно существенное замечание. Если вы создавали список контактов самостоятельно, а не путем копирования адреса из приходящего сообщения, если вы редактировали имена после ответа, например добавляя к ним отчество, Outlook, скорее всего, не сможет выполнить поиск, удовлетворяющий вас. Это произойдет потому, что отправитель посылает сообщение со своим именем в поле От, которое может не совпадать с именем в вашем списке контактов. В таком случае введите с клавиатуры имя отправителя, его прозвище или электронный адрес.

Ввод условия Время

Пример 16.6. Ввод условия Время

Выбрать элементы полученные на прошлой неделе

В табл. 16.1 приведены основные действия и временные рамки, связанные с элементами.

Задание дополнительного условия поиска

Пример 16.7. Задание дополнительного условия поиска

Поле > Все поля сообщения > Кому (рис. 16.9)

Условие равно (точно)

Значение := Нашатырев Антон; Моховиков Олег

Добавить к списку

Поле > Все поля сообщения > Отправлено

Условие между

Значение := 30.06.2001 и 01.08.2001

Добавить к списку

Поле > Все поля сообщения > Требуется уведомление о получении

Условие Равно

Значение Нет

Добавить к списку

Найти (рис. 16.10)

Расширенный поиск файлов

Пример 16.8. Расширенный поиск файлов

Сервис > Расширенный поиск файлов... (<Ctrl>+<Shift>+<F>)

Просмотреть Файлы (рис. 16.11)

Открытие набора условий поиска

Пример 16.10. Открытие набора условий поиска

> Файл > Открыть условия поиска

Папка <Имя папки>

Имя файла <Имя файла>

ОК

Сохранение календаря как Web-страницы

Пример 17.1. Сохранение календаря как Web-страницы

{Перейдите в представление календаря}

> Файл > Сохранить как Web-страницу... (рис. 17.2)

Начало := 01.07.2001

Конец := 31.07.2001

Включить сведения о встрече

Название календаря := Usarov George - Calendar

Имя файла := С:\Мои документы\calendar.html

Открыть сохраненную Web-страницу в обозревателе

Сохранить

Сохранение контакта в формате vCard

Пример 17.2. Сохранение контакта в формате vCard

> Файл > Сохранить как...

Имя файла := < Имя файла>

Тип файла Формат vCard

Сохранить

Для элементов папки Календарь ситуация аналогична, только в данном случае в списке Тип файла следует выбрать vCalendar или iCalendar.

Экспорт элементов Outlook

Пример 17.3. Экспорт элементов Outlook

> Файл > Импорт и экспорт...(Запустится мастер импорта и экспорта (рис. 17.5)

Выберите нужное действие Экспорт в файл Далее

Создать файл следующего типа Microsoft Excel Далее (рис. 17.6)

Выберите папку для экспорта Контакты Далее

Обзор

Папка <Имя папки>

Имя файла := Контакты

Экспорт "Контакты" из папки "Контакты"

Соответствие полей...

Импорт элементов

Пример 17.4. Импорт элементов

>Файл > Импорт и экспорт... (Запустится мастер импорта и экспорта)

Выберите нужное действие Импорт из другой программы или файла

Выберите файл для импорта Microsoft Excel

Обзор

Папка <Имя папки>

Файл Контакты, xls

ОК

разрешить создание дубликатов (рис. 17.7) Далее

Выберите папку назначения ИмпортКонтакт Далее

Импорт "Контакты" в папку "ИмпортКонтакты"

Готово

Автоархивация элементов

Пример 17.5. Автоархивация элементов

>Сервис >Параметры... Дополнительно

Автоархивация... (рис. 17.8)

По умолчанию автоархивация элементов Outlook производится каждые 14 дней. Пользователь может установить любую периодичность этого процесса, а также вообще отменить его, сняв флажок.

Запрет на автоархивацию элемента

Пример 17.6. Запрет на автоархивацию элемента

{Откройте элемент}

> Файл > Свойства...

Не автоархивировать

ОК

Ручная" архивация

Пример 17.7. "Ручная" архивация

>Файл > Архивировать... (рис. 17.10)

Архивировать эту папку и все вложенные папки <Папка>

Архивировать элементы, созданные до <Дата>

(Снять) Включить элементы с флажком "Не архивировать"

ок

Очистка папки Удаленные

Пример 17.9. Очистка папки Удаленные

>Сервис > Очистить папку "Удаленные" или

{ Выделите папку "Удаленные"}

Очистить папку "Удаленные"

Кроме этого, пользователь может установить автоматическую очистку папки Удаленные при выходе из приложения Outlook.

Автоматическая очистка папки Удаленные

Пример 17.10. Автоматическая очистка папки Удаленные

>Сервис > Параметры.. Дополнительно

Очищать папку "Удаленные" при выходе

ОК

Перемещение элементов в папку Удаленные зависит от пользователя. Но редко когда пользователь удаляет элемент сразу при получении или отправке — должно пройти время или случиться какое-либо событие, требующее сбора и удаления ненужной информации (например, нехватка места на винчестере компьютера). Причем, как правило, это относится к папкам почты, поскольку именно они содержат наибольшее количество элементов. Outlook 2002 предоставляет пользователю специальный сервис, помогающий в разрешении данной проблемы.

Очистка почтового ящика

Пример 17.11. Очистка почтового ящика

> Сервис > Очистка почтового ящика... (рис. 17.13)

Удаление найденных элементов

Пример 17.12. Удаление найденных элементов

> Правка > Выделить все

> Правка > Удалить

Оставшиеся два раздела в диалоговом окне Очистка почтового ящика (Mailbox Cleanup) отвечают за уже рассмотренные параметры: автоархивация и удаление.

Замечание
Замечание 1

Особый интерес и удобство в использовании диалогового окна Очистка почтового ящика появляются в случае работы Outlook в сети. В данном случае при хранении информации на сервере Microsoft Exchange размер почтового

ящика клиента лимитирован администратором и возможностями сервера. А следовательно, пользователю приходится подстраиваться под общую схему работы сервера и архивировать или удалять элементы для получения новых сообщений. Кстати, в случае, если вы подходите к порогу переполнения почтового ящика на сервере, Microsoft Exchange любезно уведомляет вас об этом специальным (важным) сообщением.

Word в качестве редактора сообщений

Пример 18.1. Word в качестве редактора сообщений

{Б приложении Outlook}

> Сервис >Параметры Сообщение

Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

В качестве примера использования Word рассмотрим создание сообщения, содержащего фигурный текст и диаграмму, демонстрирующую структуру данной книги.

Вставка объекта WordArt

Пример 18.2. Вставка объекта WordArt

> Вставка > Рисунок > Объект WordArt

Выберите нужный стиль надписи [1,3] ОК

Текст := Структура книги Жирный ОК

{Панель Фоматирования} По центру

В результате наших действий появится красиво оформленный текст с желтой градиентной заливкой в центр (рис. 18.2).

Для изменения свойств данного объекта можно воспользоваться кнопками одноименной панели инструментов. В нашем случае давайте изменим цвет заливки с желтого на синий.

Изменение свойств объекта WordArt

Пример 18.3. Изменение свойств объекта WordArt

{На панели инструментов WordArt}

Формат объекта WordArt Цвет и Линии

Цвет Способы заливки...

