Outlook и Интернет

Оглядываясь назад и оценивая пройденное, можно сказать, что уже на данном этапе Outlook являет собой великолепный образец системы управления информацией. Но рассмотренные выше аспекты работы с Outlook демонстрировали управление локальной информацией, что, естественно, не полностью отражает действительность XXI века, когда основным источником получения информации является Интернет. Всезнающий, многоликий и вседоступный Интернет, работа с которым и будет рассмотрена в этой части книги.

Редкому современному человеку это слово кажется диковинным и лишенным смысла, большинству знакомы (если не по смыслу, то по названию) такие слова, как сайт, Web, WWW, E-mail, HTTP, HTML и т. д. Но обо всем по порядку и, прежде всего, приведем определение и рассмотрим основные концепции обсуждаемого предмета.

Итак, Интернет — это всемирная информационная компьютерная сеть, представляющая собой объединение множества региональных компьютерных сетей и компьютеров, обменивающихся друг с другом информацией по каналам общественных телекоммуникаций (телефонной, радио- и спутниковой связи). С помощью аппаратных и программных средств Интернет предоставляет пользователю различные информационные услуги, среди которых электронная почта (e-mail), WWW, FTP и ряд других.

Итак, как видно из приведенного определения, пользователю, работающему в Интернет, предстоит столкнуться с огромным потоком всевозможной информации, но вспомним, что Outlook — это универсальная система управления информацией, и работа с Интернет, безусловно, входит в обязанности этого умного приложения.

Ниже мы подробно расскажем о каждом из перечисленных Интернет-сервисов и работе с ними в Outlook, а точнее:

Вход в Интернет. Из этой главы вы узнаете, как настроить модем и какое программное обеспечение необходимо для входа в Интернет.
Электронная почта. В данной главе будет рассказано о работе с электронной почтой, создании сообщений, их отправке, приеме и пересылке средствами Outlook.
Коллективная работа. Вы узнаете о возможности назначения встреч и задач Outlook другим пользователям с использованием электронной почты.
World Wide Web и FTP. В настоящей главе будет рассказано о возможностях Outlook при работе с WWW. Будет рассмотрен встроенный Web-браузер, работа с FTP и рассказано о нововведении Microsoft — системе общения в реальном времени MSN Messenger.
Новости. Глава повествует о работе с новостными группами Интернета.

Вход в Интернет

Работа с любым из сервисов Интернета, будь то электронная почта или WWW, требует установки специального соединения с Интернетом, посредством которого и будет осуществляться передача данных. Данное соединение может выполняться различными способами, но в данной главе будет рассматриваться удаленный доступ к Интернету через телефонную линию посредством модема.

Удаленный доступ — это доступ к программам и данным, осуществляемый с терминала, удаленного на значительное расстояние и соединенного с вычислительной системой линией связи. Данное определение хоть и точно, но несколько "суховато". Давайте рассмотрим его более детально.

Итак, доступ к программам и данным в нашей ситуации есть ничто иное, как доступ к письмам и сообщениям. В ряде случаев такими данными могут являться Web-страницы или сетевые папки. Терминал — это, собственно говоря, ваш компьютер, с которого вы отсылаете и на который принимаете данные. Под вычиыительной системой подразумевается компьютер, которому вы отправляете данные или от которого их принимаете. И, наконец, линией связи, в нашем случае, является модем и телефонный провод, передающий информацию интернет-провайдеру, который в свою очередь пересылает полученную от вас информацию по указанному адресу.

Еще раз напомню, что в данном случае я рассматриваю работу Outlook на автономном персональном компьютере с модемом, подключенном через телефонную линию к Интернету. Дело в том, что при наличии компьютера, подключенного к локальной сети предприятия, необходимы дополнительные настройки Outlook, о которых пойдет речь в главе 13. Сейчас же отмечу, что принципиального отличия в работе с Outlook для этих двух режимов не наблюдается, изменяется просто внутренний механизм подключения к Интернету (см. главу 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server").

Поскольку настройка модема и удаленного доступа — работа в операционной системе, то для простоты и некоторой общности я буду демонстрировать все настройки на примере использования операционной системы Window 98 (русская версия). В случае разногласия хода программы для Windows 2000 (Server Family) я буду приводить отдельные комментарии и дополнения.

Настройка модема

Поскольку наше подключение к Интернету будет осуществляться через модем, то, прежде всего, надо проверить его наличие и правильность настроек. О свойствах модема, и вообще всех устройств, подключенных к компьютеру, можно узнать через Панель управления (Control Panel).

Пример 8.1. Установка свойств модема

Пуск > Настройка > Панель управления

Модемы Общие

Параметры набора номера (рис. 8.1)

Место звонка := С.-Петербург

Код города := 812

Тип набора номера тоновый

ок

ОК

Рис. 8.1. Диалоговое окно Параметры набора номера

Если операционная система Windows не обнаружила модем, значит он либо был не установлен, либо установлен с ошибками. К сожалению, рамки книги не позволяют описать установку модема, но отмечу, что она не очень трудна — необходимо заполнить несколько полей соответствующего мастера. В спорных случаях или ошибках обращайтесь к разделу справочной системы Microsoft Windows "Установка оборудования".

Замечание

Если вам необходим специальный префикс для выхода на линию, укажите его. Также правильно выберите переключатель набора номера. В случае, если ваша АТС поддерживает тональный набор номера, то выберите переключатель тоновый — быстрота дозвона увеличится в несколько раз, в противном случае он вообще набираться не будет.

Настройка удаленного доступа

В рассматриваемом мною случае удаленного доступа пользователю необходимо иметь подключение к Интернету. Как говорилось ранее, эти услуги предлагаются всевозможными интернет-провайдерами (например, Russia On-Line, Peterlink, Web-plus и др.). Интернет-провайдер "предоставляет следующие, как правило, платные услуги по подключению и доступу в Интернет:

снабжение пользователя именем (login), паролем (password) и номером телефона для соединения и выхода в Интернет;
обеспечение аренды пользователем дискового пространства на своем Интернет-сервере для размещения почтового ящика и Web-страниц пользователя;
оказание помощи в настройке сетевого программного обеспечения. В данном разделе рассмотрим основные моменты настройки этого сетевого программного обеспечения.

Настройка сетевого обеспечения

Базовые средства удаленного доступа входят в комплект поставки Windows. Как правило, необходимыми средствами для удаленного доступа являются:

Контроллер удаленного доступа. Это виртуальная сетевая плата, физически соединяющая данный компьютер с другим. Он обеспечивает подключение к серверам РРР, RAS, NetWare Connect с помощью модема или устройства ISDN.
Клиент для сетей Microsoft. Обеспечивает подключение данного компьютера к остальным.
Протокол TCP/IP. Данный протокол используется для подключения к Интернету и другим глобальным сетям. Вообще говоря, протокол представляет собой используемый компьютерами язык для обмена между ними информацией. Естественно, что два соединенных компьютера должны иметь общий протокол. Для добавления тех или иных средств необходимо вызвать диалоговое окно Сеть (рис. 8.2).

Пример 8.2. Настройка сетевого обеспечения

Пуск > Настройка > Панель управления

Сеть Конфигурация Добавить... (рис. 8.2)

Клиент Добавить... (рис. 8.3)

Изготовители Microsoft (рис. 8.4)

Клиенты сети Клиент для сетей Microsoft

ок

Сетевая плата Добавить...

Изготовители Microsoft

Сетевая плата Контроллер удаленного доступа

ОК

Протокол Добавить

Изготовители Microsoft

Сетевые протоколы TCP/IP (рис. 8.5)

ок

Замечание

Иногда, при добавлении сетевых служб, вам может потребоваться диск с дистрибутивом Windows. Если сообщение с соответствующим предупреждением появилось, вставьте диск Windows и продолжайте работу.

Зачастую следующим шагом в настройке сетевого обеспечения является настройка параметров протокола TCP/IP. [ Параметры настроек протокола TCP/IP определяются провайдером и, как правило, передаются пользователю в виде специальной памятки по настройке удаленного доступа. ] Выберите элемент TCP/IP и нажмите кнопку Свойства. Диалоговое окно Свойства: TCP/IP появляется с открытой вкладкой IP-адрес (рис. 8.6). На этой вкладке необходимо указать тип адреса. Если компьютер имеет динамический адрес, то выберите пере ключатель Получить IP-адрес автоматически. Если же вам назначен выделенный IP-адрес, выберите переключатель Указать IP-адрес явным образом.

Рис. 8.2. Вкладка Конфигурация диалогового окна Сеть

Рис. 8.3. Диалоговое окно Выбор типа компонента

Рис. 8.4. Диалоговое окно Выбор: Клиент сети

Рис. 8.5. Диалоговое окно Выбор: Сетевой протокол

На вкладке Конфигурация DNS (рис. 8.7) определяются параметры Domain Name Service (служба доменных имен). Выберите переключатель Включить DNS и заполните следующие поля:

Имя компьютера. Определяет имя вашего компьютера. Это имя выбирается произвольным образом и в совокупности с именем домена образует интернет-адрес.
Домен. Определяет домен, которому принадлежит компьютер.

Рис. 8.6. Вкладка IP-адрес диалогового окна Свойства: TCP/IP

Рис. 8.7. Вкладка Конфигурация DNS диалогового окна Свойства: TCP/IP

Порядок просмотра серверов DNS. Определяет DNS-сервер, на котором хранится информация о вашем компьютере. Остальные вкладки диалогового окна Свойства: TCP/IP используются реже. После того как вы настроили параметры протокола, нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить все введенные параметры. Когда появится сообщение о перезагрузке Windows, нажмите кнопку Да.

Создание удаленного соединения

После того как будет произведена перезагрузка Windows, необходимо создать и настроить соединение с удаленным компьютером. Для этой настройки необходимо иметь телефон сервера удаленного доступа (модемный пул), имя пользователя и пароль.

Для простоты и некоторой унификации дальнейших процедур будем использовать телефон интернет-провайдера ММТ (Международный междугородный телефон) — 88091231313. Если необходимо установить соединение с этим провайдером, указание имени и пароля не требуется. Считается, что вы совершаете междугородный звонок, и счет за него (то есть за Интернет-соединение) приходит к вам на дом, как счет за междугородный звонок. ²

Замечание

ММТ не требует специальных настроек протокола TCP/IP (необходимо лишь его наличие). Но данный провайдер имеет как плюсы, так и минусы. Во-первых, ММТ не предоставляет дискового пространства для вашего почтового ящика. А во-вторых, установить связь в рабочие часы с ним весьма проблематично. Если вы уже являетесь абонентом какого-либо интернет-провайдера, то можете использовать его настройки (телефон, имя и пароль).

В недавнее время большое распространение получили интернет-карты, суть которых — предоставление пользователю имени, пароля и номера модемного пула. Купив ее, вы становитесь обладателем всей необходимой информации для доступа в Интернет.

Итак, у нас есть вся необходимая информация для создания удаленного соединения.

Пример 8.3. Создание удаленного соединения

{На рабочем столе Windows} Мой компьютер

Удаленный доступ к сети

Новое соединение

Название соединения := ММТ (рис. 8.8)

Далее > Телефон := 8w8091231313

Далее > Готово

Замечание

Знак W не является опечаткой. Он необходим для ожидания непрерывного зуммера в телефонной линии после набора 8, в противном случае номер будет набран неправильно.

Рис. 8.8. Диалоговое окно Новое соединение

После вышеприведенной процедуры в папке Удаленный доступ к сети появится новый элемент ММТ. Двойной щелчок по этому ярлыку вызовет диалоговое окно Установка связи (рис. 8.9). В случае, если вы будете подсоединяться к другому провайдеру, в поле Имя пользователя укажите ваш Login, или Username, а в поле Пароль введите пароль (password). He удивляйтесь, что пароль отображается в виде звездочек. Это для того, чтобы никто другой не мог его прочесть. По умолчанию флажок Сохранить пароль не установлен, и пароль нужно будет вводить при каждом сеансе удаленного соединения. Если же установить этот флажок, то Windows запомнит пароль и при очередном запуске будет вводить его автоматически. В нашем случае можно как вводить имя пользователя и пароль, так и не вводить — ММТ не обрабатывает эту информацию при подсоединении.

Нажатие кнопки Подключиться вызовет набор номера, после чего должны послышаться характерные звуки шипящего модема, после чего появится диалоговое окно Установка связи с ММТ (рис. 8.10), а затем окно исчезнет и в нижнем правом углу рабочего стола Windows (на панели задач, рядом с часами) вы увидите значок связи в виде двух соединенных компьютеров.

Рис. 8.9. Диалоговое окно Установка связи

Рис. 8.10. Диалоговое окно Установка связи с ММТ

Если описанные выше действия произошли, значит, параметры удаленного доступа и сетевого обеспечения настроены верно и вы в Интернете, теперь вам доступны все сервисы, о которых было рассказано выше. Вы можете открыть Microsoft Internet Explorer и погрузиться в паутину Интернета (о которой еще будет рассказано далее). Чтобы прервать соединение, подведите указатель мыши к значку соединения, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите команду Отключиться.

Замечание

Не забывайте, что до тех пор, пока вы не отключились от удаленного соединения, ваш телефон будет занят, и обычные телефонные звонки на него поступать не будут.

Настройка удаленного соединения в Windows 2000

Настройка удаленного соединения в Windows 2000 практически не отличается от настройки в Windows 98, за исключением того, что все параметры настройки располагаются на Панели управления.

Пример 8.4. Настройка удаленного соединения в Windows 2000

Start >Settings > Network and dial-up connection...

Make new connection

Dial-Up to the .Internet Next

I want to setup my Internet connection manually Nexl;

I connect through a phone line and a modem Next

Telephone Number := < телефон модемного пула> Next

Username := < Имя пользователя>

Password := < Пароль> Next

Connection Name : = < Имя соединений Next

No Next

Finish

Рис. 8.11. Сетевое соединение

После того как все шаги мастера успешно пройдены, в окне Network and Dial-up Connections отобразится новое соединение, двойной щелчок по которому вызовет уже описанные действия: набор номер, дозвон, соединение и т. д.

мы рассмотрели процедуру настройки удаленного

В этой главе мы рассмотрели процедуру настройки удаленного соединения.
Настройка модема. Установка тонального или импульсного режима набора, а также параметры выхода на телефонную линию.
Настройка удаленного соединения. В данном разделе речь шла о создании соединения в Windows 98 и 2000, а также настройке и конфигурировании необходимого сетевого обеспечения.

Электронная почта

Новые возможности, открывшиеся в наш век электронных коммуникаций, локальных и глобальных электронных сетей, позволяют людям отказаться от привычной формы переписки посредством стандартных писем и почтовых служб. Электронная почта (E-mail) является одним из основных сервисов Интернета, который позволяет вести интенсивную переписку с абонентом, находящимся в любой точке планеты почти в режиме реального времени.

Для ведения электронной переписки необходимо соответствующее программное обеспечение. И, конечно, такая мощная информационная система, как Microsoft Outlook имеет все необходимое для интенсивной работы с электронной почтой. Outlook способен вести полноценную переписку с абонентом: принимать, отправлять и пересылать почтовые сообщения, автоматически добавлять абонентов в адресную книгу, сортировать полученную информацию — и это далеко неполный список возможностей Outlook как почтового приложения.

В данной главе будет рассказано о настройке служб, необходимых для приема и отправки сообщений, о создании, редактировании и форматировании сообщений, а также будет подробно рассмотрена работа с папками Входящие (Inbox), Отправленные (Sent), Исходящие (Outbox), Черновики (Drafts).

Основные принципы работы с электронной почтой

Перед тем как начать детальное описание, приведем ряд фундаментальных понятий и расскажем об основных принципах работы с электронной почтой. Работа в Интернете и, в частности, с электронной почтой связана с такими ключевыми понятиями, как сервер, клиент, протокол, электронный адрес, передача данных.

Сервер — это специальная программа, расположенная на удаленной машине и предоставляющая свои услуги программам-клиентам. В случае с электронной почтой сервером является удаленная машина, на которой располагается почтовый ящик с вашими сообщениями.

Клиент — это также специальная программа, которая использует услуги, предоставляемые сервером. В нашем случае данной программой является Outlook, который позволяет просматривать сообщения, пришедшие в почтовый ящик на сервере.

Протокол — это совокупность правил, определяющих агоритм передачи данных от сервера клиенту и наоборот.

Электронный адрес — уникальный идентификатор, определяющий ваш почтовый ящик, куда приходят сообщения.

После приведенных определений я хочу рассказать об общих принципах работы с электронной почтой, которые позволят вам понять процесс отправки и приема сообщений изнутри, продемонстрировав их на примере работы обыкновенной почты.

Номер моего почтового отделения — 332 (индекс — 198332), именно туда поступают все письма, газеты и журналы, адресованные мне и другим абонентам этого почтового отделения. Каждое поступающее письмо, помимо общего для всех абонентов индекса, имеет дополнительные характеристики: улица, дом, квартира. По этим характеристикам почтальон однозначно определяет, куда надо доставить корреспонденцию, а именно — мой почтовый ящик. Аналогичная ситуация происходит и с отправкой моих писем кому-либо. Я кладу их в почтовый ящик, почтальон забирает их и относит в почтовое отделение, из которого уже соответствующим способом (например, авиапочтой) оно доставляется к адресату, у которого точно так же есть почтовый адрес, отделение и ящик.

Теперь переведу описанную ситуацию на язык электронной почты. Почтовое отделение есть ничто иное, как сервер, на котором хранятся пришедшие и исходящие сообщения и который имеет уникальный адрес, например MAIL.RU (читай: 198332). Электронный адрес представляет собой расширение адреса сервера, по которому однозначно определяется, кому принадлежит пришедшее сообщение, например: usarov@mail.ru (читай: ули-ца_дом_квартира@ 198332). Почтовым ящиком выступает приложение-клиент, в нашем случае Microsoft Outlook, установленный на вашем компьютере, куда в конечном счете приходят сообщения. Почтальон же, в представлении электронной почты, ничто иное, как протокол, посредством которого осуществляется передача сообщений от сервера клиенту и наоборот. Обратная связь выглядит точно так же: если вы отправляете сообщение другому пользователю, вам необходимо знать его адрес электронной почты (например, Jackson@yahoo.com), после отправки сообщения по этому адресу оно перемещается на ваш сервер MAIL.RU, после чего отправляется на сервер YAHOO.СОМ, а потом уже — окончательно адресату jackson@yahoo.com.

Надеюсь, что приведенные определения и пояснения помогут вам при работе с электронной почтой. Схематически процесс работы с электронной почтой изображен на рис. 9.1.

Рис. 9.1. Принципы работы электронной почты

Учетная запись

В предыдущей главе мы рассмотрели настройку удаленного доступа, необходимую для входа в Интернет. Но этого еще недостаточно для работы с почтой. Для пересылки корреспонденции Outlook должен обладать дополнительными сведениями о почтовом сервере и почтовом ящике пользователя, которые хранятся в учетных записях Outlook. Однако для начала необходимо иметь такой почтовый ящик.

Регистрация почтового ящика в Интернете

Как упоминалось ранее, очень часто в услуги провайдеров входит предоставление пользователю места на специальном Интернет-сервере для почтового ящика пользователя, доступ к которому осуществляется посредством того же соединения, имени и пароля. В нашем случае интернет-провайдер ММТ не предоставляет такой возможности. Как же быть? Естественный способ — регистрация почтового ящика на специализированных бесплатных серверах в Интернете, с которым (почтовым ящиком) впоследствии мы и будем работать.

Совет

Даже если вы имеете почтовый ящик на сервере провайдера, иногда бывает очень полезно зарегистрироваться на подобных бесплатных почтовых серверах в Интернете.

Интернет имеет множество бесплатных почтовых серверов, на которых может зарегистрироваться любой пользователь. Как правило, регистрация очень проста. Для ее прохождения пользователю необходимо заполнить соответствующую форму и некоторую анкету, после чего ему отводится специальное физическое место на данном сервере — почтовый ящик, с определенным почтовым адресом (E-mail). Размер почтового ящика, а также размеры присылаемых и отправляемых сообщений зависят от конкретного сервера. Эта величина колеблется от 20 до 50 Мбайт для почтового ящика и от 1 до 3 Мбайт для сообщений.

Итак, давайте перейдем от теории к практике, а точнее зарегистрируемся на одном из популярных российских почтовых серверов — MAIL.RU.

