Адресная книга

Адресная книга Outlook удобное место для хранения сведений о тех людях, с которыми вы контактируете, их адресах, телефонах и номеров факсов, а также личной информации (дни рождения знакомых, памятные даты, члены семьи). Ее можно использовать при отправке сообщений, чтобы не набирать адрес электронной почты получателя, а также для доступа к службам каталогов LDAP, при помощи которых можно отыскать адреса интересующих вас фирм и лиц.
В адресной книге можно также хранить ссылки на личные и служебные Веб-страницы. Для сведений, не попадающих в указанные категории, отведен отдельный большой раздел примечаний.
Для поиска определенного имени в списке адресов прокрутите его или наберите первые несколько букв нужного имени в поле Введите или выберите имя (Рисунок 20.16).

Битное алгоритмы шифрования

128-битное алгоритмы шифрования

Применение шифрования гарантирует, что письмо будет прочитано только получателю. Раньше законодательство США запрещало экспорт 128-битных алгоритмов шифрования за пределы Северной Америки. Теперь можно обновить из Интернета Internet Explorer и Outlook до .версии с полным 128-разрядным шифрованием.

Борьба с нежелательной почтой

Отсеять значительную часть ненужных рекламных материалов и сообщений в Outlook помогает фильтр нежелательной почты. Он позволяет оценить, является ли письмо нежелательным, по совокупности факторов, включая время отправки и содержимое письма. Отбор производится не только по адресу отправителя или типу письма, но и с учетом анализа содержимого письма и его структуры, что повышает вероятность распознавания нежелательной почты.
Все сообщения, перехваченные фильтром, перемещаются в папку нежелательной почты, откуда их можно впоследствии восстановить или просмотреть. Можно составить список адресов надежных отправителей, письма от которых никогда не будут считаться нежелательными, и список заблокированных отправителей, чтобы блокировать все сообщения с определенных адресов или из определенных доменов.
Чтобы включить фильтры и задать режим их работы, выберите в меню Действия (Actions) команды Нежелательная почта (Junk E-mail) , Параметры нежелательной почты.

Диалоговое окно учетной записи электронной почты

Рисунок 20.19 Диалоговое окно учетной записи электронной почты

Для внесения изменения в.уже существующую учетную запись установите кнопку переключателя в положение просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи.
В следующем окне выберите учетную запись или удалите ее (Рисунок 20.20).
Затем нажмите кнопку Изменить или Добавить и выполните настройки, связанные с работой электронной почты. В новом диалоговом окне заполняются основные сведения, которые будут использоваться в учетной записи (Рисунок 20.21):

Введите имя — укажите имя, которое будет отображаться в поле От (From) на всех отправленных сообщениях.

Интеграция с Microsoft Internet Explorer

Интеграция Outlook 2003 с Microsoft Internet Explorer обеспечивает следующие возможности:

Запуск Outlook из меню Сервис (Tools) в Internet Explorer. Отправка сообщений и создание контактов прямо из Internet Explorer (команда Отправить в меню Файл). Обеспечение доступа из Outlook к системе чтения новостей Outlook Express, входящей в комплект Internet Explorer, и подписки к избранным группам новостей. Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра веб-страницы, открытой в Outlook. Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение с веб-страницы.

Использование различных приложений Microsoft Office доя составления сообщения

Для создания и редактирования документов, отправляемых по электронной почте, могут быть использованы различные приложения Microsoft Office 2003. В окне Outlook откройте папку Входящие и выберите в меню Действия (Actions) команду Новое сообщение с помощью (New Mail Message Using). Откроется подменю (Рисунок 20.8), позволяющее использовать для создания сообщения Microsoft Outlook (HTML), Microsoft Access Data Page, Лист Microsoft Excel (Microsoft Excel Worksheet) или Документ Microsoft Word (Microsoft Word Document).

Начальные сведения об Outlook 2003

Начальные сведения об Outlook 2003

Outlook содержит клиентское программное обеспечение электронной почты. Он помогает читать, сортировать, отслеживать и находить сообщения электронной почты, позволяет создать базу данных адресов и контактов. Для обеспечения безопасности данных сообщения электронной почты можно подписывать цифровой подписью и шифровать.
Outlook выполняет функции настольного органайзера или менеджера персональной информации (Personal Information Manager, PIM) и призван облегчить пользователю планирование его личного и рабочего времени: составление графика встреч, собраний, выполнения определенных заданий. Он облегчает сотрудничество групп, облегчает выбор времени для собраний и встреч, упрощает обмен информацией в коллективах и контроль за выполнением задач. В Outlook данные хранятся в папках.
По сравнению с предыдущей версией Outlook 2003 претерпел существенные конструктивные изменения, нацеленные на повышение возможностей и увеличение гибкости управления электронным почтовым ящиком. Напомним, что в Windows для работы с электронной почтой используется Outlook Express, который является менее мощной программой, чем Outlook.

Настройка параметров электронной почты

Рисунок 20.15 Настройка параметров электронной почты

Настройка параметров проверки орфографии в сообщении

Рисунок 20.10 Настройка параметров проверки орфографии в сообщении

Окно используемое для создание новой папки

Рисунок 20.3 Окно, используемое для создание новой папки

Те, кто получает много почтовых сообщений, может воспользоваться режимом группировки Упорядочение: Разговор. В этом представлении каждая группа списка сообщений содержит переписку по определенному предмету. Для ускорения чтения сообщений в каждом разговоре по умолчанию отображаются только непрочтенные сообщения и сообщения с быстрой пометкой. В дальнейшем разговор можно развернуть и отобразить все сообщения, в том числе уже прочтенные. Чтобы просматривать сообщения подобным образом, выберите в меню Вид команды Упорядочить по, Разговор.

Окно Outlook 1 — список папок

Рисунок 20.1 Окно Outlook 1 — список папок, 2 — область переходов, 3 — область просмотра, 4 — кнопки области переходов

Для отображения в окне области переходов выберите в меню Вид (View) команду Область переходов. Область чтения 3. Для включения или отключения отображение первых нескольких слов сообщения в области переходов выберите в меню Вид (View), команду Автопросмотр (AutoPreview) или нажмите одноименную кнопку на панели инструментов Дополнительная (Advanced).
Способ отображения содержимого папки определяет представление, которое задается в меню Вид (View ) командами Упорядочить по, Текущее представление (Current View) , а затем, например, командой Сообщения с автопросмотром. В Outlook включено, которые позволяют по-разному отобразить сообщения. Чтобы просмотреть нескольких строк сообщения, не открывая его (Рисунок 20.2), выберите в меню Вид (View) команду Упорядочить по, Текущее представление (Current View) , а затем — команду Сообщения с автопросмотром.

Окно Outlook позволяет просматривать сообщения

Окно Outlook 2003

Окно Outlook позволяет просматривать сообщения электронной почты, веб-страницы, список намеченных встреч, задач, сведения о предстоящих собраниях. Специфичные элементы окна Outlook показаны Рисунок 20.1. (Общие элементы окна Microsoft Office рассмотрены в главе 2 в разделе «Окно приложения Office 2003».)
В левой части окна Outlook расположена область переходов 1, обеспечивающая легкий доступ ко всем частям программы, а также к средствам для совместного использования (Рисунок 20.1). В ее нижней части видны кнопки 2 для переключения областей. Для изменения размеров области переходов поместите указатель на ее правую границу, а затем, когда курсор примет вид двунаправленной стрелки, перетащите границу вправо или влево. Область чтения 3 подобно листу бумаги располагается вертикально. Она позволяет не открывать новое окно для каждого сообщения. Сообщения могут отображаться в однострочном или многострочном формате. При использовании многострочного макета поля От, Тема, Дата и Значок обычно отображаются в столбец. Размер каждой области можно изменить, перетащив мышью ее границу.