Градиентная

Один цвет Цвет1 Синий

Тип штриховки От центра

Варианты [1,1] (

Добавление ветви в диаграмму

Пример 18.5. Добавление ветви в диаграмму

{Выделите корень диаграммы}

{На панели Организационная диаграмма} Добавить фигуру

Автоформат

Выберите стиль диаграммы Рельефный градиент

ок

Теперь осталось ввести текст диаграммы. Для этого щелкните один раз левой кнопкой мыши по одной из заглушек диаграммы и введите соответствующий текст. Окончательный вариант сообщения, отредактированного и отформатированного средствами Word, показан на рис. 18.5.

Отправка документа по маршруту

Пример 18.6. Отправка документа по маршруту

> Файл > Открыть... {открыть требуемый документ}

> Файл > Отправить > По маршруту. . .

Адрес

Нашатырев Антон Кому

Моховиков Олег Кому

ОК

Текст сообщения := Уважаемые коллеги! Прочтите присоединенный документ и выскажите свои соображения и комментарии по поводу написанного. Заранее благодарю, Егор Усаров.

по очереди

Возврат по окончании

Отслеживать состояние

Отправить

Замечание
Замечание 2

Во время выполнения данной программы могут появляться диалоговые окна безопасности Outlook, предупреждающие о стороннем вмешательстве и доступе к данным Outlook. В данном случае всегда соглашайтесь, чтобы разрешить доступ (ведь этот запрос исходит от ваших действий, и вы его ожидаете).

Назначенный маршрут можно присоединить к документу, чтобы отправить его не сразу, а сделать это позднее. Для этого на последнем шаге программы нужно нажать кнопку Добавить (Add Slip).

> Файл > Отправить > Следующий адресат...

Направить документ Нашатырев Антон

ОК

Продолжение рассылки документа по маршруту

Пример 18.8. Продолжение рассылки документа по маршруту

>Файл>Отправить > Следующий адресат...

Отправить документ "Олег Моховиков"

ОК

Создание сообщения средствами Excel

Пример 18.9. Создание сообщения средствами Excel

>Файл > Отправить > Сообщение

Включить текущий лист в текст сообщения

Тема := Статистика

Введение := Данное сообщение содержит ...

Замечание
Замечание 1

В поле Введение (Introduction) пользователь может ввести текстовое сообщение (комментарий), предшествующее таблице.

Как говорилось выше, мы будем рассматривать отправку таблицы, изображенной на рис. 18.10. На данном этапе таблица содержит только текст и не имеет дополнительного форматирования.

Работа с таблицей

Перед отправкой сообщения, содержащего таблицу, ее желательно отформатировать: выделить заголовок, подчеркнуть границы и т. д. Но возможности Outlook позволяют не только форматировать таблицу, но и работать над ее логикой. В примере 18.10 мы добавили еще одну строку — "Итого", содержащую сумму всех страниц в книге, после чего придали таблице соответствующее стилевое оформление.

Работа с таблицей Excel

Пример 18.10. Работа с таблицей Excel

{Редактирование}

А6 := Итого

Вб Автосумма <Enter> {Форматирование}

А1:Вб {Выделить, удерживая нажатой левую кнопку мыши}

> Формат > Автоформат...

[1,1]

ок

Вставка диаграммы Excel

Пример 18.11. Вставка диаграммы Excel

А2:В5

> Вставка > Диаграмма... Стандартные

Тип Круговая

Вид [1,1]

Название диаграммы := Outlook в подлиннике

Подписи данных Доли

Готово

Вставка подписи

Пример 18.12. Вставка подписи

> Вставка > Подпись > С уважением

Замечание
Замечание 4

Вообще говоря, дополнительное редактирование и форматирование сообщений иногда необходимы, если не обязательны. После создания таблицы (с использованием Excel) пользователь всегда может открыть сообщение и отредактировать: вставить подпись или ряд дополнительных замечаний, а также придать фон, добавить рисунок и т. д.

Отправка в папку Exchange

Пример 18.13. Отправка в папку Exchange

> Файл > Отправить > Папка Exchange...

Выберите папку < Общая папка>

ОК

После того как документ размешен в общей папке, каждый из пользователей может его открыть, щелкнув по соответствующей ссылке в окне просмотра информации (рис. 18.11).

Планирование вещания презентации PowerPoint

Пример 18.14. Планирование вещания презентации PowerPoint

> Показ слайдов > Прямое вещание > Настроить и спланировать...

Описание := "Microsoft Outlook 2002 в подлиннике" (рис. 18.12)

Параметры... Настройка вещания (рис. 18.13)

Нет

Режим показа Изменяемый размер

Записать вещание и сохранить по адресу := <общая папка>

ОК

Назначить...

Кому...

Введите или выберите имя: < участники презента-

Обязательный

ОК

Отправить

{ Появится диалоговое окно с уведомлением, что вещание запланированно}

ОК

Прямое вещание презентации

Пример 18.15. Прямое вещание презентации

> Показ слайдов > Прямое вещание > Начать вещание...

При проведении плановой конференции ведущий презентации планирует ее трансляцию с помощью интерфейса планирования встреч в Outlook 2002. В заданное время на экранах компьютеров участников появится окно напоминания о встрече, на котором участник увидит кнопку, после нажатия на которую будет загружена вводная страница презентации (рис. 18.15). Управляет сменой слайдов ведущий презентации. На экранах компьютеров участников слайды демонстрируются точно так же, как в обычном режиме показа слайдов.

Импорт данных из Outlook в Access

Пример 18.16. Импорт данных из Outlook в Access

> Файл > Внешние данные > Импорт...

Тип файлов Outlook {Автоматически запустится Мастер импорта из Exchange/Outlook }

> Адресные книги > Адресная книга Outlook Contacts

В новой таблице

{На этом шаге предлагается определить параметры импортируемых данных выяснить, необходимо ли их вообще импортировать }

Post Office Box

He импортировать

Импорт в таблицу := Контакты

Готово

ОК

Создание сообщения с Access Data Page

Пример 18.17. Создание сообщения с Access Data Page

{В Outlook }

> Действия > Новое сообщение с помощью... > Microsoft Office >Microsoft Access Data Page

{Откроется Access с мастером Новая страница доступа к данным}

Конструктор

Выбор источника данных := < База данных>

Открыть

После проделанных процедур откроется страница с сеткой данных. Итак, прежде всего необходимо разместить информационные поля, которые будут находиться на странице. Для этого перетащите требуемые поля на сетку таблицы и замените ее название, например на Контакты. После чего введите имя получателей сообщения и нажмите кнопку Отправить копию.

Перед отправкой сообщения пользователь может посмотреть, как она будет отображаться у получателя. Для этого выберите команду > Файл > предварительный просмотр web-страницы. Откроется Web-браузер с загруженной страницей, которая точно так же будет отображаться и у получателя сообщения.

Принятое сообщение с таблицей и диаграммой

Во-первых, как вы видите, текст, введенный в поле Введение (Introduction) предшествует таблице и отделен от нее чертой. Во-вторых, формат таблицы сохранен. И наконец, наша гордость — диаграмма полностью совпадает с созданной (формат, данные и т. д.). Единственное, что упущено, это нет подписи, поскольку мы создавали наше сообщение из Excel, а не из Outlook. Исправить этот недостаток можно было, выполнив перед отправкой команду > .Вставка > Подпись > С уважением.