Замечание

Помимо сервера MAIL.RU существует множество как русских (CHAT.RU, MAILRU.COM, PISEM.NET), так и иностранных почтовых серверов (YAHOO. COM, HOTMAIL. COM). Достаточно большую коллекцию бесплатных почтовых серверов можно найти посредством поисковой системы Rambler.ru в разделе Почта. Подробнее о работе в WWW и поисковых системах будет рассказано в разделе 11.2.2 "Поисковые системы Интернета".

Пример 9.1. Регистрация бесплатного почтового ящика

Подключитесь к Интернету
Откройте Microsoft Internet Explorer
Введите адрес www.mail.ru (рис. 9.2)
Подведите указатель к гиперссылке Регистрация
Прочтите условия регистрации и согласитесь с ними
Зарегистрируйтесь и заполните анкету, следуя указаниям на Web-станице сервера
Отключитесь от Интернета Замечание

Приведенный выше пример весьма условен. Но я надеюсь, что вы заполните регистрационную форму без особых проблем. Более подробно о работе в WWW, посредством не только Microsoft Internet Explorer, но и Outlook 2001, будет рассказано ниже (см. главу 11 "Работа в Интернете").

Рис. 9.2. Web-страница бесплатной почтовой службы Mail.Ru

Итак, после проделанной выше процедуры вы стали счастливым обладателем почтового ящика и адреса электронной почты, имеющего вид username@mail.ru. Хотя вы можете работать с почтой непосредственно на сервере MAIL.RU (и в этом есть свои преимущества), я предлагаю все-таки работать с почтой посредством Microsoft Outlook. Поскольку, во-первых, вы получаете единообразность всех процедур, связанных с вашей деловой и коммуникационной деятельностью. А во-вторых, Outlook имеет на порядок больше возможностей как редактор сообщений, чем другие программы (в частности, программа сервера MAIL.RU).

Электронный адрес

Прежде чем мы начнем создавать учетные записи Outlook и работать с электронной почтой, я считаю, что стоит уделить внимание формату адреса электронной почты Интернета. Формат электронного адреса (E-mail) имеет следующий вид:

username@domain_name

Username. Это имя почтового ящика пользователя, в нашем случае это имя, которое вы ввели, регистрируясь на сервере MAIL.RU. Данное имя должно быть и является уникальным для домена, который обслуживается сервером в Интернете.
Domain_name. Правая часть адреса включает имя домена для этого пользователя. Имена доменов используются для представления IP-адреса (цифрового адреса) в Интернете. Имена доменов обычно просты для восприятия: MAIL.RU, MICROSOFT.COM, PISEM.NET и т. д. Иногда они состоят из нескольких частей, например MAIL.ADMIRAL.RU. Как правило, доменное имя состоит из названия организации и ее типа (или территориального имени). В табл. 9.1 приведены основные типы доменов. Таблица 9.1. Типы доменов

Объединяя все вместе, мы получаем адрес электронной почты. Например, мой адрес будет выглядеть следующим образом: usarov@maii.ru.' Адрес электронной почты не чувствителен к регистру. Это означает, что если указан адрес usarov@raail.ru, USAROV@MAIL.RU ИЛИ Usarov@MAIL.ru, ТО ПОЧТОВЫЙ сервер понимает, что все сообщения направляются одному и тому же адресату.

Другой аспект электронной почты Интернета — это протоколы электронной почты. Протоколы используются Интернетом и разработчиками программного обеспечения для передачи данных и гарантии, что сообщение электронной почты найдет своего адресата. Наиболее распространенный протокол, используемый электронной почтой Интернета, — это SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), протокол для отправки почтовых сообщений на сервер. Другой протокол Интернета — РОРЗ (Post Office Protocol version 3) — используется для приема почтовых сообщений с почтового сервера. В нашем случае адрес сервера SMTP — smtp.maii.ru, а адрес сервера РОРЗ — pop.mail.ru.

Это не выдуманный, а самый настоящий адрес автора данной книги. Так что при желании вы можете задать мне вопросы или прислать отзывы о данной книге.

Замечание

Эти данные вы могли прочитать на Web-странице сервера MAIL.RU. В том случае, если вы имеете почтовый ящик на другом сервере (например, сервере провайдера), вам необходимо узнать его адреса серверов SMTP и РОРЗ.

Новая учетная запись

Чтобы Outlook смог отправлять и получать сообщения, ему необходимо задать специальные параметры электронной почты пользователя. Все параметры, связанные с электронной почтой, хранятся в учетных записях Outlook (Account).

При начальной установке Outlook автоматически запускает Мастера подключения к Интернету, в котором собираются сведения о почтовом ящике пользователя и удаленном доступе. Ранее мы пропустили работу мастера, поскольку не было необходимости в работе с почтой (см. раздел 1.1.1 "Установка Outlook"), теперь настало время восстановить недостающие детали в настройке Outlook.

Outlook имеет пять типов учетных записей, или пять информационных служб, посредством которых Outlook выполняет свои операции.

Microsoft Exchange Server. Этот тип используется для подключения к серверу Microsoft Exchange, позволяющему работать в рамках корпоративной группы, объединенной в локальную сеть. Подробно о работе Outlook с Microsoft Exchange и учетной записи данного типа будет рассказано в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server".
РОРЗ. Позволяет устанавливать соединение с РОРЗ-серверами и загружать с них почту. О работе с учетными записями данного типа будет подробно рассказано в настоящей главе.
IMАР. Устанавливает связь с IMAP-серверами, загружает с них почту и синхронизирует почтовые папки.
HTTP. Настоящий тип учетной записи является нововведением Outlook. Он позволяет устанавливать связь с популярным почтовым сервером Microsoft — Hotmail. Подробно о работе с учетной записью данного типа будет рассказано в главе 11 "Работа в Интернете".
Additional Server Types. Учетные записи такого типа позволяют работать с сервисами и подключаться к серверам независимых разработчиков. Хотя данные сервисы и не входят в пакет Microsoft Office, Outlook может поддерживать работу с ними (см. главу 14 "Работа с факсами"). Нововведением Outlook является размещение типов учетных записей в одном месте. Больше нет разделения на режимы работы с почтой, как в Outlook 2000 (Только Интернет, Корпоративная или для рабочих групп, Нет электронной почты). Создать новую учетную запись всех доступных типов можно посредством единственного диалогового окна, показаного на рис. 9.3. Более того, пользователь может иметь учетные записи любого из типов информационных служб в неограниченном количестве (см. главу 15 "Настройка конфигураций").

Итак, давайте рассмотрим создание новой учетной записи типа РОРЗ на примере моего электронного адреса (вам, конечно, следует вводить собственные имя, пароль и адрес).

Пример 9.2. Создание новой учетной записи

Сервис > Учетные записи электронной почты...

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее > РОРЗ Далее >

Ваше имя := Osarov George

Адрес электронной почты := usarov@mail.ru

Сервер входящей почты := pop.mail.ru

Сервер исходящей почты := smtp.mail.ru (рис. 9.3)

Имя пользователя := usarov

Пароль := <пароль>

Запомнить пароль

Проверка настройки учетной записи... (рис. 9.4)

Закрыть

Далее >

Готово

Давайте более детально рассмотрим данный пример. Создание, удаление и изменение свойств учетных записей всех типов производятся в диалоговом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Accounts).

В поле Ваше имя (Your Name) вводится имя пользователя (именно это имя будет отображаться в поле От (From) для всех отправляемых сообщений, но об этом позже). В следующем поле необходимо ввести свой адрес электронной почты, в нашем случае это адрес, который вы зарегистрировали на сервере MAIL.RU (например, usarov@mail.ru). Далее вы должны ввести адреса SMTP-и РОРЗ-серверов, необходимые для отправки и приема сообщений. В разделе Сведения о входе (Logon Information) требуется ввести имя пользователя и пароль для доступа к вашему почтовому ящику. Вводите данные, которые были указаны вами при регистрации почтового ящика на сервере MAIL.RU.

После заполнения всех данных, необходимых для создания учетной записи, можно протестировать ее работоспособность. Если у вас отобразилось точно такое же диалоговое окно, как на рис. 9.4 (все стадии проверки отмечены зелеными галочками), значит все параметры верны и учетная запись успешно создана.

Рис. 9.3. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Рис. 9.4. Диалоговое OKHO Test Account Settings

После создания учетной записи, можно всегда вернуться к ее редактированию.

Пример 9.3. Просмотр и изменение учетной записи

> Сервис > Учетные записи электронной почты...

просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи электронной почты Далее >

pop.mail.ru Изменить...

Замечание

Для удаления выделенной учетной записи необходимо нажать кнопку Удалить (Remove), для создания новой — Добавить (Add), после чего появится диалоговое окно Мастер новой учетной записи.

После установки первичных параметров учетной записи, чтобы установить дополнительные свойства, необходимо вызвать диалоговое окно Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings), щелкнув по кнопке Другие настройки (More Settings).

Ниже рассматриваются вкладки диалогового окна Настройки электронной почты Интернета (Internet E-Mail Settings).

Общие (General). На данной вкладке можно изменить название учетной записи с неблагозвучного pop.maii.ru на MAIL.RU. Также здесь можно указать название организации и электронный адрес, на который будут отправляться ответные сообщения. Если это поле не заполнено, ответы будут приходить на адрес данной учетной записи.
Сервер исходящей почты (Outgoing Server). На этой вкладке можно установить дополнительные параметры авторизации для SMTP-сервера (если таковые требуются). В нашем случае никаких дополнительных параметров указывать не надо.
Подключение (Connection).. На этой вкладке можно изменить параметры подключения. Проверьте, что у вас стоит переключатель Подключение через телефонную линию (Connect using phone line), а в списке Использовать следующее подключение (Using the follow) выбрано необходимое для данной учетной записи соединение. В нашем случае это ММТ.
Дополнительно (Advanced). На данной вкладке изменяются номера портов для SMTP- и РОРЗ-серверов. Как правило, установленные по умолчанию значения (110 и 25) не требуют изменений. Здесь же можно установить значение Длительность ожидания сервера (Server TimeOut), т. е. временной интервал, через который произойдет отключение от сервера, если он не отвечает на запрос. Кроме того, можно установить флажок Оставлять копии сообщений на сервере (Leave a copy of messages on my server). Таким образом, на удаленном сервере будут оставаться копии сообщений. Иногда это свойство очень полезно, например в случае, когда вы не можете получить информацию по каким-либо причинам своим почтовым клиентом, вы всегда можете прочитать ее непосредственно с удаленного сервера. Чтобы сообщения не накапливались на удаленном компьютере до тех пор, пока не заполнят все отведенное для вашего почтового ящика дисковое пространство, их необходимо периодически удалять. Для этого установите флажок Удалять с сервера через (Remove from server after) и укажите период времени в днях. По умолчанию этот период равняется 10 дням (рис. 9.5). А также установите флажок Удалять с сервера при удалении из "Удаленные" (Remove when removed from Delete Items).

Рис. 9.5. Вкладка Дополнительно диалогового окна Настройки электронной почты Интернета

Итак, учетная запись MAIL.RU полностью настроена. Но пользователь может иметь более одной учетной записи. Например, одна — для почтового адреса бесплатного почтового сервера, а другая — для адреса сервера провайдера (рис. 9.6). Если у вас больше, чем одна учетная запись, то для выбора наиболее употребляемой выделите ее и нажмите кнопку Использовать по умолчанию (Set as Default). Таким образом, по умолчанию сообщения будут отправляться через данную учетную запись, и адресат будет видеть адрес именно этой учетной записи.

Также можно установить очередность проверки почты по всем учетным записям, воспользовавшись кнопками Вверх (Move Up) и Вниз (Move Down). О значениях кнопки Создать файл данных Outlook (New Outlook Data File) и раскрывающегося списка Размещать новую почту в папке (Deliver new mail to) будет рассказано в главе 15 "Настройка конфигураций".

В данном случае я добавил еще одну учетную запись типа POP/SMTP для адреса usarov_george@yahoo.com. Вы можете в качестве эксперимента, так же зарегестрироваться на сервере Yahoo.com (американский аналог Mail.ru) и создать соответствующую учетную запись.

После изменения настроек для их принятия и завершения работы с учетными записями щелкните кнопку Готово (Finish), в противном случае — Отмена (Cancel).

Рис. 9.6. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Вкладка Сообщение

На этой вкладке выбираются параметры и определяются настройки формата и редактора для сообщений Outlook (рис. 9.8).

Формат сообщения

Формат сообщения определяет редактор для новых сообщений. Каждый формат имеет свои функции и варианты использования. В Microsoft Outlook возможно создание и получение сообщений в трех форматах: HTML, формат RTF Microsoft Outlook (Rich Text) и Обычный текст (Plain Text). Один из них может быть указан как формат сообщений, который будет применяться для новых сообщений по умолчанию. Однако отдельные сообщения всегда могут создаваться в других форматах. Указываемый формат сообще ний не зависит от выбора их редактора. Microsoft Outlook поддерживает два вида редакторов сообщений: встроенный и редактор Microsoft Word. В табл. 9.2 приведены основные возможности каждого из форматов.

Рис. 9.8. Вкладка Сообщение диалогового окна Параметры

Замечание

При составлении ответа на сообщение Outlook использует формат, в котором было создано это сообщение. Например, при составлении ответа на сообщение, полученное в формате Обычный текст (Plain Text) Outlook создает ответ с использованием обычного текста. Однако при желании можно изменить формат ответа (> Формат > HTML).

Таблица 9.2. Форматы сообщений

Для демонстрации примера создания сообщения я решил выбрать формат HTML, а в качестве редактора — встроенный редактор Outlook. Однако, если сообщение пришло в формате RTF, я предпочитаю его открывать средствами Word. Данное сочетание я считаю оптимальным, поскольку формат HTML предоставляет достаточно большие возможности, использование же встроенного редактора Outlook аргументировано быстротой (ведь при использование Word в качестве редактора одновременно работают два приложения) и простотой (средств встроенного редактора вполне достаточно для создания красиво оформленного и отредактированного текста) работы. Тем не менее об использовании редактора Microsoft Word в Outlook будет рассказано в разделе 18.1 "Outlook и Word".

Пример 9.4. Настройка формата сообщения

Создать сообщение в формате HTML

(снять) Использовать Microsoft Word как редактор сообщений

Использовать Microsoft Word для чтения сообщений в формате RTF

Формат для Интернета...

Если HTML-сообщение содержит рисунки, отправлять копии

Параметры сообщений в формате Outlook RTF Преобразовать в формат HTML .

ок

язык..

Английский язык в отметках сообщений

Английский язык в служебных заголовках сообщений

Кодировка исходящих сообщений Кириллица (КОИ8-Р) (рис. 9.9)

ОК

Рис. 9.9. Диалоговое окно Язык

Установка или снятие флажков Английский язык в отметках сообщений и Английский язык в служебных заголовках сообщений — дело вкуса и "электронной" этики. Например, при составлении ответа на сообщение в текст заголовка автоматически добавляется надпись RE:Text (от английского Reply) или в русской интерпретации — НА:Текст. Если вы работаете с международными контактами, то тема сообщения, содержащая русское НА:, будет иностранному коллеге не совсем ясна.

Помимо кодировки КОИ8-Р, устанавливаемой по умолчанию, для исходящих и входящих сообщений можно использовать кодировку Кириллица (ISO) или Кириллица (Windows). Подробнее об изменении кодировки будет рассказано в разделе 9.6.1. "Работа с сообщением".

Настройки раздела Шрифты и бланки на вкладке Сообщение позволяют определить шрифты и специальные бланки для создания впоследствии на их основе сообщений. Если проводить аналогию между Outlook и Word, то бланки (stationary) для сообщений являются своеобразными шаблонами для документов. По умолчанию Outlook не использует специальных бланков, но вы можете выбрать любой бланк из раскрывающегося списка. Если название бланка не дает вам полного представления о его виде, то нажав кнопку Выбор бланка (Stationary Picker), можно просмотреть все имеющиеся бланки и выбрать подходящий (рис. 9.10).

В этом же диалоговом окне можно изменять стандартные бланки и создавать собственные как на основе уже имеющихся, так и на основе собственных рисунков и подписей или взятых из'Интернета. Для этого нажмите кнопку Дополнительные бланки (Advanced Stationary).

Рис. 9.10. Диалоговое окно Выбор бланка

Совет

Советуем вам не ставить по умолчанию специальных бланков. Во-первых, подобные сообщения автоматически становятся больше по размеру из-за внедренных в них картинок, а во-вторых, сообщения на основе бланков полезны для особенных случаев, а не для ежедневного электронного общения.

Кнопка Шрифты (Fonts) вызывает соответствующее диалоговое окно, в котором можно изменить шрифт для сообщений, ответов и пересылок.

В разделе Подпись можно указать подпись (signature), которая автоматически будет добавляться в конец сообщения (например, "С уважением, Георгий Усаров"). Хотя пользователь видит адрес отправителя и понимает, от кого пришло сообщение, хорошим тоном считается все равно подписывать сообщение.

В следующей программе я создал две подписи для новых сообщений и для ответов.

Пример 9.5. Создание новой подписи

Выбор подписи...

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров

Начать с пустого абзаца

Далее > Шрифт Цвет Синий ОК

Параграф Слева ОК

Текст := Георгий Усаров

Готово

Создать...

Введите имя нового образца := Усаров (С уважением)

Использовать существующую подпись Усаров

Далее > Текст := С уважением, Георгий Усаров

Готово

ОК

Подпись для новых сообщений Усаров (С уважением)

Подпись для ответов и пересылок Усаров (рис. 9.11)

Рис. 9.11. Работа с подписями

Вы можете создать подпись, включающую вашу визитную карточку в формате vCard. Подробно о vCard и других международных стандартах будет рассказано в разделе 17.1 "Сохранение элемента".

Пример 9.6. Добавление визитки в подпись

{В диалоговом окне Изменение подписи}

Создать визитную карточку из списка контактов...

Имя Георгий Ефимович Усаров Добавить >

ОК

Вложить визитную карточку в подпись Георгий Ефимович Усаров

Совет

Не следует назначать новым сообщениям и ответам подпись с визитной карточкой, лучше создать специальную подпись, например: Усаров (vCard), и подписываться ей, только когда вы первый раз отправляете сообщение какому-либо контакту.

Вкладка Орфография

На вкладке Орфография (Spelling) пользователь может установить параметры проверки сообщения на орфографические ошибки (рис. 9.12). Если вы используете в качестве редактора сообщений Word, то его возможности в проверке значительно шире, например можно проверить не только орфографию, но и грамматику.

Назначения флажков в принципе ясны, но небольшие комментарии я все-таки приведу.

Всегда предлагать исправления для слов с ошибками (Always suggest replacement for misspelled words). Установка данного флажка позволяет в окне проверки орфографии отображать список предлагаемых изменений.
Всегда проверять орфографию перед отправкой (Always check spelling before sending). Установка данного флажка обязует Outlook проверять сообщение перед его отправкой. В противном случае для проверки орфографии сообщения придется воспользоваться командой меню > сервис > Орфография или клавишей <F7>.
Пропускать слова, набранные ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (Ignore words in UPPERCASE). Если данный фложок установлен, то Outlook будет считать орфографически верными слова, набранные прописными буквами (в верхнем регистре).
Пропускать слова, содержащие цифры (Ignore words with numbers). Установка данного флажка аналогична предыдущему случаю, только здесь Outlook не будет считать неправильными слова типа "союз4" или "50на50".

Рис. 9.12. Вкладка Орфография диалогового окна Параметры

Пропускать текст исходного сообщения в ответе и пересылке (Ignore original message text in reply or forward). Установка данного флажка запрещает Outlook проверять текст исходных сообщений на правильность при ответе или пересылке.
Использовать автозамену, когда Word не является редактором сообщений (Use AutoCorrect when Word isn't the e-mail editor). Данная опция очень полезна, здесь можно указать специапьный набор символов, который позволит использовать короткие двух-, трехсимвольные слова вместо ввода целого текста. Параметры автозамены определяются в одноименном диалоговом окне, для отображения которого необходимо нажать кнопку Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Нажатие кнопки Изменить (Edit) в разделе Изменение словаря пользователя (Edit Custom directory) приведет к открытию текстового файла, в котором можно отредактировать, добавить или удалить слова пользователя. В дальнейшем эти слова Outlook будет считать орфографически верными. Полезно добавить в данный список свою фамилию, поскольку она, скорее всего, будет Считаться неверной для Outlook. И наконец, в качестве языка для проверки необходимо выбрать значение русский (Россия).