Окно позволяющее задать условия расширенного поиска

Рисунок 20.18 Окно, позволяющее задать условия расширенного поиска

Окно с текстом сообщения

Рисунок 20.4 Окно с текстом сообщения

Тема сообщения отображена в строке заголовка окна с сообщением электронной почты и в отдельной строке Тема. В строке От указывается имя отправителя, дата и время отправления сообщения (Отправлено:).
Команды Пометить как прочтенные (Mark as Read) и Пометить как непрочтенные (Mark as Unread) в меню Правка (Edit) позволяют пометить прочтенные и непрочтенные сообщения.

Основные сведения необходимые для работы учетной записи

Рисунок 20.21 Основные сведения, необходимые для работы учетной записи

Адрес электронной почты (E-mail Address) — адрес вашей электронной почты в Интернете.

В разделе Сведения о сервере (Server Information) введите сведения о доменных именах серверов входящей почты РОРЗ (Post Office Protocol) и исходящей почты SMTP (Simple Mail Transport Protocol). Некоторые системы в Интернете используют отдельные компьютеры для этих серверов. Необходимую информацию можно получить у администратора сети или поставщика услуг Интернета (провайдера).
В разделе Вход в систему указывается Пользователя (User Name) — имя учетной записи РОРЗ в почтовом сервере. Обычно оно повторяет ту часть адреса электронной почты, которая стоит перед знаком @, например, Petr в Petr@sam.msp.com.
После установки флажка Запомнить пароль (Remember password) — пароль будет вводиться автоматически. Кнопка Проверка настройки учетной записи (Test Account Settings) позволяет проверить, как работают введенные вами значения полей.
В последнем диалоговом окне сообщается, что вы успешно ввели все сведения, необходимые для создания учетной записи и предлагается нажать кнопку Готово .
Чтобы отключать соединение сразу после доставки почты, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), перейдите на вкладку Настройка почты (Mail Setup) и установите флажок Повесить трубку после отправки и получения вручную (Hang up when finished with a manual Send/Receive).

Ответ на полученное электронное письмо

Для подготовки ответа на сообщение откройте его и нажмите кнопку Ответить (Reply) , что избавит от необходимости набирать адрес получателя (см. Рисунок 20.4). Кроме того, в сообщении, которое отобразится на экране, будет повторен текст письма и время его получения.
Кнопка Ответить всем (Reply To All) позволяет не набирать адреса всех участников переписки для отправки им электронных писем. Ответное сообщение автоматически создается в том же формате, что и исходное, поэтому у получателей не должны возникать трудности при его прочтении.
Если вы подключены к Интернету, сообщение будет отправлено получателю, если нет, то оно будет помещено в папку Исходящие (Outbox). Сохранив нужные вам имена и адреса людей в адресной книге, вы сможете воспользоваться ими в ответном письме, чтобы не вводить адрес вручную.

Подключение к почтовому серверу с использованием модема

Электронная почта позволяет вести переписку, отправлять вложенные файлы, а также отвечать на приглашения на собрания и поручения. Чтобы пользоваться электронной почтой, необходимо получить почтовую учетную запись у провайдера услуг Интернета. Outlook позволяет одному пользователю иметь несколько учетных записей. Каждая учетная запись соответствует определенному адресу электронной почты на определенном веб-сервере.
Перед созданием новой учетной записи электронной почты узнайте адрес вашей электронной почты, регистрационное имя, пароль, имя и тип сервера или создайте сначала свой почтовый ящик в Интернете, чтобы иметь эти реквизиты и введите их. Затем в меню Сервис (Tools) выберите команду Учетные записи электронной почты (E-mail Accouns) . В появившемся на экране диалого вом окне установкой переключателя укажите, будет ли добавлена новая учетная запись электронной почты, надо ли добавлять новый каталог или адресную -книгу (Рисунок 20.19).

Поиск информации хранящейся в электронных письмах и других элементах Outlook

Поиск информации, хранящейся в электронных письмах и других элементах Outlook

Для поиска информации, хранящейся в сообщениях контактах или любых элементах Outlook можно использовать в меню Сервис (Tools) команды Найти (Find) и Расширенный поиск файлов (Advanced Find ). Расширенный поиск необходим, если надо найти элементы в нескольких папках или с использованием нескольких условий.
Виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, отвечающие условиям поиска, называются папками поиска.
В окне Расширенный поиск (Advanced Find) в раскрывающемся списке Просмотреть (Look for) можно выбрать, по каким объектам будет проводиться поиск: Сообщения (Messages), Контакты (Contacts), Любой элемент Outlook (Any type of Outlook item) и т.д. (Рисунок 20.18).

Предупреждение об электронных сообщениях с вложениями

Outlook — одна из самых популярных программ электронной почты, и ее часто используют в качестве мишени для вирусов типа Melissa. Поэтому, если к вам поступили сообщения с вложениями, перед тем, как их открыть проверьте вложения на вирусы. Некоторые программы автоматически проверяют вновь сохраненные файлы, так что при сохранении вложения на жестком диске оно будет автоматически проверено. Выпущенное Microsoft дополнение E-mail Attachment Security Update автоматически предупреждает пользователя при попытке открыть потенциально опасное вложение.

Предварительный просмотр и печать сообщений

Для получения бумажной копии вы можете отформатировать и напечатать имеющиеся у вас сообщения. Откройте сообщение в окне Outlook и выберите в меню Файл (File) команду Предварительный просмотр (Print Preview) . Окно Предварительный просмотр (Print Preview) Outlook аналогично окну с тем же названием, которое используется в Word и рассмотрено в главе 12, в разделе «Просмотр документа перед печатью».

Присоединение документа к сообщению

Outlook позволяет .отправлять и получать сообщения, содержащие вложение. В качестве вложения можно использовать любой файл: текстовый документ, картинку, программу и т.д. Не меняя формата сообщения, к нему можно присоединить файл (вложение), выполненный в любом приложении Microsoft Office. Для уменьшения объема вложения, его можно заархивировать. Чтобы вставить в сообщение файл как вложение (attachment), установите курсор в текстовом поле элемента и выберите в меню Вставка (Insert ) команду Файл (File) или нажмите кнопку Добавить файл на панели инструментов Стандартная . В окне Вставка файла (Insert File) выберите файл, который требуется вложить, и нажмите кнопку Вставка (Insert) . Вставленный файл отобразится в виде значка

Профиль пользователя

Совокупность настроек, определяющих особенности работы пользователя в Outlook представляет собой профиль пользователя. В конфигурации указывается, будут ли отправляться и приниматься сообщения по сети Интернет или электронная почта не используется, но существует файл личных папок. Файл личных папок находится на жестком диске вашего компьютера (расширение ;pst). В нем хранятся папки, сообщения, формы и файлы. С файлом личных папок можно работать точно так же, как и с любым другим файлом, т.е. можно его сохранять, копировать и перемещать в другую папку жесткого диска, на дискету или на сервер. Кроме того, в файл личных папок можно принимать входящие сообщения.

Просмотр нескольких строк сообщения без его открытия

Рисунок 20.2 Просмотр нескольких строк сообщения, без его открытия

Для добавления новой папки щелкните правой кнопкой мыши список папок и выберите из контекстного меню команду Создать папку (New Folder) . В диалоговом окне Новая папка (Create New Folder) выберите, на каком уровне иерархии должна находиться новая папка (Рисунок 20.3). Тип элементов сохраняемых в папке выбирается в списке Содержимое папки (Folder contains).
Для удаления сообщения выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete) или одноименную клавишу. После удаления сообщение сохраняется в папке Удаленные (Deleted Items) по умолчанию в течение двух месяцев. Поэтому при желании его можно восстановить. Если вы хотите удалить сообщение окончательно, то откройте папку Удаленные, выделите сообщение и нажмите кнопку Удалить (Delete). Для удаления содержимого папки Удаленные, щелкните правой кнопкой по значку папки и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».
Поступившие сообщения автоматически сохраняются в папке Входящие. Для размещения сообщения в другом месте выберите в меню Файл (File) команду Сохранить как (Save As). Можно создать несколько папок для хранения сообщений.
Любую папку Outlook можно открыть в отдельном окне. Это облегчит работу с несколькими папками. Щёлкните правой кнопкой мыши папку и выберите в контекстном меню команду Открыть в новом окне (Open in New Window). Каждое окно будет иметь свою кнопку на панели задач. Открыв одну и ту же папку в двух окнах, можно получить разное отображение одной и той же информации.