Программа

Расширение имени файла

Импорт

Экспорт

Microsoft Schedule+ 1 .0

cal

Да

Нет

Microsoft Schedule+ 7x

scd

Да

Нет

Microsoft Schedule Plus Interchange

sc2

Да

Нет


Программа Программа	Расширение имени файла	Импорт	Экспорт
Microsoft Mail File	mmf	Да	Нет
Microsoft Outlook Personal Folders file	pst	Да	Да
Microsoft Outlook Personal Address Book	pab	Да	Да
Microsoft Internet Mail (IE 3.02)	pst	Да	Нет
Microsoft Outlook Express		Да	Нет
ACT! 2.0, 3.0, or 4.0 for Windows	dbf	Да	Нет
ECCO3.0, 3.01,3.02, or 4.00	eco	Да	Нет
Eudora Light (1.54 or 3.0.1)		Да	Нет
Eudora Pro 2.2, 3.0, or 3.0.1		Да	Нет
Netscape Mail 2.02, 3.0, or 3.01		Да	Нет
Netscape Messenger 4.0		Да	Нет
Lotus Organizer 2.1, 97, 97GS/4.1, and 5.0	org — org5	Да	Нет
Comma Separated Values (MS-DOS)	CSV	Да	Да
Comma Separated Values (Windows)	CSV	Да	Да
Tab Separated Values (MS-DOS)	"txt	Да	Да
Tab Separated Values (Windows)	Ut	Да	Да
(calendar	ics	Да	Нет
Vcalendar	vcs	Да	Нет
Vcard	vcf	Да	Нет
Microsoft Access	mdb	Да	Да
Microsoft Excel	xls	Да	Да
Microsoft FoxPro	dbf	Да	Да
DBASE	dbf	Да	Да

По умолчанию для некоторых приложений конверторы не устанавливаются, и при попытке экспортировать элемент в данный формат появится соответствующее предупреждение. Если вы с ним согласитесь, недостающий компонент будет установлен.

Если Outlook не имеет конвертора в формат какого-либо приложения А, то можно проявить смекалку и конвертировать вначале в стороннее приложение В, которое поддерживает необходимый формат. И уже средствами этого приложения конвертировать в требуемое приложение. Например, Outlook не поддерживает формат приложения Lotus 1-2-3, но, воспользовавшись приложением Excel, которое поддерживает работу с Lotus, можно добиться требуемого результата.

Экспорт элементов

Давайте рассмотрим конкретный пример экспорта информации. Характерным случаем в данной ситуации является перенос списка контактов из Outlook в другие приложения Microsoft Office (Excel или Access) для более специфической работы над ними средствами именно этого приложения. Допустим, что в нашем случае им будет являться Excel.

Программа Автоматическая архивация

Параметры автоматической архивации устанавливаются в диалоговом окне Автоархивация (AutoArchive).

Программа Формат сообщения

Сохранение элемента в формате сообщения (.MSG) позволяет создать его полную автономную копию. То есть пользователю не требуется загружать Outlook для просмотра данного сообщения, . достаточно в Проводнике Windows дважды щелкнуть по имени файла — и откроется полноценная версия элемента, с которым можно работать, как будто вы находитесь в приложении Outlook (кстати, неявно он все равно запускается).

Более того, этот формат является универсальным для всех элементов Outlook. Иными словами, если вы сохранили элемент Заметка (Note) в формате сообщения, при последующем открытии созданного файла вам откроется форма заметки, причем все ее информационные поля сохранят свои значения.

Сохранение отдельных элементов в данном формате позволяет быстро и надежно переносить информацию Outlook с одного компьютера на другой.

Программа HTML

Формат HTML является весьма распространенным. Файлы в этом формате могут быть открыты Web-редакторами и Web-браузерами, такими как Internet Explorer или Netscape Communicator, а также любым приложением Microsoft Office XP.

Данный формат позволяет сохранять не только текстовую информацию всех полей сообщения, но и их графическое форматирование (за исключением встроенных бордюров Outlook и файлов). Более того, этот формат запоминает гиперссылки элемента. В главе 11 мы уже рассматривали создание простого HTML-файла и его размещение на Web-сайте пользователя. Здесь же приведена операция сохранения календаря Outlook в формате HTML, после чего его можно разместить на сайте, тем самым в любой точке планеты любой пользователь (и вы в частности) будет иметь оперативный доступ к информации вашего расписания (см. раздел 11.6.1 "Создание простейшей Web-страницы").

Программа Импорт элементов

Импорт — обратная экспорту процедура, т. е. данные из некоторого файла перемещаются в базу Outlook. Давайте проверим обратное преобразование файла Контакты.хls в папку Outlook. Для этого создайте специальную папку, например ИмпортКонтакты, в которую будет помещена информация из файла Excel.

Программа Консоль факсов

После того как пользователь нажал кнопку Open Fax Service Management Consol, появится одноименная консоль, позволяющая управлять работой сервиса факсов .

Основными аспектами, интересующими нас в данном случае, являются установка факса на автоматическое получение и отправку факсов, а также настройка сопутствующих параметров. Рассмотрим сначала настройку параметров отправки факсов.

Программа Отправка и получение факса

Отправка факсимильных сообщений так же проста, как и отправка сообщений электронной почты. Если факсимильное сообщение готово к отправке, нажмите кнопку Отправить/Получить на панели инструментов Стандартная. Произойдет абстрактная отправка факса, т. е. факс перейдет в папку Отправленные, не будучи еще фактически отправленным получателю. Это действие показывает, что формат сообщения успешно преобразован. Через некоторое время появится диалоговое окно Fax Monitor , демонстрирующее процедуру дозвона до номера получателя.

После автоматического набора номера и в случае готовности факса получателя к приему произойдет соединение двух факсимильных аппаратов и нач нется передача факса. Процедуры дозвона и передачи факсов отображаются в диалоговом окне Fax Monitor. В случае необходимости пользователь может прервать передачу факса, нажав кнопку End Fax Call.

Получение факса происходит исходя из настроек, описанных выше, в случае автоматического приема факса от пользователя не требуется никаких действий. Факс автоматически установит соединение и примет факсимильное сообщение, после чего переместит его в папку, предназначенную для хранения таких сообщений.

Для просмотра факса перейдите в указанную папку и двойным щелчком откройте факсимильное сообщение.

Программа Папка Exchange

Работа с папками Exchange является таким же общим средством для всех приложений Office, как и рассылка по маршруту. Суть данной возможности в размещении активного документа в общих папках сервера Microsoft Exchange. Тем самым пользователь как бы открывает доступ к данному документу всем участникам рабочей группы.

Программа "Ручная" архивация

Если параметры автоархивации отключены или нужно архивировать элемент раньше указанного срока, можно воспользоваться ручной архивацией.

Программа Рассылка документа по маршруту

Рассылкой документа по маршруту (Routing) называется отправка документа по электронной почте коллегам в определенной последовательности. Последовательность рассылки называется маршрутом документа.

Получив документ, адресат может внести свои изменения и замечания и отправить документ далее по маршруту. В конце маршрута, после того как документ посмотрят все адресаты, указанные в списке маршрутизации, можно потребовать возврат документа или указать пользователя, для которого он предназначен, например руководителя проекта.

В нашем случае демонстрация рассылки по маршруту будет проводиться на примере рассылки документа Word, хотя аналогичным образом можно отправить любой другой документ в другом приложении Microsoft Office.