Вкладка Безопасность

Одним из немаловажных факторов сегодняшней действительности является безопасность приходящих и исходящих сообщений. В связи с нашумевшими вирусами Melissa и I love you пересылаемыми по электронной почте, стоит всерьез задуматься о надежном отпоре или, по крайней мере, хорошей вакцине против всевозможных вирусов и нежелательного доступа к информации.

Цифровой сертификат

Семейство приложений Microsoft Office, начиная с 2000 года, предлагает пользователям ряд способов антивирусной защиты:

поддержку антивирусных программ, разработанных другими фирмами;
технологию Microsoft Authenticode, которая позволяет ставить цифровые подписи в сообщения, используя цифровой сертификат;
блокировку доступа к информации.
Поддержка антивирусных программ предполагает установку соответствующего программного обеспечения, которое проверяет открываемое сообщение на наличие макровирусов. Я не буду описывать процедуру установки подобных приложений, а отошлю читателя на сервер дополнений Office 2002, расположенный по адресу http://office.microsoft.com , или на Web-страницы российских компаний AVP (Лаборатория Касперского) или Dr. Web.

Сообщения же, подписанные с использованием цифрового сертификата (Digital ID), во-первых, обеспечивают доверительное отношение к отправителю, не предполагая умышленного внедрения вируса с его стороны, а, во-вторых, позволяют осуществить проверку, было ли каким-нибудь образом изменено сообщение, и автоматически не разрешить выполняться макросам, которые могли быть изменены макровирусами.

Замечание

Технология цифровых подписей работает только на компьютерах с установленным обозревателем Internet Explorer версии 4.0 и выше. Она не будет работать на компьютерах с установленным обозревателем Netscape Navigator любой версии.

Чтобы иметь возможность подписывать свои сообщения, пользователь, прежде всего, должен получить и установить на своем компьютере цифровой сертификат. Нажмите кнопку Получить удостоверение (Get a Digital ID). после чего автоматически запустится Microsoft Internet Explorer и начнет загрузку соответствующей страницы (рис. 9.13). На ней можно получить необходимую информацию о сертификатах, а также выбрать коммерческую организацию, например Verisign Inc., которая уполномочена выдавать подобные сертификаты. Для его получения пользователь должен предоставить в сертификационный центр информацию о себе: имя, домашний адрес, адрес электронной почты, дату рождения и номер карточки социального страхования. После проверки предоставленной информации пользователю выдается сертификат сроком на один год. Замечу, что при получении сертификата пользователь обязан оплатить его стоимость (20 долларов США).

Рис. 9.13. Получение цифрового сертификата

Что же, собственно говоря, представляет собой цифровой сертификат и чем он так хорош? Цифровой сертификат можно рассматривать как электронный дубликат любого удостоверения личности для физического лица. Таким образом, получая сообщение, можно проверить: поступило ли оно из надежного источника, удостоверившись в наличии действительной цифровой подписи, основанной на выданном отправителю цифровом сертификате. Законность цифрового сертификата основана на том, что он выдан уполномоченной на то организацией (например, Verisign Inc.), которая проверяет достоверность предоставленной заявителем на получение сертификата личной информации. Эта информация хранится в цифровой подписи в защищенной и не поддающейся проверке форме.

Безопасность в Интернете

Под безопасностью в Интернете подразумевается установление специальных параметров просмотра сообщений HTML, содержащих встроенный сценарий или активное содержимое. Пользователь может выбрать от самого безопасного до самого незащищенного режима. Но, выбирая режим, следует учитывать тот факт, что HTML-страницы с ростом уровня безопасности прямо пропорционально теряют свою функциональность, что в ряде случаев делает работу со страницей просто невозможной.

Как правило, установка стандартного режима работы в Интернете позволяет оптимальным образом балансировать между безопасностью и функциональностью Outlook. Как изменить уровень безопасности, показано в примере 9.7.

Пример 9.7. Изменение уровня безопасности

Зона Internet (рис. 9.14) Применить

Рис. 9.14. Вкладка Безопасность диалогового окна Параметры

Защита от вирусов

Также Outlook 2002 предоставляет новый усиленный и улучшенный вариант защиты от вирусов или макросов, поступающих вместе с электронной почтой.

Во-первых, Outlook блокирует все вложения, ассоциируемые с небезопасными файлами.

Во-вторых, Outlook отслеживает несанкционированный программный доступ к адресной книге пользователя или к посылке сообщений от его имени. Пользователь в данном случае уведомляется специальным диалоговым окном, дающим возможность продолжить или прекратить выполнение программы (рис. 9.15).

Рис. 9.15. Защита от программного доступа

Новое сообщение

После проделанных выше настроек Outlook готов к интенсивной, полноценной и безопасной работе с электронной почтой. Итак, мы переходим к главному: создание, отправка и принятие первого сообщения.

Создание сообщения

Существует несколько способов создания нового сообщения.

Пример 9.8. Создание сообщения

Входящие

(На панели инструментов Стандартная} Создать
Файл > Создать > Новое сообщение
Действия > Создать сообщение (<Ctrl>+<N>) .
Действия > Новое сообщение с помощью > Другие бланки... Появится форма нового сообщения (рис. 9.16).

Рис. 9.16. Форма нового сообщения

Замечание

Если форма Сообщение (Message) не содержит полей Копия (СС) и Тема (Subject), то выберите в меню Вид команду Полный заголовок.

Поскольку ранее была осуществлена вставка подписи, новое сообщение автоматически появляется с подписью: С уважением, Георгий Усаров.

Ввод имен получателей и темы сообщения

Первый шаг в создании сообщения — это задание имен получателей. В нашем случае мы будем создавать тестирующее сообщение самому себе, поэтому получателем будет сам читатель. Если вы не создавали контакт для себя по аналогии с примером из главы 4 "Контакты", то создайте его, указав зарегистрированный почтовый адрес.

Пример 9.9. Ввод имени получателя сообщения

Кому (рис. 9.17)

Источник адресов Контакты

Имена <Имя получателя>

Кому ->

Копия ->

CK ->

OK

Различие между полями Кому (То), Копия (СС) и СК (Слепая копия) (ВСС) заключается в следующем. В поле Кому отмечается основной получатель или группа получателей, в поле Копия — получатель или группа получателей копии сообщения, а в поле СК находятся получатели слепой копии сообщения. Имена получателей копии фигурируют в общем списке у всех адресатов, а имена получателей слепой копии — нет.

Можно выбрать не одного, а несколько получателей, в этом случае они разделяются точкой с запятой. Чтобы не добавлять по одному имени, пометьте одно имя в списке и выделите остальные, удерживая при этом клавишу <Ctrl>. Если же группа адресатов постоянна, имеет смысл создать для них группу рассылки (см. раздел 4.2 "Список рассылки").

Рис. 9.17. Диалоговое окно Выбор имен

Есть и еще один способ задания имени адресата, который является новинкой Outlook. По мере того как пользователь вводит адрес получателя, Outlook автоматически распознает его и завершает. Эта возможность позволяет пользователю отправлять сообщения быстро, не задерживаясь и не тратя времени на поиск адреса в адресной книге.

Замечание

Кстати, если вы вводите в поле Кому адрес и имя получателя сообщения вручную, но его нет ни в одной из адресных книг, Outlook автоматически предложит создать для него контакт.

После определения имен адресатов необходимо задать тему сообщения. Поместите текстовый курсор в поле Тема (Subject) и введите краткое описание предмета сообщения (например, тест).

Еще одним из нововведений Outlook 2002, на сей раз коснувшимся поля Тема, является возможность распознавания гиперссылок. Это позволяет пользователю быстро перейти к просмотру Web-сайта, не тратя время на копирование и вставку указанного адреса в окно Web-браузера. Добавим к тексту тест гиперссылку на сайт Microsoft Office — www.office.microsoft.com.

После задания полей Кому (То) и Тема (Subject) можно ввести непосредственно текст сообщения в большом текстовом поле, и простейшее сообщение готово к отправке (рис. 9.18).

Рис. 9.18. Простое электронное сообщение

Форматирование и редактирование текста

Создать простое сообщение не сложно, но оно будет не очень красивым. Конечно, не во всех случаях стоит прибегать к дополнительному форматированию сообщения, однако хорошо оформленное, красивое письмо акцентирует на себе гораздо больше внимания читателя, нежели сухой и пассивный черно-белый текст.

Итак, давайте преобразуем наше простейшее письмо в действительно полноценное сообщение Outlook.

Во-первых, вставим линию, отделяющую заголовок сообщения от остального текста, для чего установите указатель мыши под заголовком и выполните следующее действие, показанное в примере 9.10.

Пример 9.10. Вставка линий .

> Вставка > Горизонтальная линия

Во-вторых, изменим фон сообщения. Пользователь может изменить фон, либо поменяв цвет с белого на какой-либо другой, либо добавив в качестве фона картинку (свою собственную или взяв ее из бланков сообщений) (см. раздел "Вкладка Сообщение").

Пример 9.11. Вставка фона

> Формат > Фон> Рисунок... (рис. 9.19}

Файл Кукуруза

ОК

Рис. 9.19. Диалоговое окно Фоновый рисунок

Фон изменен, но текст находится над картинкой с листочками плюща, что, естественно, нас не устраивает. Давайте сдвинем текст вправо, после чего подкорректируем его стиль: изменим шрифт заголовка сообщения и сделаем из перечисления достоинств Outlook маркированный список.

Замечание

Перед тем как приступить к дальнейшему форматированию, хочу сделать одно замечание. Для форматирования отдельного элемента достаточно выделить только его (щелчок мыши на соответствующем элементе). Для форматирования нескольких элементов одновременно необходимо выделить все элементы. Для этого, удерживая нажатой левую кнопку мыши, проведите указатель от начального элемента до последнего — выделенные элементы примут реверсивный цвет фона.

Пример 9.12, Форматирование сообщения

{Отступ}

Выделите весь текст сообщения (от заголовка до подписи)

{Панель Форматирования} Увеличить отступ (1 раз) {Стиль}

Выделите только заголовок "Тестовое сообщение Outlook"

Формат > Стиль > Заголовок 1 {Выравнивание}

{Панель Форматирование} Выровнять по центру

{Маркированный список}

Выделите только перечисление (от "Отправка и прием" до "Вложение файлов")

Формат > Стиль > Маркированный список (рис. 9.20)

{Шрифт}

Выделите слова Microsoft Outlook

Формат > Шрифт... (рис. 9.21)

Шрифт Tahoma

Стиль Жирный

Размер 10

Подчеркивание

Цвет Коричневый

ОК

Замечание

На рис. 9.21 диалоговое окно содержит англоязычные термины, поскольку это зависит не от локализации Microsoft Outlook, а от англоязычной версии Microsoft Internet Explorer.

Итак, вначале мы увеличили отступ от правого края (чтобы, наоборот, уменьшить отступ, необходимо нажать парную кнопку на панели инструментов Форматирование/Уменьшить отступ (Decrease Indent), а потом придали заголовку стилевое оформление.

Стиль — это совокупность параметров форматирования, которой дано имя. Таким образом, следуя постоянно одним и тем же стилевым правилам, вы и

ваши адресаты будут получать сообщения, оформленные единым образом. То есть всегда будет понятно, где заголовок, где список, а где — простой текст. Использование стилей, конечно, не является догмой, но следование правилам стилевого оформления — признак хорошего тона и умения пользоваться приложением.

Рис. 9.20. Работа с маркированным списком

Рис. 9.21. Диалоговое окно Font

И наконец, если в сообщении встречается текст, требующий дополнительного выделения, его можно отформатировать специальным образом (выделить цветом, курсивом, размером и т. д.).

Замечание

Хотя у вас, может быть, и есть возможность выбирать разнообразные шрифты, адресаты могут их не иметь. Таким образом, ваше форматирование изменится (шрифты заменятся на наиболее подходящие) и может нарушиться целостность картины. Поэтому старайтесь использовать наиболее употребляемые шрифты Windows (Arial, Times New Roman, Tahoma и т. д.). Конечно, посылая сообщение самому себе, об этих деталях можно не беспокоиться (в сообщении используются ваши же шрифты).

Примерный вид отформатированного сообщения изображен на рис. 9.22. Согласитесь, что это сообщение гораздо приятнее читать, нежели его информационную заготовку (см. рис. 9.18).

Рис. 9.22. Отформатированное сообщение

Основные команды форматирования продублированы на панели инструментов Форматирование (Formatting). В табл. 9.3 приведен список кнопок данной панели. Чтобы воспользоваться любой командой, необходимо выделить фрагмент текста, к которому надо применить форматирование, и нажать соответствующую кнопку.

Таблица 9.3. Кнопки панели инструментов Форматирование

После того как вы создали сообщение и проделали ряд процедур форматирования, но еще не готовы к его отправке (хотите добавить файл или еще несколько предложений), рекомендуется сохранить сообщение. Outlook имеет специализированную папку для хранения еще не готовых сообщений — Черновики (Drafts).

Пример 9.13. Сохранив сообщения в папке Черновики

> Файл >Сохранить или

> Файл > Перемесить в папку...

Папки Черновики

ОК

Замечание

При попытке закрыть сообщение Outlook также выдаст предупреждение о сохранении сделанных изменений. Если выбрать Да, то Outlook переместит это сообщение в папку Черновики, если выбрать Нет — удалит.

Чтобы вернуться к редактированию сохраненного сообщения, перейдите в папку Черновики и откройте требуемое письмо. Откроется форма сохраненного сообщения (рис. 9.23) с информационной полосой: Сообщение не было отправлено (This message has not been sent).

Вставка файла и документа

В разделах "Новая встреча" и "Вставка элемента" уже обсуждались вопросы вставки файла и документа в элемент. Здесь я еще раз приведу пример обыкновенной вставки файла в элемент Outlook, а также расскажу об очень интересной возможности вставки файла как текста. И наконец, в последнем разделе будет рассмотрена вставка гиперссылки.

Присоединение файла

Присоединение файлов (Attachment) в сообщение ничем не отличается от рассмотренных примеров со встречей и контактом.

Пример 9.14. Присоединение файла

Вставка > Файл...

Папка <Папка>

Файл <Файл>

Вставка

Совет

Если размер файла велик, то имеет смысл посылать его в заархивированном виде. Но, архивируя файл, необходимо быть уверенным, что получатель сообщения имеет тот же архиватор, что и вы. Наиболее популярные архиваторы — WinZip, WinRar и ARJ.

Результат вставки файла в сообщение представлен на рис. 9.23. Пользователь может вставлять более одного файла в сообщение. Для добавления нового файла нужно проделать вышеописанную процедуру. Для удаления файла из списка прикрепленных к сообщению достаточно выделить требуемый файл и нажать клавишу <Delete>.

Совет

Также можно воспользоваться командами контекстного меню, появляющегося при нажатии правой кнопки мыши на названии файла. Здесь можно сохранить вложение, просмотреть его или удалить.

Вставка файла как текст

Не редко бывает ситуация, когда пользователь при составлении сообщения берет информацию из какого-либо текстового документа. Типична данная ситуация, например, с отправлением электронных резюме, которые, как правило, читают только в теле сообщения и не открывают прикрепленные файлы. Как поступать в данном случае?

Конечно, можно воспользоваться буфером обмена: открыть документ, выделить его, скопировать, открыть сообщение Outlook, вставить. Пять шагов для вставки текста в сообщение — многовато. Оптимальным способом в данной ситуации является вставка этого файла в сообщение, только не как вложение, а как текст.

Рис. 9.23. Вставка файла как текст

Пример 9.15. Вставка файла как текст

Вставка > Файл...

Тип файла Текст

Папка <Папка>

Файл <Файл>

{Стрелка вниз на кнопке Вставка}

Вставка Вставка как текст (рис. 9.23)

Замечание

Естественно, что текстовые файлы подобную операцию не поддерживают.

Вставка гиперссылки

Помимо вставки файлов, пользователь Outlook может добавлять в свои сообщения гиперссылки. Гиперссылка — это средство указания смысловой связи фрагмента одного документа с другим документом или его фрагментом. Щелчок мышью по гиперссылке вызывает переход к документу, на который она указывает. Так, например, гиперссылкой является название элемента ь представлении Outlook сегодня (Outlook Today), посредством которого можно связаться с самим элементом. Наиболее широкое применение гиперссылок можно встретить в Интернете, поскольку они являются основным связующим средством Всемирной паутины (см. главу 11 "Работа в Интернете").

Давайте добавим в наше сообщение гиперссылку на Web-страницу. Допустим, что это будет страничка с дополнительной информацией о вас. Таким образом, пользователь, получивший сообщение с гиперссылкой и щелкнувший по ней мышью, вызовет автоматический запуск установленного обозревателя Интернета, загружающего указанную вами страницу.

Пример 9.16. Вставка гиперссылки

Вставка > Гиперссылка. . .

Тип http:

URL := <<адрес Web-страницы> (рис. 9.24}

ОК

Совет

Если у вас есть собственная Web-страница и вы хотите добавлять ссылку нг нее в каждое отправляемое сообщение, то имеет смысл добавить гиперссылю. в подпись (см. раздел 9.3.2 "Вкладка Сообщение ").

Рис. 9.24. Диалоговое окно Гиперссылка

В табл. 9.4 приведен список и пояснение для основных типов гиперссылок.

Таблица 9.4. Основные протоколы

Чтобы добавить гиперссылку на папку или элемент Outlook, выполните в тексте сообщения действия, представленные в табл. 9.5.

Таблица 9.5. Соответствие гиперссылок и папок Outlook

Замечание

Если в адресе Интернета содержатся пробелы, необходимо заключить весь адрес в угловые скобки (< >). Например, <file://C: \My Documents\MyFile.doc>.

Рис. 9.25. Форма сообщения со вставленным файлом и гиперссылкой

Параметры сообщения

Microsoft Outlook позволяет указать дополнительные параметры сообщения: настройка сообщения, безопасность, параметры отправки и параметры отслеживания. Каждый из этих параметров можно настроить для каждого конкретного сообщения либо установить их значения по умолчанию для каждого вновь созданного. Изменить параметры, используемые по умолчанию, можно в диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options) (см. раздел 9.10 "Параметры электронной почты", в котором будет рассмотрена установка параметров для нашего сообщения тест).

Настройка сообщения и безопасность

Для установки дополнительных параметров выберите в форме сообщения команду > вид > Параметры или щелкните одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная (Standard). Появится диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options), изображенное на рис. 9.26.

Рис. 9.26. Диалоговое окно Параметры сообщения

Пользователь может придать сообщению важность: Высокая (high), Обычная (normal) или Низкая (low). Сообщение с высокой важностью требует от пользователя незамедлительной обработки полученной информации и, наоборот, указывает на непервоочередность сообщения с низкой важностью. Графически сообщения для получателя отличаются значками в столбце Важность (Importance): красный восклицательный знак или синяя стрелка вниз соответственно.

Установка пометки аналогична установке важности, за исключением того, что получатель может изменить важность присланного сообщения, но не может изменить его пометку. Существует четыре пометки для сообщения: Обычное (Normal), Личное (Personal), Частное (Private) и ДСП (Для служебного пользования) (Confidential). При открытии подобного сообщения в его верхней полоске будет отображаться текст, извещающий получателя об уровне пометки.

Пример 9.17, а. Дополнительная настройка параметров сообщения

Важность Низкая

Пометка Частное

Если вы являетесь обладателем цифровой подписи, то в целях безопасности и сохранности информации сообщения имеет смысл зашифровать сообщение и добавить к нему цифровую подпись. Как правило, обычная переписка не нуждается в подобных мерах, причем надо учитывать, тот факт, имеет ли адресат программное обеспечение, способное расшифровывать сообщение и работать с цифровыми подписями.

Параметры отслеживания и голосование

Еще одной возможностью Outlook является голосование получателем сообщения. Когда адресат получает сообщение с установленным параметром голосования, у него отображаются соответствующие кнопки голосования. Таким образом, если ваше сообщение не требует детального ответа, а достаточно лишь согласия или какой-нибудь другой односложной реакции, можно указать их в поле Кнопки голосования (Use voting buttons) или выбрать из стандартного раскрывающегося списка.

Также Outlook позволяет отслеживать доставку и прочтение сообщений. Данные функции очень удобны, если необходимо точно знать, пришло ли сообщение к получателю и прочтено ли оно им.

Если для сообщения установлен флажок Уведомить о доставке этого сообщения (Request a delivery), то как только оно придет к получателю, отправителю будет отослано сообщение с датой и временем прихода сообщения к получателю.