Просмотр сообщении в отдельном окне

Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните его значок в списке сообщений (Рисунок 20.4).

Проверка орфографии

Написав сообщение, проверьте, нет ли в нем ошибок. Выберите в меню Сервис (Tools) команду Правописание (Spelling and Grammar) или нажмите кнопку F7. Если возможная ошибка будет найдена, то появится диалоговое окно Орфография (Spelling). Внесите необходимые исправления. Для автоматической проверки орфографии перед отправкой в окне Outlook выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools), откройте вкладку Орфография (Spelling) и установите флажок всегда проверять орфографию перед отправкой (Always Check Spelling Before Sending)

Служба каталогов

Мощным средством поиска людей и адресов в Интернете являются службы каталогов. Программа адресной книги поддерживает протокол LDAP для работы со службами каталогов. Данные службы могут быть использованы при адресации сообщений электронной почты. Напомним, что для запуска службы каталогов из Windows нажмите кнопку Пуск (Start), укажите на Найти (Search ) и выберите Людей (For People) .

Создание адреса

Рисунок 20.17 Создание адреса

Создание автоматически вставляемой подписи

Рисунок 20.14 Создание автоматически вставляемой подписи

Создание групп адресатов

Если вы регулярно рассылаете письма электронной почты по определенным группам адресатов, например сотрудникам информационных отделов или службы маркетинга, то для экономии времени при написании адресов их можно объединить в группы. Объединение адресатов в группы очень удобно при работе с большой адресной книгой.
Импорт адресных книг из других программ
В программу можно импортировать вашу старую адресную книгу из прежних версий Microsoft Office, адресные книги программ Microsoft Exchange, Eudora Light и Eudora Pro, Netscape Communicator и любых других программ, обеспечивающих экспортирует файлов в формате CSV (текстовый файл, разделенный запятыми).

Создание и отправка сообщения

Чтобы создать сообщение, откройте папку Входящие (Inbox) и нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандартная. Если у вас открыта другая папка, то нажмите стрелку справа от кнопки Создать и выберите из раскрывшегося списка строку Сообщение. На экране отобразится пустая форма сообщения (Рисунок 20.6).

Создание почтового ящика в Интернете и его очистка

Электронную почту можно получать по нескольким адресам одновременно. Для ее получения не обязательно пользоваться услугами поставщика услуг. Вы можете создать бесплатно почтовый ящик на серверах, предлагающих такие услуги, например, на узле Hotmail (http://www.hotmail.com). Outlook работает с веб-службой Hotmail (в том числе и через брандмауэры), интегрируется с MSN Messenger, обеспечивает защиту от почтовых вирусов (запрещает использование средств автоматизации без подтверждения пользователя). Среди систем, ориентированных на русскоязычную аудиторию можно отметить www.mail.ru и www.hotmail.ru. Использование российских почтовых систем позволяет избежать проблем с кодировкой и шрифтами для кириллицы.
Условия предоставления электронной почты подробно описано на узле. После регистрации вы получите электронный адрес, пароль, обеспечивающий доступ к вашей почте. Для хранения почты вы используете ресурсы (дисковое пространство) компании, обеспечивающей услуга электронной почты. Некоторые почтовые системы позволяют помещать на своих серверах веб-страницы пользователей. Работать с почтой можно непосредственно из обозревателя Internet Explorer.
Со временем размеры вашего почтового ящика могут увеличиться и стать больше, чем вы наметили. Для управления его размерами выберите в меню Сервис (Tools) команду Очистка почтового ящика (MailBox Cleanup ).

Создание подписи для сообщения

В конце послания по электронной почте мы обычно указываем свое имя или фамилию — ставим подпись. Иногда в подпись дополнительно включают сведения об отправителе: название компании, адрес, дружеские слова типа «С уважением» и т.д. Можно определить одну подпись для деловых сообщений, а другую — для сообщений личного характера. Outlook позволяет автоматически вставлять предложенную вами подпись в конце послания. Чтобы создать новые подписи или задать подпись для использования по умолчанию, выполните следующие действия:
1. В окне Outlook выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options).
2. Откройте вкладку Сообщение (Mail Format). Если подписи были созданы ранее, то в нижней части вкладки в раскрывающемся списке Подпись для новых сообщений выберите ту, которую собираетесь использовать по умолчанию.
3. Если подписи не были созданы ранее, то нажмите кнопку Подписи (Signature).
4. В диалоговом окне Создание подписи (Create Signature) нажмите кнопку Создать (New).
5. В диалоговое окно Создание подписи введите текст подписи (Рисунок 20.14). Подпись будет автоматически вставляться в новые послания.

Создание сообщения

Рисунок 20.6 Создание сообщения

Уведомление о поставке сообщения

Для отображения уведомления о доставке отправляемых сообщений выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Настройка (Preferences) и нажмите кнопку Параметры почты (E-Mail Options).
В диалоговом окне Параметры электронной почты (E-mail Options) установка флажка Сохранять копии сообщений в папке Отправленные (Save Copies Of Messages In Sent Items Folder) обеспечивает сохранение в папке Отправленные (Sent Items) копий отправленных сообщений и возможность их просмотреть. После удаления сообщения оно сохраняется в папке Удаленные (Deleted Items), пока , его не удалят окончательно.
Нажмите кнопку Параметры отслеживания (Tracking Options) и в новом диалоговом окне установите флажки уведомление о доставке (Delivery receipt) и уведомление о прочтении (Read Receipt) (Рисунок 20.15). 5 этом же окне можно выбрать способ уведомления о поступивших к вам сообщениях. Если вы не хотите отвечать на запросы о получении сообщений, поставьте переключатель внизу диалогового окна в положение Никогда не отправлять ответ (Never Send a Response) .

Воспроизведения звукового сигнала и отображение оповещений о поступлении новых сообщений

Для воспроизведения звукового сигнала при получении сообщения и отображения оповещений о поступлении новых сообщений на рабочем столе выберите в меню Сервис команду Параметры, нажмите кнопку Параметры почты, а затем — кнопку Дополнительные параметры. В группе При получении сообщения в папку «Входящие» установите флажки Подать звуковой сигнал и Отображать оповещение на рабочем столе для новых писем (по умолчанию только для папки «Входящие». Чтобы указать длительность или прозрачность оповещения, нажмите кнопку Параметры оповещений на рабочем столе и выберите нужные параметры.

Возможность скрыть кнопки Microsoft Outlook на панели задач

По умолчанию все свернутые окна и элементы программы Microsoft Outlook отображаются как кнопки на панели задач. Для экономии места на панели задач вы можете скрыть эти кнопки, щелкнув правой кнопкой мыши значок Microsoft Outlook в области сообщений в правой части панели задач, а затем в контекстном меню выбрав команду Скрывать свернутое. В этом случае значок Microsoft Outlook будет отображаться только в области сообщений в правой части панели задач.

Выбор имен получателей сообщения

Рисунок 20.7 Выбор имен получателей сообщения

Выбор отметки к исполнению

Рисунок 20.11 Выбор отметки к исполнению

Нажмите кнопку Параметры на панели инструментов и вы откроете диалоговое окно Параметры сообщения (Message Options), в котором можно указать Важность (Importance) сообщения, указать список лиц кому Отправлять ответы (Have replies sent to) (Рисунок 20.12). Установка флажка Не доставлять до (Do not deliver before) позволяет задать срок хранения сообщения до отправки в папке Исходящие.