Программа Шаблон Outlook

Шаблон (Template) — это специальный документ, используемый в качестве образца для создания новых документов. Пользователям Word достаточно легко понять процесс создания и применения шаблонов, поскольку данный текстовый процессор всегда использует некоторый шаблон при создании нового документа. Однако надеюсь, что и для пользователей Outlook это не составит труда.

Простейшим примером шаблона в Outlook является форма. Действительно, форма — это специальный документ, по образцу которого создаются новые элементы. Но, помимо использования встроенных форм (шаблонов), пользователь может упростить и/или стандартизировать процедуру создания новых элементов по образцу собственного шаблона.

Программа Создание сообщения средствами Word

Создать сообщение посредством Word можно двумя способами:

Запустить приложение Word, создать документ и выбрать команду > Файл > Отправить > Сообщение.
Непосредственно в приложении Outlook, выбрав команду > действия > Новое сообщение с помощью > Microsoft Word (рис. 18.1).

Как видно из рисунка, суть сообщения не изменилась, остались поля для ввода адресатов и темы сообщения, автоматически добавились подпись и панель Рисование (Drawing), однако заметно обогатилась панель инструментов Форматирование (Formatting).

Программа Свойства файла личных папок

Для изменения параметров информационной службы личные папки в диалоговом окне Почта необходимо выделить конфигурацию и нажать кнопку Свойства (Properties), после чего в диалоговом окне Настройка почты (Mail Setup) нажать кнопку Файлы данных (Data Files).

Программа Свойства факса

Настройки факса происходят на панели управления Windows.

Программа Условие Текст

Под текстом понимается любой набор символов. Если вы хотите, чтобы условием была целая фраза, то заключите ее в кавычки. Если нужно найти сообщения, содержащие одну из нескольких фраз, введите их, разделяя запятой или точкой с запятой (логическое ИЛИ). Если нужно найти сообщение, обязательно содержащее все фразы, введите их, разделяя пробелом или знаком & (логическое И).

Помимо этого можно указать, где искать текст: только поле темы (subject field only), темы и тела сообщения (subject field and message body) или в часто используемых текстовых полях (frequency-used text fields).

Программа vCard и iCalendar

Файлы с расширением txt и html всемирно распространены и являются своего рода стандартами хранения текстовой и гипертекстовой информации соответственно. Но при таком подходе нет однозначного отождествления файла с соответствующим элементом, поэтому, как определить сторонней программе — контакт этот файл или встреча? А ведь Outlook далеко не единственное (хотя, на мой взгляд, одно из лучших) приложение (Lotus, The Bat, Netscape Messenger и т. д.), работающее с контактной информацией или информацией, подобной встречам Календаря.

Outlook, как, в принципе, и другие приложения, предоставляет пользователю возможность сохранения информации в унифицированных форматах, работу с которыми должны поддерживать все приложения, работающие с контактной или календарной информацией. Использование подобных форматов влечет за собой сужение информации элементов, но в то же время они позволяют быстро и с минимальной потерей данных осуществлять обмен информацией между разными приложениями.

Унифицированным форматом для элементов Контакт являются файлы vCard. Для сохранения контакта в данном формате выделите его и повторите действия, показанные в следующем примере.

Программа Вкладка Общие

О работе с новыми папками мы расскажем далее, сейчас же давайте рассмотрим параметры настройки созданной учетной записи.

Программа Вкладка Удаленный доступ

На вкладке Удаленный доступ (Remote Mail) можно установить следующие параметры:

Обрабатывать отмеченные сообщения (Process marked items). При выборе этого переключателя (по умолчанию) Microsoft Outlook будет отправлять и получать сообщения, помеченные во время сеанса удаленного доступа.

Программа Вставка диаграммы Excel

Следующий шаг, демонстрирующий возможности Excel и использование этого приложения вместе с Outlook, — создание диаграммы, представляющей в наглядном графическом виде данные, находящиеся на рабочем листе.

Программа Вставка фигурного текста

Итак, создадим сначала красивый заголовок для нашего сообщения, используя объект WordArt.

Простой поиск

Самый простой способ найти требуемый элемент — это в папке, его хранящей, выбрать команду > сервис > поиск или щелкнуть соответствующую кнопку на панели инструментов Стандартная. Вверху панели просмотра отобразится встроенное диалоговое окно поиска (рис. 16.1).

Работа с Access Data Page

Рассмотрим следующий пример. Допустим, что один из участников проекта создал базу данных, информация которой интересна, а может быть, и необходима другим участникам команды. Решений для данной задачи несколько, но мы остановимся на варианте отправки сообщения, содержащем Access Data Page. Фактически сообщение содержит просто HTML-страницу с объектом ActiveX, осуществляющим соединение с базой и отображение данных.

Работа с элементами Outlook

Работа с элементами Outlook

Выше мы рассматривали работу с элементами Outlook только внутри самого приложения. Но бывают случаи, когда необходимо работать с информацией Outlook вне данной среды, например в другом приложении, которое не поддерживает формат Outlook, или на другом компьютере. Для этого нужны дополнительные средства сохранения информации либо в стандартных форматах, либо в форматах приложений, в которых будут использоваться элементы Outlook.

Outlook располагает достаточно гибкой и широкой системой сохранения, импорта и экспорта информации, а также довольно простыми приемами переноса информации из Outlook в другие приложения Microsoft Office XP. Эти дополнительные возможности при работе с элементами Outlook и будут рассмотрены в данной главе.

Работа с факсами

В предыдущих главах была рассмотрена работа с сообщениями электронной почты. В этой главе речь пойдет еще об одном, весьма популярном средстве передачи информации — это факсимильные сообщения, или факсы. Хотя передача информации посредством электронной почты и быстрее, и качественнее, до сих пор факсимильные системы пользуются сравнительно большим спросом.

Работа с FTP-сервером

После создания ярлыка он перемещается в папку My Network Places. Двойной щелчок по ярлыку вызовет диалоговое окно Проводника и начнет устанавливать соединение с сервером FTP. В появившемся диалоговом окне следует ввести пароль для доступа к информации. Результат соединения показан на рис. 13.23.

Расписание группы

Расписание группы

В главе "Коллективная работа в Outlook" мы уже рассматривали процесс планирования собраний, но благодаря использованию информационной службы Microsoft Exchange Server планирование собраний становится и проще и функциональнее.

Расширенный поиск

Диалоговое окно Расширенный поиск (Advanced Find) позволяет пользователю организовать сколь угодно точный поиск элементов Outlook. Поиск иголки в стоге информации Outlook является для Расширенного поиска легкой и приятной работой.

Результат поиска по дополнительным условиям

Приведем некоторые комментарии к примеру.

Прежде всего, заметьте разницу между условиями Содержит (Contain) и Точно равно (Is Exactly). В первом случае найдется сообщение, которое пользователь мог отправить и указанным контактам, и кому-нибудь еще одновременно (Т. С. Поле Кому (То) содержит Нашатырев Антон; Моховиков Олег) а во втором случае сообщение найдется, только если поле Кому (То) не содержит больше никаких других контактов, кроме Нашатырев АНТОН; Хоховиков Олег.