При открытии получателем сообщения с установленным флажком Уведомить о прочтении сообщения (Request a read) появляется диалоговое окно предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Отвечая утвердительно, получатель автоматически высылает отправителю подтверждение. Кстати, уведомления о доставке и прочтении сообщения — это тоже сообщения электронной почты. Поэтому при поступлении уведомлений Microsoft Outlook помещает их в папку Входящие (Inbox), уведомление имеет значок в виде кружка с зеленой галочкой и почтовыми волнами.

Установим следующие дополнительные параметры, показанные в примере 9.18.

Пример 9.17, б. Дополнительная настройка параметров сообщения

Кнопки голосования := Тест пройден; Тест не пройден

Уведомить о доставке этого сообщения

Уведомить о прочтении этого сообщения

Параметры отправки

В разделе Параметры отправки (Delivery Options) можно указать дополнительные настройки, связанные с отправкой сообщения:

Отправлять ответы (Have replies sent to). Если на это сообщение будет ответ, то можно указать контакт, которому будет посылаться его копия. Данная возможность очень удобна, если сам отправитель (например, директор) не будет доступен для диалога (на совещании), но он уверен, что выбранный им контакт (помощник) сможет продолжить переписку без его непосредственного участия.
После отправки сохранить в (Save sent messages to). По умолчанию все отправленные сообщения перемещаются в папку Отправленные (Sent). Вы можете выбрать любую другую папку посредством кнопки Обзор (Browse) или вообще не сохранять данное сообщение после отправки, сняв флажок.
Не доставлять до (Do not deliver before). Письмо не будет отправлено до даты, указанной в этом поле.
Недействительно после (Expires after). Письмо не будет отправляться после указанной даты.
Формат вложения (Attachment Format). В раскрывающемся списке пользователь может выбрать формат, которым будут преобразованы файлы вложения. Этот выбор делается в том случае, если почтовое приложение получателя не может распознать формат Outlook по умолчанию.
Формат кодировки (Encoding). Пользователь может выбрать в раскрывающемся списке формат, к которому будет преобразована текстовая информация сообщения.
Поле Контакты (Contacts) служит для задания контактов, связанных с этим сообщением, а в поле Категории (Categories) для него определяются категории. Отметка к исполнению

В том случае, если пользователь хочет дополнительно привлечь внимание получателя письма к сути сообщения, можно воспользоваться отметкой к исполнению. Отметку к исполнению устанавливают только одну. После приема сообщения получатель может изменить как состояние отметки, так и ее значение в случае ответа или пересылки. Например, можно установить отметку об обязательном ответе на данное письмо до указанной даты. Таким образом, получатель будет периодически уведомляться о необходимости ответа.

Пример 9.18. Установка отметки к исполнению

> Действия >Отметить к исполнению... (рис. 9.27)

Отметка Ответить

Дата Ср 31.07.01 17:30

ОК

Рис. 9.27. Диалоговое окно Отметка к исполнению

По умолчанию установка даты имеет значение Нет, в этом случае отметк. является бессрочной и не требует завершения к определенному сроку. Если же установить срок отметки, то по его истечении появится предупреждении о просрочке завершения работы над отметкой к исполнению (см. разделе "Отметить к исполнению").

Отправка сообщения

Итак, наше сообщение полностью готово к отправке. Нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная (Standard). Сообщения будет отправлено через учетную запись, указанную по умолчанию в диало говом окне Учетные записи электронной почты (E-mail Account) (см. раздел "Новая учетная запись").

Если вы имеете более чем одну учетную запись, воспользуйтесь еще одним нововведением Outlook 2002 — раскрывающимся списком Учетные записи (Accounts), в котором можно выбрать ту запись, через которую вы хотите отправить созданное сообщение. Тем самым получатель сообщения будет видеть адрес указанной учетной записи (и отвечать на него).

Поскольку ранее мы установили параметры проверки орфографии, то автоматически при отправке сообщения появится диалоговое окно Орфография (Spelling), предлагающее заменить или исправить то или иное неверное слово (если, конечно, такое встретится). Предположим, что произошла опечатка в слове "Данное".

Рис. 9.28. Диалоговое окно Орфография

В поле Нет в словаре (Not in dictionary) указано слово, которое Outlook считает неверным (при этом оно выделяется в тексте сообщения), в поле Заменить на (Change To) можно ввести исправленное слово или же выбрать его из списка предлагаемых замен — Варианты (Suggestions). Если ошибочное слово, с вашей точки зрения, верно, например это ваша фамилия, можно либо пропустить изменение его орфографии, нажав кнопку Пропустить, либо добавить в словарь пользователя, нажав кнопку Добавить (Add). Если вы не хотите тратить время на проверку орфографии сообщения, просто нажмите кнопку Отмена и согласитесь с предупреждением об отправке непроверенного до конца сообщения.

Если на вкладке Доставка почты (Mail Setup) диалогового окна Параметры (Options) не стоит флажок Отправлять сообщения немедленно (Sent immediately when connected), то Outlook переместит сообщение в папку Исходящие (Outbox). Сообщения, находящиеся в этой папке, фактически еще не отправлены, но формально абсолютно готовы к отправке. Таким образом, накопив определенную партию готовых сообщений, можно отправить их все разом, а не поодиночке. Данный подход очень удобен, поскольку, во- первых, суммарно на отправку сообщений затрачивается меньше времени (если ваш провайдер не имеет посекундной тарификаций), а во-вторых, есть возможность достать еще не отправленное сообщение и отредактировать перед окончательной отправкой.

И наконец, чтобы отправить окончательный вариант сообщения, нажмите кнопку Отправить/Получить (Send/Receive) на панели инструментов Стандартная.

После нажатия кнопки Отправить/Получить (Send/Receive) появится диалоговое окно Ввод сетевого пароля (Connect To), отображающее действия вашего компьютера и модема по подключению к провайдеру, после чего последуют набор номера и характерный шум от модема, оповещающий о его соединении с сервером провайдера. Как правило, после этого выполняется проверка имени и пароля пользователя, но в нашем случае этого не требуется.

После успешной установки соединения происходит отправка и прием сообщений. Графически этот процесс отображается в новом диалоговом окне Outlook — Ход отправки и получения сообщений Outlook (Outlook Send/ Receive Progress), изображенном на рис. 9.29.

В верхней части этого диалогового окна располагается индикатор прогресса, отображающий количество выполненных задач. Под задачей в данном случае подразумеваются отправка и прием сообщений по одной из учетных записей. В нижней части дается детальное описание каждой из задач. Если вы не хотите, чтобы данное диалоговое окно появлялось при каждой процедуре отправки и приема сообщений, включите соответствующий флажок под индикатором прогресса.

Диалоговое окно дополнительной информации содержит две вкладки Задачи (Tasks) и Ошибки (Errors). На вкладке Задачи (Tasks) в колонке Имя (Name) отображаются учетные записи, участвующие в выполнении процедуры отправки и приема сообщений, в колонке Выполнение (Progress) в виде индикатора прогресса — выполнение задания для каждой учетной записи. Если задача выполнена успешно, то слева от ее названия появляется зеленая галочка, в противном случае — красный восклицательный знак, сигнализирующий о наличии ошибки в процессе выполнения задачи. И наконец, в колонке Осталось (Remaining) отображается время, оставшееся до конца отправки и приема сообщений для данной учетной записи. Если при выполнении задачи произошла ошибка, ее код и описание можно просмотреть на соответствующей вкладке Ошибки (Errors), если же все задачи были выполнены успешно, эта вкладка остается пустой. Еще одним из преимуществ нового Outlook является синхронизация процесса отправки и приема сообщений: если раньше приходилось ждать, пока выполнится одна из задач, то теперь все они выполняются почти одновременно (синхронно).

Рис. 9.29. Диалоговое окно Ход отправки и получения сообщений Outlook

При необходимости пользователь может отменить выполнение задач для определенной учетной записи, для чего следует ее выделить и нажать кнопку Отменить задачу (Cancel Task). Для отмены всех задач для всех учетных записей нажмите кнопку Отменить все (Cancel All). Пользователь может посмотреть информационную панель, нажав кнопку « Подробности (« Details).

После успешной отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent). Таким образом, вы всегда сможете отследить или возобновить в памяти посланную корреспонденцию.

Совет

Не забывайте, что с помощью дневника Outlook также легко можно отслеживать не только переписку, но и вообще всю вашу деловую деятельность (см. главу 6 "Дневник" и главу 7 "Outlook сегодня и личные папки").

Помимо отправки и приема сообщений одновременно по всем учетным записям пользователь может только отправить сообщение или выполнить необходимые процедуры только для одной из учетных записей.

Пример 9.19. Отправка сообщения

> Сервис > Отправить/Получить > <Учетная запись>

Ну что ж, сообщение успешно отправлено, и мы переходим к его приему и работе с полученным сообщением.

Замечание

Естественен вопрос: "Почему сразу после отправки мы не получили созданное сообщение?" Как вы помните, сервер, через который отправляется наше сообщение, удален и ему требуется немного времени для перенаправления полученного сообщения далее по адресу. Но за это время процесс проверки вашего почтового ящика уже завершился. В следующий раз сообщение обязательно перейдет по назначению, т. е. к вам.

Как было сказано, после отправки сообщение перемещается в папку Отправленные (Sent Items), однако в ряде случаев пользователю бывает необходимо уже отосланное сообщение отправить заново (например, в случае неработоспособности сервера) или перенаправить другому пользователю, фактически не меняя контекст сообщения.

Пример 9.20. Отправить заново

{В папке Отправленные}

<Сообщение> >Действия > Отправить заново...

{Появится сообщение/готовое к редактированию и вторичной отправке}

Иногда после отправки пользователю возникает необходимость отозвать уже отосланное сообщение. Например, если поступила более оперативная информация или отосланное сообщение было написано "сгоряча". Outlook и здесь предоставляет ряд услуг, способных "вернуть поезд".

Пример 9.21. Отзыв сообщения

(В папке Отправленные}

<Сообщение> > Действия > Отправить заново...

удалить непрочитанные копии

Сообщать о результате отзыва для каждого из получателей

ОК

Работа с сообщением

Как правило, при поступлении нового сообщения появляется уведомляющее диалоговое окно, предлагающее открыть поступившее сообщение. Более того, о пришедшем сообщении уведомляют звуковой сигнал и значок в виде конверта на системной панели рядом с часами.

В папке Входящие (Inbox) откройте двойным щелчком мыши пришедшее сообщение, отправленное самому себе письмо (рис. 9.30). Как видно, сообщение полностью сохранило формат, вложение и прочие элементы, с ним связанные, но обо всем по порядку.

Итак, поскольку наше сообщение содержало дополнительные параметры Голосование (Voting), Отметка к исполнению (Follow Up) и Важность (Importance), в верхней части письма на желтой информационной полосе все они и перечисляются. Более того, как видно, вверху пришедшего сообщения отображается панель голосования с кнопками Тест пройден и Тест не пройден. Об ответах и пересылках мы поговорим чуть позже, а сейчас, поскольку с данным сообщением вы ознакомились, можно завершить отметку к исполнению. Нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная и установите флажок Завершена (Complete). Под названием отметки в информационной полосе появится дополнительное сообщение о завершении ознакомления с соответствующей датой.

Рис. 9.30. Полученное сообщение

Более того, как и предполагалось, появилось диалоговое окно, предлагающее подтвердить получение и прочтение данного сообщения. Если вы хотите, чтобы подтверждение отправлялось автоматически, установите флажок Не спрашивать снова об отправке подтверждений и нажмите кнопку Да.

Замечание

Данное диалоговое окно могло и не появиться, в этом случае ответ на запрос о доставке и прочтении будет отослан автоматически (см. раздел 9.10.1 "Обработка сообщений").

Далее идут поля От (From), Кому (То), Копия (СС), Отправлено (Sent) и Тема (Subject). Эти поля доступны только для чтения и копирования, за исключением поля От (From), отображающего имя и электронный адрес отправителя. Если у вас нет данного отправителя в списке контактов, процедуру добавления можно осуществить, не выходя из формы Сообщение (Message). Подведите указатель мыши к полю От (From) и щелкните правой кнопкой. Выберите в контекстном меню команду Добавить к контактам (Add To Contacts). Появится форма Контакт (Contact) с автоматически заполненными полями Полное имя (Full Name) и Эл. почта (E-mail Address). Добавьте при необходимости дополнительную информацию и сохраните контакт (см. главу 4 "Контакты").

Следующее большое поле отображает информацию, посланную отправителем. Заметьте, что это поле не доступно для ввода, хотя и показывает параметры форматирования имеющегося текста. Но пользователь может копировать текст сообщения, а также сохранять его фон или встроенные картинки.

Пример 9.22. Сохранение фона сообщения

{В тексте сообщение}

Сохранить фон как...

Имя файла := < Им я файла>

Сохранить

Единственная процедура форматирования, доступная в данном случае получателю, — это увеличение или уменьшение размера шрифта. Изменение размера шрифта осуществляется нажатием одноименной кнопки на панели инструментов Стандартная.

Иногда пришедшее сообщение не идентифицирует текст. Вы при этом видите не русский текст, а непонятный набор символов. Одной из проблем, возникающих в этом случае, является неверное определение кодировки пришедшего сообщения. Вы можете вручную попробовать изменить кодировку, выбрав соответствующее значение из списка > вид > Кодировка.

Последнее рассматриваемое здесь поле — Вложение (Attachments). Чтобы сохранить или открыть вложение, выполните следующий пример.

Пример 9.23. Сохранение присоединенных файлов

> Файл > Сохранить вложения

ОК

Сохранить в < Папка>

ок

В принципе, есть еще один более удобный и быстрый способ сохранения вложений. Вы можете просто дважды щелкнуть по пиктограмме присоединенного файла. Появится диалоговое окно Открытие вложения (Opening Mail Attachments), уведомляющее о возможности содержания вируса во вложенном файле (рис. 9.31). Поскольку этот файл вложен нами, то можно быть почти на сто процентов уверенным, что вирусов он не содержит, и смело нажать кнопку Сохранить вложение (Save it to disk). В появившемся диалоговом окне выберите папку для хранения файла. В противном случае, если сообщение с присоединенным файлом не внушает вам должного доверия, — просто удалите его.

Иногда вложение содержит файл, редактор которого известен Windows, например рисунки или звуковое вложение. Таким образом, в случае отсутствия защиты открытия вложения двойной щелчок по пиктограмме файла вызовет его открытие и, соответственно, возможное заражение вирусом. При безопасной работе Outlook выдаст предупреждение и предложит два варианта: открыть или сохранить на диске. Убедительно советую не открывать из Outlook подобные файлы, а сначала сохранить их на диске, после чего обязательно проверить на наличие вирусов. И только после этих процедур открыть файл. Конечно, данные действия несколько замедляют процесс обработки сообщений, но в случае заражения компьютера вирусом этот процесс может прекратиться вовсе.

Рис. 9.31. Диалоговое окно Открытие вложения

Как видите, просмотр и обработка полученного сообщения достаточно просты. Иногда, когда приходит более чем одно сообщение, удобно воспользоваться специальными кнопками Далее (Next) или Назад (Back) для перехода к следующему или предыдущему сообщению, не покидая уже открытой формы.

Помимо работы с сообщением, открывая его форму, можно работать с ним непосредственно в одном из представлений папки Входящие, которые и будут рассмотрены в следующем разделе.

Представления папки Входящие

Как упоминалось выше, полученные сообщения можно увидеть в папке Входящие (Inbox), отправленные — в папке Отправленные (Sent), неотправленные — в папке Черновики (Draft). Для всех этих папок Microsoft Outlook предлагает несколько стандартных представлений. Мы же будем рассматривать представления на примере папки Входящие. В табл. 9.6 приведено описание стандартных представлений папки Входящие.

Таблица 9.6. Представления папки Входящие

На рис. 9.32 изображено представление Сообщения с автопро.смотром

(Message with AutoPreview) с областью просмотра.

Рис. 9.32. Представление Сообщения с автопросмотром и областью просмотра

Пример 9.24. Изменение представления

> Вид > Текущее представление> Сообщения с автопросмотром

> Вид > Область просмотра

Замечание

Параметры области просмотра можно установить в диалоговом окне Область просмотра (Preview Pane), выбрав команду > Сервис > Параметры Дополнительно Область просмотра.

Ответ и пересылка

После того как пользователь просмотрит полученное сообщение, у него может появиться вопрос или дополнительное предложение к отправителю. Таким образом возникает почтовый диалог между двумя или несколькими адресатами. Microsoft Outlook обладает всеми средствами ведения подобной переписки. В этом разделе рассматриваются ответ и пересылка сообщений, а также настройка параметров сообщения.

Существует несколько видов ответных действий на пришедшее сообщение:

Ответить (Reply). Создает ответное сообщение и отсылает его отправителю.
Ответить всем (Reply All). Создает ответное сообщение и отсылает его не только отправителю, но и всем получателям копий.
Переслать (Forward). Пересылает исходное сообщение по другому адресу. В этом случае необходимо ввести адрес нового получателя. Давайте ответим на полученное сообщение тест. Для создания ответа необходимо нажать кнопку Ответить (Reply) на панели инструментов Стандартная. Outlook выдаст вам форму нового сообщения с уже заполненным полем Кому (То), содержащим имя (адрес) отправителя, и полем Тема (в нашем случае — RЕ:Тест). Формально ответ является новым сообщением, поэтому вы можете изменить любые его параметры: выбрать фон, добавить или удалить текст, изменить название темы и даже адрес получателя сообщения.

Рис. 9.33. Ответное сообщение

Однако при ответе все-таки рекомендуется соблюдать некоторый установленный регламент, который позволяет воспринимать подобные сообщения должным образом. Например, по умолчанию слева от исходного текста со общения появляется синяя линия, а перед ним текстовый блок с его параметрами (original Message), новый текст имеет синий цвет, а вложенные файлы исходного сообщения при ответе не сохраняются. Более подробно об изменении настроек по умолчанию будет рассказано в разделе "Параметры при ответах и пересылках".

Однако вспомним что, помимо простого ответа, мы участвовали в голосовании. В пришедшем сообщении, думаю, с полной уверенностью можно щелкнуть по кнопке Тест пройден. Появится специальное диалоговое окно, позволяющее сразу отправить сообщение или же отредактировать его в случае необходимоети(рис. 9.32). В принципе, ответ на голосование суть создание ответного сообщения, только в данном случае тема сообщения Re: Test будет выглядеть следующим образом: "Тест пройден: Тест".

После того как все получатели проголосовали, отправитель сообщения может отследить и проверить статистику ответов на поставленный вопрос в исходном сообщении.

Рис. 9.34. Вкладка Отслеживание формы Сообщения

Пример 9.25. Отслеживание результатов голосования

{В папке Отправленные}

< Сообщение с голосованием>

Отслеживание (рис. 9.34)

Работа с заголовками

В разделах "Отправка сообщения" и "Папка Входящие" мы рассмотрели процесс отправки и приема сообщений целиком, но в ряде случаев загрузка с сервера всех сообщений целиком не имеет смысла или нежелательна.

Большой размер сообщения. Если к вам приходят сообщения с присоединенными файлами больших размеров, можно отказаться от их загрузки в данный момент. Тем самым пользователь экономит время, проведенное в сети, и получает более важные сообщения, минуя длинную загрузку сообщения с файлом.
Мусор. Если на ваш почтовый ящик приходят сообщения рекламного или нецензурного характера или сообщения с файлом (возможно вирусом) от незнакомого отправителя.
Большое количество сообщений. Если вы долго не забирали сообщения из почтового ящика (были, например, в отпуске или ящик был недоступен) можно отказаться от приема сообщений, потерявших свою актуальность, особенно если таковых больше половины, имеющихся на сервере. Для реализации вышеприведенных возможностей работы с сообщениями Outlook предоставляет пользователю режим работы с заголовками. Принцип данной работы заключается в следующем.

Пользователь загружает только заголовки сообщений (то есть без тела сообщения). После чего, просматривая их, он выбирает, какие из сообщений он хочет загрузить полностью, а какие — удалить или пока оставить на сервере. Для тестирования работы с заголовками создайте сообщение и отправьте его себе. Итак, сейчас наше сообщение находится на сервере MAIL.RU, наша задача состоит в получении только его заголовка.