Выбор полей отображаемых в неоткрытом сообщении в окне Outlook

Рисунок 20.5 Выбор полей, отображаемых в неоткрытом сообщении в окне Outlook

Выбор сервера с которым будет работать новая учетная запись

Рисунок 20.20 Выбор сервера, с которым будет работать новая учетная запись

Выбор типа адреса

В зависимости от назначения создаваемые адреса могут быть отнесены к контактам или спискам рассылки. В окне адресной книги нажмите на панели инструментов кнопку Создание адреса (New Entry) или выберите в меню Файл (File) команду Создать адрес (New Entry) . Откроется окно Создание адреса (New Entry) (Рисунок 20.17). В разделе Поместить адрес (Put the Entry) в раскрывающемся списке выберите, куда будет помещен адрес В список: Контакты (In the: Contact) или в адресную книгу Outlook. Щелчком мыши выберите 7мл адреса (Select the type) и нажмите кнопку ОК . Откроется окно Контакт, которое рассмотрено в главе 21 в разделе «Контакты» (Рисунок 21.16).

Выбор в меню Действия приложения Microsoft Office в котором будет создаваться новое сообщение

Рисунок 20.8 Выбор в меню Действия, приложения Microsoft Office, в котором будет создаваться новое сообщение

Чтобы задать Word в качестве редактора электронной почты, в окне Outlook в меню Сервис (Tools) выберите команду Параметры (Options) и откройте вкладку Сообщение (Mail Format).

в отдельном окне дважды щелкните

Выводы

1. Для просмотра сообщения в отдельном окне дважды щелкните его значок в списке сообщений (Рисунок 20.4).
2. Чтобы создать сообщение, откройте папку Входящие (Inbox) и нажмите кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандартная.
3. При составлении ответа на полученное электронное письмо можно нажать кнопку Ответить на панели инструментов Стандартная, что избавит от необходимости набирать адрес получателя.
4. Закончив оформление сообщения нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, чтобы отправить электронное письмо.
5. Не меняя формата сообщения, к нему можно присоединить файл (вложение), выполненный в любом приложении Microsoft Office. Для уменьшения объема вложения, его можно заархивировать.
6. Чтобы открыть адресную книгу, выберите в меню Сервис (Tools) команду Адресная книга (Address Book) . Быстрые клавиши команды Ctrl+ Shift+ В.

Содержание

Задание параметров отправляемого сообщения

Рисунок 20.12 Задание параметров отправляемого сообщения

Outlook позволяет сортировать полученные сообщения по столбцам Получено, Тема, От. Вы можете, например, сгруппировать письма по именам отправителей. Сообщение можно быстро пометить как прочитанное, щелкнув его правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню команду Пометить как прочитанное (Mark as Read ).

Задание параметров сообщения электронной почты

Рисунок 20.9 Задание параметров сообщения электронной почты

Для использования различных бланков, воспользуйтесь раскрывающимся списком Бланк, используемый по умолчанию (Use this stationery by default) . Чтобы задать параметры почтовых сообщений, составляемых с помощью Word, в окне приложения Word выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) , откройте вкладку Общие (General) (см. Рисунок 11.1) и нажмите на ней кнопку Параметры электронной почты.
Outlook предлагает широкий набор способов оформления сообщений. Сообщение можно создать в одном из трех форматов: Обычный текст, Формат HTML и Формат RTF, которые выбираются в раскрывающемся списке Создать сообщение в формате. Обычный текст используется как чисто текстовый формат, не содержащий элементов форматирования. Он не позволяет задать шрифт и его размер. Различные шрифты позволяет использовать формат RTF. При помощи почты HTML возможна отправка сообщений со встроенной мультипликацией, рисунками, мультимедийными объектами и другими элементами форматирования, которые используются на веб-страницах. В сообщениях могут содержаться и веб-страницы целиком.
К сожалению, используемые в некоторых организациях системы электронной почты, не полностью совместимы с сообщениями HTML-формата и к получателю приходит простой текст с непонятным вложением. Чтобы проверить вашу электронную почту на HTML-совместимость, отправьте пустое сообщение на адрес бесплатной службы HTML@wopr.com. Посмотрите, присутствуют ли изображения и цвет в ответе, автоматически отправленном вам в формате HTML. Если они отсутствуют, то следует выявить причину.

Заполнение полей Кому Копия и СК

Заполнение полей Кому, Копия и СК

Заполнение полей сообщения выполните следующим образом:

В поле Кому (То) введите имя получателя электронной почты или групп получателей. Если сообщение направляется по нескольким адресам, то остальных адресатов введите в поле Копия (Сс) , разделяя имена точкой с запятой. Кнопки рядом с полями Кому (То) или Копия (Сс) позволяют выбрать получателя из адресной книги или службе каталогов. Буквы СК (Вес) означают, что будет отправлена слепая копия исходящего сообщения. Такой вариант сообщения используется в тех случаях, если вы не хотите, чтобы получатель знал, что сообщение отправлено и другому адресату. Имя, указанное в этой строке, будет скрыто от остальных получателей сообщения. Для отображения поля СК в раскрывающемся списке Параметры выберите строку СК .

После заполнения полей: Кому (То), Копия (Сс) и СК(Всс) Outlook автоматически находит точные адреса электронной почты в адресной книге и проверяет соответствие введенных имен записям адресной книги.
Для заполнения сведений о новом адресате нажмите кнопку Дополнительно и выберите в раскрывающемся списке строку Создать (New ).
При отправке сообщений можно производить поиск имен в общих каталогах в Интернете, таких как Yahoo, People Search и Bigfoot. После того как письмо будет составлено, закройте файл и Outlook.

Заполнение сообщения

В поле Тема (Subject) введите краткую аннотацию к посылаемому сообщению. В самое нижнее поле введите текст сообщения. Подготавливаемое к отправке электронное письмо может быть написано с использованием любого текстового редактора, например, текстового процессора Word, текстового редактора WordPad или программы Блокнот. Однако следует учитывать, что текст, составленный с помощью программы Блокнот, будет в несколько раз меньше по объему, чем в других выщеназванных программах так, как в нем не будет управляющих кодов и инструкций.
В конце письма обычно выражают уважение собеседнику и сообщают свой электронный адрес, телефон и факс. Outlook позволяет создать несколько вариантов подписей (окончания письма) для различных адресатов. Вы можете использовать цифровую подпись для подтверждения, что письмо отправлено вами.

Запуск и выход из программы

Другие варианты запуска программы рассмотрены в главе 1 в разделе «Различные способы запуска приложений Microsoft Office». Чтобы закончить работу с программой, выберите в меню Файл (File) команду Выход (Exit) . При работе в сети для закрытия программы выберите в меню Файл (File) команду Выход и отсоединение (Exit And Log Off). Несколько вариантов закрытия окна программы рассмотрено в главе 1 в разделе «Закрытие документа и выход из программы Microsoft Office».

Значимость сообщения отметка к исполнению

Значимость сообщения, отметка к исполнению

Можно помечать сообщения, которые требуют особого внимания. На панели инструментов отображены три кнопки, на которых изображены красный восклицательный знак, синяя стрелка вниз и цветной флаг. Нажав кнопку Восклицательный знак, вы покажете получателю важность отправленного сообщения. Синяя стрелка вниз позволяет отметить сообщения с низкой значимостью.
В поле Отметка выберите вид отметки или введите собственную (Рисунок 20.11). В раскрывающемся списке Срок введите дату выполнения задачи или выберите дату из календаря, который отображается при открытии списка.

Значок вложения в сообщение

Рисунок 20.13 Значок вложения в сообщение

Документ Office можно отослать в виде вложения в сообщение электронной почты непосредственно из приложения, в котором он создан, выбрав в меню Файл (File) команду Отправить (Send To) , Сообщение (как вложение) (Mail Recipient (as Attachment) ).
В созданное сообщение можно добавить вложение, выбрав в меню Вставка (Insert) команду Объект (Item), или путем перетаскивания элемента на сообщение. Сообщение и вложение можно не только просматривать, но и редактировать, если у вас есть программа, в которой создавалось вложение. Если такой программы нет, то вложение можно преобразовать в текст и при необходимости отредактировать.