Кроме того, не забывайте, что производимый поиск должен удовлетворять условиям не только этой вкладки, но и условиям предыдущих вкладок. Таким образом, рекомендуется следить за постановкой реальных условий для поиска. Абсурдным с этой точки зрения является условие, заданное на вкладке Сообщения — все сообщения, отправленные с 04.05.2001 по 05.05.2001, а на вкладке Дополнительно — все сообщения, отправленные с 07.05.2001'по 09.05.2001.

Для заполнения значений времени можно использовать союзы "и/или". Тогда для выполнения предыдущего условия необходимо ввести два дополнительных условия: Отправленные между 04.05.2001 и 05.05.2001 или Отправленные между 07.05.2001 и 09.05.2001.

В ряде случаев текстовое поле Значение преобразуется в раскрывающийся список. Более того, иногда, если вводится заведомо неверное значение или значение в недопустимом формате, выводится соответствующее предупреждение.

И наконец, если установленный набор условий оказался слишком узким или, наоборот, широким, вы можете изменить или вообще удалить условие. Для этого выделите его и нажмите кнопку Удалить. Критерий поиска автоматически переместится в поля редактирования условий, где его можно изменить или удалить окончательно.

Замечание
Замечание 2

Повторим, что аналогичным образом можно найти и другие элементы Outlook (встречи, задачи, примечания и т. д.). Особого внимания заслуживает поиск любого элемента Outlook, удовлетворяющего некоторым условиям. Например, требуется найти все элементы определенной категории. Для этого в раскрывающемся списке Просмотреть выберите команду Любой элемент Outlook и на вкладке Другие условия введите в поле Категории требуемое название.

Результат поиска с условием И

Условие Имя

Если вы даже приблизительно не помните текст темы сообщения или же самого сообщения, но помните, от кого оно пришло, удобнее воспользоваться условием Имя.

Результат поиска с условием ИЛИ

В данной главе мы рассмотрели

Резюме

В данной главе мы рассмотрели следующие вопросы:
Настройка факса. Работа с факсом в операционной системе Windows 2000. Установка параметров отправки и приема, а также подключение титульных страниц.
Учетная запись Fax. Создание новой учетной записи, посредством которой Outlook осуществляет доступ к факсимильной службе Fax Mail Tran-sprot.
Отправка и получение факса. Создание факсимильного сообщения средствами Outlook и с помощью Мастера факсов Word. Отправка факса и его получение.

В данной главе была рассмотрена

Резюме

В данной главе была рассмотрена внутренняя архитектура работы Outlook, a точнее архитектура работы Outlook с информационными службами. Кроме того, мы говорили про:
Создание конфигурации. Понятие конфигурации, создание и удаление.
Информационные службы. Понятие информационных служб и их добавление в конфигурации.
Файл личных папок. Создание файла данных и его открытие, установка пароля.
Запуск Outlook. Выбор конфигурации из списка имеющихся, ввод пароля.

В данной главе были рассмотрены

Резюме

В данной главе были рассмотрены дополнительные возможности в работе с элементами Outlook, а именно:
Сохранение. Процедура сохранения элементов в виде отдельных файлов разных форматов, позволяющая переносить информацию между разными приложениями, с компьютера на компьютер и даже публиковать в Интернете.
Импорт и экспорт. Процедуры импорта и экспорта данных из файла и в файл стороннего приложения. Выбор полей экспортирования и режимов и мпортирования.
Архивирование. Автоматическая и ручная архивация элементов Outlook. Настройка параметров архивации. Разархивирование.
Папка Удаленные. Автоматическая очистка папки Удаленные. Очистка почтового ящика.

в данной главе мы рассмотрели

Резюме

Итак, в данной главе мы рассмотрели возможность совместной работы приложений Office и Outlook. Поистине, работа Outlook вместе с инструментами, предоставляемыми Word, Excel, PowerPoint и Access, позволяет создавать полноценные сообщения и организовывать более комфортабельный обмен информацией и доступ к ней.
Word. Форматирование сообщения. Использование Word в качестве редактора по умолчанию. Рассылка документа по маршруту.
Excel. Создание сообщения с таблицей и диаграммой. Размещение документов в общих папках сервера Exchange.
PowerPoint. Организация собрания по сети для демонстрации презентации.
Access. Импорт данных из Outlook в Access. Создание сообщения, содержащего Access Data Page.

В данной главе вы познакомились

Резюме

Подведем итог пройденного... В данной главе вы познакомились с одной из важнейших сторон использования Outlook — Outlook в рабочей группе. Помимо стандартных вариантов работы с элементами, данное расширение Outlook позволяет ему быть клиентом Microsoft Exchange Server, что в свою очередь позволяет проделывать выше описанные процедуры. Еще раз вкратце приведем этот список:
Outlook может являться клиентом Microsoft Exchange Server, что дает ему права на использование предоставляемых сервером услуг;
стандартными услугами являются отправка и пересылка сообщений пользователя, а также удаленная работа с сервером;
уникальной услугой является предоставление доступа к общей адресной книге предприятия;
использование общих папок позволяет хранить информацию, необходимую всем участникам рабочей группы, в одном месте и работать с ней;
работа с записками упрощает и одновременно документирует дискуссии и полемику по возникшим спорным вопросам;
использование группового расписания заметно упрощает и ускоряет процесс создания собраний для участников группы;
возможность работы с папками общего пользования позволяет удаленно работать с документами, физически расположенными на другом узле сети;
работа с Outlook Web Access позволяет пользователю из любой точки планеты получить оперативный доступ к персональной информации и общим папкам, расположенным на сервере Exchange.

В этой главе мы познакомились

Резюме
В этой главе мы познакомились со встроенной поисковой системой Outlook, позволяющей быстро и эффективно организовывать поиск элементов Outlook и файлов компьютера.
Простой поиск. Позволяет оперативно искать информацию в папке, без привлечения диалогового окна Расширенный поиск.
Расширенный поиск. Благодаря данному диалоговому окну можно организовывать сколь угодно точный поиск элементов Outlook, задавая всевозможные условия поиска на вышерассмотренных вкладках.
Поиск файлов. Outlook позволяет производить поиск файлов в файловой системе компьютеров, не покидая основного приложения.
Сохранение условий поиска. Данная возможность позволяет организовывать вторичный поиск с ранее сохраненными условиями, что не требует времени на очередной ввод и возможную путаницу.

Шаблон Outlook (Сообщение)

Рассмотрим следующий пример. Допустим, что менеджер издательства при создании сообщений писателям о выплате гонорара хочет придерживаться единого стилевого оформления. Причем заметьте, что при достаточно частом периоде повторения в сообщении меняется информация только об имени писателя и сумме гонорара, а сам контекст един и не изменяем. У данной задачи есть два решения:

Запомнить все настройки сообщения (цветовая схема, шрифт, текст примечания, состояние отметки и т. д.) и при создании нового сообщения настраивать его аналогично предыдущему.
Создать сообщение, указав общий для всех последующих сообщений набор параметров, и сохранить его в формате шаблона.

Не буду останавливаться на рассмотрении недостатка первого решения. Здесь же отмечу, что, если вы выбрали второй вариант, вам достаточно будет дважды щелкнуть по файлу шаблона в Проводнике Windows, и новое сообщение для писателя будет создано.

На рис. 17.4 изображен приблизительный вариант подобного шаблона. Подчеркнутый текст требует изменения.

Замечание
Замечание 3

По умолчанию Outlook предлагает сохранить новый шаблон не в папке Мои документы, а в папке шаблонов Outlook.