Пример 9.26. Получение заголовков сообщений

> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками

>Загрузить заголовки с > Все учетные записи

Рис.9.35. Пришедший заголовок сообщения

Как видите, пользователь получает только заголовок (область просмотра пуста), но информации заголовка вполне достаточно для определения дальнейшей работы с ним. Существует всего четыре варианта работы с заголовками:

Отменить выделение заголовков (Unmark this header item). Если вы еще не решили, какую именно процедуру выполнить над сообщением, именно этот вариант следует установить для заголовка. По умолчанию все пришедшие заголовки имеют эту метку.
Пометить сообщение для загрузки (Mark to download this message). Данный вариант позволяет при следующем выполнении проверки заголовков загрузить с сервера тело указанного сообщения целиком.
Пометить сообщение для загрузки и оставить копию на сервере (Mark to download this message and leave a copy on the server). Данный вариант аналогичен предыдущему, только помимо загрузки сообщения его копия будет оставаться на сервере.
Пометить сообщение для удаления с сервера (Mark to delete this message from server). Использование этого варианта помечает заголовок для удаления (заголовок будет перечеркнут), что означает при следующем выполнении проверки заголовков удаление помеченного сообщения с сервера. Ниже приведен пример удаления сообщения и выполнения соответствующей процедуры над помеченным заголовком.

Пример 9.27. Работа с заголовками

< Заголовок>

Пометить сообщение для загрузки

ок

> Сервис > Отправить/Получить > Работа с заголовками > Обработать

помеченные заголовки из > Все учетные записи

Группы отправки и получения

Работа с сообщениями требует интенсивного процесса приема и отправки. Если у пользователя более одной учетной записи, то данный процесс может занимать несколько минут. Для упорядочения и автоматизации работы с отправкой и приемом сообщений по всем учетным записям можно воспользоваться еще одной полезной возможностью Outlook — группами отправки и получения.

Группа отправки и получения (Send/Receive Group) — это специальная группа, содержащая ряд учетных записей, для которых определены параметры отправки и приема сообщений. Для детального понимания, в чем же преимущество использования данных групп, я приведу пример создания группы и по ходу объясню, какой параметр и для чего используется.

Пример 9.28. Просмотр групп отправки и получения

> Сервис > Параметры отправки и получения > Определить группы отправки и получения... или

> Сервис > Параметры Доставка сообщений Отправить и получить...

Рис.9.36. Диалоговое окноГруппы отправки и получения

По умолчанию присутствует только одна группа Все учетные записи (All Accounts), которая содержит все учетные записи, зарегистрированные пользователем. Параметры находящиеся ниже, определяют поведение этой группы в разных режимах работы в Интернете (On-line и Off-line). И в том и в другом режиме существуют два параметра, о которых хотелось бы подробно рассказать, поскольку именно они определяют суть работы с группой.

Учитывать группу при отправке и получении (F9) (Include this group in send/receive). Если данный флажок установлен, то при нажатии на кнопку Отправить/Получить будут проверяться все учетные записи, входящие в данную группу.
Автоматически доставлять каждые <...> минут (Schedule an automatic send/receive every <...> minutes). Если данный флажок установлен, то че рез указанный интервал будет неявно вызвана процедура отправки и приема сообщений по всем учетным записям, входящим в группу. Данный флажок позволяет не отвлекаться на ежеминутное открытие Outlook и проверку новых сообщений. Вы можете работать с другими приложениями или вообще отойти от компьютера, но будете уверены, что через каждые полчаса осуществляется проверка почты и при ее доставке Outlook уведомит вас специальным диалоговым окном. По умолчанию для группы Все учетные записи оба этих флажка для обоих режимов работы в Интернете включены. Однако данная группа может содержать сто учетных записей, хотя в действительности работает только с парой-тройкой. Возникает резонный вопрос, зачем регулярно проверять наличие новых сообщений на остальных учетных записях? Ответом на данный вопрос служит создание специальной группы для часто используемых учетных записей. Проверка же для остальных осуществляется в случае необходимости посредством команды > Сервис > Отправить/Получить > Все учетные записи.

Ниже я рассмотрю создание группы для учетной записи MAIL.RU. Но сначала следует снять все флажки для группы Все учетные записи.

Пример 9.29. Создание группы отправки и получения

{В диалоговом окне Группы отправки и получения}

Создать...

Название группы отправки и получения := Почта (Mail.ru)

ОК

Учетные записи Mail.ru

Включить запись в группу отправки и получения

Отправить сообщения

Получить сообщения

Загрузить сообщения целиком, включая вложения

Загрузить только описание, если размер сообщения превышает := 150 Кб

ОК

При работе Outlook в сети

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 30 минут

Автоматическая отправка и получение при выходе

При работе Outlook в автономном режиме

Учитывать группу при отправке и получении

Автоматически доставлять каждые 60 минут

Рис.9.37 . Диалоговое окно Настройка отправки и получения- Почты (Mail.ru)

Прокомментируем данный пример. Итак, прежде всего задается имя новой группы. После этого открывается специальное диалоговое окно, позволяющее настроить участников группы (учетные записи) и их дополнительные свойства.

Слева в этом окне располагаются все имеющиеся учетные записи пользователя. Записи, вошедшие в группу, отмечаются синими круговыми стрелками, не вошедшие — красными крестиками. Далее определяются параметры учетной записи в данной группе, среди которых интерес представляет последний. Я установил скачивание сообщений целиком, размер которых не превышает 150 Кбайт, в противном же случае пользователь будет получать лишь заголовки сообщений, работа с которыми была рассмотрена в разделе "Работа с заголовками".

И наконец, последним действием является настройка поведения учетной группы в разных режимах работы с Интернетом. Здесь также все понятно, отмечу только, что в режиме автономной работы (Off-line), когда приходит время выполнения отправки и проверки (через каждые 60 минут), появляется диалоговое окно, выполняющее соединение и требующее ввода пароля, если он не был запомнен Windows.

Замечание

В случае необходимости пользователь может отменить выполнение задачи автоматической отправки и приема сообщений, выбрав команду > Сервис > Параметры групп отправки и получения > Отключить расписание групп отправки и получения.

Последнее, что хотелось бы отметить в этом разделе, это то, что пользователь может полностью редактировать созданные группы, т. е. удалять, изменять и даже копировать их.

Параметры электронной почты

Приведенные выше процедуры получения и просмотра сообщения, а также создания и отправки ответа были рассмотрены при условии, что параметры по умолчанию не были изменены. Для изменения этих параметров выберите команду > Сервис > Параметры... > Настройки > Параметры почты. . . (рис. 9.42).

Рис.9.38. Диалоговое окно Параметры электронной почты

Обработка сообщений

Первый раздел этого диалогового окна отвечает за параметры обработки поступающих сообщений. Название флажков говорит об их назначении. Рекомендуем установить все флажки и выбрать в раскрывающемся списке значение вернуться к папке "Входящие". Через некоторое время, когда вы полностью освоите Outlook и будете иметь некоторый практический опыт в работе с ним, вы сможете настроить эти параметры под нужды собственной деятельности. Единственный параметр, который следует прокомментировать, — это нововведение Outlook — Удалять дополнительные переносы строк в текстовых сообщениях (Remove Extra Line Breaks).

Как правило, при составлении текстового письма пользователи используют разные текстовые редакторы, имеющие разную ширину, что заставляет пользователя почти машинально вставлять перенос строк, нажимая клавишу <Enter>. Открывая сообщения и встречая подобные ненужные переносы, Outlook автоматически удаляет их, если был установлен соответствующий флажок.

Также в этом разделе имеются две кнопки Дополнительные параметры (Advanced E-mail Options) и Параметры отслеживания (Tracking Options), вызывающие одноименные диалоговые окна.

Рис. 9.39. Диалоговое окно Дополнительные параметры электронной почты

В первом разделе диалогового окна Дополнительные параметры электронной почты (рис. 9.39), который называется Сохранение сообщений (Save messages), могут быть заданы параметры сохранения. Флажки, установленные в этом разделе по умолчанию, дают возможность редактировать сообщение в разные промежутки времени, сохраняя его и вновь открывая для редактирования до тех пор, пока оно не будет готово к отправке.

Флажки второго раздела При получении сообщения (When new items arrive) отвечают за уведомление пользователя при получении нового сообщения. Существует три вида оповещения: звуковой, изменение курсора и появление маленького значка (конвертик) на системной панели рядом с часами.

И наконец, третий раздел При отправке сообщения (When sending a message) отвечает за параметры по умолчанию при отправке сообщения. Здесь вы можете изменить важность и пометку отправляемого сообщения. Также можно установить флажок автоматической проверки имен получателей в полях Кому (То), Копия (СС) и СК (ВСС). Имена, не найденные в адресной книге, подчеркиваются красной волнистой линией. Если в адресной книге было найдено несколько имен, соответствующих введенному, и одно из них уже ранее использовалось, оно будет подчеркнуто зеленой пунктирной линией, напоминающей о том, что существуют и другие возможные варианты.

Рис. 9.40. Диалоговое окно Параметры отслеживания

Второе окно Параметры отслеживания (Tracking Options), представленное на рис. 9.40, определяет, как следует обрабатывать запросы о подтверждении получения сообщения и как отвечать на них.

Пример 9.30. Установка параметров отслеживания

Параметры отслеживания...

Обрабатывать запросы и ответы по приходе

Обрабатывать уведомления по приходе

Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.

Запрашивать перед тем, как отправить ответ

ОК

Кроме того, можно установить по умолчанию включение в сообщения таких параметров отслеживания, как доставка и прочтение.

Параметры при ответах и пересылках

Во втором разделе диалогового окна Параметры электронной почты (см. рис. 9.42) устанавливаются, параметры по умолчанию при ответе или пересылке сообщений. В раскрывающемся списке При ответе на сообщение (When replying to a message) можно выбрать формат исходного и нового текста. На значке справа вы можете увидеть, как будет выглядеть ответ у получателя. Существует пять форматов ответа:

не включать текст исходного сообщения (Do not include original message);
вложить исходное сообщение (Attach original message). Исходное сообщение будет являться вложением документа сообщение;
включить текст исходного сообщения (Include original message text). Исходный текст включается, но не имеет дополнительных параметров форматирования. Единственным отличием исходного текста от нового является текстовый блок с параметрами сообщения, отделяющий ответ от исходного текста;
включить и сдвинуть текст исходного сообщения (Include and indent original message text). Исходный текст включается и сдвигается, а текст нового сообщения окрашен синим цветом;
помечать каждую строку исходного сообщения (Prefix each line of the original message). В этом случае каждая строка будет помечаться специальным символом. Если сообщение имеет формат HTML, то этим символом будет полоса, расположенная слева от исходного текста. Если сооб шение имеет формат Обычный текст, то добавляться будет символ, указанный в поле Вставлять (Prefix each line with) перед каждой строкой. При пересылке сообщения параметры те же, за исключением отсутствующего параметра Не включать текст сообщения (Do not include original message), поскольку в данном случае подобная пересылка теряет смысл.

Поле Пометка для примечаний (Mark my comments with) может содержать текст, который будет автоматически вводиться в поле слева от текста. Такая возможность позволяет отмечать ваши комментарии в пересылаемом сообщении или в том, на которое вы отвечаете. Как правило, целесообразно ввести в это поле либо свои инициалы, либо фамилию.

Правила Outlook

Правила — это набор условий, действий и исключений для обработки и упорядочения сообщений. Каждое правило состоит из трех элементов: одного или нескольких условий, описывающих сообщения, к которым применяется данное правило; одного или нескольких действий, определяющих операции, которые нужно выполнить с сообщениями, удовлетворяющими условиям, и одного или нескольких исключений, указывающих, к каким сообщениям не должно применяться это правило. Например, все сообщения, полученные от вашего руководителя (условие), кроме тех сообщений, которые имеют высокую важность (исключение), вы можете автоматически переместить в отдельную папку (действие).

В табл.. 9.7 приведены стандартные виды правил и их описание.

Таблица 9.7. Стандартные виды правил и их описание

Создание правила

Давайте рассмотрим работу Мастера правил (Rules Wizard) на следующем примере. Допустим, что вы являетесь Интернет-подписчиком и каждый день вам приходят сообщения от сервера подписки (в моем случае, это новости дня от CityCat). Естественное желание — автоматически перемещать новости в специально созданную для них папку. Но допустим, что помимо новостей от CityCat приходят и сообщения о погоде. Более того, если сообщение (новость) будет иметь вложение, не хотелось бы помещать его в эту папку.

Таким образом, можно задать следующее правило: "Перемещать новые сообщения в папку CityCat при условии, что отправитель — CityCat и тема сообщения содержит текст "новости", за исключением тех случаев, когда сообщение содержит вложение".

Пример 9.31. Создание правила

> Сервис > Мастер правил...

Создать...

Создать правило на основе шаблона

Вида правил Перемещение новых сообщений от кого-либо

Описание правила

<отправители или список рассылки>

Имя City Cat

От

ок

<Имя>

Создать

Имя := <Имя папки>

Поместить в папку Входящие

ОК

ок

Далее >

Содержащие <текст> в поле "Тема"

<Текст>

Добавить новый := <текст> (рис. 9.47)

Добавить

ОК

Далее >

Далее >

Кроме содержащих вложения

Далее (рис. 9.48)

Name of Rule := <Имя правила>

Выполнить это правило на сообщениях, которые уже находятся в папке Входящие

Готово

ОК

После нажатия кнопки Готово (Finish) будет запущено правило для элементов папки Свойства пользователя (Personal Folders). Теперь правило полностью готово к работе.

Работа с правилами

Все созданные правила находятся в списке Применить правила в следующем порядке (Apply rules in the following order) диалогового окна Мастер правил (Rules Wizard). Можно создавать, изменять, переименовывать и удалять правила посредством соответствующих кнопок.

В случае необходимости можно отключать или включать режим выполнения правил. Для этого снимите или установите флажок рядом с названием режима.

Если имеется более одного правила, то можно изменять последовательность их выполнения посредством кнопок Вверх (Move Down) и Вниз (Move Up). В некоторых случаях порядок выполнения правил имеет большое значение.

Также, помимо автоматического, Мастер правил поддерживает ручное выполнение созданных правил.

Пример 9.32. "Ручное" выполнение правил

Выполнить...

CityCat

Включая вложенные папки

Применить к Все сообщения

Выполнить

В заключение данного раздела я хочу привести ряд замечаний и советов по работе с Мастером правил.

Очень хорошо обдумайте, каким образом вы будете структурировать сообщения. Важно четко понимать работу Outlook с выбранной вами структурой. Так, например, можно создавать однотипные папки для каждого из контактов, содержащие подпапки: Входящие (Inbox) — для пришедших от контакта сообщений, и Отправленные (Sent Items) — для отправленных ему.
Создавая правило, продумайте весь его алгоритм. Убедитесь, что правило не пересекается с другими и не противоречит самому себе, чтобы впоследствии не искать сообщение там, где его нет. Иногда в таких случаях Мастер правил выдает предупреждение о несовместимости.
В случае, если сообщение не удовлетворяет ни одному из правил, оно помещается в папку Входящие (Inbox)
Не забывайте еще об одном общем средстве структуризации — Категории (Category). Создайте для типичных сообщений правила определения категорий.

Дополнительные настройки папки Входящие

Пользователь электронной почты, к сожалению, не застрахован от всевозможных сообщений рекламного или вульгарного характера, посланных кем-либо. Так, например, многие торговые фирмы рассылают своим потенциальным клиентам каталоги и различную рекламную информацию, используя почтовые адреса, взятые из телефонных справочников. Сейчас эти фирмы добрались и до электронной почты и все чаше используют ее в качестве инструмента маркетинговой политики. Специальные настройки Outlook позволяют избегать получения и прочтения подобных сообщений, а также вести работу с сообщениями "для взрослых". Об этих и других возможностях мы и расскажем в данном разделе.

Размещение по папкам

Дополнительные настройки папки Входящие определяются во встроенном диалоговом окне Настройка папки Входящие (Ways to organize Inbox), изображенном на рис. 9.41. Для открытия этого окна выберите команду > сервис > организовать... или щелкните по одноименной кнопке на панели инструментов Стандартная.

Рис. 9.41. Настройка папки Входящие, вкладка По папкам

На данной вкладке пользователь может установить дополнительные параметры перемещения элементов.

Переместить выделенные сообщения (Move message selected below to). Выделите сообщения, необходимые для перемещения. В раскрывающемся списке выберите папку, в которую следует перенести элементы, после чего нажмите кнопку Переместить (Move).
Создать правило (Create rule). Создается правило для полученных или отправленных сообщений указанному контакту, которое перемещает элементы в выбранную папку. Для указания контакта просто выделите пришедшее от него сообщение. После заполнения всех полей нажмите кнопку Создать (Create). Появится предупреждение о применении правила для уже имеющихся сообщений, а после ответа рядом с кнопкой Создать (Create) — надпись Готово (Finish). Замечание

Если не существует папки для перемещения элементов, то для ее создания нажмите кнопку Создать папку (New Folder) в верхней части этого диалогового окна. Появится уже знакомое диалоговое окно Новая папка (см. раздел 9.11.2 "Создание правила").

Для более детальной настройки правила можно обратиться к Мастеру правил, нажав одноименную кнопку в верхней части этого диалогового окна.

Цветовое выделение

При активной и полноценной переписке пользователь может получать сообщения повышенной важности, требующие незамедлительной обработки. Хорошо если отправитель помечает сообщения как особо важные, а если нет? Как сразу отличить подобные сообщения из списка всех пришедших писем? Microsoft Outlook позволяет применять специальный формат для указанных сообщений. Таким образом они будут выделяться из массы простых писем.

Рис. 9.42. Настройка папки Входящие, вкладка По цвету

На вкладке По цвету (Using Colors) пользователь может выбрать специальное цветовое выделение для сообщений, пришедших от определенного контакта. Для этого укажите в раскрывающемся списке, что для приходящих или отправленных сообщений будет использоваться цветовое выделение. После этого выделите сообщение, пришедшее от контакта, или введите его имя в поле Контакт (Contact). И наконец, выберите из раскрывающегося списка цвет, которым будут выделяться последующие сообщения (рис. 9.42). Нажмите кнопку Применить цвет (Apply Color), и все сообщения от данного контакта будут выделены.

Нажатие кнопки Автоформатирование (Automatic Formatting) вызовет появление одноименного диалогового окна, в котором пользователь может более детально указать и условия автоформатирования, и сам формат.

Давайте усложним условия автоформатирования для демонстрации всех его возможностей. Допустим, что сообщение от данного контакта подлежит выделению, если в поле Тема (Subject) или тексте сообщения имеется слово "глава", если сообщение содержит вложение, размер которого превышает 100 Кбайт, а также если сообщение имеет отметку к исполнению.

Пример 9.33. Автоформатирование

Письма, полученные от контакта

Условие...

Сообщения

Искать текст := глава

Место поиска поле темы и текст сообщения

Другие условия

Вложения Одно или несколько вложений

Размер Больше := 100

Дополнительно

Поле > Часто используемые поля > Отметка "К исполнению"

Условие не пусто

Добавить к списку

ОК

Помимо изменений условий автоформатирования, пользователь может поменять шрифт, которым будут отображаться сообщения в папке Входящие. Настроить параметры автоформатирования можно также, изменяя настройки представлений Outlook.

Следующей после вкладки По цвету (Using Colors) идет вкладка По представлению (Using Views), но поскольку ее назначение тривиально (измене ние представлений папки Входящие), мы сразу перейдем к следующей вкладке Нежелательная почта (Junk E-mail).

Вкладка Нежелательная почта

Данная вкладка служит для настройки Outlook на автоматическое выделение или удаление нежелательных сообщений и сообщений "для взрослых", содержащих информацию сексуального и эротического плана (рис. 9.43).

В раскрывающемся списке Действие (Automatically) выберите окрашивать (color), если вы хотите окрашивать нежелательные сообщения, или переместить (move), если хотите удалять подобные сообщения автоматически. В следующем раскрывающемся списке выберите цвет или папку соответственно. После чего нажмите кнопку Включить (Turn on), если же вы захотите снять или изменить режим проверки .нежелательных сообщений, нажмите кнопку Выключить (Turn Off).

Действия Outlook в данном случае выглядят следующим образом. Каждое новое сообщение проверяется на наличие наиболее типичных фраз для рекламы и нецензурных выражений. Список терминов, которые Outlook ис пользует для отбора предполагаемого "мусора", вы элементарно-можете найти в файле C:\Program Files\Microsoft Office\Office10\1033\Filters.txt.

Рис. 9.43. Настройка папки Входящие, вкладка Нежелательная почта

Замечание

Данный файл содержит англоязычные выражения и термины, но вы можете либо сами обновить этот список, либо обратиться за получением фильтров по приведенному ниже адресу.