В этой главе рассматриваются следующие

Знакомимся с Outlook 2003

В этой главе рассматриваются следующие вопросы:

основные функции Microsoft Outlook 2003; управление электронной почтой; настройка информационных служб.

Диалоговое окно для ввода информации о контакте

Рисунок 21.13 Диалоговое окно для ввода информации о контакте

В поле Веб-страница (Web page address) введите URL-адрес для данного контакта. Чтобы сохранить введенные данные и закрыть окно, нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close) на панели инструментов.

Диалоговое окно используемое для перехода к определенной дате

Рисунок 21.6 Диалоговое окно, используемое для перехода к определенной дате

Личный календарь или календарь группы может быть сохранен в формате HTML, что позволит публиковать его в Интернете и обменяться с коллегами информацией о распределении рабочего времени. Календарь можно отправить в электронном сообщении.

Диалоговое окно Мастер правил

Рисунок 21.3 Диалоговое окно Мастер правил

Например, можно создать правило, согласно которому письма от начальника будут автоматически помещаться в папку Очень важные.

Диалоговое окно Параметры задачи

Рисунок 21.21 Диалоговое окно Параметры задачи

Диалоговое окно Запись в дневнике

Рисунок 21.16 Диалоговое окно Запись в дневнике

Для поиска записей в дневнике можно использовать в меню Сервис (Tools) команды Найти, Найти или Расширенный поиск.

Дневник

Дневник (Journal) является аналогом журнала, который автоматически отслеживает и записывает все действия, совершаемые пользователем в приложениях Microsoft Office, а также полученные и отосланные сообщения по электронной почте, адреса электронной почты, контакты. Чтобы отобразить на экране отобразится ваш дневник, нажмите кнопку Дневник (Journal) в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти (Go To).
Какие записи помещать в дневник: запрос задачи, сообщение электронной почты, открытие файлов Access, Excel, PowerPoint, Word и т.п. можно задать, выбрав в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options),, открыв вкладку Настройки (Preferences), и нажав кнопку Параметры дневника (Journal Options). В одноименном диалоговом окне установкой флажков укажите элементы записи (Рисунок 21.15).

Форма используемая для ввода сведений о задаче

Рисунок 21.20 Форма, используемая для ввода сведений о задаче

Укажите срок выполнения в списке Срок (Due Date). При вводе даты можно использовать календарь, который будет отображен на экране после щелчка стрелки, направленной вниз, в правой части раскрывающегося списка. Некоторые поля мы рассматривали выше в разделе «Календарь». На вкладке Задача (Task) раскрывающийся список Состояние (Status) позволяет указать текущее состояние задачи: Не началось (Non Started), Выполняется (In Progress), В ожидании (Waiting in some else) или Отложена (Deferred).
Для каждой задачи можно установить важность (Priority): Высокая (High), Обычная (Normal), Низкая (Low). На вкладке Подробно (Details) приводятся такие сведения, как Объем работ (Total work) в часах, Реально затрачено (Actual* work), Расходы (Billing information). Заполнив форму, нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close) на панели инструментов.
Для настройки параметров отображения папки Задачи, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options). На вкладке Настройки (Preferences) в рамке Задачи (Tasks) нажмите кнопку Параметры задачи (Task Options). Если вы хотите, чтобы автоматически появлялось напоминание о поставленной задаче установите флажок Установить оповещение о сроках (Рисунок 21.21). Задайте цвета, которыми будут отмечаться просроченные и завершенные задачи и нажмите кнопку ОК.

Импорт и экспорт файлов различных форматов

В Outlook поддерживается возможность копирования данных из другой программы, адресной книги, таблицы или базы данных списки контактных лиц для последующего их использования. Например, могут быть перенесены в Outlook имеющиеся сведения, такие как имена и адреса, из следующих программ: Eudora, Lotus Organizer, Netscape Messenger, Microsoft Mail.
Копирование и перемещение информации из других приложений в Outlook можно выполнять, используя метод специального перетаскивания (drag and drop).

Использование Outlook для звонков по телефону

Если есть модем, то Outlook автоматизирует набор заданного номера телефона. После настройки компьютера и модема на автоматический набор номеров задаваемые номера будут набираться автоматически, в том числе номера телефонов контактов, включенных в список контактов Outlook.
Вы можете позвонить по телефону человеку, сведения о котором хранятся в папке Контакты. Нажмите кнопку, расположенную вдоль правой стороны окна папки, с первой буквой абонента и откройте нужную карточку. Затем выберите в меню Действия (Actions) команду Позвонить контакту. В окне Новый звонок (New Call) нажмите кнопку Позвонить (Start Call) (Рисунок 21.14). Если вы хотите записать в дневник время начала и окончания разговора, то установите флажок При каждом звонке создавать запись в дневнике.

Календарь

Календарь призван помочь вам эффективно спланировать свое время в течение дня, недели, месяца. Открыв доступ к календарю другим пользователям, вы поможете им выбрать свободное время для встречи. Нажмите кнопку Календарь (Calendar) в области переходов или выберите одноименную команду в меню Перейти (Gp To). На экране отобразится ваш календарь с текущей датой (Рисунок 21.5).

Контакты

Папка Контакты (Contacts) позволяет хранить самые подробные данные о деловых и личных контактах, о рабочих и домашних телефонах ваших знакомых, факсах и адресах электронной почты. Контакты — это мероприятия, для которых в календаре вы резервируете время. В окне контактов отображается список всех контактов, как сохраненных на компьютере, так и в сетевом расположении (Рисунок 21.12).

Настройка папки Входящие

Рисунок 21.2 Настройка папки Входящие

Настройка параметров архивации данных из Outlook

Рисунок 21.23 Настройка параметров архивации данных из Outlook

Настройка параметров календаря

Рисунок 21.10 Настройка параметров календаря

Окно используемое для перехода между папками

Рисунок 21.1 Окно, используемое для перехода между папками

Окно используемое для сохранения старых данных в архиве

Рисунок 21.22 Окно, используемое для сохранения старых данных в архиве

Чтобы задать периодичность архивации, выберите команду Параметры (Options) из меню Сервис (Tools), откройте вкладку Дополнительно (Other) и нажмите кнопку Автоархивация (AutoArchive). Флажок удалять просроченные элементы (только почта) (Delete expired items (e-mail folder only)) обеспечит удаление сообщений электронной почты с истекшим сроком действия (Рисунок 21.23).

Окно календаря

Рисунок 21.5 Окно календаря

В левой части окна можно отобразить область Календарь, позволяющую одновременно просматривать несколько календарей. Ссылки Открыть общий доступ в областях Календарь, Контакты, Задачи, Заметки и Дневник позволяют предоставить папки в общий доступ или открыть общую папку.
В середине окна Календарь (Calendar) видна сетка, позволяющая планировать мероприятия с заданным интервалом, например в полчаса. Команды День (Day), Рабочая неделя (Work Week), Неделя (Week), Месяц (Month) в меню Вид (View) или кнопки с тем же названием на панели инструментов Стандартная позволяют отображать в окне Outlook расписание соответственно на день, неделю, рабочую неделю (с понедельника по пятницу) или месяц. Быстро просмотреть все события, намеченные на текущий день: назначенные встречи, запланированные задачи и т.п., позволяет календарь сегодня. Для его отображения выберите в меню Перейти команду Сегодня или одноименную кнопку на панели инструментов Стандартная.
Чтобы изменить вид календаря, можно использовать команды из меню Вид (View), Упорядочить по, Текущее представление (Current View). Полоса прокрутки позволяет просмотреть мероприятия, назначенные на разное время.
При однодневном или недельном представлении календаря в правой области окна Outlook виден календарик (Date Navigator) — небольшого размера календарь, в котором выделен текущий день. Полужирная дата в календарике обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Стрелки справа и слева от названия месяца и года позволяют перевернуть «листок» календарика на месяц вперед или назад. Для открытия страницы расписания на требуемую дату щелкните мыши по соответствующему числу в календарике. Переместив при нажатой кнопке мыши левую границу календарика влево, вы отобразите два календарика на разные месяцы.
Ниже календарика видна панель задач (TaskPad) и список задач, содержащихся в папке Задачи (Tasks) (см. ниже раздел «Задачи»). Все изменения на панели задач автоматически отражаются в папке Задачи. На панели задач можно оставить только задачи, срок выполнения которых приходится на выбранный день. Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Можно задать оповещение, напоминающее о предстоящей встрече.