Сохранение элемента

Прежде всего, рассмотрим сохранение элемента Outlook. Итак, откройте папку Входящие (Inbox), выделите элемент, например сообщение тест (см. рис. 9.30), и выберите команду > Файл > сохранить как. .. После чего укажите папку, в которой будет сохранен элемент, и введите его имя в поле Имя файла (File Name). Следующим, основным, моментом в сохранении элемента в виде отдельного файла является выбор формата в раскрывающемся списке Тип файла (File Type). Существует пять стандартных типов файла, в которые Outlook может преобразовывать элементы (рис. 17.1):

только текст (Text Only); RTF (Reach Text Format); HTML;
vCard и iCalendar; формат сообщения (Message Format); шаблон Outlook (Outlook Template).

Данные форматы поддерживаются всеми элементами Outlook, поэтому для каждого формата на примере отдельного элемента Outlook будут демонстрироваться процедуры сохранения в файл.

Сохранение набора условий поиска

Пример 16.9. Сохранение набора условий поиска

> Файл > Сохранить набор (рис. 16.15)

Папка <Имя папки>

Имя файла : = <Имя файла>

ок

Замечание
Замечание 1

По умолчанию Outlook сохраняет условия в папке Мои документы в файлах с расширением . oss.

Теперь в случае необходимости можно открыть набор условий и организовать по ним поиск.

Сообщение Outlook (редактор Microsoft Excel)

Сообщение Outlook (редактор Microsoft Word)

Сообщение с рассылкой документа

Что произойдет после этого? Во-первых, сообщение будет отправлено следующему адресату в списке рассылки — Моховикову Олегу. Он сможет прочитать документ с уже внесенными изменениями и внести собственные. Во-вторых, исходный отправитель будет уведомлен о движении документа по списку рассылки, поскольку в диалоговом окне Маршрут (Routing Slip) был установлен флажок Отслеживать состояние (Track Status).

Если все будет в порядке, документ будет продвигаться по списку рассылки до тех пор, пока не будет исчерпан весь список рассылки данного документа. Последнему адресату в маршруте будет предложено вернуть измененный документ инициатору рассылки, и, таким образом, круг замкнется.

Для создания факсимильных сообщений используйте

Совет 1

Для создания факсимильных сообщений используйте шрифты без засечек. Это позволяет использовать более четкие символы при генерации картинки и облегчает впоследствии чтение факсов. Также используйте шрифты размером не менее 12 пунктов.
Теперь все готово к созданию факсимильного сообщения и тестированию процедур отправки и получения факсов.

Когда принимается факс, он имеет

Совет 1

Когда принимается факс, он имеет графический формат, т. е. это рисунок. Его можно смотреть, вращать, инвертировать, но он остается рисунком. Если необходимо работать с факсимильным сообщением как с текстом, используя, например, Word, то факс следует преобразовать. Outlook и Office не имеют встроенного OCR-редактора (Optical Character Recognition), но существует множество доступных приложений, осуществляющих это преобразование. Например, FineReader, которое является самостоятельным программным пакетом. FineReader берет факс, сканирует его и создает на выходе стандартный текстовый файл.

и при незапущенном приложении Outlook,

Совет 1

Расширенный поиск можно открыть и при незапущенном приложении Outlook, для чего выберите на рабочем столе Windows Пуск > Найти > Работа с Microsoft Outlook.
Приведем некоторые основные принципы работы с диалоговым окном Расширенный поиск. Во-первых, оно имеет три вкладки, в которых определяются условия поиска. При этом необходимо иметь в виду следующее:
Outlook игнорирует незаполненные поля;
условия, введенные в несколько полей, заставляют Outlook организовывать поиск элементов, в которых одновременно выполнены все эти условия;
альтернативные условия поиска вводятся через запятую или через точку с запятой, а обязательные — через символ &.

Если вы храните новые сообщения

Совет 1

Если вы храните новые сообщения на сервере, то в случае необходимости перемещения их в персональные папки на локальной машине можно воспользоваться Мастером правил (Rules Wizard). Помимо этого, пользователь может создавать правила, выполняющиеся как на локальной машине (client-only), когда Outlook запущен, так и на сервере (см. раздел 9.11 "Мастер правил").
Теперь Microsoft Outlook полностью настроен для использования в качестве клиентского приложения Microsoft Exchange Server и можно переходить к рассмотрению работы Outlook в сети.

При архивировании всех элементов Outlook

Совет 1

При архивировании всех элементов Outlook объем архива будет довольно быстро увеличиваться. Во избежание разрастания файла архива советуем вам периодически удалять ненужные элементы (и из папки Удаленные).
После сохранения параметров диалогового окна Автоархивация необходимо указать, какие папки и элементы будут подвергаться автоматической архивации. Установка свойств автоархивации папки была подробно рассмотрена в разделе 7.3.4 "Вкладка Автоархивация", здесь же приведем лишь список значений для интервалов автоархивации, устанавливаемый по умолчанию для каждой папки Outlook, а также способ определения даты для отсчета этого интервала.

Еще раз напомним, что мы

Совет 1

Еще раз напомним, что мы здесь рассматриваем лишь общий принцип совместной работы Outlook и других приложений Office. Помимо вставки объектов (которых гораздо больше, чем два) существуют еще формы, фрэймы, стили, таблицы, поля... Список можно продолжать до бесконечности. Мир приложений Microsoft Office широк и поистине многофункционален. Изучайте его паралельно с Outlook и другими существующими лриложениями. В конце концов, дорогу осилит идущий...

Если текст сообщения не помещается

Совет 1

Если текст сообщения не помещается в ячейке, ее границы можно раздвинуть. Для этого подведите указатель мыши к стыку с названием или нумерацией ячеек (указатель примет вид двунаправленной стрелки) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите границы колонки или строки на требуемое расстояние.

Для обновления информации, отображаемой на

Совет 1

Для обновления информации, отображаемой на странице, необходимо нажать кнопку Обновить (Refresh) на панели инструментов браузера:
Для отображения информации, не помещающейся на странице, можно воспользоваться гиперссылкой Page, расположенной вверху справа на панели меню. Как правило, это необходимо для пролистывания электронных сообщений пользователя.
После того как сеанс работы с Outlook Web Access завершен, для корректного выхода из системы и завершения работы необходимо щелкнуть по гиперссылке Log Of внизу панели Outlook. Эту же процедуру следует проделать, если вы хотите зайти в систему под другим именем.

При необходимости после открытия набора

Совет 2

При необходимости после открытия набора условий его можно отредактировать для каждого конкретного случая.

Чтобы отказаться от отправки документа

Совет 2

Чтобы отказаться от отправки документа по маршруту и вообще отсоединить маршрут, нужно нажать кнопку Очистить (Clear).
Вернемся к примеру. После того как будет нажата кнопка Отправить (Route), автоматически будет создано сообщение с текстом, указанным в поле Текст сообщения (Message Text), и с вложенным документом, который необходимо отправить (рис. 18.6). Допустим, что первый адресат (в нашем примере это Антон Нашатырев) настроен ответственно, т. е. он не оставит полученное сообщение без внимания или не удалит его, не прочитав, а отреагирует на него должным образом: прочтет не только сообщение о рассылке, но и сам вложенный документ, причем не только прочтет его, но и внесет в него свои пожелания и комментарии, а затем отправит его следующему корреспонденту. Попробуем проследить за тем, как это происходит.
Чтобы открыть сам пересылаемый документ, получателю достаточно сделать двойной щелчок мышью по значку вложенного документа в сообщении. Далее обычным образом получатель вносит свои изменения в документ. В конце работы он должен отправить документ далее по маршруту.