Сообщения могут также отбираться на основе списка адресов электронной почты отправителей ненужных сообщений и сообщений, предназначенных только для взрослых. Многие фирмы выпускают фильтры для почты и регулярно обновляют их; такие фильтры могут быть установлены в Outlook. В них приводятся самые актуальные списки отправителей коммерческой рекламы и сообщений сомнительного содержания. Подробнее об этом смотрите на Web-узле Outlook по адресу http://www.microsoft.com/rus/office/outlook .

Пользователь Outlook может самостоятельно пополнять этот список по мере получения нежелательных сообщений электронной почты. Для этого выде лите сообщение и выберите команду > Действия > Нежелательная почта > Добавить нежелательных отправителей.

Для изменения (добавления или удаления адресов) списка нежелательных отправителей щелкните гиперссылку Щелкните здесь (click here), после чего — гиперссылку Отправители нежелательной почты (Edit Junk Senders). Появится одноименное диалоговое окно, в котором можно добавить дополнительные адреса или, наоборот, удалить некоторые, если вы вновь захотели получать сообщения от данных отправителей.

настраивать параметры Outlook для оптимальной

Итак, подведем итоги пройденного в данной главе. Во-первых, вы познакомились с основными принципами работы электронной почты и сопутствующей терминологией (сервер, клиент, протокол и т. д.). Во-вторых, научились создавать и редактировать учетные записи Outlook. В-третьих, настраивать параметры Outlook для оптимальной работы с электронными сообщениями. Далее я перечислю основные моменты, рассмотренные в этой главе.
Создание сообщения. Теперь вы способны эффективно редактировать и форматировать сообщение, применяя стилевые правила или имеющиеся шаблоны, присоединять файлы и вставлять графику в текст сообщений.
Отправка, прием, ответ и пересылка сообщений. Все процедуры, связанные с пересылкой сообщений через учетные записи Outlook.
Работа с заголовками. Не забывайте об этом эффективном способе проверки сообщений, позволяющем не тратить время на загрузку их целиком.
Мастер правил. Мощный инструмент упорядочивания электронной корреспонденции, сортировки, отбора, размещения по папкам и т. д. Используйте Мастер правил, как только у вас определяется тип сообщений, которые резонно хранить отдельно.
Печать. Также здесь был рассмотрен общий инструмент Outlook — Печать информации. Если необходимо распечатать любую информацию Outlook от заметки до списка сообщений, вернитесь к этому разделу и повторите рассмотренные процедуры.

Коллективная работа в Outlook

В главах "Календарь" и "Задачи" рассматривалась автономная работа со встречами и задачами. Но рамки деловой и личной деятельности человека не ограничиваются только автономной работой — как правило, необходимо интенсивное контактирование с окружающими людьми, будь то коллеги по работе или друзья. Таким образом, ставится вопрос о совместной работе коллектива людей, способного соответствующим образом интерпретировать встречи и задачи Outlook.

В главе "Электронная почта" демонстрировались коммуникационные возможности Outlook, частично решающие поставленную задачу (то есть можно передавать в простом текстовом сообщении сведения об условиях встречи или о постановке задачи). Но для полной автоматизации и единообразия процессов, связанных с коллективной работой, Outlook предлагает объединить возможности электронной почты с инструментами планирования и организации деловой и личной деятельности контакта.

В данной главе будут рассмотрены вопросы планирования собраний и назначения задач.

Составление списка участников и ресурсов

Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.

Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания

(Представление папки Календарь}

> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)

Другие > Добавить из адресной книги... (рис. 10.2)

Имя <Контакт>

Обязательный ->

ОК

Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания

Рис. 10.2. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов

В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).

После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.

Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).

Замечание

Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.

Выбор времени собрания

Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:

ручная установка;
временная шкала (автовыбор). Ручная установка

Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.

Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.

По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).

Замечание

Если вы являетесь клиентом локальной сети, то при добавлении нового участника или по истечении некоторого срока можно обновить расписание контактов, выбрав команду Обновить расписание занятости в раскрывающемся списке Параметры (см. раздел 13.4 "Расписание группы").

Автовыбор

Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.

Нажмите кнопку с двумя стрелками >> (рис.10.З), и Outlook автоматически установит для собрания первый свободный 30-минутный интервал времени. При повторном нажатии этой кнопки будут установлены следующие приемлемые по времени значения, т. е. значения, не пересекающиеся с интервалами участников, помеченными как команды Под вопросом (Tentative), Занят (Busy) или Отсутствует (Out of Office). Для возврата назад следует нажать кнопку с противоположно направленными стрелками. По умолчанию Outlook будет выбирать подходящий интервал времени только для обязательных участников собрания (Необходимые участники). Для того чтобы изменить параметры автовыбора, укажите критерий просмотра, нажав на кнопку Автовыбор (AutoPick).

Совет

Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.

Рис. 10.3. Заполненная форма Планировщик собрания

Составление и рассылка приглашений

После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.

В диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма Собрание (Meeting), являющаяся комбинацией форм Сообщение (Message) и Встреча (Appointment). Соответственно и процедура заполнения данной формы аналогична процедурам, описанным в главах 2 "Календарь" и 8 "Вход в Интернет". Всевозможная информация, связанная с данным собранием, будет отображена в желтой полосе, под названием вкладки Встреча. Так, например, будут выданы соответствующие предупреждения, если собрание примыкает к другой встрече в вашем календаре или вообще пересекается с ней.

Замечание

Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don't send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.

При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.

В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе "Outlook и Microsoft Exchange Server" мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе "Outlook и Office" будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.

Далее введите комментарии в большое текстовое поле, если необходимо — вложите файл, а также не забудьте назначить собранию категорию. После заполнения формы нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, что приведет к перемещению приглашения в папку Исходящие (Outbox).

На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.

Совет

Если собрание планируется только для одного участника, то процедуру назначения собрания можно заметно упростить. В представлении папки Контакты выберите предполагаемого участника и переместите его на ярлык Календарь в панели Outlook. Раскроется форма Собрание, заполните ее и нажмите кнопку Отправить.

Рис. 10.4. Форма Собрание

Обработка приглашений и ответов на них

После создания собрания и отправки приглашения начинается заключительный этап в работе над собранием — это, соответственно, обработка предполагаемым участником приглашения на собрание и обработка организатором ответов участников.

Обработка приглашения

По умолчанию приглашение на собрание поступает участнику в папку Входящие. После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет четыре возможности ответа:

Принять (Accept);
Под вопросом (Tentative);
Отклонить (Decline);
Предложить новое время (Propose new time). Нажатие любой из этих одноименных кнопок создает соответствующее сообщение организатору. Первое слово в поле Тема будет отображать отношение участника к собранию. Помимо этого, участник может отредактировать свой ответ перед отправкой, например написав причину отсутствия на собрании или пожелание о новом времени его проведения.

Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.

В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.

Пример 10.2. Настройка автоматических ответов

> Сервис > Параметры Настройки

Параметры календаря...

Управление ресурсами... (рис. 10.5)

Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы

Автоматически отклонять конфликтующие приглашения

ОК

ок

ок

Рис. 10.5. Диалоговое окно Управление ресурсами

Обработка ответов

Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение (рис. 10.7).

Замечание

Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.

Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.

После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.

Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):

Отменить собрание (Cancel Meeting). Всем участникам рассылается специальная форма, оповещающая об отмене собрания. Ее принятие автоматически удаляет собрание из расписания участника. Создать сообщение участникам (New message to attendees). Создается обыкновенное сообщение с автоматически заполненным полем Кому адресами участников собрания.
Ответить сообщением (Reply with Message). Создается сообщение на ответ от выделенного участника собрания.
Ответить всем сообщением (Reply All with message). Для всех участников создается ответное сообщение. Замечание

Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 "Повторяющаяся встреча".

Назначение задач

В главе "Задачи" уже рассматривалась автономная работа с задачами. Пользователь мог создавать задачи и самостоятельно контролировать ход их вы полнения, но подобная практика решает далеко не все проблемы; связанные с работой над задачами. При коллективной работе над проектом зачастую появляется вопрос переназначения задач от одного исполнителя к другому (от этого исполнителя к третьему и т. д.). Причем необходим контроль за ходом выполнения задачи на всех уровнях ее непосредственных или сторонних исполнителей. В таком случае нужен единый механизм назначения задач.

Аналогично планированию собраний, Outlook способен объединять работу над задачами с возможностями электронной почты. В данном разделе будут рассматриваться следующие вопросы (именно на такие этапы можно разбить процедуру назначения задачи):

определение владельца — исполнителя задачи;
составление и отправка поручения на задачу;
обработка поручения;
отслеживание состояния задачи. Рассмотрим назначение задачи на следующем примере. Подчас написание книги является работой не одного человека, а плодом коллективных усилий нескольких авторов. Как правило, этот коллектив имеет руководителя, на котором лежит ответственность за распределение материала и его компоновку. Написание определенной главы вполне можно рассматривать, как задачу. В то же время определение руководителем проекта одного из авторов, который будет писать эту главу, можно расценивать, как назначение задачи.

Определение владельца — исполнителя задачи

Владение задачей начинается с момента ее создания. В этот момент владельцем задачи (или ее непосредственным исполнителем) является ее создатель. Изменения в задачу может вносить только ее владелец. В любой момент времени у задачи может быть только один владелец. Изменение владельца осуществляется путем назначения задачи.

В операции назначения задачи участвуют, по крайней мере, два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Поручение (Assign Task) — это запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи.

Отправляя поручение, пользователь перестает быть владельцем задачи. Он хранит обновляемую копию задачи в своем Списке задач и получает отчеты о состоянии задачи, но не вправе изменять такие данные, как срок выполнения задачи или процент выполненного.

Получатель поручения становится временным владельцем задачи. Задача может быть принята, отклонена или переназначена кому-либо другому. Принимая задачу, вы становитесь ее новым постоянным владельцем — единственным, кто имеет право изменять задачу. Если задача отклоняется, она возвращается отправившему поручение. Назначив задачу кому-либо другому, можно оставить у себя обновляемую копию в списке задач и получать отчеты о состоянии, но права владения передаются лицу, которому поручена задача.

Обновлять задачу вправе только ее владелец, постоянный или временный. Каждое изменение, внесенное в задачу ее владельцем, автоматически отражается в ее копиях, принадлежащих предыдущим владельцам задачи. Последним также автоматически посылаются отчеты о состоянии задачи после ее выполнения сегодняшним владельцем (если такие отчеты были ими запрошены).

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить работу нескольким пользователям и при этом следить за ходом ее выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить написание одной части книги трем авторам, создайте три задачи с именами "Часть 1: Иванов", "Часть 1: Петров" и "Часть 1: Попов".

Составление и отправка поручения

Теперь перейдем от рассмотрения теоретических вопросов назначения задач к практическому руководству.

Пример 10.3. Назначение задачи

{Представление папки Задачи}

> Действия > Создать поручение (<Ctrl>+<Shift>+<U>) (рис. 10.6)

Кому... (рис. 10.7)

Имя <Контакт>

Кому ->

ок

Тема := Написание главы 10 "Коллективная работа в Outlook"

Срок := <Дата окончания работы над задачей>

Начало := <Дата начала работы над задачей>

Держать обновленную копию этой задачи в списке задач

Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи

Комментарии := <Текст комментариев>

Категории...

Имеющиеся категории BHV Дела

ОК

Отправить

Рис. 10.6. Форма Поручение задачи

Рис. 10.7. Диалоговое окно Выбрать получателя для поручения

Процедура заполнения этой формы во многом повторяет процедуру заполнения формы Задача (Task) (см. "Задачи"). Остановимся лишь на пояснении специфических полей для формы Параметры задачи (Task Request).

Замечание

Вообще говоря, пользователь Outlook имеет возможность создавать поручение из уже имеющейся задачи. Для этого раскройте форму готовой задачи и нажмите кнопку Назначить задачу, появятся дополнительные поля, необходимые для отправки поручения. Их заполнение аналогично вышерассмотренному методу.

Установка флажка Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач (Keep an updated copy of this task on my task list) разрешает пользователю следить за ходом их выполнения. В противном случае отправитель поручения просто забывает об их существовании. Установка флажка Отправлять отчеты после выполнения порученных задач (Send me a status report when this task is complete) предоставляет пользователю, отказавшемуся от слежения за ходом выполнения задач, возможность все-таки получить отчет, когда работа над задачами будет завершена.

Outlook будет автоматически отсылать сообщения об изменениях над задачей всем ее предыдущим владельцам, которые установили соответствующие флажки. Вообще говоря, эти два флажка установлены по умолчанию, но вы можете изменить данную настройку. Установка последнего флажка Установить оповещение о сроках указывает Outlook на автоматическое оповещение пользователя, когда задача подходит к сроку своего завершения.

Пример 10.4. Установка параметров для поручений

Сервис > Параметры. . . Настройка

Дополнительные параметры (рис. 10.8)

Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач

Отправлять отчеты после выполнения порученных задач

ок

ОК

Отменить поручение, если оно еще не было отправлено, достаточно легко. Нажмите кнопку Отменить назначение (Cancel Assignment). В этом случае форма Поручение (Task Request) преобразуется в форму Задача (Task) для автономного случая работы над ней. Для ее удаления нажмите кнопку Удалить (Delete), и задача переместится в папку Удаленные (Delete Items).

Отправив поручение, вы уже не являетесь владельцем задачи и не можете ее редактировать или изменять. Но, в случае необходимости, вы можете пере назначить задачу, т. е. создать поручение на основе этой же задачи, но другому контакту. Для проведения этой операции необходимо иметь копию поручения.

Рис. 10.8. Диалоговое окно Параметры задач

Пример 10.5. Переназначение поручения

{Откройте копию задачи в списке задач}

Подробно

Создать копию без поручения

ОК

Назначить задачу

Кому := <Контакт>

Отправить

Отмечу, что при создании копии задачи без поручения вы становитесь ее временным владельцем, в то же время эта задача больше не будет обновляться для тех, кто был указан в списке Обновить для (Update List) на вкладке Подробно (Details). Еще одно небольшое замечание: копия без поручения не может быть создана владельцем задачи.

После того как пользователь создал форму Поручение, заполнил ее поля и нажал кнопку Отправить, она перемещается в папку Исходящие, а копия задачи (если установлен соответствующий флажок) — в папку Задачи. При этом копия задачи будет ждать ответ от получателя поручения: согласен он или нет работать над задачей. На рис. 10.9 изображена подобная копия задачи, заметьте, что ни одно поле этой формы уже не активно.

Рис. 10.9. Копия порученной задачи

Обработка поручения

Поручение поступает к получателю в папку Входящие, причем значение поля Тема начинается словом Поручение (Task Request). Откройте поручение двойным щелчком левой кнопки мыши. Появится форма, изображенная на рис. 10.10.

После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет три возможности ответа:

Принять. Нажатие кнопки Принять на панели инструментов Стандартная автоматически добавит задачу в ваш список задач, таким образом вы станете ее владельцем. После этого появится диалоговое окно Принятые задачи (Accepting Task), посредством которого отправляется уведомление отправителю поручения о том, что вы его приняли, Задача принята (Task Accepted). Если стоит как-то прокомментировать ваш ответ, выберите переключатель Изменить ответ перед отправкой (Edit the response before sending) и нажмите кнопку ОК (рис. 10.11).

Рис. 10.10. Полученное поручение

Отклонить (Decline). Нажатие кнопки Отклонить возвращает поручение предыдущему владельцу задачи. Аналогично случаю с принятием задачи появится диалоговое окно Отклоненные задачи (Declining Task), таким образом вы можете прокомментировать отказ в принятии поручения.
Переслать. Для переадресации задачи необходимо нажать кнопку Назначить задачу и повторить вышеописанную процедуру заполнения полей формы Поручение. В этом случае следует помнить о возможности сохранения копии задачи в своем списке задач. Это позволяет следить за выполнением задачи при ее передаче по служебной цепочке. Замечание

В некоторых ситуациях пользователю необходимо отказаться от ранее принятой задачи. Для этого откройте ее и выберите команду > действия > Отклонить задачу. Появится уже знакомое диалоговое окно Отклоненные задачи, которое отправит предыдущему владельцу задачи уведомление о вашем отказе.

Отслеживание состояния задачи

Существует несколько способов передачи информации о ходе выполнения задачи ее настоящим владельцем всем предыдущим, включая создателя задачи.

Если предыдущий владелец установил у себя флажок Сохранить копию данного поручения в списке задач, то при каждом изменении владельцем задачи ее состояния будет создаваться сообщение электронной почты Обновление задачи, после принятия которого у предыдущего владельца произойдет автоматическое обновление копии задачи.

Одним из вариантов отслеживания состояния задачи является рассылка владельцем отчета о ходе ее выполнения. Эти сообщения составляются на основе текущей информации о задаче и рассылаются по списку предыдущих владельцев.

Замечание

Список пользователей, получающих отчет о задаче, можно увидеть на вкладке Подробно в поле Обновить для (Update List).

Чтобы отправить поручение, выберите команду > действия > Отправить отчет о состоянии задачи или нажмите соответствующую кнопку на панели Стандартная. По умолчанию поле Кому будет содержать имена (адреса) предыдущих владельцев. Поле Тема будет начинаться со слов Отчет о состоянии задачи (Task Status Report). В отчете будет содержаться информация о том, была ли начата работа, каков текущий процент выполнения, тема и т. п. Помимо этого, владелец может отредактировать отчет перед отправкой. На рис. 10.11 показан примерный вариант отчета на задачу.

Помимо вышерассмотренных способов отправки отчета, можно просто присоединить копию задачи к сообщению в виде вложения. Получатель такого сообщения имеет возможность открыть эту копию и включить ее в свой список задач. Для пересылки копии задачи откройте ее и выберите команду > действия > переслать. В поле Кому укажите получателя копии задачи, при необходимости введите комментарий и нажмите кнопку Отправить.

Рис. 10.11. Отчет о выполнении задачи

Пересылка элементов Outlook

В предыдущих параграфах были рассмотрены процедуры организации собраний и совместная работа группы пользователей над задачей, но этим не ограничивается коллективная работа пользователей в Outlook. Поскольку Outlook является централизованным местом хранения всевозможной информации, зачастую стоит вопрос о полноценном обмене информацией с другими пользователями, заинтересованными в ее получении. Это касается любых элементов Outlook, начиная с заметок и кончая контактами. Именно на примере контактов мы и рассмотрим процедуры, связанные с пересылкой элементов Outlook.

Нередко при работе коллектива требуется обмен контактной информацией. Безусловно, можно создать простое сообщение с текстовой информацией о контакте, набрав его с клавиатуры, или посредством преобразования элементов, перенеся в тело сообщения необходимую информацию. Но данный способ требует времени отправителя на перенос данных из формы контакта в тело сообщения, а получателя наоборот — из тела сообщения в форму контакта. Outlook позволяет упростить и ускорить данную процедуру.

Пример 10.6. Пересылка контакта

{ В папке Контакты}

< пересылаемый контакт>

> Действия > Переслать (рис. 10.12)

Кому

Имя < Контакту> Кому

ОК

Отправить

Рис. 10.12. Пересылка контакта

Как видно из рис. 10.12, открывшаяся форма, по сути, сообщение Outlook, просто с вложенным контактом. После того как получатель примет данное сообщение, двойной щелчок по значку или имени добавит контакт в папку Контакты получателя.

Поскольку созданная форма — сообщение Outlook, то для вложения элемента Outlook и его пересылки можно воспользоваться стандартной процедурой вставки документов.

Пример 10.7. Вставка документа

{ В открытом сообщении} > Вставка > Документ...

Папки Контакты

Элементы < Контакт>

Вложение

ОК

Ко всему вышесказанному хочется только добавить, что в главе 13 "Outlook и Microsoft Exchange Server" будут еще затронуты вопросы коллективной работы в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы.

Резюме

В этой главе нами рассматривались возможности коллективной работы в среде Outlook:

Планирование собраний. Варианты ручного и автоматического выбора времени собрания, а также процедуры обработки приглашений и сбора ответов.
Назначение задач. Определение владельца — исполнителя задачи. Составление и отправка поручения. Отслеживание хода работы над задачей.
Пересылка элементов Outlook. Удобный инструмент, позволяющий пересылать данные элементов Outlook без предварительного преобразования информации.

Работа в Интернете

В главе 9 мы рассмотрели одну из услуг, предоставлямых Интернетом, — электронную почту, теперь же перейдем к рассмотрению Всемирной паутины, или WWW (World Wide Web). Технология World Wide Web позволяет на основе гипертекста и гипермедиа создавать и хранить информацию в форме документов Web (Web-страницы, сайта) и просматривать все документы Web, хранящиеся в Глобальной сети, через систему связывающих их гиперссылок.