Окно позволяющее автоматизировать звонок по телефону

Рисунок 21.14 Окно, позволяющее автоматизировать звонок по телефону

Окно позволяющее планировать время встреч

Рисунок 21.9 Окно, позволяющее планировать время встреч .

Outlook просматривает планы участников собрания и отмечает время, когда они заняты (Busy), отсутствуют (Out of Office) и т.п. Кнопка Автовыбор (Autopack) позволяет быстро найти свободный для всех интервал времени. Кнопка « или » позволяет выбрать более раннее или более позднее время. Для составления приглашений на собрание нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Ответы на посланные вами приглашения поступают в папку Входящие (Inbox).
Чтобы быстро отправить участникам собрания оповещение или другое сообщение, откройте исходное приглашение и выберите в меню Действия (Actions) команду Создать приглашение на собрание.

Окно позволяющее задать периодичность намеченного мероприятия

Рисунок 21.8 Окно, позволяющее задать периодичность намеченного мероприятия

Окно позволяющее записать данные предстоящей встречи

Рисунок 21.7 Окно, позволяющее записать данные предстоящей встречи

Для намеченной встречи можно выбрать из списка Контакты кого вам надо увидеть, задать категорию в списке Категории (Categories). Можно создавать собственные категории, а затем сортировать, группировать и фильтровать мероприятия по категориям. Флажок Частное (Private) позволяет не показывать встречу другим пользователям, имеющим доступ к этой папке. Закончив заполнение формы, нажмите кнопку Сохранить и закрыть (Save and Close).
Встречи можно просматривать по дням, неделям или месяцам. Для отображения заполненной формы на экране: щелкните правой кнопкой мыши ту клетку расписания, которая соответствует времени встречи, например, клетку 12 часов после выделения нужной даты в календаре, и выберите в контекстном меню команду Открыть (Open).

Операции с папками

Команда Папка (Folder) в меню Файл (File) позволяет выполнять различные операции с папками: создать, копировать, переместить, переименовывать, удалить. Например, для создания новой папки выделите в списке папок (Folder List) родительскую папку и выберите в меню Файл, Папка команду Создать папку (New Folder).
Для вывода на печать содержания любой папки выберите команду Печать (Print) в меню Файл (File). Более подробно настройка печати в Outlook рассмотрена в разделе «Календарь».

Отображение е окне намеченных задач по категориям

Рисунок 21.19 Отображение е окне намеченных задач по категориям

Отображение сведений о контактном лице в форме подробной адресной карточки

Рисунок 21.12 Отображение сведений о контактном лице в форме подробной адресной карточки

С помощью кнопок переключателя можно менять способ отображения данных в папке Контакты. Если вы хотите по другому отобразить контакт при текущем просмотре, то выберите в меню Вид (View) команды Упорядочить по, Текущее представление, Определить представления (Define Views) и задайте другое представление в качестве текущего.

Отображение выбранной папки

Способ отображения данных в Outlook зависит от представления. Для его изменения можно в меню Вид воспользоваться следующими командами: Упорядочить по, Текущее представление. В Outlook имеется набор стандартных представлений, могут создаваться пользовательские представления. При создании представления можно указать, какие данные должны отображаться и какие скрываться, задать способ сортировки и формат данных.
При просмотре папки в виде таблицы выводимые столбцы могут быть выбраны из списка. Если заголовок столбца не помещается полностью, то за первыми буквами следует многоточие. Границы столбцов можно перемещать мышью. В том случае, когда элементы в столбце были упорядочены, в заголовке отображается стрелка, направленная вверх, если сортировка выполнена в порядке возрастания, и вниз, если сортировка выполнена в порядке убывания.
Если вы хотите, чтобы после запуска приложения на экране отображалась определенная папка, выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Дополнительно (Other), нажмите кнопку Дополнительно и выберите из списка папку, с которой вы хотите начинать работать.

Папка Черновики

Если вы начали писать сообщение и не успеваете его закончить, то нажмите кнопку Сохранить (Save) и закройте сообщение. Незаконченное сообщение будет храниться в папке Черновики (Drafts) (Рисунок 21.4). Чтобы закончить работу с сообщением, дважды щелкните его значок в папке Черновики.

Папка Удаленные

Если вы часто пишете и получаете электронные письма, то в ваших папках Входящие (Inbox) и Отправленные может скопиться много ненужных сообщений, которые вы захотите удалить.
Папку Удаленные, как и Корзина, позволяет избежать потери важной информации, которая была удалена по ошибке. Чтобы освободить место на диске и очистить эту папку, откройте ее и выберите команду Очистить папку «Удаленные» (Empty «Deleted Items» Folder) в меню Сервис (Tools).

Папка Входящие

В папку Входящие помещаются новые сообщения, полученные по электронной почте. Новые сообщения выделены жирным шрифтом, рядом с ними виден значок неоткрытого конверта. Процедуру автоматической обработки сообщений электронной почты и управления их перемещением можно задать с помощью Мастера правил. Например, можно сопровождать звуковым сигналом и/или помещать в специальную папку сообщение от определенного отправителя.
Для задания последовательности действий Outlook для входящих сообщений выберите в меню Сервис (Tools) команду Правила и оповещения и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Новое... (Рисунок 21.2).
Диалоговое окно Мастер правил (Rules Wizard) (Рисунок 21.3) позволяет в зависимости от положения переключателя Создать правило на основе шаблона (Start creating a rule from a template) или Создать новое правило (Start from a blank rule).

Папки Outlook и их назначение

В этой главе рассматриваются следующие вопросы:

назначение и просмотр папок Outlook: Входящие (Inbox), Черновики (Drafts), Удаленные (Deleted Item), Outlook сегодня (Outlook Today), Календарь (Calendar), Контакты (Contacts), Дневник (Journal), Заметки (Notes), Задачи (Tasks); создание архива.

Печать календаря

Диалоговое окно Печать (Print) в Outlook аналогично одноименную окну в Word, подробно рассмотренному нами в главе 12. Его особенность состоит в том, что можно выбрать стиль печати в зависимости от типа элемента. Так для печати календаря вы можете выбрать стили ежедневный, еженедельный, ежемесячный и другие. Вы можете задать и собственные стили. Можно исключить из распечатки мероприятия, отмеченные как личные.
Откройте календарь, нажав кнопку Календарь (Calendar) на панели Outlook, и выберите в меню Файл (File) команду Печать (Print). В диалоговом окне Печать (Print) в группе Стиль печати (Print Style) щелкните требуемый вариант (Рисунок 21.11).

Перемещение между папками

Для перемещения к предыдущей или последующей папке можно использовать в меню Перейти команды с названием папок Почта, Календарь, Контакты и т.п. Команда Папка в этом же меню открывает диалоговое окно, в котором можно выделить нужную папку и перейти к ней, нажав кнопку (Ж(Рисунок 21.1).