Для ускорения процесса можно отправить

Совет 3

Для ускорения процесса можно отправить документ не поочередно, а всем сразу. В этом случае слияние изменений ложится на плечи отправителя.

Создание файла личных папок

Настала пора открыть небольшой секрет. Когда мы создавали новую конфигурацию, Outlook автоматически создал и добавил в нее информационную службу личных папок, поскольку существование конфигурации без информационного хранилища просто невозможно.

Но это не отменяет тот факт, что пользователь может добавить в конфигурацию дополнительную учетную запись данной информационной службы, например для логически разрозненной информации.

Создание факсимильного сообщения средствами Outlook

Создание факсимильного сообщения в Outlook фактически ничем не отличается от создания сообщения электронной почты. Для создания нового сообщения просто нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандратная.

В поле Кому (То) выберите контакт, которому будет адресован этот факс. Outlook автоматически будет отправлять сообщение на номер, указанный в поле Факс (Fax) для данного контакта. Если в списке контактных лиц не указан номер факса получателя, можно ввести его номер с клавиатуры в следующем формате: [FAX:номер абонента]. Например, чтобы отправить факсимильное сообщение на номер 2343476, введите в поле Кому следующее: [FAX:2343476].

Аналогично сообщению электронной почты введите тему и текст сообщения. После того как сообщение создано, для его отправки воспользуйтесь примером, приведенным ниже.

Создание расписания группы

Зачастую в рабочей группе существует определенный набор участников (например, совет директоров или коллектив какого-либо отдела, подразде ления), которые проводят регулярные собрания. Ранее начальнику подобной группы каждый раз приходилось создавать собрание с нуля, заполняя данные об участниках собрания, рассылая каждому приглашение, и т. д. В Outlook 2002 появилось новое средство планирования групповых собраний. Теперь "администратор" группы может сохранить календари участников, что впоследствии позволит ему быстро и легко осуществлять доступ к информации о занятости команды, рассылать сообщения участникам команды или же планировать собрания с их участием.

Создание сообщения средствами Excel

Как и в случае с Word, создать сообщение можно двумя способами. Но если в Word мы выбрали второй вариант (создание сообщения из Outlook), то сейчас давайте рассмотрим отправку таблицы непосредственно из приложения Excel.

Создание записки

Пример 13.7. Создание записки

{На панели Folder List}

Общие папки Все общие папки BHV

Создать записку в папке Тема := Локализация

Текст := Господа! Не стоит ли увеличить срок сдачи материала в связи с задержкой локализованной версии Office?

Поместить в папку

Ссылка на документ в общей папке Exchange

Типы файлов, поддерживаемые Outlook

Таблица 1 7, 1. Типы файлов, поддерживаемые Outlook

Информационные службы

Таблица 15.1. Информационные службы


	Наименование	Описание
	Личные папки (File Storage)	Служба, позволяющая хранить информацию пользователя от заметок до электронных сообщений. Хранит данные в файле личных папок (.PST)
	Exchange Server	Полностью реализует возможности Outlook: поддержка гло-
		бальной адресной книги, универсальный почтовый транспорт,
		централизованная система хранения сообщений. Кроме этого,
		использование данной службы дает расширенные возможности в работе с электронной почтой и средствами группового планирования. 2 Работа с Microsoft Exchange была подробно рассмотрена е главе 13 "Outlook Microsoft Exchange Server".
	Электронная почта	Данная информационная служба была подробно описана в
	Интернета	главе 9 "Электронная почта". Недостатком ее по сравнению с
		Exchange Server является работа только с электронной почтой
		и менее широкие возможности ее обработки
	HTTP	Информационная служба, позволяющая через http-протокол
		осуществлять доступ к почтовому ящику Hotmail (см. раздел 1 1.3
		"Работа с Hotmail")
	Адресные книги	Позволяют создавать и хранить информацию о контактах и
		списках рассылки. Подробно см. главу 4 "Контакты"
	Каталог LDAP	Эта служба обеспечивает быстрый доступ к каталогам
		в Интернете, включая возможности поиска, проверки имен и
		полную поддержку конфигураций с несколькими учетными
		записями. В протоколе LDAP имеется встроенная поддержка
		основных общих каталогов Интернета
	Дополнительные	Данные службы не поддерживают централизованной системы
	информационные	хранения сообщений, т. е. все сообщения будут храниться в
	службы	Личных папках. Службы предоставляют лишь транспорт для
		доставки сообщений. Примерами подобных служб являются
		Microsoft Fax, Lotus cc:Mail и др.

После того как новая конфигурация создана, можно добавлять учетные записи информационных служб.

Действия и временные рамки, связанные с элементами

Таблица 16.1. Действия и временные рамки, связанные с элементами


	Действия	Временные рамки
	Нет	В любое время
	Полученные	Вчера
	Отправленные	Сегодня
	Со сроком	В последние 7 дней
	Просроченные	На прошлой неделе
	Созданные	На этой неделе
	Измененные	За прошлый месяц За этот месяц

Легко заметить, что предлагаемые варианты не удовлетворяют более требовательным условиям, например поиску всех сообщений, и полученных и отправленных определенного числа. В разделе 16.2.3 "Вкладка Дополнительно" будет рассматриваться возможность более детальной настройки условий поиска для каждого поля.

Вкладка Другие условия

Поставив условия поиска на вкладке Сообщения, можно их доопределить на вкладке Другие условия.

Поле Категории позволяет сузить поиск по сообщениям, которые принадлежат определенному набору категорий. Ввести категории в это текстовое поле можно как с клавиатуры, так и посредством одноименного диалогового окна. Outlook запоминает пять предыдущих вариантов поиска по категориям.

Флажок Только элементы, которые позволяет разделять поиск по прочтенным и по непрочтенным сообщениям. По умолчанию Outlook просматривает все сообщения.

Флажок Вложения позволяет разделять поиск по сообщениям, имеющим одно или несколько вложений, и по сообщениям, не имеющим вложений.

Интервалы и дата архивации элементов

Таблица 17.2. Интервалы и дата архивации элементов


Тип элемента	Интервал	Дата архивации
Сообщение	2 месяца	Дата отправки или получения (более поздняя из двух) или дата/время последнего изменения
Встреча	6 месяцев	Дата встречи или дата/время последнего изменения (более поздняя из двух)
Задача	6 месяцев	Дата выполнения или дата/время последнего изменения. Задачи, не помеченные как выполненные, не подлежат автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются, если они помечены как выполненные
Заметка	3 месяца	Дата/время последнего изменения
Запись	6 месяцев	Дата создания записи или дата/время ее последнего изменения
в дневнике
Контакт	Нет	Не архивируется

Замечание
Замечание 2

По умолчанию автоархивация не активизируется для элементов папок Входящие, Черновики, Заметки и Контакты.

Свойства автоархивации, заданные для папки Outlook, обычно выполняются для всех ее элементов. Но в случае, если вы не хотите архивировать некото рый элемент, даже по прошествии долгого времени (например, историческое в вашей жизни сообщение) можно указать специальную опцию, запрещающую автоархивацию указанного элемента.