Использование WWW получило поистине всемирное распространение. Сейчас практически немыслима оперативная и полноценная работа с информацией без доступа в Интернет и просмотра требуемых Web-страниц. Ответ на практически любой вопрос можно найти в WWW. He будем далее распространяться на тему естественного преимущества использования Интернета и WWW для получения информации сразу перейдем к делу.

В данной главе мы рассмотрим работу Outlook со встроенным обозревателем Интернета, зарегистрируемся на почтовой службе Microsoft — Hotmail и создадим учетную запись типа HTTP. Более того, в этой главе мы поговорим об одной из систем общения в реальном времени и работе с FTP-серверами.

Общие принципы работы в Интернете

Прежде всего, необходимо ввести определение и рассказать, что собой представляет Web-страница. Итак, Web-страница — это специальный документ на языке HTML, который поддерживает основные функции, необходимые для создания гипермедиадокументов: форматирование текста, возможности включения графики, подключение аудио и видео, создание гиперссылок, элементы управления (списки, кнопки, переключатели) и запуска программ и т. д.

Гиперссылка — это специальное средство, используемое для перехода в другую часть открытого документа или для перехода от одной Web-страницы к другой. Как правило, в качестве гиперссылок выступает текст или графическое изображение. Если при подведении к тексту указатель мыши превратился в кисть руки с указательным пальцем, значит перед вами гиперссылка и щелчок ло ней вызовет переход к документу, на который она ссылается. При рас смотрении работы с Outlook мы уже встерчались с использованием гиперссылок, например в главе "Outlook сегодня и личные папки".

Web-обозреватель, или браузер (от англ, browse —"просматривать") — это специальное приложение, позволяющее просматривать Web-страницы Интернета: читать гипертекст, воспроизводить гипермедиа (движущееся изображение и звук), соединяться с другими компьютерами и посылать запросы на загрузку документа Web. Наиболее популярными браузерами на данный момент являются Internet Explorer компании Microsoft и Netscape Navigator компании Sun Microsystems.

Рис. 11.1. Браузер Internet Explorer с загруженной Web-страницей

Адрес URL (Uniform Resource Locator — Универсальный указатель ресурса) — это строка символов, обозначающая документ или ресурс, запрашиваемы: пользователем Всемирной паутины. Чтобы получить доступ к нужному ресурсу или документу, достаточно ввести его адрес URL в поле ввода браузе pa. Формат адресов URL стандартизирован, поэтому он распознается всеми программами просмотра. Структура адреса URL имеет следующий вид:

<Тип ресурса или протокол>://<Имя в Интернете>/<Путь доступа>,

где <тип ресурса или протокол> определяет метод доступа к ресурсу, например, http или ftp. <имя в Интернете> представляет собой сетевое имя компьютера, на котором находятся искомые данные. И, наконец, <путь доступа> может обозначать полное имя файла, порт, с которым необходимо соединиться либо текст, по которому должен происходить поиск в базе данных. Например, адрес URL для русскоязычной Web-страницы, посвященной информации о продуктах Microsoft Office XP, выглядит следующим образом:

http://www.microsoft.com/rus/officexp/ .

После введения необходимых определений давайте рассмотрим работу в WWW в целом. Итак, прежде всего открывается Web-браузер, в поле ввода которого вводится адрес URL требуемой страницы, после чего происходит запрос на сервер, где расположена указанная страница и где производится обработка запроса, после чего на вашу машину в браузер по протоколу http загружается требуемая Web-страница. На этой странице пользователь может просмотреть информацию, заполнить форму и т. д., а также выполнить переход по гиперссылке на другую страницу, связанную с данной. Например, указанная страница Microsoft в браузере Internet Explorer выглядит следующем образом (рис. 11.1).

Outlook и WWW

Как вы наверняка догадываетесь, Microsoft Outlook не мог остаться в стороне от возможности работы с WWW (естественно, ведь это напрямую связано с получением и обработкой информации). Но поскольку для работы с WWW необходим браузер, то в Outlook просто имплементирован Microsoft Internet Explorer. Тем самым пользователь получает всю мощь этого популярного браузера, не покидая рамок основного приложения. В ряде случаев это намного быстрее, чем переход от одного приложения к другому, но, безусловно, для полноценной работы в Интернете мы все-таки советуем ознакомиться с возможностями Microsoft Internet Explorer более подробно и пользоваться именно этим браузером.

К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать работу в WWW в полном объеме. Здесь мы лишь рассмотрим пример регистрации почтового ящика на сервере Hotmail посредством встроенного браузера Outlook и прокомментируем основные, но далеко не все аспекты работы с -Web-страницами. Для более глубоко изучения и понимания работы в Интернете мы рекомендуем обратиться к книге С. Березина "Интернет у вас дома".

Панель Web

Итак, для отображения Web-страниц Outlook использует панель просмотра информации, а для управления ими — специальную панель Веб-узел.

Пример 11.1. Отображение панели Веб-узел

> Вид > Панель управления > Веб-узел (рис. 11.2)

Рис. 11.2. Панель Веб-узел

Замечание

Заметьте, что фактически панель Веб-узел продублирована в заголовке панели просмотра информации (вверху), поэтому пользователь может работать с любой из них.

В табл. 11.1 приведено описание каждой из кнопок данной панели.

Таблица 11.1. Описание панели Веб-узел

Рис. 11.3. Начальная страница www.msn.com

Замечание

WWW — не статическая среда. Web-страницы часто меняются для предоставления актуальной информации. Если вы исследуете WWW, читая эту главу, то возможно, что приведенные здесь Web-страницы будут уже выглядеть иначе и иметь обновленную информацию.

Поисковые системы Интернета

Для эффективного использования Интернета необходимо знать места расположения страниц (адрес URL), представляющих интерес. Поиск таких страниц — это процесс, отнимающий много времени. При этом важную роль играет опыт работы в Интернете.

Если вы хотите найти определенную информацию в WWW, но точно не знаете, на каком из Web-узлов она расположена, можно вопользоваться командой Outlook (а точнее, Internet Explorer) Искать в Интернете (Search on Web).

Обзор поисковых систем

По умолчанию Outlook загружает Web-страницу MSN Search — поисковая система компании Microsoft. В целях более удобного поиска информация обычно классифицируется по категориям. Тем самым, как только вы войдете в соответствующую категорию, вам будет предложен, во-первых, более сужебный поиск, а во-вторых — список наиболее популярных сайтов данной категории.

Для простого поиска, как правило, необходимо сделать следующее:

Ввести ключевое слово или набор слов в поле поиска.
Нажать кнопку Искать (Search, Find) Служба поиска отображает список заголовков найденных сайтов на странице поиска. Некоторые службы сопровождают найденный сайт кратким описанием. Результаты поиска в итоге могут представлять собой довольно длинный список, который невозможно отобразить на экране целиком. Большинство поисковых систем показывают 8—20 элементов из списка и ссылку на все остальные.

При отображении результатов поиска обычно происходит сортировка найденных статей по максимальному соответствию запросу поиска. Сначала выводяться статьи с максимальным соответствием запросу, т. е. те документы, в которых ключевое слово запроса встречается чаще. Многие службы поиска имеют более сложную модель, которая использует дополнительный логический аппарат. Если список очень большой, можно воспользоваться сужением множества найденных документов. Службы поиска имеют некоторые ограничения на формат запроса и свой синтаксис. Регистр букв не важен для большинства поисковых систем, правда, в некоторых службах можно явно указать на различие прописных и строчных букв.

Рис. 11.4. Поисковая служба Microsoft — MSN Search

Для улучшения результатов поиска необходимо выбирать фразу, которая с большей вероятностью может встретиться в документах. Обычно требуемая информация редко находится с первой попытки. Поиск может привести к получению ошибки и необходимости повторных действий. Удачно подобранное ключевое слово — это только половина успешного поиска. Вторая половина заключается в выборе подходящей поисковой системы.

Поиск информации в простой книге или библиотеке обычно начинается с тематического или алфавитного указателя. Для поиска разные люди используют различные слова. Все мыслят по-разному.

Существует много поисковых служб, как зарубежных, так и российских. Для выбора той или иной службы нет точных рекомендаций. Необходимо по-эксперементировать со всеми известными, чтобы понять, какая из служб больше соответствует способу вашего мышления, интерфейсу и удобству использования. Службы поиска были разработаны людьми, поэтому-частично отражают процесс мышления разработчиков.

Ниже мы приводим список наиболее популярных поисковых систем.

AltaVista (www.altavista.com)
Google (www.google.com)
InfoSeek (www.infoseek.com)
Lycos (www.lycos.com)
Microsoft ( www.search.msn.com )
Yahoo (www.yahoo.com)
Аnорт (www.aport.com)
Rambler (www.rambler.ru)
Яndех (www.yandex.ru) Поиск Web-страницы

В данном разделе мы рассмотрим работу с одной из популярных российских поисковых систем — Rambler. Этот пример является лишь демонстрацией общих принципов в работе с поисковыми системами. Представим, что нам необходимо найти страницы, посвященные композитору Эдуарду Артемьеву и конкретно его работе над музыкой к кинофильму "Свой среди чужих, чужой среди своих".

Итак, прежде всего загрузим страницу поисковой системы Rambler (www.rambler.ru).

Как видно из рис. 11.5, Rambler имеет главную строку поиска, а также Рейтинг наиболее популярных сайтов Рунета, разбитых по соответствующим категориям. Если вы точно не знаете, чего хотите, но представляете предметную область поиска, то использование рейтинга, безусловно, облегчит вам поиск и получение информации.

Если же запрос достаточно специфичен, его можно ввести в поле Поиск и после нажатия кнопки Найти! просмотреть найденную информацию. Ниже приведен рисунок, отображающий поиск по ключевому слову Эдуард Артемьев (рис. 11.6).

Как видите, Rambler нашел около 217 сайтов и 462 документа, на первой странице отображаются первые 15 ссылок на найденные сайты. Но 217 сайтов — достаточно большое количество, требующее времени для хотя бы первичного ознакомления.

Давайте сузим найденное множество ссылок, задав поиск по еще одной ключевой фразе "Свой среди чужих" и обязательно включив переключатель в найденном. Результат этого поиска отображен на рис. 11.7.

Рис. 11.5. Поисковая система Rambler

Рис. 11.6. Поиск по слову Эдуард Артемьев

Рис. 11.7. Дополнительный поиск по фразе Свой среди чужих

Найденные результаты вполне удовлетворительны. Осталось только просмотреть 5 ссылок и проверить, что требуемая информация там действительно имеется. Для перехода на найденный сайт подведите указатель мыши к гиперссылке и щелкните по ней, после чего в окне просмотра информации отобразится искомый сайт.

Работа с папкой Избранное

Когда найдена интересная Web-страница, необходимо определить, нужна ли будет эта информация в дальнейшем. Если информация может быть полезна в будущем, то вы можете минимизировать время на повторное обращение к ней, добавив ее в список Избранное (Favorites).

После добавления в список ссылка на страницу появляется в меню Избранное (рис. 11.8). Сылка на страницу может находиться непосредственно в папке Избранное или в другой папке. Список Избранное позволяет упорядочить документы, подобно тому, как это делается с файловой системой компьютера.

Кстати, помимо доступа к папке через команду меню, к ссылкам можно обратиться через панель Outlook, выбрав команду Другие папки избранное.

Рис.11.8. Список Избранное

Давайте рассмотрим пример создания папки для избранных поисковых систем со ссылками на них.

Пример 11.2. Добавление ссылки в папку Избранное

(Откройте главную страницу поисковой службы Rambler.ru}

> Избранное > Упорядочить избранное

Создать папку

Имя := Поисковые системы

Закрыть

> Избранное > Добавить в избранное...

Создать в >> Создать в Поисковые системы (рис. 11.9)

ОК

Теперь для доступа к этой странице не надо вспоминать ее адрес URL, достаточно выбрать ее из списка Избранное.

Рис. 11.9. Диалоговое окно Добавление в избранное

Совет

Кстати, если найденная страница представляет интерес не только для вас, но и для ваших коллег, вы можете быстро и эффективно отправить ссылку на нее своим коллегам или друзьям. Для этого выберите команду > Действия > Отправить Web-страницу по почте.

Многообразие Web-страниц

Выше, при работе с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на сервере MAIL.RU. Но, как уже говорилось, данный сервер является далеко не единственным, предоставляющим подобные услуги, хотя и одним из самых старых российских почтовых серверов. Более того, в настоящее время получили огромное распространение так называемые Web-порталы, на которых пользователю предоставляются всевозможные сервисы, такие как: почтовый ящик, место для персональной Web-страницы, физическое место для размещения файлов пользователя и доступа к ним через FTP, а также форумы, чаты, поисковые системы, адресные книги, рейтинги и т. д. Прелесть данных порталов в объединении этих сервисов и возможности доступа к ним через систему единого интерфейса.

На сегодняшний момент существует достаточно большое количество как зарубежных, так и российских Web-порталов. В данном разделе мы рассмотрим работу с одним из таких Web-порталов — NAROD.RU, предоставляющим весьма внушительный спектр услуг.

Почтовый ящик (username@narod.ru). Работа с почтовыми ящиками была рассмотрена в главе "Электронная почта".

Рис. 11.10. Главная страница NAROD.RU

Физическое пространство на сервере с доступом к файлам через FTP ( ftp://username@narod.ru . ) Работа с FTP будет рассмотрена ниже (см. раздел 11.6 "FTP-cepeep").
Место для Web-страницы пользователя (www.usarov.narod.ru). О создании простейшей Web-страницы пользователя и размещении ее на сервере также будет сказано ниже.
Форум. Это специальная Web-страница, на которой пользователь может оставить вопрос и получить на него ответ от любого из участников форума. Последовательность вопросов и ответов на них может иметь вложенный характер.
Чат. Это специальная Web-страница, на которой пользователь имеет возможность общаться через Web-интрефейс с участниками чата в режиме реального времени. То есть вы создаете и отсылаете сообщение, а другие участники при следующем обновлении страницы видят его и отвечают. Тем самым создается диалог, в котором могут принимать участие одновременно несколько человек.
Гостевая книга. Это ссылка на страницу, на которую в любое время может зайти посетитель вашего сайта и оставить свое сообщение, пожелание или совет, а также прочитать, что думают по поводу вашего сайта другие посетители, оставившие там свои записи.
Доска объявлений. Это страница, на которой посетители сайта оставляют свои объявления, касающиеся каких-либо изменений в их страницах или же вообще жизни сайта в целом.
Подписка. Это специальная служба, позволяющая пользователю получать сообщения на указанный электронный адрес по определенной тематике, например новости дня или прогноз погоды. Как вы видите, многообразие всех перечисленных услуг-страниц позволяет окунуться в абсолютно иной мир информации, в котором вы наверняка найдете единомышленников, а может быть, и последователей. Все в ваших руках, но еще раз напомним, что мир Интернета огромен и не стоит зацикливаться на пройденном, с каждым днем вы можете открывать для себя что-то новое и интересное... Приведенные же типы услуг-страниц являются общим средством, которое используют на разных узлах WWW. ^: .

Но перейдем от лирики к делу. Наша цель — зарегистрироваться на данном портале для получения всех вышеописанных возможностей. В примере 11.3 рассмотрен процесс регистрации.

Пример 11.3. Регистрация на Narod.ru

Займите это место для своего сайта и почты := usarov Занять

Логин := usarov

Пароль _: =*****

Подтвердите пароль :=*****

Контрольный вопрос Номер паспорта

[ Контрольный вопрос необходим для передачи вам пароля в случае, если вы его забыли. Ответив на контрольный вопрос, вы сможете получить доступ к вашему почтовому ящику или же FTP-серверу. ]

Ваш ответ := < Номер паспорта>

Фамилия := Усаров

Имя := Георгий

ОК

Сохранить

После успешной регистрации вы попадаете на свою страницу пользователя, в которой уже можете работать: создавать свой сайт, смотреть новости и т. д. Изучение дальнейших возможностей в работе с NAROD.RU предоставляется вам.

Рис. 11.11. Окно регистрирации

Работа с Hotmail

Выше, для рассмотрения работы с электронной почтой, мы рассмотрели регистрацию на серверах MAIL.RU и NAROD.RU, которые предоставляют РОРЗ- и SMTP-серверы для работы с почтовым ящиком в Outlook.

Но как получить или отправить сообщение, если возможности Outlook недоступны, а оперативный доступ к информации необходим (вы в отпуске, сломался компьютер или на данный момент нет соответствующего программного обеспечения)? Выходом является доступ к почтовой информации через Web-интерфейс с помощью любого браузера. Грубо говоря, работа с почтой посредством Outlook переносится на работу с почтой браузера и загрузкой специальных Web-страниц, предоставляющих сходный (по сути) с Outlook интерфейс, т. е. на странице также присутствуют команды-гиперссылки: Создать сообщение, Просмотреть, Отправить, Удалить и т. д. Таким образом, пользователю необходим лишь компьютер с доступом в Интернет, который всегда можно найти в любом из интернет-кафе города.

Теперь перейдем к конкретной реализации подобной возможности. Хотя почтовый сервер MAIL.RU, на котором мы рассматривали пример работы с электронной почтой, и обладает такой возможностью, здесь мы рассмотрим работу со специализированным почтовым сервером — HOTMAIL.

Hotmail — это международный сервер Microsoft, предоставляющий сходные с предоставляемыми MAIL.RU услуги, но помимо этого регистрация на Hotmail дает право и на использование ряда других дополнительных услуг, о которых будет рассказано далее.

Регистрация на сервере Hotmail

Регистрация на сервере Hotmail дает пользователю возможность доступа ко всей информации на серверах Microsoft. Регистрируясь, вы получаете паспорт Microsoft, который однозначно идентифицирует вас в сети на таких сайтах, как MSN, Hotmail, PASSPORT и др. Помимо этого регистрация на Hotmail дает пользователю несколько дополнительных сервисов, взаимодействующих с продуктами компании Microsoft, такими как MS Office (Outlook, в частности) и MSN Messenger. He будем более говорить о преимуществах регистрации на Hotmail, а сразу перейдем к описанию необходимых действий.

Замечание

Подробную информацию по любому вопросу вы можете получить непосредственно на сайте. Единственное замечание: Hotmail хоть и международная служба, но пока не обладает русскоязычной версией сайта.

Пример 11.4. Регистрация на Hotmail

{ На панели Веб-узел}

Адрес := www.hotmail.com <Enter> (рис. 11.12)

New user? Sign up now!

First Name := George

Last Name := Usarov

Country/Region Russia

Province St.Peterburg

BirthDay := November, 25, 1978

Sing-In := george_usarov

{Пароль должен быть больше, чем 8 букв и не должен совпадать с именем}

Password := <password>

Re-password := <password>

Secret Question := My favorites Web-Site Answer := <favorites Web-site>

Sign Up

Рис. 11.12. Окно регистрации на Hotmail.com

После успешной регистрации появится страница с соответствующим уведомлением и поздравлением, что вы обладатель почтового ящика: Sign-in Name@hotmail.com. После щелчка по кнопке Continue at Hotmail загрузится страница с информацией о соглашении между вами и компанией Microsoft. Переместитесь в самый низ данной страницы и нажмите кнопку I Accept. После этого отобразится страница, на которой вам предлагается подписаться на рассылку новостей нижеприведенных сайтов. Если вы желаете получать новости на данный электронный адрес, рядом с названием рассылки установите флажок, в противном случае опять же переместитесь в низ страницы и нажмите кнопку Continue, после чего вы перейдете непосредственно к почтовой службе Hotmail.

Замечание

Иногда бывают случаи, когда пользователь ввел логин уже существующего пользователя или неверную информацию, Hotmail вежливо предупредит вас об этом и попросит исправить ошибку или выбрать из списка вариант исправления.

Общие принципы работы с Hotmail

Итак, после регистрации вы стали полноценным пользователем, имеющим огромный спектр возможностей, предоставляемых компанией Microsoft. Давайте перейдем к рассмотрению работы с почтой через Web-интерфейс Hotmail.

Пример 11.5. Вход на Hotmail

{ На панели Веб-узел}

Адрес := www.hotmail.com <Enter>

Sign-In Name := george_usarov

Password := ************ (рис. 11.13}

Sign in

Рис. 11.13. Главная страница Hotmail

Рис. 11.14. Почтовая служба Hotmail

Естественно, что интерфейс данного сайта отличен от интерфейса Outlook, но принципы работы с почтой едины, к сожалению, рамки данной книги не позволяют описать детально процесс отправки, приема и организации сообщений посредством Web-интерфейса, тем более что это и не надо. Интерфейс интуитивно понятен. Мы же опишем лишь процесс создания и отправки тестового сообщения через Web-интерфейс Hotmail (рис. 11.14).