Периодически повторяющиеся встречи

Outlook упрощает отслеживание ежегодных событий, например, отпусков или дней рождения знакомых, которых вы хотите поздравить. Чтобы запланировать какое-либо периодически повторяющееся мероприятие, в окне календаря выберите в меню Действия (Actions) команду Создать повторяющуюся встречу (New Recurring Appointment) или Создать повторяющееся собрание (New Recurring Meeting).
Последовательность создания регулярно повторяющейся встречи:

Выделите в календаре дату встречи. Выберите команду Создать повторяющуюся встречу (Make Recurring Appointment) в меню Действия (Actions). Установкой переключателя задайте периодичность выполняемого мероприятия: ежедневно (Daily), еженедельно (Weekly), ежемесячно (Monthly), ежегодно (Yearly) (Рисунок 21.8). Укажите интервал времени, через который будет повторяться событие, например, 1 раз в неделю (Recur every I weeks), и установите флажки, по каким дням оно будет происходить: в понедельник (Monday), вторник (Tuesday), среду (Wednesday), четверг (Thursday), пятницу (Friday), субботу (Saturday), воскресенье (Sunday). В группе Пределы повторения (Range of recurrence) задайте время начало (Start) мероприятия. Конец мероприятия отмечается установкой переключателя в соответствующее положение.

Планирование собраний

Собрание (Meeting) — это встреча, на которую приглашаются несколько человек и привлекаются ресурсы. Собрания бывают очные и сетевые. Во время проведения собрания нельзя планировать другие мероприятия. Поэтому в календаре отмечается, что в это время вы заняты.
В повседневной жизни мы обзваниваем всех приглашенных, чтобы выбрать наиболее удобное время для всех приглашенных. В Outlook вы можете планировать собрание на основе информации о свободных и занятых интервалах времени, хранящейся в календарях участников собрания. Календари сотрудников организации часто хранятся на сервере (Exchange Server). Доступ к календарям внешних пользователей может производиться через локальную сеть или Интернет с использованием стандарта Calendar.
Дополнительное поле Кому (То) предназначено для ввода электронного адреса. Закончив заполнение формы, нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов окна Собрание.
Нажав стрелку в. правой части раскрывающегося списка Начало собрания (Meeting start time) или Конец собрания (Meeting end), укажите диапазон времени, в течение которого планируются встречи. Кнопка Другие позволяет выбрать приглашенных из адресной книги.

Планирование событий

Событие (Event) — это мероприятие, продолжающееся не менее 24 часов. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время события — как свободное. Например, вы на целый день едете в другую организацию. Этот день у вас занят. Но в этой организации вы можете встретиться с нужными вам людьми. Поэтому время события отмечается как свободное. Для обычных и ежегодных событий время в календаре не отводится. Они указываются в заголовках.
Планирование события выполняется также, как и встречи. Для планирования времени проведения события выберите в меню Действия (Actions) команду Создать событие на целый день (New All Day Event). Появится форма Событие (Event), аналогичная форме Встреча (Appointment). После установленный флажка Целый день (All day event) время начала и конца события не отмечается.

Планирование встречи

Встречей называется действие, на которое отводится определенное время, но на него не приглашаются другие люди и не привлекаются ресурсы, например, посещение выставки. Проще всего время встречи выделить в календаре щелчком мыши и ввести с клавиатуры поясняющий текст. Параметры шрифта устанавливаются после нажатия кнопки Шрифт (Font). Если встреча планируется на несколько временных блоков, то переместите край рамки, удерживая нажатой кнопку мыши.
Для более детального планирования встречи на панели инструментов Стандартная откройте раскрывающийся список кнопки Создать и выберите строку Встреча (New Appointment). Для того чтобы помещать все файлы, связанные с планируемыми встречами, в отдельную папку, в окне Outlook в меню Файл (File) выберите команды Создать (New), Папка (Folder). В диалоговом окне Новая папка (Create New Folder) введите имя папки и в поле Содержимое папки (Folder Contains) укажите, какого типа элементы будут храниться в папке.

Поиск информации

Для поиска информации в папках выберите в меню Сервис (Tools) команды Найти (Find), Найти (Find) и введите запрос в поле Просмотреть (Look For) специальной панели, появившейся ниже панели инструментов в окне Outlook.

Представление Дневника

По умолчанию записи в дневнике отображаются на недельной временной шкале. При желании шкалу можно изменить. Для изменения вида отображения мероприятий, запланированных в дневнике, в меню Вид (View) выберите команды Упорядочить по, Текущее представление (Current View), По типу. Можно расположить записи в дневнике по типу, по контактам, по категориям и т.д. (см. таблицу 21.1).

Таблица 21.1. Представление Дневника в окне Outlook

Представление	Показывает
По типу (By Type)	Записи дневника группируются на временной шкале по типам элементов.
По контактам (By Contacts)	Записи дневника группируются на временной шкале по именам контактов.
По категориям (By Category)	Записи дневника группируются на временной шкале по категориям.
Список элементов (Entry List)	Список всех записей дневника в виде таблицы.
За последние семь дней (Last Seven Days)	Список в виде таблицы записей дневника, внесенных в течение последних семи дней.
Телефонные звонки (Phone Calls)	Список записей дневника, касающихся телефонных звонков.

Дневниковые записи можно организовать на временной шкале в виде логических групп: почтовые сообщения, собрания, звонки по телефону. Это позволяет быстро получать нужные сведения; например, сведения о собраниях, которые вы посетили за последнюю неделю или последний месяц. Данные, представленные в дневнике, сортируются по убыванию (возрастанию) в пределах одной колонки, например, по дате, о чем свидетельствует треугольник с правой стороны от заголовка колонки Начало (Start).

Просмотр календаря

При просмотре расписания на день отображаются дата, время и описание встречи. Перемещаться по сетке можно с помощью клавиш управления курсором стрелка вверх и стрелка вниз. Для просмотра расписания на следующий или предыдущий день нажмите соответственно клавиши стрелка-вправо или стрелка-влево. Нажав клавишу Ctrl, можно выбрать несколько дней недели, в том числе вразброс; например, понедельник и четверг. Используя кнопки на панели инструментов, можно просмотреть папку более высокого уровня, распечатать таблицу, отобразить на экране дни — от одного дня до месяца.
Для перехода к определенному месяцу щелкните его название или левую (правую

Просмотр папок

В окне Outlook папку можно открыть, щелкнув мышью ее изображение. С клавиатуры можно открыть папки Входящие (Inbox), нажав сочетание клавиш Ctrl+Shift+I, и Исходящие (Outbox) — нажав. Ctrl+Shift+O.

Создание архива

При регулярной работе с Outlook папки быстро увеличиваются в размере и занимают слишком много места на диске.
Имя файла и путь для архивного файла указывается в поле Файл архива (Archive file). (Архив хранится в файлах типа *.pst). Дата, по которую требуется архивировать данные, вводится в поле Архивировать элементы, созданные до (Archive items older than) или нажимают кнопку со стрелкой вниз и выделяют дату.

Список контактов касающийся опрёпеленной записи

Список контактов, касающийся опрёпеленной записи

Outlook позволяет автоматически регистрировать всю деятельность, связанную с данным контактом. Откройте окно контакта двойным щелчком мыши интересующей вас записи, перейдите на вкладку Действия (Activities) и в раскрывающемся списке Показать (Shove) установите Все (All Items).
Для изменения контактных данных выберите в списке записей адресной книги нужный контакт и дважды щелкните по нему. В окне свойств введите новую информацию в соответствующие вкладки.
Для удаления контакта выберите его в списке записей адресной книги и на панели инструментов нажмите кнопку Удалить, Если удаляемый контакт входит в какие-либо группы, он будет удален и из этих групп.

Удаление встречи

Для удаления встречи, выделите в календаре дату и время, на которое назначена встреча и нажмите кнопку Удалить (Delete) на панели инструментов Стандартная.