Таблица Microsoft Access с импортированными...

Таблица Microsoft Access с импортированными данными

Таблица типов

В табл. 17.1 приведены типы файлов, которые могут быть экспортированы и импортированы при использовании Outlook. Подробно о процедурах импорта и экспорта будет рассказано далее в этой главе.

Текст WordArt в сообщении

Титульная страница confidential в редакторе титульных страниц

На вкладке Status Monitor установите все флажки, кроме последнего. Их суть — уведомление пользователя и мониторинг процедур, связанных с отправкой или приемом факсимильных сообщений. Последний флажок Enable manual answer for the first device указывает факс-модему на "ручную", а не автоматическую процедуру приема факса.

На последней вкладке Advanced Options три кнопки:

Open. Fax Service Management Consol. Вызывает консоль управления факсом. Принципы работы с этой консолью будут рассмотрены в следующем разделе.
Open Fax Service Management Help. Открывает диалоговое окно справочной информации по работе с Fax Service.
Add a Fax Printer. Добавляет факс на панель принтеров. Неосведомленному пользователю данная возможность покажется абсурдной, но дело в том, что отправление факса равносильно его распечатке на виртуальном принтере факса. Более того, пользователь может в дальнейшем установить параметр, при котором все приходящие факсы автоматически будут распечатываться на принтере.

Учетная запись Fax Mail Transport

Как и раньше, для использования любой информационной службы, будь то электронная почта, адресная книга или файл личных папок, в Outlook необходимо создать учетную запись данной службы.

Учетная запись Microsoft Exchange Server

Как и в случае с другими сервисами, прежде всего, необходимо создать учетную запись информационной службы Microsoft Exchange Server, позволяющую с ней работать. Чтобы создать данную учетную запись, вы должны являться абонентом Microsoft Exchange Server (имя пользователя) и обладать необходимыми правами доступа к почтовому ящику, адресной книге и т. д.

Создание учетной записи

Итак, перейдем к созданию новой учетной записи. В отличие от создания записей других информационных служб, создание учетной записи Microsoft Exchange Server имеет несколько другой алгоритм.

Уровень доступа

Таблица 13.1. Уровень доступа


	Права доступа	Возможности
	Владелец (Owner)	Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. Данные права также дают возможность изменять уровень доступа для других имеющих доступ к папке. (Не распространяется на представителей)
	Ответственный редактор (Publishing Editor)	Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов. Создание подпапок. (Не распространяется на представителей)
	Читатель (Reviewer)	Только чтение элементов и файлов
	Автор без прав редактирования (Contributor)	Только создание элементов и файлов. Содержимое папки не отображается. (Не распространяется на представителей)
	Автор (Author)	Создание и чтение элементов и файлов, правка и удаление только своих элементов и файлов
	Ответственный автор (Publishing Author)	Создание и чтение элементов и файлов, создание подпапок, правка и удаление только своих элементов. (Не распространяется на представителей)
	Нет доступа (None)	Не имеет прав доступа. Нет возможности открыть папку
	Корреспондент (Custom)	Права доступа для данного пользователя определяются владельцем папки. (Не распространяется на представителей)
	Редактор (Editor)	Создание, чтение, изменение и удаление всех элементов и файлов

Вкладка Дополнительно диалогового окна Расширенный поиск

Вкладка Другие условия диалогового окна Расширенный поиск

Флажок Важность элементов разрешает разделять поиск по сообщениям, имеющим обычную, низкую и высокую важность.

Флажок Различать строчные и прописные буквы заставляет Outlook быть чувствительным к изменению регистра, т. е. слова "поиск", "поиск" и "поиск" будут считаться разными.

Поле Размер внизу этой вкладки предоставляет возможность задать размер искомого элемента. По умолчанию разыскивается элемент произвольного размера. Для изменения этого параметра выберите в первом раскрывающемся списке один из следующих элементов:

любой;
равен (приблизительно);
между;
меньше;
больше.

Текстовые поля по мере надобности активизируются, и в них нужно ввести размер элемента в килобайтах.

Вкладка Дополнительно

На рассмотренных выше вкладках пользователь мог задать часто употребляемые условия поиска. Однако, как мы убедились на примере условия по времени, они не всегда удовлетворяют запросам пользователя. Более детальная настройка условий для любого поля любого элемента выполняется на вкладке Дополнительно.

Данная вкладка состоит из двух частей:

Найти элементы, удовлетворяющие условиям. В этом поле перечисляются все дополнительные условия, которым должны удовлетворять искомые элементы. По умолчанию это поле не заполнено и содержит лишь инструкцию <укажите внизу условие для добавления к этому спискуХ
Задать дополнительное условие. Эта часть вкладки реализует механизм определения дополнительных условий поиска. Общая процедура создания условия выглядит следующим образом. В раскрывающейся кнопке Поле выбирается поле элемента, для которого должно выполняться условие (время создания, важность, имя контакта и т. п.). Далее в поле Условие выбирается критерий, которому должен удовлетворять искомый элемент. И наконец, в поле Значение устанавливается значение, относительно которого оценивается, удовлетворяет или нет элемент условию.

Давайте на нижеприведенном примере рассмотрим задание дополнительного условия поиска. Зададим следующее условие: все сообщения, отправленные только Нашатыреву Антону и Моховикову Олегу с 30.05.2001 по 01.07.2001, для которых не требуется уведомления о получении.

Вкладка Представители диалогового окна Параметры

Замечание
Замечание 3

Если пользователь попытается отправить письмо от имени пользователя, не предоставляющего ему подобную возможность, Outlook выдаст уведомляющее предупреждение.

После того как сообщение отправлено, его получатель в поле от будет видеть следующий текст — Novikov, Fedor; от имени; Usarov, Egor.

Вкладка Сообщения

Если сейчас нажать кнопку Найти (Find Now), то поисковая система выдаст все сообщения, находящиеся в вышеуказанных папках. Безусловно, подобный результат поиска не обнадеживает, поэтому необходимо сузить условия. Одним из таких условий является задание определенного текста, который должен содержаться в сообщении.

Вставка диаграммы

Пример 18.4. Вставка диаграммы

> Вставка >Организационная диаграмма...

Выберите тип диаграммы [1,1] (рис. 18.4)

ок

Web-страница с данными из Access

Пользуясь кнопками Назад и Далее, можно перемещаться по данным таблицы Контакты. Также при указании соответствующих параметров доступа можно редактировать таблицу (добавлять или удалять записи), организовывать фильтрацию данных и т. д. Но это уже выходит за рамки данной книги.

Запуск Outlook

Чтобы информационные службы и дополнительные параметры вступили в силу, необходимо перезапустить Outlook. Для этого нужно выйти из Outlook, но в данном режиме завершение работы с Outlook — это нечто большее, чем простое закрытие приложения. Для корректного закрытия Outlook и всех установленных каналов связи с информационными службами выберите команду > Файл > Выход и завершение сеанса.

При очередном запуске Outlook появится ожидаемое нами диалоговое окно Выбор конфигурации (Choose Profile) (рис. 15.6).

В раскрывающемся списке Имя конфигурации (Profile) пользователь может выбрать любую из имеющихся конфигураций. Если его не устраивает ни одна из них, он может нажать кнопку Создать (New). Откроется диалоговое окно Новая конфигурация (см. рис. 15.1).

Главная сайта