Пример 11.6. Создание сообщения посредством Web-интерфейса

Compose

То: = george usarov@mail.ru

Subject := Test

Body := Test . . .

Send

Теперь уже средствами Outlook вы можете проверить, пришло ли сообщение на ваш электронный адрес сервера MAIL.RU.

Совет

После окончания работы с почтой Hotmail рекомендуется осуществить выход из системы MSN, щелкнув по гиперссылке Sign Out, находящейся в верхнем правом углу страницы.

Учетная запись HTTP — Hotmail

Но помимо возможности работы с почтой Hotmail через Web-интерфейс посредством Web-браузера, пользователь Outlook может создать учетную запись, аналогичную MAIL.RU, только не типа РОРЗ, a HTTP. В данном разделе мы и продемонстрируем процесс создания новой учетной записи.

Пример 11.7. Создание учетной записи HTTP

>Сервис > Учетные записи электронной почты..

Добавить учетную запись электронной почты Далее

HTTP Далее

Ваше имя := George Usarov

Адрес эл. почты := george usa£ov@hotmail.com

Пароль := <password> (рис. 11.15)

Далее

Готово

Рис. 11.15. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Рис. 11.16. Сообщение о регистрации

После создания учетной записи в дереве папок Outlook появится новый корень — Hotmail, содержащий подпапки Inbox, Sent Items, Delete Items и Outbox, работа с которыми аналогична работе с папками для учетной записи типа РОРЗ, рассмотренной в главе 9 "Электронная почта".

Проверим наличие новых сообщений для данной учетной записи.

Пример 11.8. Проверка новых сообщений

> Сервис > Отправить/Получить > Hotmail

Пользователю должно прийти стандартное сообщение от сотрудников Hotmail, поздравляющих нового пользователя MSN и предлагающих воспользоваться перечисленными в сообщении услугами Hotmail

MSN Messenger

Рассматривая работу с электронной почтой, можно отметить один существенный момент, который является как плюсом, так и минусом. Электронная почта — это средство коммуникации нереального времени, т. е. отправляя сообщение, вы не уверены, что адресат получит информацию тут же, поскольку он может проверить почту через день, два или вообще ее не проверить. Конечно, Outlook обладает возможностью проверки и отслеживания работы с посланным сообщением (получил ли его адресат и прочел ли), но хотелось бы, помимо возможности работы в данном режиме, иметь средство коммуникации реального времени, такое как-телефон, когда оба участника имеют возможность моментального обмена информацией. Проводя аналогию с электронной почтой, можно сказать, что она выступает в роли сообщений на телефонном автоответчике каждого из абонентов.

В данном разделе и пойдет речь о подобной системе общения в реальном времени — MSN Messenger. MSN Messenger представляет собой небольшое приложение, которое позволяет отправлять и принимать короткие текстовые сообщения в режиме реального времени абонентам, также имеющим MSN Messenger.

Данное приложение разработано компанией Microsoft и бесплатно распространяется любому пользователю, зарегистрировавшемуся на сервере Hotmail или имеющему электронный паспорт Microsoft. К сожалению, MSN Messenger пока не входит в пакет Microsoft Office, но тем не менее имеет большую интеграцию с Outlook. Поскольку в настоящий момент системы общения реального времени достаточно плотно входят в жизнь пользователей компьютеров и Интернета, необходимо здесь рассмотреть установку MSN Messenger.

Замечание

Помимо MSN Messenger на рынке систем общения в реальном времени существуют такие приложения, как ICQ (самая популярная система), Yahoo! Messenger, AOL Messenger и ряд других.

Установка и настройка MSN Messenger

Прежде всего, необходимо загрузить и установилъ MSN Messenger. Загрузка происходит с Web-узла компании Microsoft, при этом, естественно, следует подключиться к Интернету.

Пример 11.9. Загрузка MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Включить поддержку мгновенных сообщений в Microsoft Outlook

{Появится диалоговое окно, предлагающее загрузить и установить MSN Messenger. }

да

{Запустится Web-браузер и отобразит начальную страницу MSN Messenger Service (рис. 11.17)}

Europe Russia

Загрузить сейчас

Далее

Начать загрузку (Появится диалоговое окно File Download (рис. 11.18)}

Run this programm from its current location

OK

Рис. 11.17. MSN Messenger Service

Рис. 11.18. Диалоговое окно File Download - Загрузка файла

После этого начнется процесс перекачки файлов MSN Messenger с сервера на ваш компьютер. После окончания загрузки появится диалоговое окно, предлагающее начать процесс инсталляции MSN Messenger (рис. 11.19).

Рис. 11.19. Начало установки MSN Messenger

После нажатия кнопки Да начнется инсталляция MSN Messenger. Ход инсталляции приведен в примере 11.10.

Пример 11.10. Установка MSN Messenger

{Лицензионное соглашение}

да

Далее

Далее

Учетное имя := george usarov@hotmail.com

Пароль := <пароль>

Запомнить это имя и пароль на данном компьютере

Далее

Готово

Итак, установка успешно завершена, и MSN Messenger начнет осуществлять вход в сеть. После входа в сеть на системной панели отобразится значок- с изображением зеленого человечка (пользователь в сети), а перед вами появится основное окно приложения (рис. 11.20).

Рис. 11.20. Окно приложения MSN Messenger

Работа с MSN Messenger

Итак, MSN Messenger установлен, осталось перейти к рассмотрению его возможностей, пояснению элементов интрефейса и, конечно, взаимосвязи с Microsoft Outlook.

Общие принципы работы

Прежде всего рассмотрим главное окно приложения. Оно состоит из шести основных разделов (сверху вниз).

Панель управления (Toolbar). Данная панель, как и в случае с обыкновенным приложением, просто дублирует часть наиболее популярных команд меню.
Состояние (Status). В этом разделе отображается имя пользователя и его состояние по умолчанию В Сети (On-line). Состояние можно изменить, щелкнув мышью по имени и выбрав необходимый параметр из раскрывающегося списка. Так, например, если вы ушли на обед, то имеет смысл выбрать параметр Перерыв на обед (Out to launch). Тем самым, все пользователи, имеющие контакт с вами, будут знать, что вас сейчас нет на работе.
Почта (Mail). Данный раздел отображает состояние папки Входящие (Inbox) учетной записи Hotmail. Если на этот адрес приходит новое сообщение, MSN Messenger тут же оповещает пользователя.
Доступные собеседники (Online Buddies). Здесь отображаются имена собеседников, находящихся в сети. То есть в любой момент вы можете отправить собеседнику сообщение и быть уверенным, что он его получит и тут же прочтет.
Недоступные собеседники (Offline Buddies). Здесь отображается информация о людях, зарегистрированных в вашей книге собеседников, но в данный момент не находящихся в сети.
Реклама. Здесь располагается рекламный баннер с гиперссылкой на соответствующую страницу. Общий принцип работы с MSN Messenger следующий. Пользователь, осуществляя вход в сеть, становится активным и доступным для диалога с другими пользователями, имеющими в списке собеседников данный контакт. Теперь в режиме реального времени можно вести переговоры, устраивать конференцию средствами NetMeeting, отсылать файлы и даже SMS-сообщения на мобильные устройства.

Естественно, что для полноценной работы с MSN Messenger необходимо иметь хотя бы один контакт (собеседника). Ниже рассмотрен процесс добавления нового контакта в список MSN Messenger.

Добавление контакта

Контакт в понятии MSN Messenger — это пользователь, зарегистрировавшийся на сервере Hotmail или имеющий паспорт Microsoft, а также установивший на своем компьютере MSN Messenger. Процедура добавления контакта выглядит следующим образом.

Пример 11.11. Добавление контакта MSN

>Файл > Добавить контакт...

Адрес электронной почты или учетное имя Далее

Адрес электронной почты := fedor novikov@hotmail.com

Далее

Завершить

Если контакт найден, то пользователю приходит уведомляющее сообщение о том, что некий пользователь хочет включить его в группу контактов. Вы можете либо разрешить пользователю, либо запретить видеть ваше состояние (рис. 11.21).

После ответа, разрешающего видеть состояние и участвовать в беседе, контакт появляется в группе Доступные собеседники, а следовательно, вам доступны все имеющиеся функции MSN Messenger для работы с контактом, самыми распространенными из которых являются отправка и прием коротких текстовых сообщений.

Рис. 11.21. Уведомление о добавлении пользователя в контактный список

Отправка мгновенного сообщения

Именно в отправке мгновенных сообщений проявляется суть систем общения реального времени. Как только вы отправите сообщение "активному" пользователю (в сети), он тут же получает уведомление о пришедшем сообщении, ответ на которое тут же появляется у отправителя, тем самым завязывается электронный диалог (беседа).

Пример 11.12. Отправка мгновенного сообщения

Доступные собеседники <Контакт>

Отправить мгновенное сообщение

{ Появится диалоговое окно Мгновенное сообщение}

Текст := Привет!

Отправка

Прокомментируем вышесказанное. Диалоговое окно Мгновенное сообщение состоит из двух полей. В нижней пользователь вводит текст мгновенного сообщения, для отправки которого необходимо нажать кнопку Отправить или же клавишу <Enter>. После чего текст сообщения перемещается в верхнее поле, где отображается весь диалог. Так, например, на рисунке видно, что пользователь (Fedor) ответил: "Привет. Как поживаешь?". Кроме того, в одной беседе могут принимать участие более двух пользователей, тем самым организовывая электронную конференцию!

Пример 11.13. Создание конференции

>Предложить> Присоединиться к этой беседе >< Контакту >

Согласитесь, что MSN Messenger прост и удобен. Помимо мгновенных текстовых сообщений посредством MSN Messenger можно отправлять файлы, устраивать голосовую связь (при наличии микрофона и звуковой платы) и т. д.

К сожалению, рамки данной книги не позволяют описать все возможности и достоинства MSN Messenger, ведь цель нашего исследования — Outlook, но все же мы надеемся, что при помощи справки и простого интерфейса вы без особого труда овладеете техникой работы с MSN Messenger.

Outlook и MSN Messenger

Говоря о MSN Messenger, мы упоминали, что это далеко не единственная система общения реального времени, но это единственная система, имеющая такую интеграцию с Microsoft Outlook.

Прежде всего, посредством Outlook вы можете настроить дополнительные параметры MSN Messenger (однако это не означает, что без Outlook вы этого сделать не можете).

Пример 11.14. Параметры MSN Messenger

{В приложении Outlook}

> Сервис > Параметры Другие

Мгновенные сообщения Параметры (рис. 11.22)

Рис. 11.22. Диалоговое окно Параметры

Рассматриваемый нами далее аспект совместной работы Outlook и MSN Messenger заключается в следующем. Когда пользователь получает сообщение, Outlook проверяет, находится ли данный контакт в настоящее время в сети или нет. Если да, то в верхней части формы появляется желтая полоска с информацией о том, что контакт в сети, и предложением отправить ему мгновенное сообщение, не покидая основного приложения Outlook.

И наконец, последнее — пользователь Outlook может, не выходя из основного, предложения изменить состояние MSN Messenger.

Пример 11.15. Изменение состояния

> Сервис > Мгновенные сообщения > Состояние > <Состояние>

Net Meeting

Microsoft Net Meeting — это самостоятельное приложение, с помощью которого пользователь может: устраивать электронные конференции всевозможных форматов (от чатов до телефонных) и видеоконференций, безусловно, при наличии соответствующего оборудования. Как и в случае с MSN Messenger, Net Meeting интегрирован в Outlook, что позволяет использовать его возможности, не покидая основного приложения.

Мы не будем здесь, как и в случае с MSN Messenger, подробно рассматривать возможности данного приложения, а лишь покажем типичный пример его использования без каких-либо существенных пояснений и комментариев. При необходимости вы всегда можете обратиться к встроенной справочной информации или купить книгу, посвященную работе именно с этим приложением.

Установка соединения Net Meeting

Прежде всего, необходимо установить соединение с пользователем, с которым будет проводиться конференция.

Пример 11.16. Установка соединения Net Meeting

{В приложении Outlook}

> Вид > Перейти > Вызов по Интернету > Вызов по Интернету

{Будет запущено приложение Net Meeting}

Find someone in directory

Select a directory Microsoft Internet Directory

Contact Currently Onlie <Contact>

После этого контакт, которому посылается приглашение, принимает его, тем самым устанавливая связь в конференции.

Работа с Net Meeting

После установки связи имена участников конференции отображаются на панели контактов. Теперь участники конференции могут воспользоваться всеми имеющимися возможностями Net Meeting, мы же рассмотрим создание чата (диалога) и общей доски для рисования.

Пример 11.17. Создание чата и доски для рисования

Chat

{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное MSN Messenger, посредством которого пользователь может посылать мгновенные сообщения участникам группы}

Whiteboard

{Появится специальное диалоговое окно, аналогичное Microsoft Paint, no-средством которого пользователь может рисовать, при этом рисуемое изображение видно всем участникам группы}

{Действия участника Egor Usarov }

Chat Message := Федор, нарисуй круг <Enter> {Действия участника Fedor Novikov }

Whiteboard

Ellipse {Нарисовать}

Chat Message := нарисовал <Enter>

Outlook и Net Meeting

Поскольку сначала было сказано, что приложение Net Meeting достаточно глубоко интегрировано в Microsoft Outlook, имеет смысл рассмотреть возможности Outlook, связанные с этим приложением.

Во-первых, пользователь может назначать встречи другим пользователям (собрание), местом проведения которых будет виртуальный конференц-зал приложения Net Meeting (см. раздел "Планирование собраний").

Пример 11.18. Создание собрания с использованием Net Meeting

{В окне Outlook}

Ярлыки Outlook Календарь

> Действия > Создать приглашение на собрание

Кому := < Контакт>

Тема := Outlook Conference

Собрание по сети Microsoft Net Meeting (рис. 11.23)

Сервер каталогов := < ILS сервер>

Организатор := <e-mail address>

Автоматически запустить Net Meeting с напоминанием

Отправить

Помимо этого, пользователь Outlook может напрямую послать приглашение на участие в электронной конференции контакту, у которого соответствующим образом заполнены поля формы Контакт на вкладке Подробности в разделе Оперативные настройки Net Meeting: Сервер каталогов и Адрес эл. почты.

Рис. 11.23. Собрание по сети

Пример 11.19 Приглашение на конференцию Net Meeting

{В окне Outlook}

Ярлыки Outlook Контакты

Контакты < Контакт>

> Действия > Вызов с помощью New Meeting

FTP-сервер

Следующим из рассматриваемых нами в данной главе сервисов, предоставляемых Интернетом, является FTP-сервер. FTP-сервер — это удаленный компьютер, с файловой системой которого можно работать через специальный одноименный протокол.

Протокол FTP — один из стандартных протоколов передачи данных через Интернет, он позволяет переносить файлы с одного компьютера на другой. Чтобы установить соединение и обменяться файлами в Интернете, согласно протоколу FTP, необходимо запустить специальную прикладную программу, так называемую клиентскую часть FTP. Клиентское программное обеспечение устанавливается вместе с коммуникационными утилитами TCP/IP. Получить доступ к другому компьютеру для обмена файлами можно, указав пользовательское имя и пароль.

Ярким примером использования FTP-серверов является загрузка исходных страниц Web-сайта пользователя на сервер. Выше мы рассматривали регистрацию на Web-портале NAROD.RU, предоставляющем, помимо всего прочего, физическое место на сервере для Web-страниц пользователей. Итак, в данном разделе будет рассмотрен пример создания простейшей Web-страницы и загрузки ее через FTP-протокол на сервер NAROD.RU, после чего ее можно будет просматривать через Web-браузер в любой точке планеты.

Создание простейшей Web-страницы

Итак, наша цель — создание простейшей Web-страницы. Web-страница, по сути, это специальный текстовый файл, содержащий код скрипт-языка HTML (Hypertext Markup Language). Естественно, что описание языка и основ программирования выходит за рамки данной книги, поэтому мы приведем здесь лишь программу без пояснений и комментариев. Но мы очень надеемся, что данный пример будет способствовать повышению интереса не только к возможностям Outlook, но и к Интернет-технологиям.

Итак, сначала нужно создать новый текстовый файл и сохранить его как index.html.

Пример 11.20. Создание HTML-файла

{На рабочем столе Windows}

Пуск > Программы > Стандартные > Блокнот

{В приложении Блокнот}

> Файл > Сохранить (рис. 11.24)

Имя файла := index.html

ОК

Программа 11.1. Создание HTML-формата

{Код страницы}

<title>

GEORGE USAROV - HOME PAGE

</title>

<body>

<hl align=center> Personal Home Page </hl>

<hr>

<h3>This site is under construction. Please visit it later...</h3>

<P>

<h3 > Thanks, George Usarov<h3>

</body>

Рис. 11.24. Блокнот с кодом Web-страницы

Безусловно, эта страница скупа и лишь уведомляет посетителей о том, кому она принадлежит, но все в ваших руках...

Размещение на FTP-сервере

Итак, фактически страница готова, теперь разместим ее на Web-сервере NAROD.RU, загрузив файл с вашего компьютера на сервер посредством FTP-протокола. Прежде всего скопируем в буфер обмена наш файл, чтобы потом вставить его в открывшуюся папку на сервере.

Пример 11.21. Копирование файла в буфер обмена

{ Панель Outlook }

Другие папки Мой компьютер

{ Открыть папку с файлом и выделить его}

> Правка > Копировать (рис. 11.25)

Рис. 11.25. Копирование файла в Outlook Итак, файл скопирован, осталось вставить его в папку на сервере.

Пример 11.22. Размещение файла на FTP-сервере

{ Панель Web}

Адрес := ftp://narod.ru<Enter>

Username := usarov

Password := <password>

Login

> Edit > Paste (рис. 11.26)

Дадим несколько комментариев. Во-первых, при установке соединения FTP-сервером появится диалоговое окно, в которое необходимо ввести имя пользователя и пароль, которые вы вводили при регистрации на сервере NAROD.RU. После чего мы вставляем ранее скопированный файл в удаленную папку.

Рис. 11.26. Удаленная папка с файлом

Замечание

Необязательно хранить в FTP-папках только Web-страницы. Если вы уезжаете в командировку, то не надо брать с собой коробку дискет или другое переносное устройство хранения информации, достаточно выложить ее на FTP-сервер и забрать оттуда в любой точке планеты.

LDAP-папки

И наконец, последним из рассматриваемых в этой главе Интернет-сервисов, поддерживаемых Outlook, является Internet Directory Service (LDAP), позволяющий устанавливать соединение с LDAP-сервером для поиска и проверки электронных адресов и другой информации.

Использование данного сервиса требует создания учетной записи Outlook. Рассмотрим создание учетной записи на примере LDAP-сервера компании VeriSign.

Пример 11.23. Создание учетной записи LDAP

{В окне Outlook}

> Сервис )> Учетные записи электронной почты. . .

Добавить новый каталог или адресную книгу Далее

Служба каталогов Интернета (LDAP) Далее

Имя сервера := directory.verisign.com Далее

Готово

{После выполнения этой программы необходимо перезапустить Outlook}

Итак, учетная запись создана. Теперь перейдем к использованию возможностей, предоставляемых данным сервисом, а именно, попытаемся найти электронный адрес пользователя, зарегистрировавшегося на этом сервере с именем George.

Пример 11.24. Поиск контакта

{В Outlook }

> Сервис > Адресная книга...

Источник адресов directory.verisign.com

> Сервис > Найти... (рис. 11.27)

Имя := George

Содержит

ОК

Рис. 11.27. Диалоговое окно Поиск

По окончании поиска в окне Адресная книга отобразятся все контакты данного LDAP-сервера, удовлетворяющие заданным условиям (рис. 11.28).

Рис. 11.28. Диалоговое окно Адресная книга с результатом поиска

Иногда, при слишком узком или, наоборот, слишком широком диапазоне поиска, выдается предупреждение о желательном изменении его условий.

В нашем случае поиск выдал более 100 контактов, содержащих имя George, но вывел только 10 и попросил сузить условия поиска.

В заключение приведем адреса популярных LDAP-серверов, благодаря которым можно осуществлять поиск требуемого контакта.

Таблица 11.2. Адреса LDAP-серверов