Запустите Outlook 2003. Измените вид

Упражнения

1. Запустите Outlook 2003. Измените вид окна, выбрав в меню Вид, команды Упорядочить по, Текущее представление ...
2. Посмотрите, как выглядит окно Outlook после отображения области переходов и без нее. (Для отображения этой области выберите команду Область переходов в меню Вид).
3. Откройте папку Календарь (Calendar) и запланируйте несколько встреч на ближайшие дни. Запланируйте регулярно повторяющуюся встречу.
4. Выберите в меню Перейти команду Задачи. Запланируйте несколько задач и отсортируйте намеченные задачи по назначению.
5. Позвоните по телефону вашему знакомому с помощью программы Outlook. Выделите его данные в списке контактов в окне Контакты (Contacts), выберите в меню Действия команду Позвонить контакту и его телефон.

Включение и отключение автоматической очистки папки Удаленные

Для включения или отключения автоматической очистки папки Удаленные выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options), откройте вкладку Дополнительно (Other) и установите или сбросьте флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе (Empted the Deleted Items folder upon exiting).
Если вы хотите получать уведомление перед очисткой папки Удаленные, то нажмите кнопку Дополнительно. Затем установите или сбросьте флажок выводить предупреждения перед удалением элементов (Warn before permanently deleting items).

Включение и отключение отправки приглашений на собрания для Интернета (iCal)

Можно открыть совместный доступ через Интернет к сведениям о занятости в папке Контакты и публиковать сведения о занятости на веб-узле, где их смогут просмотреть другие пользователи почты Интернета. Кроме того, в формате iCalendar через Интернет могут отправляться и получаться приглашения на собрания и ответы на них.
Для включения/отключения отправки приглашений на собрания через Интернет выполните следующие действия:

В области переходов нажмите кнопку Календарь (Calendar). Выберите в меню Сервис (Tools) команду Параметры (Options) откройте вкладку Настройки (Preferences), и нажмите кнопку Параметры календаря (Calendar Options). Установите или снимите флажок При отправке приглашений через Интернет использовать формат iCalendar (When sending meeting requests over the Internet? use iCalendar format) (Рисунок 21.10).

После включения отправки приглашений на собрания iCalendar могут также отправляться обычные приглашения на собрания.
Для планирования с помощью календаря только рабочих дней установите необходимые флажки в рамке Календарь рабочей недели (Calendar work week).

Ввод данных о встрече

Тема мероприятия указывается в поле Тема (Subject), где оно будет проводиться — в поле Место (Location) (Рисунок 21.10). После установки флажка Оповещение (Reminder) на экране в заданное время появится сообщение о намеченном событии, а в правой части строки будет виден колокольчик. Раскрывающийся список рядом с флажком Оповещение позволяет задать интервал времени до встречи для появления напоминания. Кнопка со значком динамика позволяет выбрать *.wav файл, который будет воспроизводиться при оповещении.

Ввод информации о новом контакте и их редактирование

Ввод данных производится на нескольких вкладках Общие (General), Подробности (Details) и т.д. Кнопки на открытых вкладках позволяют ввести более подробную информацию. Например, нажав кнопку Полное имя (Full Name) на вкладке Общие, вы откроете окно Полное имя (Full Name), позволяющее ввести не только фамилию, имя, отчество, но и обращение (Г-н, Проф., и т.д.) и суффикс (Ст., Мл. и т.п.).

Выбор папки в которую будет помещено ваше сообщение

Рисунок 21.4 Выбор папки, в которую будет помещено ваше сообщение

Под поручением подразумевают запрос, отправляемый

Задачи

Папка Задачи (Tasks) содержит список запланированных деловых и личных задач, поручений и сроки их выполнения (Рисунок 21.19). Под поручением подразумевают запрос, отправляемый с почтовым сообщением, в котором получателя сообщения просят выполнить задачу, предлагаемую отправителем. Если получатель сообщения принимает поручение, оно включается в список его задач; при этом он становится новым владельцем задачи. В операции назначения задачи участвуют по крайней мере два человека: один отправляет поручение, а второй отвечает на него. Например, руководитель может назначить задачу помощнику, сотрудник — коллеге по рабочей группе.
Для отображения задач в окне Outlook выберите в меню Перейти команду Задачи (Tasks). Кнопки переключателя в области переходов позволяют отобразить задачи как Простой список (Simple List), Подробный список (Detailed List), Активные задачи (Task Timeline), По категориям (By Category) и т.п. Задачи, которые не были выполнены в срок, показываются красным цветом.
Для создания новой задачи нажмите кнопку Создать на панели инструментов Стандартная. В строке Тема (Subject) запишите назначение задач (Рисунок 21.20).

Задание параметров печати

Рисунок 21.11 Задание параметров печати

В полях Начало (Start Time) и Конец (End Time) задайте соответственно первый и последний из печатаемых дней. Например, чтобы напечатать календарь за весь год, в группе Стиль печати (Print Style) щелкните Ежемесячник (Monthly style), введите интересующие вас даты в поля начало (Start) и конец (End).
Если вы хотите печатать только рабочие дни недели (с понедельника по пятницу), нажмите кнопку Параметры страницы (Page Setup) и в открывшемся окне установите флажок Не печатать выходные дни (Don't print weekend). После установки флажка Печатать один месяц на странице (Print Exactly One Month Per Page) в окне Параметры страницы каждый месяц будет печататься на отдельной странице.

Задание параметров работы дневника

Рисунок 21.15 Задание параметров работы дневника

Положением переключателя задайте, какое действие будет совершаться после двойного щелчка значка в дневнике, например, при двойном щелчке значка файла Microsoft Word может быть открыта запись об этом файле в дневнике или сам файл Word. В дневнике могут автоматически создаваться записи, содержащие дату и время создания, открытия, закрытия и сохранения файлов в приложениях, выбранных в этом списке. Упорядоченные по времени записи облегчают анализ распорядка дня.
Если установить переключатель в положение Открыть запись в дневнике (Open journal entry), то для открытия этого файла надо будет щелкнуть правой кнопкой мыши запись в дневнике и выбрать команду одноименную команду.
При желании пользователь может сам сделать необходимую запись в дневнике. Для создания записи откройте Дневник (Journal) и выберите команду Создать запись в дневнике (New Journal Entry) в меню Действия (Actions) или выберите эту команду в контекстном меню после щелчка правой кнопкой дневника.
В диалоговом окне Запись в дневнике (Journal Entry) заполните поле Тема (Subject) и другие поля (Рисунок 21.20). Заполнение аналогичной формы рассмотрено в папке Календарь.

Заметка созданная в Outlook

Рисунок 21.17 Заметка, созданная в Outlook

Для отображения заметок в окне Outlook выберите в меню Перейти команду Заметки (Notes) (Рисунок 21.18). Чтобы создать заметку, в окне Заметки, нажмите кнопку Создать (New Note) на панели инструментов Стандартная. На экране отобразится небольшое окно, закрашенное в желтый цвет. Введите в него нужный текст.
Чтобы назначить заметке какую-либо категорию, щелкните значок оконного меню в левом верхнем углу открытого окна заметки и выберите в открывшемся меню команду Категории (Categories). Аналогично, выбрав в оконном меню команду Цвет (Color), можно задать требуемый в подменю: Синий (Blue), Зеленый (Green), Лиловый (Ping), Желтый (Yellow) или Белый (White). После выбора команды Закрыть (Close) в папке Заметки отобразится значок заметки с первыми словами. Для отображения текста заметки дважды щелкните ее значок.
Команды Упорядочить по, Текущее представление (Current View) в меню Вид (View) имеют собственное меню, позволяющее по-разному отобразить накопившиеся у вас заметки в окне программы. С этой же целью можно использовать кнопки переключателя в области переходов в левой части окна Заметки.

Заметка созданная в программе Outlook

Рисунок 21.18 Заметка, созданная в программе Outlook

Заметки

Многие люди, если им надо позвонить или встретиться с кем-то в определенное время, делают необходимые пометки в блокноте или на маленьких листочках бумаги с клейкой полосой. Их электронным эквивалентом в Outlook являются Заметки (Notes) (Рисунок 21.17).